مقاله بررسی اعتبار نظام ارزیابی عملکرد کارکنان گمرک ایران

بخشی از مقاله

بررسی اعتبار نظام ارزیابی عملکرد کارکنان گمرك ایران

چکیده

ارزیابی کارکنان یکی از مؤثرترین ابزارهاي ارتقا، کارآمدي، توانمندسازي و بهسازي نیروي انسانی اسـت کـه اگـر بـه نحـو صحیح، علمی و با حسن نیت مورد استفاده قرار گیرد میتواند علاوه بر رضایت کارکنان، منجر به شناخت وضعیت آنان و رفع کاستیها توسط مدیران شود. بدین منظور،پژوهش حاضر با استفاده از مدل نسبتاً بومیشده سـینگر، اعتبـار نظـام ارزیـابی عملکرد را در گمرك ایران مورد بررسی و مطالعه قرار داده است. روش تحقیق مورد استفاده توصیفی-پیمایشی و جامعه آماري متشکل از 470 نفر از کارشناسان ستادي گمرك است. روش نمونهگیري، تصـادفی سـاده و حجـم نمونـه 140 نفـر اسـت. مهمترین نتیجه تحقیق حاکی از آن است که نظام مذکور از دیدگاه کارکنان داراي اعتبار نمیباشد، یعنـی ایـن نظـام فاقـد اثربخشی لازم، جهت تحقق اهداف و انجام وظایف خود است و بیشتر جنبه تشریفاتی دارد. پیشنهاد شده است که مدیران در طراحی نظام ارزیابی عملکرد فاکتورهایی مانند نیازهاي آموزشی، حقوق و پاداش، ارتباطات و بازخور و... را مد نظر قرار دهند تا بتوانند به اهداف از پیش تعیینشده و در نتیجه نظام کارآمد ارزیابی عملکرد، نایل گردند.

واژگان کلیدي

ارزیابی عملکرد، اعتبار، اثربخشی، گمرك.
مقدمه

هر فرد در یک سازمان، براي پیشرفت و نیل به اهداف تعیینشده شغلی، نیاز به آگـاهی از موقعیت خود دارد. این آگاهی موجب میشود که او، از نقـاط قـوت و ضـعف رفتـار و عملکرد خود مطلع گردد و تمهیدات لازم را براي بهبود اثربخشی فعالیتهایش به کار بـرد. سازمانها نیز نیاز به شناخت کارایی خود دارند، تا بر اسـاس آن وضـعیت نیـروي انسـانی خود را سامان بخشیده و بدینطریق بر حجم تولیدات و ارایه خدمات خـود بیفزاینـد و در روند حرکتهاي خود تحولات مثبت ایجاد کنند.

ارزیابی عملکرد کارکنان، نشان میدهد که کارمند به نحو مطلوب وظایف محوله را کـه طبق شرح شغل به او ابلاغ شده انجام داده است یا خیر . از طریـق ارزیـابی، نارسـاییهـا و نقاط ضعف خدمتی کارکنان تشخیص داده میشود و از طریق هدایت و آموزش در جهـت رفع آنها اقدام میگردد. ارزیابی کارکنان به شیوه صحیح، باعـث ایجـاد یـک محـیط کـاري مناسب و مطلوب، همراه با تفاهم کاري براي کارکنان و مدیران میشود.

در عین حال، ارزیابی، یک وسیله است نه هدف. وسیلهاي است که اگر به نحو صـحیح به کار برده شود باعث ایجاد توسعه ضوابط بجاي روابط در امور اداري میشود؛ تفاهم بـین کارکنان و مدیران را توسعه میدهد و باعث ایجاد تصمیمهاي منصفانه، صـحیح و عادلانـه درباره کارکنان میشود . این تحقیـق، سـعی در بررسـی نظـام ارزیـابی عملکـرد کارکنـان و بررسی نقاط ضعف و قوت آن دارد تـا بتوانـد بـا ارایـه پیشـنهادات لازم، زمینـه را جهـت طراحی و اجراي صحیح یک نظام ارزیابی مناسب آماده نماید.

ادبیات موضوع

با توجه به این که مدلهاي مختلفی براي ارزیابی عملکرد کارکنان، مطرح گردیـده، لـذا تعیین یک مدل کامل براي تحقیق حاضر کمی دشوار به نظر میرسد. برخـی از مـدلهـاي مختلفی که در ادبیات ارزیابی عملکرد کارکنان ارایه شده عبارتند از:

ـ مدل برناردین: ایشان در مطالعه خود به ویژگیهاي چهارگانهاي اشاره دارد. او معتقـد است وجود ویژگیهایی از قبیـل رعایـت مـوارد قـانونی، در روشهـاي اجرایـی ارزیـابی،
محتوي، مستندسازي و ثبت و ضبط سوابق، تبحر و تخصـص در نظـام ارزیابـان عملکـرد، باعث اثر بخشی آن نظام میشود.

ـ مدل ارزیابی عملکرد معلمان توسط بارتلر(:(1995 ایـن مـدل چگـونگی جمـعآوري اطلاعات درباره رفتارها و کیفیت شغلی معلم را نشـان مـیدهـد. بـارتلر معتقـد اسـت کـه ارزیابی معلمان در جهت تحقق یافتن دو هدف عمده صورت میپذیرد: مسؤولیتپذیري و رشد حرفهاي، که اغلب بنظر میرسد با هم تنـاقض دارنـد(کمبـل1و همکـاران، 2005، ص .(125

ـ مدل سینگر2 (اعتبار سیستم ارزیابی عملکرد نیروي انسانی): این مدل به عنـوان مـدل تحقیق انتخاب و در ادامه به توضیح آن پرداخته میشود. دلیل انتخاب این مدل، بـه عنـوان مدل تحقیق آن اسـت کـه در پـی اطلاعـات مـدیریت دولتـی کـه منجـر بـه ظهـور شـیوه مدیریتگرایی گردید، ارزیابی عملکرد سازمانهاي دولتی نیز دستخوش تغییر و تحول شـد
و مشکلات و نارساییهایی پدید آمد. براي رفع ایـن مشـکلات بایـد در پـی یـافتن مـدلی باشیم که حتیالمقدور از پیامدهاي منفی ارزیابی عملکرد کارمند جلوگیري نماید و ابـزاري مناسب براي ارزیابی عملکرد سازمانهاي دولتی در اختیار آنها قرار دهد. منظـور از روایـی در نظام ارزیابی عملکرد، این واقعیت است که تا چه انـدازه ایـن نظـام مـیتوانـد موجـب تشخیص متغیرهاي اندازهگیري عملکرد شده و مؤلفههاي آن را ارزیابی کند. این مدل بایـد ویژگیهاي زیر را داشته باشد:

1. مدل ارزیابی عملکرد سازمانهاي بخش دولتی باید ماهیت و ساختار بخش دولتی را در نظر داشته باشد و بکوشد تا عملکردها را با توجه به این خصوصیات مورد سنجش قرار دهد.

2. مدل مورد نظر باید علاوه بر کمیتها به سنجش کیفیتهایی که لازمه حیات بخـش عمومی است مانند کیفیت خدمات، عدالت، انصاف و پاسخگویی نیز بپردازد.
3. مدل، ضمن آنکه انعطافپـذیر بـوده و تفسـیرهاي مختلـف از نتـایج را امکـانپـذیر میسازد، باید از توان شفافیت و صراحت لازم برخوردار بوده و بتوانـد ممیـز خـوب و بـد عملکردهاي قوي و ضعیف باشد. البته در تمام موارد باید این نکته را مـد نظـر داشـت کـه مدل ارزیابی عملکرد در بخش دولتی، صبغه سیاسی داشـته و نمـیتـوان آن را از سیاسـت جدا کرد زیرا عوامل سیاسی در ارزیابی عملکرد، اثر دارد.

3. در طراحی مدل رفتارهاي مدیران و کارکنان بخش دولتی، انگیـزه و علایـق آنهـا در نظر گرفته شود و سعی شود، از اثرگذاري رفتارهاي جهتدار بر نتایج ارزیـابی، جلـوگیري به عمل آید.

4. مدل ارزیابی عملکرد در بخش دولتـی بایـد بـه مقتضـاي شـرایط خـاص جامعـه و محیطی که سازمان در آن قرار دارد و با توجه فرهنگ سـازمانی مربوطـه، تنظـیم شـود، تـا بتواند با اثربخشی مطلوبی عمل کند (الوانی، 1383، ص .(11

در پاسخ به ویژگیهاي فوق، مدل سینگر به عنوان مدل مفهومی مورد اسـتفاده در ایـن پژوهش، مطابق شکل (2) انتخاب گردیده است. ابعاد مربوط به پژوهش، از این مدل اتخـاذ شده ولی به دلیل اینکه این مدل فاقد مؤلفههاي لازم براي سنجش متغیرهاست، محققان بـا مطالعات کتابخانهاي و مشورت با صاحبنظران و خبرگان، توانستهاند شاخصهـاي بـومی لازم، براي سنجش این متغیرها و در نتیجـه بررسـی ارزیـابی عملکـرد را ارایـه کننـد. لـذا مؤلفههاي مربوط به ابعاد مدل سینگر، براساس شرایط و ویژگیهـاي سـازمانهـاي دولتـی داخل کشور بررسی و انتخاب گردیده و به همین سبب، مدل مذکور در تعیین مؤلفه،نسـبتاً بومی شده است. هدف این مقاله، بررسی اعتبار نظام ارزیابی عملکـرد کارکنـان، بـه وسـیله مؤلفههاي شناسایی و بومیشده مـذکور در جـدول (2)، بـا اسـتفاده از تحلیـل توصـیفی ـ پیمایشی میباشد که به شرح و توضیح آن میپردازیم. ابعاد مدل عبارتند از:

1. نیازهاي آموزشی:

ارزیابی نیازهاي آموزشی، تحلیل مداوم را ضروري مـینمایـد، زیـرا آمـوزش بـا سـایر حوزههاي سازمانی در حال کنش است و شامل تحلیل فرد، وظیفه و سازمان است.
الف) تجزیه و تحلیل سازمانی: تجزیه و تحلیل سازمانی عبارت است از فرآیند مسـتمر

جمعآوري اطلاعات و بررسی آن براي تعیین نیازهاي آموزشی.

ب) تجزیه و تحلیل وظایف: هر شغلی شامل چندین وظیفـه اسـت. بـراي تعیـین ایـن وظایف مختلف، استفاده از تجزیه و تحلیل کارها ضروري اسـت. فراینـد تجزیـه و تحلیـل وظایف، عبارت است از: تعیین دانش، مهارتها و تواناییهـاي مـورد نیـاز، بـراي تکمیـل کارهاي متنوع در یک شغل.

ج) تجزیه و تحلیل فرد روي شناسایی ضعفها و قـوتهـاي کارکنـان تأکیـد مـیکنـد (سینگر، 1990، ص .(174

شاخصهاي سنجش نیازهاي آموزش، عبارتنـد از: شناسـایی ضـعفهـا و قـوتهـاي عملکرد افراد و تشخیص تواناییهاي لازم براي انجام شغل.
.2 حقوق ـ پاداش:

جبران خدمات عبارت است از پاداشهاي درونی و بیرونی که به وسـیله سـازمان، بـه عنوان اجرت معادل و مناسب خدماتی کـه کارمنـد انجـام داده اسـت، پرداخـت مـیشـود. روشهاي جبران خدمات به دو دسته تقسیم میشود (سـنتی – غیرسـنتی) (جزنـی، 1378، ص .(244

شاخصهاي مناسب به منظور سـنجش حقـوق و دسـتمزد در نظـام ارزیـابی عملکـرد، عبارتند از: الف) کاهش هزینـههـا ب) افـزایش حـس شایسـتگی ج) ارتبـاط پرداخـت بـا عملکرد، کارایی و کیفیت د) افزایش تعهد و احساس عدالت.

.3 ارتباطات:

ارتباطات، تنها معیار لازم براي سنجش عملکرد شایسته، رابطه موفق کارمنـد و مـدیر و رضایت کارمند نمیباشد. ارتباطات وسیلهاي است که فعالیتهاي خوب مدیریت را توسعه میدهد. ارتباطات مؤثر، بـه تنهـایی، ایجـاد محـیط کـاري عـاري از مشـکلات را ضـمانت نمیکند، اما عدم وجود آن موجب شکایتهاي غیرضروري و اختلالهـایی در محـیط کـار میشود. ارتباطات، وقتی موفق است که پیام ارسالشده با پیامی که دریافت مـیشـود یکـی


باشد (سینگر، 1990، ص .(480

باید توجه کرد که اثربخشی هر سبک از ارتباطات، به متغیرهاي موقعیتی و ویژگیهـاي ارتباطی برقرارکننده آن، بستگی دارد. شاخصهایی که مناسببودن ارتباطات را میسـنجند عبارتند از:

الف) افزایش اطلاعات ضروري مورد نیاز کارکنان- ب) افزایش شـفافیت روابـط بـین کارکنان و مدیران- ج) افزایش ارتباطـات سـازمانی در همـه سـطوح سـازمان- د) کـاهش شکایتها

.4 ارتقا و انتقال:

ارتقامعمولاً: ترفیع (ارتقا یا ترقی) عبارت است از: احراز مرتبه بالاتر در سلسلهمراتـب اداري و تصدي شغلی که براي مستخدم از لحاظ وظایف و مسؤولیتها، از شـغل قبلـی او مهمتر باشد.

انتقال: جابجایی افقی از شغلی به شغل دیگر، که از لحاظ موقعیت، مسؤولیت، مهـارت، تقرباًی مشابه باشد.تفاوت عمده ترفیع با انتقال در مزایا، امتیازات و موقعیت سازمانی است. معمولاً در انتقال،بر خلاف ارتقاء (ترفیع) مزایا و موقعیتهاي افراد چندان تغییر نمـیکنـد (میرسپاسی، 1361، ص.(413 انتقال، به دو علت زیر انجام میگیرد: نیاز مؤسسه و خواست کارکنان. انتقالات بر دو نوع است: انتقالات داخلی سازمان و انتقـال بـه خـارج از سـازمان (کاظمی، 1380، ص.(381

شاخصهاي سنجش انتقال و ارتقاء عبارتند از:

الف) استفاده موثر از مهارتها- ب) افزایش پیشرفت شغلی- ج) افزایش مهـارتهـا و توسعه تواناییها.
.5 رعایت مصوبات قانونی:

انضباط، عبارتست از اعمال ترتیبی که باعث ایجاد نظم در کار و حین انجام وظیفه طبق موازین تعیینشده در افراد گردیده و تخطی از موازنی الزاماًکارکنان را با نوعی تنبیه روبرو

سازد (میرسپاسی، 1361، ص.(417

انضباط را به انضباط منفی و مثبت تقسیم کردهاند: انضباط منفی با ادارهکـردن امـور، از طریق ایجاد ترس و اعمال کنترل و تنبیهات شدید صورت میگیـرد. انضـباط مثبـت یعنـی اعمال و ایجاد ضوابط و ارزشهاي خاص اخلاقی و بیدارکردن وجدان کاري و حس انجام وظیفه، در کارنانک و طبعاً وقتی این حس در وجود انسـان بیـدار شـود، رعایـت قـوانین و مقررات اداري و حسـن اجـراي کـار بـه دنبـال آن پدیـدار خواهـد شـد (کـاظمی، 1380، ص.(385

شاخصهاي سنجش انضباط عبارتند از:

الف) ترویج ارزش اخلاقی؛ ب) رعایت ضوابط قانونی؛ ج) افـزایش زمـان حضـور؛ د) اعمال کنترل و برقراري نظم کاري.

.6 اخراج و انفصال از خدمت:

الف) انفصال یعنی برکناري و قطع خدمت کارمند، به طور موقت یا دائم در سازمان متبوع طبق ضوابط سازمانی. انفصال ممکن است به دلایل مختلف انجام شود: استعفا، اخراج (موقت یا دایم)، تعلیق و بازنشستگی.

انفصال بر دو نوع است: موقت و دایم ب) اخراج، ناگوارترین گامی است که در اعمال مقـررات انضـباطی برداشـته مـیشـود

(دسلر، 1998، ص(341 اخراج، تنها باید براي پرخطاترین رفتارها در نظر گرفته شود. براي اخراج، چهار مبنا وجود دارد: عملکرد نارضایتبخـش، سـوء رفتـار، نداشـتن شـرایط لازم براي کار مورد نظر و سرانجام تغییر ویژگیهاي مورد نیـاز بـراي کـار مـورد نظـر (دسـلر، 1998، ص.(340

مدل مفهومی

با توجه به مطالب فوق مدل مفهومی این پژوهش به صورت زیر است:

تذکر: چون اطلاعات مربوط به انفصال و اخراج پرسنل در اختیار کارکنان نبود، لذا ایـن عامل از تجزیه و تحلیل و سوالات پرسشنامه حذف گردید.
روش تحقیق

در راستاي انجام تحقیق، با استفاده از نتایج تحقیقات صورتگرفته، در داخـل و خـارج کشور، بر اساس مدل ارایهشده، پرسشنامهاي با 18 پرسش 5 گزینـهاي، در طیـف لیکـرت، طراحی گردید. در این پرسشنامه تلاش شده است که براي کمیسازي متغیرهاي پژوهش،

از پرسشهایی، با معیارهاي اندازهگیري متغیرها مطابق جدول (1) اسـتفاده شـود. بـه طـور