بخشی از مقاله
تاثیر فناوري اطلاعات بر ساختار سازمانی گمرك با توجه به سال جهاد اقتصادي
چکیده
یکی از ویژگی هاي هزاره سوم در مقایسه با قرون گذشته وضعیتی است که تغییرات با سرعت، پیچیدگی، شدت و به طور غیر قابل پیش بینی صورت می گیرد . از عواقب چنین وضعیتی، تغییرات چشم گیر تکنولوژي در تمام ابعاد سخت افزاري و نرم افزاري است. در این راستا وجود یک سیستم اطلاعاتی با داده هاي بهنگام و ارائه آن به بخش هاي متعدد ساختاري سازمان ها توان اداره مجموعه سازمانی را افزایش می دهد. گمرك نیز از جمله سازمان هائی است که از این امر مستثنی نمی باشد و با کمک فناوري اطلاعات و ایجاد ساختار متناسب با آن قادر است در جهت تحقق جهاد اقتصادي گام بردارد.
مقاله حاضر مبتنی بر یک بررسی از نوع توصیفی است. ابزار جمع آوري اطلاعات به صورت کتابخانه اي و با استفاده از منابعی چون کتاب ها ، مجلات علمی، پایان نامه هاي کارشناسی ارشد و مقالات داخلی و خارجی مرتبط، می باشد.
کاربرد فناوري اطلاعات باعث افزایش رسمیت ، کاهش تمرکز و افزایش پیچیدگی ساختار سازمانی گمرك می شود. از آنجائی که تقویت ساختار گمرکی کشور با مفهوم جهاد اقتصادي رابطه مثبتی دارد ، یافتن ساختار سازمانی مناسب جهت بکارگیري فناوري اطلاعات نوین براي گمرکات ، پیروزي در جهاد اقتصادي را هموارتر می سازد.
واژگان کلیدي :
فناوري اطلاعات - ساختار سازمانی - گمرك - جهاد اقتصادي
1
مقدمه
رشد سریع فناوري اطلاعات و گسترش حوزه هاي اثرگذاري آن در تمام شئونات زندگی انسان ، فضاي ابهام آمیزي را پیش روي متفکران علوم انسانی قرار داده است. سرعت تحولات به گونه اي بوده است که متفکران غربی نیز متحیرانه به آن می نگرند و سعی در ارزیابی و دیدبانی حدود اثرگذاري آن دارند. تاثیرات این فناوري در حوزه تجارت و اقتصاد، شکوفائی و رونق غیر قابل وصفی به تعاملات شرکت ها و معاملات مالی جهانی بخشیده است.فناوري اطلاعات، روش کارکرد افراد، سازمان ها و دولت ها را دگرگون کرده و امور اقصادي و اجتماعی را تغییر داده است. در بعد اقتصادي، اهمیت و دستیابی سریع به اطلاعات صحیح، کلید پیروزي در عرصه رقابت جهانی محسوب می شود. فناوري اطلاعات به عنوان ابزاري براي ایجاد ارزش در فعالیت هاي تجاري نقش هاي مهمی به عهده گرفته است. (علی پور، (1385
اگر کار آدام اسمیت را به عنوان نقطه عطفی براي بهبود کارائی در سازمان ها در قرن 19 در نظر بگیریم، شکی نیست که ظهور کامپیوتر در اواسط قرن 20 نه تنها تاثیر کمی بر سازمان ها نداشته، بلکه اثرات چند جانبه آن اثربخشی و کارائی سازمان ها را افزایش داده است.بنابراین فناوري اطلاعات نقش غیر قابل انکاري در سازمان هاي جدید و پیشرفت شان دارد. با توجه به نظر متخصصان، در نظر گرفتن سازمان ها بدون فناوري اطلاعات در شرایط کنونی غیرممکن است.((Yarmohammadzadeh and others کستلز1 معتقد است که مرحله ي جدیدي از انقلاب صنعتی از طریق گسترش و بکارگیري اینترنت و دیگر وسائل ارتباطی در دهه 1990 ایجاد شد. Burke) ،٢٠٠٢)
در دنیاي امروز، اطلاعات به عنوان عنصر اصلی و اساس توسعه اقتصادي در کشورها محسوب میشود . (Yarmohammadzadeh and others) سازمان ها به مثابه "مغزهاي پردازش کننده اطلاعات اطلاعات " در نظر گرفته میشوند.هر جنبه از عملکرد سازمان بستگی به پردازش اطلاعات دارد و مدیران تصمیمات خود را از طریق پردازش اطلاعات اتخاذ میکنند.(Morgan ،١٩٩٧) بکارگیري فناوري اطلاعات2 در سازمان ها باعث ایجاد تغییراتی می شود که بر جنبه هاي متفاوت سازمان از جمله ساختار سازمان تاثیر گذار است.فناوري اطلاعات متشکل از ابزار، تجهیزات، دانش و مهارت هائی است که براي جمع آوري، ذخیره، بازیابی و انتقال اطلاعات به کار گرفته میشود. براساس تعریف فرهنگ لغت مدیریت، ساختار سازمانی، چارچوب رسمی و غیر رسمی خط مشی ها و قوانین است که یک سازمان بر اساس آن اختیارات و ارتباطات را تنظیم می کند و وظایف و حقوق را تخصیص میدهد.(((Yarmohammadzadeh and others
به منظور بکارگیري فناوري اطلاعات در سازمان ها نیازمند ساختار سازمانی اي مناسب هستیم تا بکارگیري فناوري اطلاعات به طور موثر انجام شود. مدیران در جوامع کنونی در جمع آوري اطلاعات و ذخیره سازي آن روي به عدم تمرکز آورده اند. در
2
آینده مدیران با استفاده از سیستم هاي اطلاعاتی قادر خواهند شد به طور اثربخش فعالیت ها را هماهنگ و کنترل نمایند و نیاز به دوائر ستادي و مدیران میانی را کاهش دهند.( علی پور،(1385 بکارگیري اطلاعات باعث تغییرات در ساختار سازمان می شوند به طوري که سازمان ها از حالت عمودي و سلسله مراتبی به افقی تغییر می یابند. ساختار سازمانی یکی از متغیرهاي کلیدي است که تحت تاثیر استراتژي هاي مورد استفاده سازمانها قرار می گیرد، بنابراین انتخاب ساختار سازمانی مناسب جهت دست یابی به عملکرد موفق، امري ضروري است((Yarmohammadzadeh and others استیفن رابینز در کتاب تئوري سازمان برخی از تبعات انقلاب حاصله در فناوري اطلاعات که امکان وقوع آن هست را بدین گونه بر می شمارد : به وجود آمدن ترکیبی از تمرکز و عدم تمرکز در سازمان ها، به وجود آمدن سازمان هاي تخت تر (مسطح تر)، امکان کارکردن ده ها میلیون نفر از کارگران و کارمندان در منزل.( رابینز،(1378
بنابر موارد ذکر شده، امروزه فناوري اطلاعات به عنوان ابراز استراتژیک مطرح است. در این شرایط حساس که کشورهاي صنعتی به شدت غرق در انقلاب ناشی از فناوري هاي اطلاعاتی هستند؛ کشورهاي در حال توسعه در حاشیه قرار می گیرد. ولی در آینده این کشورها یا با دست آوردن و به کارگیري دانش جهت سرعت بخشیدن به حرکت چرخ هاي اقتصادي جلو خواهد رفت یا در بازار رقابت فشرده ودر حال افزایش جهان واپس خواهند زد. فناوري اطلاعات در عصر انفجار اطلاعات با سرعتی فزاینده در حال پیشرفت و دگرگونی است. سیستم هاي مختلف رایانه اي هر روزه در نهادهاي مختلف اقتصادي جهان پیشرفته، بیشتر و بیشتر ریشه دوانده و در روند تصمیم گیري هاي درون سازمان تحولات اساسی ایجاد می کنند. (علی پور،(1385
با در نظر گرفتن این موضوع که در آینده هیچ عاملی مانند فناوري اطلاعات قادر به تغییر طراحی سازمان ها نخواهد بود و با توجه به اینکه یکی از لازمه هاي تحقق جهاد اقتصادي از مجراي اصلاح نظام گمرکی، به کارگیري هرچه بیشتر فناوري اطلاعات در امور است؛ انجام تحقیقی در این باره، امري ضروري به نظر می رسید. گمرك از جمله نهادهایی است که در تحقق جهاد اقتصادي نقش ایفا میکند. قطعا نظام گمرکی با بکارگیري و بهره جستن از فناوري هاي اطلاعاتی نوین قادر به ترخیص سریع کالا، تسریع بخشیدن به تشریفات گمرکی و ... خواهد شد که این امر با توجه به نتایجی که گمرکات پیشرفته جهان تجربه کرده اند، در تحقق جهاد اقتصادي امري قابل ملاحظه به نظر می رسد. از آن جایی که فناوري اطلاعات، همانطور که ذکر شد، نیازمند ساختار سازمانی اي متناسب با خود است؛ به بررسی تاثیر آن بر ساختار سازمانی گمرك می پردازیم تا با آماده کردن زمینه جهت بکارگیري فناوري هاي اطلاعات نوین، نقشی در تسهیل تحقق جهاد اقتصادي از مجراي نظام گمرکی داشته باشیم. در ادامه به بررسی ادبیات تحقیق می پردازیم؛ سپس سازمان، ساختار و فناوري اطلاعات را مورد مطالعه قرار می دهیم. در بخش بعد، گمرك، فناوري اطلاعات و جهاد اقتصادي را بررسی می کنیم و در پایان به نتیجه گیري و ارائه پیشنهاد می پردازیم.
ادبیات تحقیق:
3
صاحب نظران مختلفی در زمینه ارتباط تکنولوژي اطلاعات با ابعاد ساختار سازمانی نظر داده اند. نخستین پژوهش پیرامون فناوري اطلاعات به عنوان یک عامل تعیین کننده ساختار، در اواسط دهه ي 1960 توسط خانم وودوارد انجام گرفت که بر تکنولوژي تولید متمرکز بود. وي دریافت که: -1 روابط مشخص و روشنی بین انواع فناوري و ساختار این شرکت ها وجود دارد. -2 اثر بخشی سازمان ها به تناسب صحیح فناوري و ساختار سازمان ارتباط پیدا می کند. تامسون در صدد برآمد تا یک نوع طبقه بندي از تکنولوژي هایی که در سازمان هاي پیچیده بکار می روند ارائه نمایند. ربی1 معتقد است که اگر کار یا نقش محیط ثابت و با دوام باشد، کامپیوتر ها تصمیم گیري به صورت متمرکز را تقویت می کنند ولی اگر کار یا نقش محیط پویا باشد، کامپیوترها تصمیم گیري به صورت غیرمتمرکز را تقویت می کنند.
ففر به این نتیجه رسید که تکنولوژي اطلاعات می تواند عدم تمرکز را در سازمان ایجاد کند در حالی که کنترل بر تصمیم گیري بصورت متمرکز می باشد. جوآنی گاتز و جون وان مانن معتقد بودند که تغییرات شدیدي که به عنوان انقلاب سوم در حال رخ دادن است ، چهار تغییر عمده را به وجود آورده است که عبارتند از : زیاد شدن سلسله مراتب، تفکیک وظایف، افزایش استفاده از شبکه پویا و انعطاف پذیر، عدم تمرکز موقعیت کار. آنها معتقد بودند که سازمانهاي بزرگ درحال حاضر وظایف خود را به شرکت هاي کوچک تر و بسیار تخصصی تر به صورت قرارداد واگذار کرده؛ سازمان ها به طور فزاینده اي تفکیک شده و داراي پراکندگی جغرافیایی هستند. تکنولوژي اطلاعات به طور فزاینده اي دسترسی و مشارکت اطلاعات را آسان می سازد و جایگزین نقش سنتی مدیران میانی به عنوان یک کلید ارتباط در زنجیره ي ارتباطات می شوند.
لائوتزا، وانگ- واي- اچ، جان- کی - اف و لاومونیکا در تحقیق خود که در سال 1998 در هنک کنگ در زمینه تاثیر تکنولوژي اطلاعات بر ساختار انجام دادند به این نتیجه رسیدند که استفاده و بکارگیري تکنولوژي اطلاعات منجر به افزایش عدم تمرکز ، تخصصی شدن فعالیت ها و افزایش ارتباطات جانبی در سازمان ها می شود. لوئیت و ویلسر استدلال کردند که تکنولوژي اطلاعات باید به بازسازي سازمان منجر شود و تاکید داشتند که تکنولوژي اطلاعات به کاهش سطوح مدیریت میانی و عالی می انجامد.
کاراکی اظهار داشت که تکنولوژي اطلاعات باید سازمان را از طریق کاهش تعداد مدیران میانی کارآمدتر و بهره ورتر سازد. هم چنین معتقد بود که تکنولوژي اطلاعات باید به کاهش رسمیت در سازمان منجر شود. قدرت واقعی تکنولوژي اطلاعات در این واقع شده که قوانین و مقررات کهنه را از بین برده و راه هاي جدیدي ایجاد کند. هم چنین پیش بینی کرد با پیشرفت تکنولوژي اطلاعات سازمان ها به سوي یک ساختار تمرکز- عدم تمرکز در حال حرکت می باشند که در آن هر کدام از واحدها اختیار تصمیم گیري را زیر نظر سرپرستی دقیق مدیریت دارند.
4
کلاتسکی معتقد بود که تکنولوژي اطلاعات باید به عدم تمرکز مدیریتی منجر شود. ریچ بیان کرد که سازمان از این پس تخت و حاوي تیم هائی است و در آن مدیران سطح میانی بسیار کم می باشند. زوبوف بر این باور بود که تکنولوژي اطلاعات نه تنها باید فرایند هاي اداره و هدایت اطلاعات را به صورت خودکار درآورد بلکه باید اطلاعات زیادي که قبلا براي سازمان غیر قابل دسترسی بود را نیز فراهم کند . این اطلاعات می تواند به منظور افزایش کنترل مدیریت بر نیروي کار یا تفویض اختیار و قدرت بیشتر تصمیم گیري به نیروي کار و گسترش مسئولیت آنها مورد استفاده قرار گیرد. پیتر دراکر معتقد است که با بهره گیري از تکنولوژي پیشرفته اطلاعات این واقعیت پدیدار می شود که هم شمار رده هاي مدیریت و هم شمار مدیران را می توان کاهش داد زیرا بعضی از رده هاي مدیریتی نه در تصمیم گیري سهم دارند، نه در هدایت سازمان. سازمان هاي مبتنی بر اطلاعات نسبت به سازمان هاي مبتنی بر کنترل و فرماندهی که بدان خو گرفته ایم به متخصصان بیشتري نیازمند است.
توددیوت، گارت.آر.جونز اظهار داشت یک سوال اساسی مطرح است و آن این است که تکنولوژي اطلاعات چگونه منجر به عدم تمرکز یا تمرکز می شود. برحسب تمرکز، از طریق قادر ساختن مدیران در جمع آوري اطلاعات بیشتر، سریع تر، دقیق تر و کاهش عدم اطمینان باعث می شود. مدیران سطوح پائین و میانی را قادر می سازد که در مورد موقعیت کلی سازمان و فطرت موجود آگاه تر باشند که این خود باعث می شود آنها در کارشان بطور جهانی عمل کنند. تکنولوژي اطلاعات هم می تواند منجر به تمرکز شود هم عدم تمرکز . هم چنین معتقد بودند که تکنولوژي اطلاعات می تواند از طریق افزایش رسمیت یا عدم تمرکز به عنوان یک جانشین براي کنترل از طریق سطوح سلسله مراتب باشد. ریچارد ال دفت در کتاب خود تاثیر فناوري اطلاعات بر ساختار سازمانی را این گونه بیان کرده است :کوچک سازي سازمان ها، ساختار سازمانی غیر متمرکز ، بهبود هماهنگی داخلی و خارجی، کارکنان حرفه اي و بخش هاي بیشتر و افزایش مشارکت کارکنان. پروفسور لاودن معتقد بود که فناوري اطلاعات با کاستن از هزینه گردآوري و پخش کسترده اطلاعات می تواند ساختار خشک سازمان را دگرگون کند. دانش فنی می تواند اطلاعات را بی واسطه از گروه هاي عملیاتی به مدیریت ارشد برساند ودر نتیجه سازمان از گروه بزرگی از مدیران میانی و کارکنان ستادي بی نیاز گردد. پفر و لبلبیس تحقیقی در مورد تاثیر فناوري اطلاعات بر روي ساختار سازمانی داشته اند. این دو دریافتند که رابطه بین فناوري اطلاعات و تمرکز و فناوري اطلاعات و رسمیت رابطه اي منفی است. استیفن رابینز معتقد است که فناوري اطلاعات عدم تمرکز را تسهیل می کند. همچنین فناوري فرصتی را براي مدیران مهیا ساحته که از نتایج هر تصمیمی به سرعت آگاهی یافته و در صورتی که تصمیمی باب طبع آنها نباشد، نسبت به اصلاح یا رد آن اقدام کنند.
اي پرت معتقد است که سازمانها در دنیاي کنونی، بر سر دو چیز با هم به رقابت برخاسته اند. از یک طرف بر سر منابع فیزیکی رقابت می کنند که وي آن را دنیاي فیزیکی می خواند و ازسوي دیگر رقابت برسر دنیاي مجازي اطلاعات است. از این رو مدیران بایستی ساختارسازمانی خود را براساس دو پارامتر جدید طراحی و مدیریت نمائید. او در ادامه می گوید: نقش فناوري اطلاعات در دنیاي مجازي سازمانها قابل توجه است، به گونه اي که در دنیاي رقابتی، فناوري اطلاعات مدیران سازمانها را در جهت افزایش ارزش افزوده بخوبی یاري می رساند و مانع از اتلاف منابع و انرژي می شود.
5
لوکاس در این رابطه می گوید: چالشی که فناوري اطلاعات براي مدیران ایجاد می کند آن است که چگونه می توان متناسب با مقتضیات آن به طزاحی سازمانها پرداخت زیرا فناوري اطلاعات، ساختارسازمان ، استراتژي و نحوه روابط میان اعضاي سازمان را تحت تاثیر قرار می دهد. بعنوان مثال سازمانهائی که در زمینه فناوري رایانه فعالیت می کنند، درواقع با محیطی مواجه هستند که به سرعت درحال تغییر است. درچنین محیطی سازمانها نمی توانند با ساختار خشک و غیرمنعطف به فعالیت بپردازند.
دکتر رحمت اله قلی پور در مقاله اي تحت عنوان " تاثیر فناوري اطلاعات بر ساختار سازمانی و ساختار نیروي کار" به این نتیجه رسید که فناوري اطلاعات موجب تغییر در نوع ساختار سازمانی می شود و ساختارهاي تخت با تاکید بر هسته عملیاتی به جاي ساختارهاي بلند، غیرسلسله مراتبی به جاي سلسله مراتبی و غیرمتمرکز به جاي متمرکز را خواستار هستند.( قلی پور،1383،ص(127-154 امیر خانلري در مقاله اي تحت عنوان " اثرات فن آوري اطلاعات بر ساختار سازمانی" این چنین نتیجه گرفت که نفوذ در سازمانها به دو دوره تقسیم می شود : در دوره اول به عنوان ابزار تسهیل و بهبود امور بوده، باعث تخصصی شدن بیشتر کارها و افزایش پراکندگی سازمان شده و این امر منجر به افزایش پیچیدگی می شود. با امکان ارتباط بیشتر و هماهنگی از طریق ارائه اطلاعات به موقع به عدم تمرکز کمک می کند و رسمیت را نیز کاهش می دهد. در دوره ي دوم بر استراتژي هاي سازمان اثر می گذارد و مدل هاي کسب و کار را با تغییرات اساسی رو به رو می کند.(خانلري) روبی تاکید کرده که فناوري اطلاعات به طور اساسی مکانیزم ها و ماهیت هماهنگی و کنترل سازمانی را تحت تاثیر قرار داده و در نتیجه اثرات مستقیم تري بر ساختار سازمان دارد. هامبورگ و همکارانش((2000 پی بردند که فناوري اطلاعات یک سازمان را قادر می سازد از ساختار متمرکزتري بهره گیرد زیرا کارکنانی که در یک پروژه همکاري می کنند به لحاظ جغرافیائی به محلی خاص محدود نمی شوند. لال در تحقیق خود به یک رابطه مثبت بین عدم تمرکز و فناوري اطلاعات دست یافت. در تحقیق مشابهی، هیت و برینجلفون پی بردند سازمان هائی که به طور گسترده از فناوري اطلاعات استفاده می کنند ساختارهاي سازمانی مسطح تر ي دارند، به علاوه این نویسندگان فهمیدند سرمایه گذاري سنگین در فناوري اطلاعات با ساختار سازمانی غیر متمرکزتر ارتباط دارد.
زورنوزا و الکامی((1999 بیان نمودند فناوري اطلاعات، سازمانها را قادر می سازد یک ساختار سازمانی شبکه اي را بپذیرند که ویژگی آن تمرکز پائین و رسمیت کم می باشد .همین طور سازمان قادر خواهد بود اشکال در حال ظهوري از ساختارهاي سازمان را بپذیرند که فناوري اطلاعات یک مشخصه اساسی آنها خواهد بود و به عنوان ساختار مجازي یا سایه اي شناخته می شود. تراویکا((1999 در تحقیق خود پیرامون ظهور ساختار سازمانی جدید با شکلهاي سازمانی غیر سنتی و اینکه چگونه
6
فناوري اطلاعات به عنوان یک جایگزین منعطف براي تمرکز و رسمیت عمل می کند، این موضوع را تایید می نماید. در چنین حالتی کاربرد فناوري اطلاعات به مدیران کمک می کند فارغ از کنترل هاي بروکراتیک عمل نمایند.
دکتر یارمحمدزاده و همکاران (2011) در تحقیق خود تحت عنوان " تحلیل رابطه بین ساختار سازمانی و فناوري اطلاعات " به این نتیجه رسیدند که فناوري اطلاعات باعث تمرکز، پیچیدگی و رسمیت می شود. علی رشیدي در مقاله اي پیرامون ”تاثیر فناوري اطلاعات بر طراحی سازمانی" بیان می کند : فناوري اطلاعات سازمانها را قادر می سازد از طریق ادغام عمودي به کنترل متمرکزتري دست یابند. با این حال شکل ماتریسی سازمانها براي دوره گذر، ساختار سازمانی مناسبی بود. پیشرفت هاي صورت گرفته در فناوري اطلاعات امکان استفاده اثربخش تر از ادغام افقی را از طریق ساختار ماتریسی ممکن نمود و به نقش ادغام کننده کمک کرد. (رشیدي،ص(60-68
سمانه حیدري در مقاله اي تحت عنوان " رابطه سطح فناوري اطلاعات با ابعاد سه گانه ي ساختار سازمانی در بیمارستان هاي منتخب دانشگاه علوم پزشکی تهران" نتیجه گیري نمود که نفوذ فناوري اطلاعات به گونه اي نبود که به تحول بنیادین در ساختار بیمارستان هاي مورد مطالعه منجر شود. با این حال فناوري اطلاعات تاثیرات گسترده اي بر دو بعد تمرکز و رسمیت سازمانی داشت.(حیدري،1389اکبري و دیگران،ص(379-388 سید حامد وارث در مقاله اي با عنوان " ایجاد مدلی جامع براي تبیین تاثیر فناوري اطلاعات بر ساختار سازمانی " به این نتیجه رسید که اگر مدیر عالی سازمان داراي سبک رهبري دموکراتیک و انسان گرا باشد، بکارگیري فناوري اطلاعات موجب کاهش پیچیدگی، رسمیت و تمرکز می شود و در صورتی که مدیر عالی سازمان داراي سبک رهبري اتوکراتیک و وظیفه گرا باشد، بکارگیري فناوري اطلاعات موجب افزایش پیچیدگی، رسمیت و تمرکز می شود.(وارث،1380،ص(123-136 جعفر حسین پور در مقاله اي با عنوان " نقش فن آوري اطلاعات در تحول ساختار سازمانها " به بررسی ارتباط فناوري اطلاعات با ساختار سازمانی پرداخت و از جمله اهداف عمده تحقیقش را ارائه دید آینده نگر به مدیران و ترسیم وضعیتی از سازمان پس از بکارگیري فناوري اطلاعات بیان کرد.(حسین پور،ص-195 (2009) xiaowu (182 در مقاله اي تحت عنوان " آیا فناوري اطلاعات در چین اهمیت دارد؟ " به این نتیجه رسیدند فناوري اطلاعات مشاغل را استاندارد می کند و سیستم را از طریق قوانین کتبی تنظیم می کند (به رسمیت کمک می کند) و هیچ تاثیر قابل توجهی بر عدم تمرکز ندارد. و اینکه سازمان هائی که از فناوري اطلاعات استفاده می کنند داراي مزیت توسعه زودهنگام هستند.
