بخشی از مقاله
چکیده
استفاده از سیستم اطلاعات مدیریت از سویی به جریان کار سرعت می بخشد و از سویی دیگر، با جمع آوری اطلاعات مجموعه فعالیت های سازمان و طبقه بندی آنها، بستر مناسبی را برای تصمیم گیری وسرعت بخشیدن به امور روزمره فراهم می سازد.
هدف پژوهش حاضر بررسی استفاده مدیران از سیستم های اطلاعات مدیریت بر تصمیمات سازمانی بوده است. جامعه آماری در تحقیق حاضر شامل مدیران عالی، میانی و اجرایی سازمان بنادر و کشتی رانی بوده است و حجم نمونه طبق جدول مورگان برابر با 160 بوده است.
در این تحقیق ابزار اصلی جمع آوری و اندازه گیری متغیرهای تحقیق ، پرسشنامه بوده است که بر اساس شاخص لیکرت تدوین گردیده است. تجزیه و تحلیل داده های تحقیق، با استفاده از روش مدلسازی معادلات ساختاری، تحلیل مسیر صورت گرفته است. یافته های تحقیق نشان می دهند که استفاده مدیران از سیستم های اطلاعات مدیریت بر تصمیمات مالی، تصمیمات غیر مالی، تصمیمات استراتژیک، کارایی عملیاتی و به طور کلی بر تصمیمات سازمانی تاثیر معنی داری دارد.
مقدمه
اولین قدم در اجرای وظایف مدیریت تصمیمگیری است. با توجه به این که تصمیمگیری بدون وجود اطلاعات و برقراری ارتباطات لازم میسر نیست، پایه اجرایی چنین وظیفهای فراهم آوردن اطلاعات لازم برای مدیریت است.
اطمینان نداشتن به آینده و فقدان اطلاعات مربوط به وقایع جاری مدیر را مجبور می کند که به دنبال اطلاعات و برقراری ارتباطات رسمی یا غیررسمی برود. اطلاعات همان دادههای پروژه در سازمان است که از طریق نظم ارتباطی خود در روند صحیح تامین اطلاعات، اطمینان مدیریت را در تصمیمگیری ها افزایش میدهد. تغییرات سریع عوامل برون سازمانی، توسعه سازمانها و پیچیدگی نظام های مدیریت نیاز مدیران را به اطلاعات افزایش داده است.
خسارات ناشی از تصمیمهای ضعیف جبرانناپذیر است. میزان تاثیر تصمیمهای راهبردی خوب و به موقع نیز خارج از وصف است. اما نکته درخور بررسی این است که ارائه اطلاعات به موقع، صحیح، مناسب، مختصر و مفید و برقراری ارتباطات در کلیه سطوح مدیریت سازمانی لازمه نظام کارآمد اطلاعاتی مدیریت است - دانش نژاد،. - 1392 این پژوهش در راستای حل این معضل در سطح مدیران بنادر و کشتی رانی انجام می شود که ×استفاده از سیستم های اطلاعات مدیریت تا چه اندازه می تواند در تصمیمات مدیران موثر واقع شود.
متحول شدن ارتباطات و مکاتبات اداری در سازمانها و موسسات اقتصادی از آنچنان رشد سریعی بر خوردار است که دیگر فرایند های کند و زمانبر اداری به روال پیشین پذیرفتنی نیست. بر این اساس ضرورت دارد تا ابزاری فراهم شود که با بهره جویی از آن بتوان با سرعت و دقت تصمیم مناسبی اتخاذ کرد و به انجام فرایند های اداری پرداخت.
بدین منظور استفاده از سیستم اطلاعات مدیریت به عنوان روشی نوین از سویی به جریان کار سرعت می بخشد و از سویی دیگر، با جمع آوری اطلاعات مجموعه فعالیت های سازمان و طبقه بندی آنها، بستر مناسبی را برای تصمیم گیری وسرعت بخشیدن به امور روزمره فراهم می سازد. اتوماسیون به عنوان بخشی از مجموعه سیستم یکپارچه اطلاعات مدیریت، با بررسی مدل های فعالیت سازمان های بخش عمومی و موسسات صنعتی و بازرگانی طراحی و تولید شده است و می تواند به خوبی پاسخگوی نیاز های یاد شده باشد.
این تحقیق و نتایج آن نه تنها می تواند در آشکارسازی نقاط قوت و ضعف سیستم و رفع مغایرت های احتمالی سیستم اطلاعات مدیریت در سازمان متبوع موثر باشد، بلکه می تواند درسرعت بخشیدن به انتخاب و الزامات سازمانهای مدرن، در بعد تجهیز به فناوریهای سخت افزاری و نرم افزاری عصر جدید در سازمانهای هم نوع و در سطح وسیع تر، در سازمانهای زیر مجموعه دولت، نقش آفرینی کند.
روش تحقیق
همه سازمانها از طریق تصمیم گیری در سطوح مختلف مدیریتی سازماندهی می شوند. تصمیم گیری اغلب به عنوان تبدیل اطلاعات به عملکرد تعبیر می شود. اطلاعات یک پایه و اساس منطقی برای فرایند تصمیم گیری است. اطلاعات منبع اصلی تصمیم گیری است و آنچنان اهمیت استراتژیکی دارد که آن را مترادف با قدرت می دانند.
تصمیم درست و به موقع و برنامه ریزی کوتاه مدت و بلند مدت در مسائل اقتصادی، سیاسی، فرهنگی، اجتماعی و سایر موارد مربوط به یک سازمان و شرکت در سطح ملی و بین المللی به اطلاعات درست و مناسب بستگی دارد و عدم دسترسی به آن خسارت های اقتصادی و مالی فراوان - Zsambok & Klein, 2014 - . × و جبران ناپذیری به جا خواهد گذاشت.
سیستم های اطلاعات مدیریت به مدیران کلیه سطوح کمک می کند تا تصمیمات صحیح تر و دقیق تری اتخاذ نمایند و همچنین موانع درونی و بیرونی اتخاذ تصمیم را کمرنگ تر می نمایند. بدیهی است استفاده صحیح از سیستم های اطلاعات مدیریت در سازمان کارایی و اثر بخشی عملکردهای سازمانی را افزایش می دهد و هماهنگی بهتری میان اهداف کوتاه مدت، میان مدت و بلند مدت سازمان ایجاد می نماید - الوانی و خسروی، . - 1390
علت های نیاز بهMIS
علت های نیاز به سیستم های اطلاعات مدیریت را می توان به صورت زیر تقسیم بندی کرد:
بهبود عملکرد، بهبود جریان اطلاعات، بهبود وضیعت اقتصادی، بهبود نظارت وکنترل، بهبود و ارتقای کارایی و بهبود ارائه ی خدمات. با استفاده از سیستم های اطلاعات می توان گفت که مدیران اطلاعات منظم و دوره ای و همچنین خلاصه اطلاعات عملیات را از سیستم اطلاعات مدیریت دریافت می کنند. مدیرانی که این اطلاعات را دریافت می دارند باتوجه به سایر اطلاعات و شرایط داخل و خارج سازمان می توانند تصمیم گیری صحیح تر و مطمئن تری داشته باشند در اینجا می توان مدل متناسب با مساله را با توجه به شرایط موجود فرموله کرده و جواب های متناسب به دست آورد. در این حالت فرایند تصمیم گیری به نوعی که در ذهن مدیران انجام می شود در یک سیستم مدل سازی می شود.
سیستمهای اطلاعات مدیریت دسترسی سریع به اطلاعات را برای مدیران فراهم می کنند. می تواند شامل تعامل با دیگر سیستمهای پشتیبانی تصمیم، تحقیق و بررسی اطلاعات، رجوع به اطلاعات خارجی، و تکنیک های بالقوه داده کاوی نیز باشد. این سیستمها همچنین می توانند اهداف استراتژیک را با تصمیمات عملی گرفته شده مقایسه کنند و راهنمای مدیران به منظورتشخیص این که تصمیماتشان تا چه اندازه متناسب با استراتژی ساز مانی است می باشد.
رودز به طور ساده معتقد است که سیستمهای اطلاعات مدیریت یک عامل کمک بزرگ برای گرفتن اطلاعات زنده از سازمانها است. متاسفانه سازمانهای بسیار کمی هستند که قادر هستند چنین نقشی را به دست بگیرند و حتی دیگر سازمانهای جامعه را به چنین کار مشابهی سوق دهند. همین دلیل بهبود محدود در تصمیم گیری بر اساس فقدان اطلاعات زنده است.
در طول سالهای اخیر استفاده سیستمهای اطلاعات خودکار افزایش داشته است. تا حد زیادی، این سیستمهای خودکار به طور اساسی فرایند تصمیم گیری را در جهت مثبت تغییر دادند. به طور مثال، به وسیله کاربرد MIS اتوماتیک، شرکتها مجبور نیستند به خدمات 24 ساعته کارگران تکیه کنند. در عوض ماشینها قادر هستند برای انجام کارها از طرف ما برنامه ریزی شوند. البته این به عنوان یک مزیت بزرگ در تصمیم گیری زمانی به مدیران پیشنهاد می شود که آنها از تصمیم گیری به ویژه در موارد فنی که می توانند به بهترین حالت توسط سیستمهای خودکار تفسیر و حل شوند آسوده باشند.
یک نکته احتیاطی، سازمانها نبایستی به طور کامل روی سیستمهای خودکار تکیه کنند به ویژه زمانی که تصمیماتی که گرفته می شود دارای پیامدهای جانبی برای سازمان است. چرا که سیستمهای خودکار ممکن است گاهی اوقات معیوب بوده و نظارت مکرر دوره ای احتیاج باشد.
بنابراین صحیح نیست قربانی اعتماد بیش از اندازه به سیستمهای خودکار شد. پاراکاندی و بهری توصیه می کنند مدیران و مالکان شرکتها اطمینان حاصل کنند از این که یک حالت تعادلی در به کارگرفتن عناصر انسانی در عملیات درحالی که تعدادی وظایف به سیستمهای خودکار واگذار شده است، بیابند. با ترکیب این دو، جهانگیر توضیح می دهد که اطمینان خواهد داد که هر دو هدف سازمان با عملی کردن هردو باهم در زمانی که بیشینه سازی پتانسیل به خاطر ارزیابی و تعادلهای عملیات به وسیله مدیران انجام شده است - . - Parakandi & Behery,2016
MIS به طور قطع این اطمینان را می دهد که تصمیم ها منظم و برنامه ریزی شده اتخاذ شوند که این هم در اصل عینیت را در طول تصمیم گیری تشویق می کند. در نتیجه، کسب و کار و فرایند تصمیم گیری با فرمول عملیات منظم و سیستماتیک بهبود یافته است
