مقاله تاثیر پیاده سازی سیستم سپیدار به عنوان یک سیستم اطلاعات مدیریت ( MIS ) بر فعالیت های شرکت و تصمیمات مدیران شرکت ( مطالعه موردی شرکت محور سازان چی چست )

بخشی از مقاله

چکیده

مدیران نخستین و بزرگترین تصمیم گیرندگان در سازمان می باشند که در تمامی فعالیتهایشان فرایند تصمیمگیري وجود دارد. با توجه به تغییرات سریع و پیچیدگی محیطی که مدیران در آن به فعالیت مشغولند، استفاده از سیستمهاي اطلاعاتی مناسب براي مدیران امري حیاتی است. این تغییرات میتوانند بر تصمیمگیري یک مدیر به اشکال گوناگون تاثیر بگذارند. از آنجایی که اطلاعات مبناي تمام فعالیتهاي یک سازمان است، سیستمهایی باید وجود داشته باشند که اطلاعات را تولید و مدیریت کنند.

هدف چنین سیستمهایی ایجاد تضمین در ارائه اطلاعات صحیح و قابل اطمینان در مواقع مورد نیاز و در شکل قابل استفاده است. یکی از سیستم هایی که می تواند اطلاعات شرکت - اعم از اطلاعات انبار، تولید، خرید، فروش و ... - را با دقت و سهولت ثبت کند تا بتواند در زمان تصمیم گیري، گزارش هایی سریع، دقیق و یکپارچه از آن ها استخراج نماید، سیستم سپیدار می باشد.

در پژوهش حاضر، تاثیر استفاده از سیستم سپیدار بر فعالیت هاي شرکت و تصمیم گیري مدیران مورد بررسی قرار گرفته و همچنین فعالیت هاي شرکت، قبل و بعد از پیاده سازي سیستم سپیدار مورد مقایسه قرار می گیرد. بدین منظور، پرسش نامه اي تهیه و در بین 28 نفر از دانشجویان و اساتید و مدیران شرکت محورسازان چی چست توزیع و با استفاده از آزمون ویلکاکسون، تاثیر پیاده سازي سیستم سپیدار مورد بررسی قرار می گیرد. نتایج این بررسی، نشان از تاثیر بسیار زیاد استفاده از سیستم سپیدار بر فعالیت هاي شرکت می باشد.

. 1 مقدمه

فناوري اطلاعات بر نهادها و سازمان هاي اجتماعی تأثیرات فراوانی دارد. سازمان ها با تغییراتی که در خود می دهند به دنبال کسب مزیت هاي فناوري اطلاعات هستند که ممکن است سازمان جدیدي را بوجود آورد. فناوري اطلاعات فرصت هاي جدیدي را براي سازمان ها پدید آورده است نا بتوانند با یکدیگر ارتباطی نزدیک تر را برقرار نمایند، از منابع و امکانات مشترك بهره جویند و مدل هاي جدید کسب و کار را تجربه کنند. [1] سازمان ها براي ورود به عصر اصلاعات فرآیندهاي سنتی خود را مورد مطالعه قرار داده و با مهندسی مجدد آن ها تمهیدات لازم براي بهره مندي بیشتر از فناوري اطلاعات را فراهم می اورند. فناوري اطلاعات به عنوان ابزار و بستر توسعه سازمان تغییرات و تحولات زیادي را در سازمان پدید می آورد.

بازار شدید رقابتی لزوم تصمیم گیري هاي سریع و صحیح در تمام رده هاي سازمانی را براي بقاي سازمان ضروري ساخته است. تصمیم گیرندگان در سطوح مختلف سازمان جهت اتخاذ اهداف و تصمیمات مناسب براي حیطه مسئولیتی خود به داده ها و اطلاعات دقیق و قابل اعتماد وابسته اند. به منظور تامین داده ها و اطلاعات با صحت و دقت مناسب، داده ها باید به سرعت بازیابی شده و بصورت قابل تحلیل درآمده و در نهایت تحلیل و ارزیابی شوند که این امر نیازمند حجم زیادي از پردازش داده ها می باشد. 

وجود سیستم هاي اطلاعاتی مناسب در سازمان ها، باعث تسهیل در روند تجزیه و تحلیل اطلاعات شده و این اطلاعات در زمان نیاز در اختیار مسئولین تصمیم گیر شرکت یا سازمان قرار می گیرند. در پژوهش حاضر، به انواع سیستم هاي اطلاعاتی اشاره شده و مزایاي بکارگیري سیستم هاي اطلاعات مدیریت در شرکت ها مورد بررسی قرار می گیرد. وجود مزایاي بیشمار این سیستم ها باعث شد تا در این پژوهش مزایاي بکارگیري سیستم سپیدار، به عنوان نوعی سیستم اطلاعات و پشتیبان تصمیم، در شرکت محورسازان چی چست مورد بررسی قرار گیرد تا تاثیرات بکارگیري این سیستم در این شرکت با استفاده از فنون آماري مورد تحلیل و بررسی قرار گیرد.

. 2 ادبیات تحقیق

اطلاعات یکی از منابع اصلی و با ارزش مدیران یک سازمان می باشد . همانطور که منابع انسانی ، مواد اولیه و یا امور مالی در روند تولید داراي نقش و ارزش خاصی هستند، لیکن اطلاعات داراي ارزش ویژه اي است. هرچه حجم و پیچیدگی عملیات وسیع تر می شود اطلاعات اهمیت بیشتري پیدا می کند. اگر اطلاعات را به عنوان یک منبع در نظر بگیریم ، پس مانند دیگر منابع نیاز به اداره شدن دارند .

مدیر دپارتمان اطلاعات در یک سازمان مسئول تهیه داده هاي خام و پردازش آنها به صورت اطلاعات قابل استفاده می باشد . این مدیر باید مطمئن شود افراد مورد نظر سازمان ، اطلاعات را به نحو مطلوب و در زمان مناسب دریافت کرده و در فرایند مدیریت بکار برده اند. 

سیستم اطلاعات مدیریت سیستمی منسجم براي تهیه اطلاعات به منظور حمایت از برنامه ریزي ، کنترل وعملکرد سازمان است که از طربق ارائه گزارشهاي خاص مدیریتی وظایف مدیریت میانی را پوشش می دهد.

سیستمهاي اطلاعات مدیریتی - - MIS سیستمهاي اطلاعاتی عموما مکانیزه اي هستند که در داخل سازمانها به کار می روند و شامل تمام کانالهاي اطلاعاتی و ارتباطات آن سازمان میشوند. یک سیستم اطلاعاتی شامل تمام المانهایی است که در جمع آوري داده ها و تغییر و انتشار اطلاعات نقش دارند و معمولا در بر گیرنده سخت افزار، نرم افزار، افراد، کانالهاي ارتباطات و خود داده ها و اطلاعات است. عملیات این سیستم شامل جمع آوري داده ها، پردازش داده ها و تبدیل داده هاي خام به اطلاعات ارزشمند، ذخیره و بازیابی داده ها و اطلاعات و تولید خروجی هایی نظیر گزارشات مدیریتی می باشد.

در این فصل ابتدا پیشینه تحقیقات انجام شده در رابطه با تاثیر سیستم هاي اطلاعاتی بر سازمان ها بررسی شده و نتایج این تحقیقات بیان می شود . سپس تاریخچه و سیر تکاملی سیستم هاي اطلاعاتی بیان می شود و تعاریف و مفاهیم سیستم هاي اطلاعاتی، اهمیت و ضرورت سیستم هاي اطلاعاتی و انواع سیستم هاي اطلاعاتی ارائه خواهد شد. سپس سیستم سپیدار به عنوان سیستم اطلاعاتی مورد مطالعه این پژوهش، تشریح و مزایاي بکارگیري از آن بیان خواهد شد.

. 3 تاریخچه سیستم هاي اطلاعات مدیریت - - MIS

از اواسط قرن هجدهم به بعد، همزمان با پیدایش و گسترش انقلاب صنعتی، به تدریج سازمان ها و موسسات صنعتی – تجاري و غیره به اندازه اي گسترده، متنوع و پیچیده شدند که دیگر هیچ کدام از آن ها بدون کمک گرفتن از اطلاعات و ابزار پردازش اطلاعات، قادر به ادامه حیات خود نبودند.

در قرن بیستم نیاز به تولید و مدیریت اطلاعات از هر زمان دیگري شدیدتر و محسوس تر گردید و این امر منجر به اختراع و ترویج گسترده کامپیوترها و تکنولوژي اطلاعات و ارتباطات در جوامع صنعتی شد که حاصل تمامی این تحولات، پدیده انفجار اطلاعات در نیمه دوم قرن بیستم می باشد.

به این ترتیب جوامع پیشرفته صنعتی به یکباره گام در عصري نهادند که نه تنها ناگزیر بودند براي پیشبرد و تحقق اهداف خود، در کم ترین زمانبه اطلاعات مطلوب و متناسب دست پیدا کنند بلکه می باسیت دائما به مقابله با پیچیدگی هاي حاصل از عصر انقلاب اطلاعات و ارتباطات نیز بپردازند.از این رو، علوم و فنون جدیدي چون علوم کامپیوتر، MIS ، هوش مصنوعی، تکنولوژي اطلاعات و ارتباطات و علوم شناختی، پایه گذاري گردیدند که عمدتا از علوم سیستم ها محسوب شده و در راستاي ایجاد و مدیریت سیستم هاي اطلاعاتی طراحی شده بودند. 

MIS قبل از هر چیز براي کاربردهاي سازمانی و مدیریتی پیش بینی و طراحی شده بود، از این رو عنوان " سیستم هاي اطلاعات مدیریت " که از سه مفهوم " سیستم " ، " اطلاعات " و " مدیریت " تشکیل شده است ، براي آن انتخاب گردید. هدف اساسی MIS از آغاز پیدایش، ارایه شناخت ها، راه حل ها و تدوین اصول و فنون علمی لازم براي دانشجویان رشته مدیریت، مدیران و تصمیم گیران جامعه در جهت طراحی، بکارگیري و مدیریت سیستم هاي اطلاعاتی اتوماتیک در سازمان ها و مدیریت بود.

اما MIS خیلی سریع از قلمرو علم مدیریت پا فراتر نهاده و در بسیاري از رشته ها و علوم دانشگاهی دیگر که به نوعی با کاربردهاي سیستم هاي اطلاعاتی مرتبط بودند نفوذ نموده و مورد تدریس قرار گرفت. تنوع کاربردهاي فراگیر MIS در علوم مختلف چون مدیریت، شهرسازي ، طراحی صنعتی ، کامپیوتر، حسابداري و ... موجب بوجود آمدن ابهامات و برداشت هاي مختلفی در مراکز آکادمیک گردید که همچنان نیز ادامه دارد. بسیاري از صاحب نظران و متخصصین هنوز بر سر انتخاب عنوان آن با یکدیگر اختلاف دارند ، لذا تعریف جامع و مشترکی از MIS را ارایه نداده اند. بنابراین طبیعی است که گروه زیادي از نویسندگان و مولفین، MIS را به منزله نوعی سیستم کاربردي تلقی کنند که کاربرد اساسی آن تامین اطلاعات مورد نیاز مدیر براي تصمیم گیري است.

. 4 تعریف سیستم اطلاعات مدیریت
 سیستم هاي اطلاعات مدیریت مفهومی است که در کشورهاي اطلاعاتی دو دهه از عمر آن می گذرد. البته این مفهوم به صورت غیر جامع از زمان پیدایش اولین پردازنده هاي کامپیوتري وجود داشته است.
از میان تعاریف سیستم هاي اطلاعات مدیریت، می توان به پنج مورد زیر اشاره کرد:

- 1 یک سیستم اطلاعاتی کامپیوتري است.

- 2 سیستمی مبتنی بر پایگاه داده هاي کامپیوتري که به منظور استفاده افراد در سازمان ها و شرکت ها بوجود آمده است.

- 3 سیستمی است در سازمان ها و شرکت ها که براي تصمیم گیري افراد در سازمان یا شرکت استفاده می شود.

4 -   سیستمی است جامع و یکپارچه، مرکب از انسان و کامپیوتر که نتیجه عملکرد آن ارائه اطلاعات صحیح، جامع، کامل، طبقه بندي شده، مختصر، مفید و قابل اطمینان جهت پشتیبانی افراد و بالاخص مدیران در سازمان می باشد.

تمامی تعریف هاي بالا به این نکته مهم اشاره می کنند که سیستم اطلاعات مدیریت سیستمی است براي استفاده در تصمیم گیري سازمانی. تفاوت این تعاریف در تعیین عناصر سیستم اطلاعات مدیریت نهفته است . بدین دلیل در تعاریف از واژه افراد در سازمان یا شرکت استفاده شده است که این افراد ممکن است کارمندان، سرپرست ها، مدیران بخش ها، مدیران ارشد و یا حتی افراد برون سازمانی که براي دریافت کالا یا خدمات مراجعه می کنند،باشند 

در تعریفی دیگر درمورد سیستم اطلاعات مدیریت این چنین بیان می شود که سیستمی که کنترل و بازیابی اطلاعات را از دنیاي محیطی و عملیات بازرگانی داخل سازمان به عهده دارد و با سازماندهی و انتخاب داده ها، اطلاعات لازم را جهت اتخاذ تصمیم، برنامه ریزي و کنترل براي مدیران آماده می سازد، سیستم اطلاعات مدیریت یا MIS نامیده می شود. MIS در حقیقت سیستمی مبتنی بر رایانه است که اطلاعات را بر اساس خواسته هاي کاربران در اختیارشان قرار می دهد.

MIS نه تنها مدیران را در امور استراتژیک حمایت می کند، بلکه در تصمیمات تکراري و روزمره نیز اطلاعات لازم را در اختیار مدیران قرار می دهد و آن ها را قادر می سازد تا به اطلاعاتی دست یابند که در تصمیم گیري ها کمک موثري براي آنها باشد.

تعاریف دیگري که درمورد سیستم هاي اطلاعات مدیریت عنوان شده اند، به شرح زیر می باشد:

•    MIS ، سیستمی رسمی در سازمان است که گزارش هاي لازم را براي فرایند تصمیم گیري مدیران در سطوح مختلف سازمان فراهم می آورد. 

•    MIS ، یک سیستم سازمانی است که اطلاعات گذشته، حال و پیش بینی شده در مورد شرکت و محیط آن را ارایه می کند. 

•    MIS ، سیستمی کامپیوتري است که اطلاعات را در اختیار کاربران مربوطه قرار می دهد. 

•    ترکیبی از کوشش هاي انسانی با استفاده از ابزار کامپیوتري جهت جمع آوري، نگه داري، بازیابی اطلاعات با بهره گیري از سیستم هاي ارتباطی به منظور مدیریت مطلوب فعالیت هاي سازمان می باشد.

•    عبارتست از روش هاي رسمی تهیه و آماده سازي اطلاعات دقیق و به موقع جهت تسهیل فرایند اتخاذ تصمیم مدیران در هنگام برنامه ریزي، کنترل و اتخاذ تصمیم موثر و بهینه سازمان.

•    با ارایه اطلاعات صحیح و مناسب به کارکنان ذي ربط، به شکل مناسب و در زمان مناسب، نقش حساسی در جهت تامین اهداف اصلی سازمان دارد. 

5.    نقش سیستم اطلاعات مدیریت در سازمان ها و شرکت ها

سیستم اطلاعات مدیریت از طریق سیستم هاي مختلفی چون سیستم هاي جستجو، سیستم هاي تحلیلی، سیستم هاي مدل سازي و سیستم هاي پشتیبانی کننده، نیازهاي اطلاعاتی را برآورده می سازد و در برنامه ریزي راهبردي، به کنترل مدیریت، کنترل عملیات و پردازش عملیات کمک می کند.

سیستم اطلاعات مدیریت به کارکنان اداري در پردازش اطلاعات کمک می کند و به پرسش هاي آن ها درباره داده هاي مربوط به کارها، وضعیت اطلاعات خاص ثبت شده و ارجاع به اسناد متعدد پاسخ می دهد. همچنین به کارکنان رده پایین مدیریت با ارائه داده هاي عملیاتی در برنامه ریزي، زمانبندي و کنترل داده ها یاري می دهد و در زمان تصمیم گیري در سطح عملیاتی و در اصلاح وضعیت خارج از کنترل به آنها کمک می کند.

سیستم اطلاعات مدیریت به مدیران میانی در برنامه ریزي کوتاه مدت، تعیین هدف و کنترل کارها کمک می کند و ابزارهاي مدیریتی برنامه ریزي و کنترل سیستم اطلاعات مدیریت پشتیبانی می نماید. سیستم اطلاعات مدیریت نقش تولید اطلاعات، برقراري ارتباط و شناسایی مشکلات را بر عهده دارد و با اتخاذ تصمیم ها یا کمک به تصمیم گیري در حل مشکلات یاري می رساند. از این رو سیستم اطلاعات مدیریت، در مدیریت، اداره و عملیات سازمان نقش اساسی دارد.

این سیستم می تواند به مدیران مالی و حسابداري در حسابرسی دقیق و به موقع حسابها، به مدیران انبار در ثبت دقیق ورود و خروج کالا به انبار، به مدیران برنامه ریزي در برنامه ریزي به موقع مواد و تولید، به مدیران خرید و فروش، در خرید به موقع مواد و فروش به موقع محصولات یاري رساند.