بخشی از مقاله
بررسی تاثیر سیستم اطلاعات مدیریت بر بهبود عملکرد مدیران (مطالعه موردی: مدیران مراکز دولتی استان اصفهان)
چکیده سیستمهای اطلاعات مدیریت، سیستم سازمان یافته و ابزار مناسبی هستند، که اطلاعات صحیح و خلاصه شده را در موقع مناسب به تصمیمگیرندگان و مدیران سازمانها، ارائه داده و امکان مدیریت سریعتر و دقیقتر را برای مدیران فراهم میسازند. از سویی، مدیریت و عملکرد مدیران سازمانها دو واژه نزدیک به هم در مدیریت و انجام امور سازمان هستند. از سویی دیگر، سیستمهای اطلاعات مدیریت یکی از دستاوردهای تحولات بسیار شگرف در زمینه تکنولوژی اطلاعات میباشد که در دو دهه اخیر تصمیمگیری را برای مدیران نه تنها سهل و آسان نموده بلکه تأثیرات مهمیدر سیستم مدیریت سازمان و ساختار سازمانی ایجاد کرده است. به همین لحاظ بررسی و شناخت این فرآیند تأثیرگذاری امروزه دارای اهمیت بسیاری است. لذا هدف از این تحقیق بررسی نقش سیستم اطلاعات مدیریت در بهبود عملکرد مدیران (مطالعه موردی: مدیران مراکز دولتی استان اصفهان) است. در این تحقیق هم از روش کتابخانهای و هم از روش میدانی برای تجزیه و تحلیل دادهها استفاده شده است. جامعه آماری تعدادی از مدیران مراکز دولتی استان اصفهان هستند که تعداد آنها با استفاده از نمونهگیری تصادفی ساده 50 نفر تعیین شدند. در این تحقیق از پرسشنامه 20 سوالی که توسط محققین تهیه و طراحی شده، استفاده شده است. با استفاده از آلفای کرونباخ اعتبار پرسشنامه 0/730 تعیین شد. تجزیه و تحلیل دادهها با بهرهگیری از نرم افزار SPSS در دو بخش آمار توصیفی و استنباطی test)T یک نمونهای) انجام گرفت. نتایج تحقیق نشان داد که، سیستم اطلاعات مدیریت در بهبود عملکرد مدیران اثر مثبت و معناداری دارد.
واژههای کلیدی: سیستم اطلاعات مدیریت، عملکرد مدیران، مدیران مراکز دولتی استان اصفهان.
.1 مقدمه
پیشرفت تمدن و علم، در زمینههای گوناگون زندگی جوامع بشری، همواره پیچیدگیهای روزافزونی را از نظر تشکیل و اداره امور
سازمانها بوجود آورده است. همین پیچیدگی، کارشناسان و پژوهشگران رشته مدیریت را بر آن داشته است که در اصالت تئوری مدیریت تجدید نظر به عمل آورند، به همین لحاظ برخلاف مدیریت سنتی که مدیریت، در مفهوم بکارگیری کلیه امکانات موجود سازمان برای رسیدن به هدف موردنظر، بیان میشود و تعریف نوین مدیریت، وظیفه و مسئولیت اصلی مدیر تصمیمگیری منطقی و خوب است. امروزه توسعه و پیچیدگی سازمانهای تخصصی مدیریت سنتی گذشته را غیرکارآمد ساخته و سیستمهای اطلاعات مدیریت پدیدهای است که میتوان آن را مشخصه گذر از مدیریت سنتی به مدیریت مؤثر دانست. چرا که در اداره، سازمانهای بزرگ امروزی، عمل تصمیمگیری به قدری مهم است که برخی از دانشمندان رشته مدیریت، سازمان را شبکه تصمیم و مدیریت را عمل تصمیمگیری اختصاص داده است. مدیران برای انجام اصلیترین وظیفه خود یعنی تصمیمگیری نیازمند اطلاعات میباشند، لذا وجود یک نظام یا سیستم اطلاعاتی که بتواند حجم عظیم اطلاعات موردنیاز آنها را جمع آوری، دستهبندی و در قالبی سازمان یافته به آنها ارائه نماید، ضروری میباشد. (اصغرپور، .(1390 به عبارتی، امروزه مدیریت بدون داشتن اطلاعات موردنیاز خود در مقاطع زمانی خاص قادر به رهبری سازمان خویش برای رسیدن به اهداف از پیش تعیین شده نمیباشد به عبارت دیگر هر عملی در سازمان به نتیجه فرآیند تصمیمگیری در سطح مختلف مدیریتی آن سازمان بستگی دارد و بدیهی است که اطلاعات درست به موقع متناسب با موضوع و برخوردار از جامعیت لازم، برای عملکرد بهینه مدیران امری حیاتی است. چرا که، مدیران با دریافت اطلاعات و پردازش آن به شناختی دست مییابند که براساس آن گزینههای ممکن در حل مسایل را تشخیص داده و مناسبترین آنها را انتخاب میکند. و از آنجا که، زیباترین و مؤثرترین جلوه اطلاعات در سازمان، ارائه اطلاعات درست و به موقع به مدیریت سازمان است تا از این طریق مدیران را در عملکردشان یاری کند، پس بایستی گفت که از اطلاعات در سازمان به عنوان سیستمی یاد میشود، که امروزه در مدیریت و اداره سازمانهای مختلف آنرا به عنوان سیستم اطلاعات مدیریت میشناسند. این سیستمهای اطلاعات باعث میشود که توان تصمیمگیری مدیریت در سازمان ارتقاء پیدا کند. به عبارتی دیگر هدف سیستمهای اطلاعات مدیریت افزاش روند اداره اطلاعات و کاهش حدس و گمان و عدم اطمینان در حل مشکلات در سطح مختلف سازمانی از طریق سیستم است. به طور کلی سیستمهای اطلاعات در روند تکامل دادههای جدید به سیستم است. شاید به همین دلیل است که گفته شده سیستمهای اطلاعات مدیریت پدیدهای است که میتوان آن را مشخصه گذر از مدیریت سنتی به مدیریت مؤثر دانست. پس، برای اینکه بتوانیم عملکرد مدیران را بهبود بخشیم بایستی از طریق سیستمهای اطلاعات مدیریت، اطلاعات موردنیاز مدیران را در زمینه برنامهریزی، سازماندهی، ارتباطات، کنترل و نظارت و به طور کلی تصمیمگیری تأمین نماییم. آنچنان که آقای کانتر در سال 1984 دریافت که ارزش وزنی سیستم اطلاعات مدیریت بر وظایف چهارگانه مدیر یعنی برنامهریزی، سازماندهی، ارتباطات، کنترل و نظارت تاثیر دارد (رحمانی، .(1381 سرانجام بایستی گفت که سیستمهای اطلاعات مدیریت یکی از دستاوردهای مختلف نه تنها سهل و آسان نموده است. بلکه تأثیرات مهمیدر سیستم مدیریت سازمان و ساختار سازمانی ایجاد کرده است.
با توجه به مطالب فوق و از آنجا که هدف از این تحقیق بررسی تاثیر سیستم اطلاعات مدیریت بر بهبود عملکرد مدیران (مطالعه موردی: مدیران مراکز دولتی استان اصفهان) است، لذا محققین به دنبال پاسخ به این پرسش هستند که آیا سیستم اطلاعات مدیریت بر بهبود عملکرد مدیران مدیران مراکز دولتی استان اصفهان اثر دارد؟ یا خیر.
-1-1 مبانی نظری تحقیق
-1-1-1 مفهوم سیستم سیستمها بیشمار هستند، به عبارتی، مولکولها، سلولها، نباتات، حیوانات، انسانها، جوامع، ماشینها و دیگر نظامهای مکانیکی، منظومه های کیهانی، نظامهای اجتماعی، سیاسی، اقتصادی و فرهنگی، سیستم اطلاعاتی، کامپیوتر، نظامهای تولیدی، آموزشی، تأمین اجتماعی، خدمات درمانی، ارتباط جمعی، حسابداری بایگانی، نظامهای حقوق و دستمزد، بازنشستگی، ارزشیابی، کارکنان و کنترل برخی از نمونههای سیستم هستند. پس سیستم، مجموعهای از عناصر میباشد که به خاطر خواسته مشترک رسیدن به یک هدف با هم ترکیب میشوند. یک سیستم گروهی از اجزاء به هم وابسته است که به واسطه وابستگی حاکم بر اجزای خود، کلیت جدیدی را احراز کرده و از نظم و سازمان خاصی پیروی مینماید و در جهت تحقق هدف معینی که دلیل وجودی آن است، فعالیت میکند. در مفهوم دیگر از سیستم مجموعه از اجزاء و روابط میان آنهاست که توسط ویژگیهایی معین، به هم وابسته یا مرتبط میشوند و این اجزاء با محیطشان یک کل را تشکیل میدهند. با توجه به گفتههای فوق از سیستم تعاریف متعددی ارایه شده است و هر صاحبنظر و محققی تعریفی از آن، ارایه دادهاند. در زیر به سه تعریف وظیفهای (کارکردی)، فرآیندی (مکانیزمی) ، و ساختاری (عنصری) از سیستم اشاره میشود:
مفهوم وظیفهای یا کارکردی: در این مفهوم، یک سیستم مجموعه منظمی از عناصر به هم وابسته است که برای رسیدن به اهدافی مشترک با هم در تعامل هستند. مفهوم فرآیندی یا مکانیزمی: در این مفهوم، سیستم مجموعهای از ورودیها (درون دادهها ) را دریافت میکند، پردازشهایی بر روی آنها انجام میدهد، مجموعهای از خروجیها (برون دادهها) را تولید میکند و از مکانیزم بازخورد برای تنظیم عملکرد خود استفاده میکند. مفهوم ساختاری یا عنصری: در این مفهوم، سیستمهای اطلاعاتی حاوی اجزایی هستند که در رأس این هرم انسان قرار دارد که مهمترین رکن آن است و اگر این جزء عملکرد درستی نداشته باشد، هزینهها و انرژیهای صرف شده تلف خواهند شد. اطلاعات در سطح بندی قرار دارد که توسط انسان پشتیبانی میشود. سطح سوم این هرم را نرم افزار تشکیل میدهد که در واقع تولید کننده اطلاعات است و در لایه زیرین آن سخت افزار قرار دارد که در شبکههای کامپیوتری جای میگیرد. (مقدسی، .(1386
-2-1-1 ترکیب سیستم هر سیستم از اجزایی تشکیل شده است و هر جزء نقش خاصی را در جهت تحقق هدف سیستم ایفا میکند. اجزای سیستم عواملی هستند
که موجودیت آن را تشکیل میدهند و آن را در رسیدن به اهداف سیستم یاری میکنند. ترکیب اجزای سیستم عبارتند از:
درون دادهها (دادهها): عبارتند از کلیه آنچه که به نحوی وارد سیستم میشود و تحرک و فعالیت سیستم را سبب میشود. بدیهی است که بدون تزریق داده، ادامه حرکت و زیست سیستم ممکن نخواهد بود. به عنوان مثال، در یک سیستم تولیدی، دادهها مجموعهای از نیروی انسانی با درجات متنوعی از مهارتها و تخصص ها، مواد اولیه، سرمایه، انرژی، تکنولوژی و اطلاعات میباشند.
فرآیند تبدیل (میان داد): منظور درون دادههایی است که به سیستم وارد میشوند، طبق برنامه سیستم در جریان تغییر و تبدیل قرار میگیرد و در واقع کار در سیستم انجام میشود و در دادهها تغییر به وجود میآید.
برون دادهها ( ستادهها): منظور داده هایی است که در فرآیند تبدیل قرار میگیرند، طبق نظم و سازمانی که بر سیستم حاکم است، به صورت کالا یا خدمت، از سیستم به محیط صادر میشوند.
بازخورد (بازداد): مفهوم سیستم با دو جزء بازخورد وکنترل کامل میشود. چنین سیستمیارغالباً سیستم سایبرنتیکی مینامند. بازخورد اطلاعاتی در مورد عملکرد واقعی و برون داد سیستم است. کنترل، فرآیند سنجش و مقایسه عملکرد واقعی سیستم با عملکرد از پیش تعیین شده (استانداردها) است. به طوری که استنباط میشود کنترل تبیین و تعیین استانداردهایی از قبل تعیین شده برای سنجش عملکرد واقعی سیستم است. بازخورد و کنترل به قدری به هم وابسته هستند که معمولاً بازخورد، به عنوان بخشی از مفهوم کنترل تلقی میشود.
محیط و محدوده سیستم: هر سیستم در محیطی قرار دارد و از عوامل محیطی تأثیر می پذیرد و بر آنها اثر میگذارد. به عبارت دیگر، سیستم و عوامل محیطی مانند عوامل طبیعی، فرهنگی، ایدئولوژیکی، اجتماعی، سیاسی و اقتصادی بر هم تأثیر وتأثر متقابل دارند. به این ترتیب، محیط هر سیستم را عواملی تشکیل میدهند که اگر چه جزء سیستم نیستند، اما تغییر در هر یک از آنها میتواند موجب تغییراتی در سیستم شود.(غلامزاده، .(1375
-3-1-1 طبقه بندی سیستمها دانشمندان و متفکران طبقه بندی گوناگون برای سیستمها قائل شدهاند. در این جا به نمونههایی از آنها اشاره میشود:
سیستم طبیعی و مصنوعی: سیستمی است که موجودیت آن ناشی از برنامهریزی و عملکرد آگاهانه انسان نیست. در حالیکه سیستم مصنوعی سیستمی تصنعی و ساخته دست بشر است.
سیستمهای اصلی و فرعی: سیستمی است که برخود نظارت دارد و وظیفه خاصی را انجام میدهد و برای ریسدن به هدف معینی میکوشد. با دید گستردهتری این سیستم فرعی که نقش ویژهای را ایفا میکند، خود یکی از اجزای تشکیل دهنده سیستم بزرگتری است که میتوان آن را سیستم اصلی نام نهاد بنابراین سیستم اصلی از به هم پیوستن چند سیستم فرعی پدیده میآید.
سیستمهای باز و بسته: سیستی است که از نظر ارتباط با محیط پیرامون خود به دو دسته تقسیم میشوند: سیستم بسته سیستمی ساده است که با محیط خود ارتباطی برقرار نمیکند. البته قابل ذکر است که سیستمکاملاً بسته وجود ندارد. سیستم باز سیستمی است که با محیط پیرامون خود در ارتباط است. سیستمهای بسته در برخورد با محیط، سازمان خود را از دست میدهند یا جهت فعالیتهایشان تغییر میکنند.
سیستم حلقه بازخورد باز و بسته: هر سیستمی میتواند عملیات خود را کنترل کند. یک سیستم بدون مکانیسم کنترل، حلقه بازخورد و عناصر اهداف یک سیستم بازخورد حلقه باز نامیده میشود. یک سیستم با سه عنصر کنترل (اهداف، مکانیسم کنترل و حلقه بازخورد) یک سیستم حلقه بسته نامیده میشود.
سیستم های قطعی و احتمالی: سیستم قطعی به آن نوع از سیستمها اطلاق می شود که نتایج عملیات آن قابل پیش بینی باشد. در حالیکه سیستم احتمالی، سیستمی است که پیش بینی دقیق و قطعی نتایج علمکرد آن ممکن نیست و پیش بینی نتایج بیشتر بر مبنای احتمالات است.
سیستمهای فیزیکی و ادراکی: سازمان یک سیستم فیزیکی است و از منابع فیزیکی تشکیل شده است. در حالی که سیستم ادراکی سیستمی است که از منابع ادراکی و فکری (دادهها و اطلاعات) استفاده میکند تا سیستم فیزیکی را ارائه نموده و نشان دهد.1
-4-1-1 مفهوم اطلاعات
کوچکترین ذره اطلاعاتی را بیت گویند. در سیستم دو دویی یکی از دو حالت صفر((0 و یک (1)، یک بیت اطلاعات را نمایش میدهد. از قرار گرفتن دادهها در درون یک متن معنی وار که اغلب به صورت پیام است، اطلاعات به دست میآید. به عبارت دیگر، دادههای ساختار یافته یا تفسیر شده را اطلاعات گویند. اگر عددی یا واقعیتی برای فردی خاص و در ارتباط با موضوعی معین در زمان تصمیمگیری تعبیر و تفیسر شود، به اطلاعات تبدیل میشود. نتیجه حاصل از دادههای پردازش شده را اطلاعات میگویند. (لاودن و لاودن، .(1385
-5-1-1تعاریف اطلاعات اطلاعات عبارت است از وقایع پردازش شده که در اخذ تصمیم ممیز واقع میشوند. به عبارت دیگر، اطلاعات، دادههایی است که به یک
عنصر معنادار و مفید تبدیل شده است. این تبدیل، نیازهای افراد خاصی را برطرف میکند.
به هر حال، به هر شکلی که اطلاعات را تعریف کنیم، اطلاعات میتواند اهداف زیر را داشته باشد: -1 موجب جابجایی آگاهی و دانش است.
-2 آگاهی و هوشیاری میدهد و شگفتی میآفریند.
-3 ایجاد انگیزه میکند و افراد را تحت تأثیر قرار داده و آنها را بر میانگیزد که اقدامی به عمل آورند. -4 از عدم اطمینان میکاهد و منجر به اخذ تصمیمات مطئمنتری میشود.
-5 گزینههای جدیدی را آشکار ساخته یا موجب حذف گزینههای نامربوط و ضعیف میگردد. (ثاقب تهرانی و تدین، .(1380
-6-1-1ویژگیهای اطلاعات مناسب مربوط بودن: اطلاعات وقتی مرتبط است که در تصمیمگیری مؤثر باشد. اگر اطلاعاتی باعث اخذ تصمیم بهتری شود و آن را بهبود بخشد، آن اطلاعات مرتبط محسوب میشود.
به موقع بودن: اطلاعات ممکن است دارای ارزش زمانی و یا فاقد آن باشد. یعنی ممکن است دستهای از اطلاعات در محدوده زمانی مشخص ارزشمند باشند.
صحیح بودن : میزان اشتباه در اطلاعات به طور متوسط به عواملی مانند زمان و ارزش تصمیمات اخذ شده بستگی دارد. اگر مدیر تصمیمگیری را با سرعت انجام دهد، امکان بروز اشتباه بیشتر از زمانی است که زمان و منابع زیادی برای کاهش اشتباه داشته باشد.
به روز بودن: به این معنی است که اطلاعات بر اساس آخرین نسخه آن باشد.
قابل رسیدگی بودن: به این معنی که صحت اطلاعات قابل رسیدگی باشد. اطلاعات جدید باید در مقایسه با اطلاعاتی که صحت آنها لاًقب محرز گشته است، تأیید شود. اما تقریباً صحت اغلب اطلاعات با دنبال کردن آنها تا منبع اصلی شان تأیید میشود. عبارت قابل ممیزی بودن اطلاعات اغلب برای تشریح ابزاری به کار میرود که میتواند خلاصه اطلاعات را با برگشت به منبع اصلی آن پیگیری کند. همچنین، میتواند دادههای ورودی مفصل را به اطلاعات خلاصه تبدیل کند. تعیین صحت اطلاعات بدون بکارگیری ممیزی معمولاً غیرممکن است.
کامل بودن: به این معنی است که اطلاعات در برگیرنده کلیه جزئیات لازم برای تصمیمگیری باشد.
-7-1-1انواع اطلاعات اطلاعات را از ابعاد گوناگونی میتوان طبقه بندی نمود:
منبع اطلاعات ( اطلاعات از نظر منابع اطلاعاتی): اینکه اطلاعات در داخل سازمان ایجاد شدهاند یا خارج آن. از این منظر اطلاعات به دو دسته خارجی و داخلی تقسیم میشوند.
چارچوب زمانی (اطلاعات از نظر دوره زمانی): اطلاعات مربوط به موضوعی در گذشته است، یا در حال و یا در آینده. از این اطلاعات به سه دسته بلند مدت، میان مدت، و کوتاه مدت تقسیم میشوند.
رسانه ارتباطی (اطلاعات از نظر رسانهها): اطلاعات کتبی ارائه میشود و یا شفاهی.
حوزه های تخصصی (اطلاعات از نظر زمینه عملیاتی): اطلاعات از نظر حوزههای تخصصی، اطلاعات مربوط به فعالیتها ی اولیه مانند هزینه مواد خام و تدارکاتی میباشد، یا مربوط به امور پرسنلی و حتی هزینه غیبت و تأخیر کارکنان، از این منظر اطلاعات مورد استفاده بخشهایی همچون بازاریابیش، منابع انسانی، حسابداری، مالی و تولید قرار میگیرند.
سطوح تصمیمگیری (اطلاعات از نظر زمینه سطوح سازمانی): کاربرد اصلی اطلاعات در یکی از سطوح استراتیک، تاکتیکی و یا اجرایی است. از این منظر، اطلاعات مورد استفاده سطوح عالی، میانی و عملیاتی میباشد.
