بخشی از مقاله
چکيده
سازمان هابا توجه به نوع فعاليتشان ،درگروه هاي مختلف تقسيم بندي مي شوند، از آن جمله مي توان به سازمان هاي پروژه محور،سازمان هاي توليد محور،سازمان هاي دانش محوروسازمان هاي اقتصاد محورو ...اشاره نمود. هر کدام ازسازمان هابراي موفقيت و حرکت به سمت تعالي مي بايست از ابزارهاو استانداردهاي عملکرد مخصوص به خود برخوردار باشند. با عنايت به اينکه تعدادسازمان هايي که ماهيت پروژه محور دارند،قابل توجه مي باشد.از آن جمله مي توان به شرکت هايي که در بخش نفت ، گاز، پتروشيمي و ساير انرژي هاکه در بخش دولتي و خصوصي فعال هستند اشاره نمود. اين شرکت هابراي موفقيت و تعالي سازماني، لازم است علاوه بر توجه به استانداردهاي فني و مهندسي به استانداردهاي موجود در زمينه مديريت پروژه ومدل هاي ارزيابي نيز توجه جدي نمايند. اين مقاله ضمن بررسي الزامات گستره دانش مديريت پروژه با عنوان :PMBOK® Guide ٢٠٠٤که توسط انجمن مديريت پروژه PMI٥ در امريکا تدوين ودر تمام نقاط دنيا پذيرفته شده است ، مدلي کاربردي جهت خود ارزيابي حرکت سازمان در رعايت الزامات استاندارد مديريت پروژه ارائه مي نمايد. اين مدل به صورت موردي در پروژه هاي شرکت گاز استان زنجان که يکي از شرکت هاي فعال در امر گازرساني به مناطق شهريو روستايي مي باشد، مورد استفاده قرارگرفته است .
واژگان کليدي :
مديريت پروژه ، PMBOK ، ارزيابي مديريت پروژه .
مقدمه
امروزه با افزايش متقاضيان استفاده از گاز طبيعي و با توجه به سياست جايگزيني گاز به جاي ساير سوختهاي فسيلي توسعه و اجراي پروژه هاي گازرساني رشد چشمگيري داشته است به طوريکه درحال حاضر تعداد پروژه هاي فعال شرکت هاي گاز به هزاران مورد رسيده است .
با توجه به گسترش تعداد پروژه هاي گازرساني لزوم استفاده از ابزارهاو تکنيک هاي علمي مديريت و کنترل پروژه بيش از پيش احساس مي شود. به منظور انجام اين کارها بر آن شديم تا با مبنا قرار دادن استاندارد مديريت پروژه PMBOK وضعيت موجود پروژه هاي شرکت رابا وضعيت مطلوب مقايسه کنيم . تا پس از مشخص نمودن ميزان انحراف در هر يک از عناصر مديريت پروژه نسبت به اولويت بندي آنها اقدام گردد. به عبارت ديگربا توجه به گستردگي حجم و تعداد پروژه هادرشرکت هاي گازاستاني و اينکه مديريت مناسب پروژه هاي گازرساني به عنوان يک معيار در رتبه بندي عملکردشرکت ها موردنظر کارشناسان مي باشد . بنابر اين يکي از مهمترين ابعاد رقابتي در مقايسه عملکرد شرکت هاي گاز استاني کارايي در مديريت پروژه ها مي باشد به منظور بهبود اين معيار، شرکت هامي بايست نحوه اجراي پروژه هاي خودرابررسي نموده تا ضمن شناسايي نقاط ضعف و قوت در جهت بهبود و اصلاح آنها اقدامات لازم را به عمل آورند.مديران شرکت هابه منظور حصول اطمينان از حرکت سازمان به سمت تعالي و تقويت مزيت رقابتي خود بهتر است با آموزش کارشناسان مربوطه خود ارزيابي مستمر را در مديريت پروژه هاي شرکت اجرا نمايند.
الف - مديريت پروژه
طبق تعريف انجمن مديريت پروژه PMI "مديريت پروژه "عبارتست از به کار بستن دانش ها، مهارت ها،ابزارهاو تکنيک هاي مرتبط با فعاليت هاي يک پروژه در جهت رسيدن به نيازهاي آن مي باشد. همچنين علاوه بر تعريف فوق ايزو ١٠٠٠٦ نيز که در زمينه مديريت پروزه تدوين گرديده است مديريت پروژه را "طرح ريزي ، سازمان دهي، پايش ،کنترل و گزارش دهي تمامي جوانب يک پروژه و ايجاد انگيزه براي تمامي افراد درگير در آن جهت دستيابي به اهداف پروژه تعريف نموده است .
با توجه به تعاريف فوق مديريت پروژه در واقع راهي است براي اجراي موفق يک پروژه به طوري که پروژه بتواند در زمان تعيين شده با کيفيت مناسب و با هزينه معادل بودجه تعيين شده وبا مورد توجه قرار دادن اصول مديريت منابع انساني ، مديريت تدارکات ، مديريت ريسک و..... اجرا گردد. ممکن است براي اجراي اصول مديريت پروژه موانعي درسازمان هاوجود داشته که مانع از اجراي موفق پروژه مي شوند که هدف اين مدل ارزيابي و شناخت مستمر اين موانع و ارائه راه حلهاي موثرو کارا براي غلبه بر آنهاو استفاده از فرصتهاي بهبود در سازمان هاي پروژه محور مي باشد.
ب - گستره دانش مديريت پروژه (PMBOK)
به منظور تدوين يک مدل جامع مديريت پروژه ميبايست به چندين عامل اساسي توجه نمود که استاندارد PMBOK به صورت کامل مجموعه عوامل اثربخش درمديريت پروژه ها را شناسايي و به صورت زير بيان نموده است که دراين نوشتار مبناي طراحي مدل قرارگرفته و به شرح ذيل مي باشد :
گستره دانش مديريت پروژه (PMBOK)دربردارنده شيوه هاي سنتي ثابت شده اي است که به صورت فراگير بکار گرفته شده و هم چنين شامل علوم ابتکاري و شيوه هاي پيشرفته اي مي باشد که پيش از اين ، دامنه استفاده از آنها محدودتر به نظرمي رسيد. حيطه دانش مديريت پروژه و فرآيندهاي مرتبط با آنها در شکل صفحه بعد رسم شده است .
١- مديريت يکپارچگي پروژه
مديريت يکپارچگي پروژه ، در بردارنده فرآيندهاي مورد نياز، جهت تضمين هماهنگي و يکپارچگي ميان اجزا مختلف يک پروژه به نحو مناسب بوده و همچنين ، مبحث يکپارچگي، با هدف برآورده سازي مجموعه انتظارات و نيازمنديهاي سهامداران به ايجاد تبادل وتوازن ميان اهداف و گزينه هاي متعارض پروژه مي پردازد.
امکان يکپارچه سازي و منسجم نمودن کليه فرآيندهاي مديريت پروژه ، در مقدمه به واسطه انجام فرآيندهاي مشروح در اين مباحث مطرح مي گردد.
١–١–ايجاد برنامه پروژه :به جمع آوري نتايج ساير فرآيندهاي برنامه ريزي پرداخته و آنها را در قالب يک مستند يکپارچه و منسجم ، در کنار يکديگر قرار مي دهد.
١–٢–اجراي برنامه پروژه :به انجام برنامه پروژه از طريق اجراي فعاليت هاي موجود در آن مي پردازد.
١–٣–کنترل تغيير يکپارچه :به هماهنگ نمودن تغييرات در طول کل پروژه مي پردازد.فرآيندهاي فوق الذکر، با يکديگرو نيز ساير فرآيندهاي موجود در زمينه هاي ديگر دانش مديريت پروژه در تعامل مي باشند.
٢- مديريت محدوده پروژه
مديريت محدوده پروژه ، در برگيرنده فرآيندهاي لازم جهت تضمين اين نکته مي باشد که هر پروژه شامل تمام و تنها کارهاي مورد نياز جهت تکميل موفقيت آميز خود باشد
(منظور جامع و مانع بودن فعاليت هاي مشتمل در پروژه است ). مقوله مديريت محدوده پروژه ، در درجه اول با تعريف و کنترل موارد مشتمل در پروژه و خارج از آن در ارتباط است .
٢–١–فرآيندهاي آغازين : به کسب مجوزبراي پروژه يا فاز مي پردازد.
٢–٢–برنامه ريزي محدوده : به توسعه بيانيه اي مکتوب از محدوده پروژه به عنوان مبنايي براي تصميمات آتي آن مي پردازد.
٢–٣–تعريف محدوده : به تقسيم اقلام اصلي و عمده قابل عرضه در هر پروژه ، به مولفه هاي کوچک ترو با قابليت کنترل بيشتر مي پردازد.
٢–٤–تاييد محدوده : به پذيرش محدوده پروژه ، رسميت مي بخشد.
٢–٥–کنترل تغيير محدوده :تغييرات (احتمالي ) محدوده پروژه را کنترل مي نمايد. فرآيندهاي فوق ، با يکديگرو نيز با ساير فرآيندهاي موجود در زمينه هاي ديگر دانش مديريت پروژه در تعامل ميباشند.
٣- مديريت زمان پروژه
مديريت زمان پروژه ، دربردارنده فرآيندهاي مورد نياز جهت حصول اطمينان از تکميل بموقع پروژه مي باشد. وبه ايجاد و توسعه برنامه زمان بندي پروژه مي پردازد که اسامي آنها به شرح ذيل مي باشد:
٣–١–تعريف فعاليت :به شناسايي فعاليت هاي مشخص مي پردازد که درراستاي توليد اقلام مختلف قابل عرضه در هر پروژه ، مي بايست به اجرا درآيند.
٣–٢–توالي فعاليت :که به شناسايي و مستندسازي ارتباطات دروني ميان فعاليت هامي پردازد.
٣–٣–تخمين مدت زمان فعاليت که به تخمين تعداد دوره ها (پريودها) ي کاري لازم جهت تکميل هر فعاليت منفرد مي پردازد.
٣–٤–ايجادو توسعه زمانبندي که به تجزيه و تحليل توالي فعاليت ها، مدت زمان آنهاو منابع مورد نياز جهت خلق برنامه زمانبندي پروژه مي پردازد.
٣-٥–کنترل زمان بندي که تغييرات (احتمالي ) مربوط به زمانبندي پروژه را کنترل مي نمايد. فرآيندهاي فوق الذکر، با يکديگرو نيز با ساير فرآيندهاي موجود در زمينه هاي ديگر دانش مديريت پروژه در تعامل ميباشند.
٤- مديريت هزينه پروژه
مديريت هزينه پروژه ، دربردارنده فرآيندهاي مورد نياز به جهت تضمين اين نکته مي باشد که پروژه با بودجه مصوب خود تکميل گردد. فرآيندهاي اصلي مديريت هزينه پروژه به شرح زير مي باشد:
٤–١–برنامه ريزي منابع که به تعيين اين امر مي پردازد که چه منابعي (اعم از نيروي انساني، مواد، ابزار آلات و تجهيزات ) و به چه تعداد ازهر يک مي بايست جهت تکميل فعاليت هاي پروژه ، مورد استفاده قرار گيرد.
٤–٢–برآورد هزينه که به انجام يک تقريب (برآورد) از هزينه هاي مربوط به منابع مورد نياز جهت تکميل فعاليت هاي پروژه مي پردازد.
٤–٣–بودجه بندي هزينه که هزينه کلي برآورد شده را به مقادير کاري هر يک از فعاليت هاي منفرد پروژه تخصيص مي دهد.
٤–٤–کنترل هزينه که تغييرات احتمالي در بودجه پروژه را کنترل مي نمايد. فرآيندهاي فوق الذکر، با يکديگرو نيز ساير فرآيندهاي موجود در زمينه هاي ديگر دانش مديريت پروژه در تعامل مي باشند.
٥- مديريت کيفيت پروژه :
مديريت کيفيت پروژه ، در بردارنده فرآيندهاي لازم جهت تضمين برآورده سازي مجموعه نيازمنديهايي است که هر پروژه ، متعهدو ملزم به اجراي آنهاست . فرآيندهاي اين بخش به شرح ذيل مي باشد:
٥–١–برنامه ريزي کيفيت که به تعيين و شناسايي استاندارهاي کيفي مرتبط با پروژه و همچنين ، نحوه ارضا وبرآورده نمودن آنها مي پردازد.
٥–٢–تضمين کيفيت که به ارزيابي کارآيي کلي پروژه بر پايداري منظم و قاعده مند مي پردازد تا از ارضا و برآورده شدن استانداردهاي کيفي مرتبط با پروژه ، اطمينان حاصل نمايد.
٥–٣–کنترل کيفيت که نتايج مشخص و معين پروژه را مورد بازبيني قرار مي دهد تا مشخص نمايد که آيا نتايج مذکور از استانداردهاي کيفي مرتبط ، پيروي مي نمايد يا خير.
فرآيندهاي فوق الذکر،با يکديگرو نيز با ساير فرآيندهاي موجود در زمينه هاي ديگر دانش مديريت پروژه در تعامل مي باشند.
٦- مديريت منابع انساني پروژه
مديريت منابع انساني پروژه در بردارنده فرآيندهاي مورد نياز جهت دستيابي به موثرترين شيوه بهره گيري از افراد درگير با پروژه مي باشد. فرآيندهاي اصلي اين بخش عبارتند از:
