بخشی از مقاله
چکیده
مدیریت اثربخش ذی نفعان یک عنصر کلیدی در موفقیت پروژه به شمار میرود و هرگز نباید به فراموشی سپرده شود. مدیریت صحیح ذی نفعان در مواردی چون افزایش پشتیبانی از پروژه و پیش بینی مقاومتهای قابل انتظار، تعارضات و یا اهداف رقابت آمیز در میان ذی نفعان پروژه به کار می رود؛ بنابراین ضروری است تا کلیه ذینفعان صرفنظر از بزرگی یا کوچکی آنها شناسایی و دسته بندی آنان در مراحل بعدی انجام شده و استراتژی های مناسب ارتباطی هر یک از آنها در طول چرخه حیات پروژه تعیین و بکار بسته شود.
اگر هریک از ذی نفعان از فهرست حذف شوند، احتمال اینکه در بخشی از چرخه حیات پروژه ظاهر شوند وجود دارد و این میتواند منشاء بروز تاخیر و برخی موانع دیگر در مسیر موفقیت پروژه باشد. بنابراین شناسایی ذینفعان پروژه که در گروه فرآیندهای آغازین پروژه قرار می گیرد، باید در نهایت دقت و تلاش صورت گیرد. از همین رو در این مقاله، با هدف تهیه سند ثبت ذینفعان پروژه احداث خطوط سوم و چهارم ریلی تهران -کرج، شناسایی ذینفعان، تهیه لیست انتظارات، اختیارات هر یک از آنها در پروژه، میزان قدرت، نفوذ و رتبه بندی آنها در جهت بررسی تاثیر آنها در موفقیت پروژه به روش های کیفی و کمی انجام گردیده است. متدولوژی ارائه شده در این پژوهش می تواند سازمان های پروژه محور را در شناسایی و اولویت بندی ذینفعان پروژه های آتی آنها یاری رساند.
-1 مقدمه
مدیریت ذی نفعان پروژه، فرآیندهای مورد نیاز برای شناسایی افراد، گروهها و سازمانهایی که میتوانند بر پروژه تاثیر داشته و یا از آن تاثیر بپذیرند را در بر میگیرد - موسسه . - PMI 2012 هدف این است که انتظارات ذینفعان و تاثیر آنها بر پروژه شناسایی شده و استراتژیهای مدیریتی مناسب برای مشارکت اثربخش ذی نفعان در اتخاذ تصمیمها و اجرای پروژه های شرکت راه آهن ج.ا.ا تدوین گردد. همچنین، مدیریت ذی نفعان بر ارتباط مستمر با ایشان به منظور درک نیازها و انتظارات آنها، پرداختن به مسائل به وجود آمده، مدیریت نمودن منافع متضاد و تقویت مشارکت مناسب ذی نفعان در تصمیمها و فعالیتهای پروژه تمرکز دارد. رضایتمندی ذینفعان باید به عنوان یک هدف اصلی پروژه، مدیریت شود.
همانطور که مشخص است این فرآیندها با یکدیگر و نیز با فرآیندهای سایر حوزه های دانش در تعامل هستند. هر پروژه ذینفعانی دارد که تحت تاثیر مثبت یا منفی پروژه قرار گرفته و میتوانند آن را به صورت مثبت یا منفی تحت تاثیر قرار دهند. گرچه ممکن است بعضی از ذی نفعان توانایی محدودی برای نفوذ بر پروژه داشته باشند، اما برخی دیگر می توانند نفوذ قابل توجهی بر پروژه و نتایج مورد انتظارات آن داشته باشند. توانایی یا عدم توانایی مدیر پروژه در شناسایی و مدیریت صحیح و مناسب ذینعان، میتواند بر موفقیت و یا شکست پروژه تاثیر جدی داشته باشد.
در این تحقیق تلاش گردیده است به صورت مختصر به ادبیات موضوع مدیریت ذی نفعان اشاره و ضمن معرفی فرآیندهای مدیریت ذی نفعان که در استاندارد PMBOK بدان اشاره گردیده است، متدولوژی برای شناسایی، دسته بندی و تحلیل ذینفعان در شرکت راه ارائه و نهایتاً اسناد ثبت ذینفعان در پروژههای مورد بررسی، پیاده سازی و اجرا و در انتهای این مقاله ارائه گردد.
-2 مروری بر ادبیات
1-2 مدیریت ذینفعان پروژه بر اساس استاندارد PMBOK1
مدیریت ذینفعان پروژه فرآیندهای مورد نیاز برای شناسایی افراد، گروهها و سازمانهایی که میتوانند بر پروژه تاثیر گذارند و یا از آن تاثیر بپذیرند را در بر می گیرد. مدیریت ذی نفعان پروژه، شامل شناسایی دقیق گروه های تاثیرگذار یا تاثیرپذیر از یک پروژه و تجزیه و تحلیل میزان »قدرت«، »نفوذ« و »تاثیراتی« است که بر پروژه دارند، میباشد . - PMI, 2012 - شناسایی و تجزیه و تحلیل دقیق ذینفعان، میتواند موجب اتخاذ سیاستهای ارتباطی موثر و در نتیجه کسب حمایت یا افزایش سطح مشارکت آنها در پروژه شود؛ این موضوع یکی از عوامل کلیدی در موفقیت یک پروژه محسوب می شود. تجربه نشان داده که اطلاعرسانی صحیح و به موقع به ذینفعان موجب میشود که در زمان مواجهه با چالش، ذینفعان تعهد بیشتری نسبت به فعالیتهای پروژه نشان دهند و با اشتیاق بیشتری از پروژه حمایت کنند.
فرآیندهای مدیریت ذینفعان پروژه عبارت است از:
· شناسایی ذینفعان
· برنامهریزی مدیریت ذینفعان
· مدیریت مشارکت ذینفعان
· کنترل مشارکت ذینفعان
شکل :1 فرآیندهای مدیریت ذینفعان پروژه در استاندارد PMBOK - موسسه - 2012PMI
جدول :1 فرآیندهای مدیریت ذینفعان پروژه و گروههای فرآیندی مربوط به هر کدام
مدیریت ذی نفعان پروژه، میزان و سطح جزئیاتی که بر اساس آن بیانیه محدوده پروژه - کاری که باید انجام شود یا کاری که خارج از محدوده پروژه است - را تعریف میکند و میتواند چگونگی کنترل محدوده کلی پروژه را توسط تیم مدیریت پروژه تعیین نماید.
در آغاز پروژه توانایی اثرگذاری ذی نفعان بر ویژگی های نهایی محصول پروژه بدون اعمال تغییر قابل توجه هزینه نهایی پروژه در بیشترین حد خود می باشد و همچنان که پروژه به پیش میرود، این توانایی کاهش مییابد. معمولا هزینه تغییرات و اصلاح خطاها همزمان با پیشرفت پروژه افزایش قابل توجهی پیدا میکند.
شکل :2 نمودار نفوذ و تاثیر ذینفعان و هزینه تغییرات در طول زمان اجرای پروژه
