بخشی از مقاله
شناسایی و طبقه بندی دلایل تاخیر در پروژه ها براساس استاندارد PMBOK (مطالعه موردی: پروژه احداث پی وی سی در پتروشیمی آبادان)
چکیده
تاخیر و استفاده نادرست از زمان پروژه، از موضوعات شناخته شده در اجرای پروژه ها است، موضوعات کلانی همچون نبود برنامه و یا حتی موضوعات خردی همچون ریزش باران. در بررسی تأخیرات همواره یک سری از عوامل در اولین نگاه خود را به عنوان دلایل تأخیرات معرفی می کنند که در بسیاری از موارد، با دقت در آنها می توان به علل ریشه ای دست یافت که مستلزم نگاهی تیزبین به مساله است . از این رو استفاده صحیح از زمان پروژه ، جبران تأخیرات و جلوگیری از تکرار آنها در پروژه های بعدی مستلزم شناسایی واقعی تأخیرات و طبقه بندی آنهاست.
در این مقاله سعی شده است، تا با کمک ابزارها و روشهای مختلف انواع تاخیرات در اجرای یکی از پروژه های پتروشیمی شناسایی و طبقه بندی شود، و راهکاریی مبتنی بر استاندارد پیکره دانش مدیریت پروژه ارائه نمود تا تاخیر در پروژه مذکور را به حداقل رساند و یا زمان پروژه را بهتر مدیریت کرد تا از تجربه این پروژه بتوان برای اجرای پروژه های آتی استفاده نمود.
نتایج این مطالعه علاوه بر اینکه منجر به شناسایی دلایل تاخیر و حذف عوامل قابل کنترل می گردد ، می تواند به عنوان ابزاری بـرای ارزیابی سازندگان و راهنمایی برای جلوگیری از تاخیرات در پروژه ها به حساب آید. براساس طبقه بندیِ تاخیرات شناسـایی شـده مـی توان به معماری راهکارهای مورد نیاز آنها دست یافت.
واژه های کلیدی
پروژه، مدیریت پروژه، تاخیر ،PMBOK، پتروشیمی
.1 مقدمه
تاخیر ، عمل یا رویدادی است که برنامه زمانبندی یک قرارداد را طولانی تر کند، بعبارتی دیگر تاخیر عبارت است از حد فاصل زمان
3
برنامه ریزی شده و واقعی فعالیتهای پروژه . تاخیر یکی از مهمترین پدیده های رایج در پروژه هاست. شناسایی تاخیرات برای هر کدام از نهاده های درگیر دارای منافعی است از جمله:
کارفرمایان به دنبال علت یابی تاخیرات هستند تا بتوانند تسویه خسارتها و جریمه تاخیرات پیمانکاران را محاسبه نمایند و تخمین های مناسبی از حجم هزینه های اضافی تحمیل شده به پیمانکار در دست داشته باشند. بعلاوه با استفاده از تجربیات گذشته می توانند از رخ دادن موارد مشابه در آینده جلوگیری کنند.
پیمانکاران درصدد توجیه تاخیرات خود و فرار از پرداخت خسارت هستند.
شرکت های تامین کننده ضمانت ها و اعتبارات پروژه ها نیز باید جهت کنترل عملکرد دریافت کنندگان این تسهیلات مالی از علت و مسولیت تاخیرات مطلع باشند.[1]
تاخیر در اتمام پروژه ها و بهره برداری از آنها زیانهای متعددی را در پی دارد که عبارتند از:
راکد ماندن سرمایه و به تعویق افتادن بازگشت سرمایه کاهش قدرت خرید طبق بودجه پروژه به علت ارزش زمانی پول و افزایش نرخ تورم معطل ماندن منابع انسانی و تجهیزات و عدم بکارگیری آنها در پروژه های دیگر .
افزایش هزینه هایی همچون اجاره محل ، بیمه و انرژی افزایش حجم کاری برای رسیدن به اهداف پروژه و در نتیجه کاهش کیفیت اجرا و نیز افزایش هزینه از دست رفتن موضوعیت برخی پروژه های خاص و وابسته به زمان نارضایتی مردم و مشتری.[2]
این عوامل بگونه ای ضرورت شناسایی و طبقه بندی دلایل تاخیر را نشان می دهد. از این رو در این مقاله سعی شده است تا با کمک ابزارها و روشهای مختلف انواع تاخیرات در پروژه ها را شناسایی و طبقه بندی نمود و از روش سنتی که تاخیرات صرفا با کمک مصاحبه یا وزن به عمده ترین دلایل تاخیر شناسایی می شد خارج شده و با دید بازتری این پروژه ها بررسی گردند تا صحیح تر بتوان برای آنها راهکار پیدا کرد؛ زیرا ارایه راهکارهایی برای علل ظاهری، کاهش قابل توجه تأخیرات در پروژه های مشابه را به دنبال نخواهد داشت.
.2استاندارد PMBOK
پیکره دانش مدیریت پروژه شاید مهمترین خدمت سازمان مدیریت پروژه به حرفه مدیریت پروژه قلمداد شود . پیکره دانش مدیریت پروژه یک چارچوب استاندارد جهانی برای اداره کردن و اجرای پروژه ها محسوب میشود. موسسه مدیریت پروژه بطور مستمر این استاندارد را مورد بازبینی قرار می دهد تا مطمئن شود که جدیدترین مباحث و تجربیات مدیریت پروژه در این استاندارد لحاظ شود.[7]
مطالب پیکره دانش مدیریت پروژه براساس 5 گروه فرایندی اصلی و 9 حوزه دانشی ارائه شده است .
5 گروه فرایندی اصلی عبارتند از: آغازین، برنامه ریزی، اجرایی، کنترل و اختتام. و 9 حوزه دانش شامل مدیریت محدوده پروژه، مدیریت زمان پروژه، مدیریت کیفیت پروژه، مدیریت هزینه پروژه، مدیریت تدارکات پروژه، مدیریت ریسک پروژه، مدیریت ارتباطات پروژه، مدیریت منابع انسانی پروژه و مدیریت یکپارچگی پروژه ، می باشد.[7]
.3 صنعت پتروشیمی
صنایع پتروشیمی یکی از قدیمی ترین صنایع محسوب می شود؛ تحولاتی که در صنعت پتروشیمی رخ داده است آن را به صـنعت اول کشور تبدیل کرده است .آمار نشان دهنده حجم بالای سرمایه گذاری در بخش پتروشیمی است .این صنعت به عنوان زیر مجموعه شـرکت ملی نفت ایران در سالهای اخیر با شـتاب نسـبتا" خـوبی در جبـران عقب ماندگی های گذشته گام برداشته است ، به نحوی کـه در حـال حاضر از 90 درصد ظرفیت اسمی خود بهره برداری می کنـد.[3] بـا توجه به رشد 300 درصدی طرح های صـنعت پتروشـیمی طـی 10 سال آینده و برنامه بومی سازی طرح ها و پروژه های پتروشـیمی در طی 5 سال آتی، فشار بسیار زیادی در جهـت ارائـه نتـایج سـریع در پروژه ها وجود دارد، امـا علـی رغـم اجـرای پـروژه هـای متعـدد در پتروشیمی ،تأخیر و طولانی شدن زمان اجرای پروژه مهم ترین مانع برسر راه این امر بوده و در نتیجه مشکلات زیادی برای این صـنعت کلیدی به وجود آورده است تقریبا اکثر پروژه ها با این مسأله روبـرو
هستند. با توجه به این مهم اکثر کشورهای جهـان سـعی دارنـد بـا شناسایی و کاهش تأخیرات و مدیریت بهتر زمان پروژه های کلیدی و ملـی خـویش و اسـتفاده از اسـتانداردهایی همچـون PMBOK (پیکره دانش مدیریت پروژه(1، برای همزبانی در بازارها، رتبه بندی و جایگاه مناسب تری را کسب کنند و سعی دارند با انجام این رویکرد، از تکرار ضررها و مشکلات مشابه و تکـراری جلـوگیری کـرده و بـه صرفه جویی های زمانی و مالی مناسـب همـراه بـا بهـره وری بـالاتر دست یابند.
.4روش تحقیق
برای جمع آوری اطلاعات در این تحقیق از روش مصاحبه آزاد با کارشناسان پروژه استفاده شد تا از این طریق بتوانیم دلایل تاخیر مربوط به پروژه را شناسایی کنیم و برای اطمینان بیشتر از روش دلفی استفاده گردید علاوه بر این به منظور جمع آوری داده ها از مقالات و کتب علمی و اینترنت بهره گرفته شد و در تجزیه و تحلیل داده ها از نمودار علت و معلولی ، نمودار پارتو و شبکه روابط معنایی استفاده گردید.
.5شناسایی تاخیرات و طبقه بندی آنها
جهت شناسایی تاخیرات در پروژه ابتدا نمودار سری زمانی برای آن رسم گردید. در این نمودار محور افقی نشان دهنده میزان پیشرفت پروژه است و نمودارعمودی زمان را نشان می دهد یک منحنی نشان دهنده زمان برنامه ریزی شده و منحنی دیگر زمان واقعی را نشان می دهد. شکاف میان این دو منحنی نشان دهنده میزان تاخیر بین زمان واقعی و زمان برنامه ریزی شده است. در این نمودار با توجه به زمان کل پروژه بازه زمانی تعیین می گردد. مثلا اگر پروژه 3 ساله است بازه زمانی می تواند 1 ماه باشد .
نمودار.1نمودار پیشرفت زمانی پروژه
حال با توجه به شکافی که میان این دو منحنی وجود دارد دلایل تأخیرات پروژه با توجه به اسناد و مدارک و مصاحبه با متخصصین استخراج می گردد. با مشخص نمودن دلایل تاخیرات در پروژه در هر برهه زمانی حال نوبت به آن می رسد تا رابطه علت و معلولی بین
این تاخیرات مشخص شود . به این منظور از نمودار علت و معلولی استفاده می شود. سلسله مراتب علتها در این نمودار آنقدر ادامه می یابد تا هیچ علت فراموش نشده ای باقی نماند . نمودار 2 نمودار علت و معلولی برای پروژه مورد بررسی می باشد.
نمودار.2 نمودار علت و معلولی2
در مرحله بعدی با وزن دهی به این علل ، نمودار پارتو رسم می گردد. وزن دهی به تاخیرات در این پروژه با توجه به تکرار آنها در پروژه بود . به این معنا که هر تاخیر به تعداد دفعاتی که در طول پروژه اتفاق افتاده بود وزن دهی شد. به عنوان نمونه ، علت بد قولی شرکتهای خارجی طرف قرارداد برای تامین مواد در پروژه ای که نمودار علت و معلولی آن در بالا آمد، 5 بار باعث تاخیر در پروژه گردید، پس وزن این مقوله 5 می باشد. وسپس نمودار پارتو برای آن رسم گردید. به این صورت که پس از جمع آوری مجموعه ای از اطلاعات عددی با کمک وزن دهی به تاخیرات ، آنها را به صورت نزولی مرتب نموده و مقوله هایی را که کمترین تاثیر را داشته اند را به عنوان سایر طبقه بندی شدند. و نمدار پارتو برای ان رسم گردید تا از این طریق توانستیم دلایلی را که نقش اصلی در ایجاد تاخیر داشتند یا به عبارتی دلایلی که بیشترین بار تاخیر به دوش آنها بود شناسایی شوند . نمودار3، نمودار پارتو برای بررسی دلایل تاخیر می باشد.
نمودار.3 نمودار پارتو3 دلایل تاخیر
در بررسی تأخیرات همواره یک سری از عوامل در اولین نگاه خود را به عنوان دلایل تأخیرات معرفی می کنند .در بسیاری از موارد، با دقت در آنها می توان به علل ریشه ای دست یافت که مستلزم نگاهی تیزبین به مساله است .الگوی ارایه شده بایستی علاوه بر علل ظاهری قادر به شناسایی علل ریشه ای تأخیرات نیز باشد .در غیر اینصورت ارایه راهکارهایی برای علل ظاهری، کاهش قابل توجه تأخیرات در پروژه های مشابه را به دنبال نخواهد داشت. بنابراین کار بعدی استفاده از شبکه معنایی برای شناسایی علل ریشه ای می باشد
. در این مرحله مشخص می شود که هر کدام از اصلی ترین دلایل تاخیر که در واقع علل ظاهری هستند باعث ایجاد علتهای دیگری می شوند. برای نشان دادن رابطه درونی میان مجموعه ها از شبکه معنایی استفاده شده است .رابطه" نتیجه می دهد – به-(Result to (R-T)) " نیز در این شبکه ها بکار برده می شود .این رابطه بیان گر این مطلب است که هر تأخیر در یک مجموعه می تواند باعث ایجاد تأخیرهای دیگری نیز در همین یا مجموعه یا دیگری نیز بشود. با کمک این شبکه امکان شناسای دلایل ریشه ای تحقیق شناسایی می شود و به دلایل ظاهری افزوده می شود.[4]
پس از مشخص نمودن دلایل ظاهری و ریشه ای تاخیرات ، ذکر دو نکته به عنوان یافته های جانبی تحقیق ضروری است:
نکته اول اینکه تا اینجا دلایل ذکر شده تماما منتهی به کارفرما ، EP و سازنده بود .یعنی سه نهاده اصلی پروژه؛ اما عاملی دیگر نیز در علل تاخیرات پروژه مذکور وجود داشت و به کررات باعث ایجاد تاخیراتی در پروژه شد و آن عامل ریسک می باشد .گاهی مشاهده می شود که به این عامل در پروژه ها توجه نمی شود و به سادگی از کنار آن می گذرند در حالیکه عدم دخیل نمودن ریسک در پروژه خود از عوامل ایجاد تاخیر در پروژه است. شرایط آب و هوایی ، رسیدن به مین در حین حفر زمین و بالا رفتن قیمت آهن به علت مسائل به وجود آمده در بازار از جمله عواملی هستند که از حیطه ریسک باعث ایجاد تاخیر در پروژه شده اند.
