گزارش کارآموزی بررسی مقدماتی تدارکات و سیستم انبارها

بخشی از مقاله

گزارش كارآموزي بررسي مقدماتي تداركات و سيستم انبارها

مكان:
سازمان نقشه برداري كشور

مقدمه اي بر كارآموزي
در زمينه اجراي كارآموزي اينجانب در سازمان نقشه برداري كشور درخصوص امكان سنجي، طراحي، ايجاد سيستم انبار اداره تدراكات گزارش حاضر بعنوان «كارآموزي» تهيه شده و جهت نماياندن تصوير كلي و همه جانبه فعاليتهاي اداره تدارك، نه تنها سيستم انبار بلكه كليه سيستم هاي موجود مورد شناخت قرارگرفته اند اين گزارش حاصل مصاحبه با پرسنل اداره تداركات و بازديد عيني از

فعاليتهاي اين اداره مي باشد. ارتباطات اداره تداركات بامحيط بيروني شامل مديريتها و واحدهاي سازمان نقشه برداري و خارج از سازمان نيز دراين گزارش ملحوظ نظر واقع شده است ولي با توجه به گسترش سازمان نقشه برداري و سيستم هاي اداري و مالي آن سازمان از فعاليتهاي اداره تداركات گزارش تهيه گرديده اين گزارش شامل نتايج و ادامه فعاليتهاي مذكور در ساير واحدهاي

سازمان نمي باشد و صرفاً در حيطه فعاليتهاي اداره تداركات تهيه شده است، جهت ارائه بهتر ارتباطات و گردش اطلاعات اداره تداركات از تكنيك «نمودارهاي مفهومي گردش اطلاعات» (DFD) استفاده شده است تاكليه ارتباطات و وروديها و خروجيهاي سيستم فعلي به سهولت دردسترس خواننده قرار گيرند.
درقسمتهاي ديگر گزارش، شرح وروديها و خروجيها (فرمها، اطلاعات، درخواستها و …) و شرح كليه

فعاليت هريك از واحدهاي اداره تداركات ذكر گرديده است.
قسمت اشكالات و نارسائيها شامل نتيجه گيري از آن بخش ازروشهاي انجام كار است كه غيرمنطقي و غيراصولي بوده و يا اطلاعات و نحوه گردش اطلاعات جهت انجام صحيح و به موقع امور ناكافي تشخيص داده شده است.
قسمت اول – جايگاه سازماني و تشكيلات اداره تداركات
1- جايگاه سازماني اداره تداركات درسازمان نقشه برداري كشور
1-1-تداركات به عنوان يكي از ادارات امور اداري و خدمات درحوزه معاونت مالي اداري سازمان نقشه برداري جاي دارد.
ساختار كلي سازمان نقشه برداري و جايگاه اداره تداركات درنمودار زير نشان داده شده است:

2-1-اداره تداركات جمعاً‌ با 11 نفر پرسنل زير نظر رياست اداره مجموعه فعاليتهاي خر

يد كالا و خدمات نگهداري كالا درانبار و تحويل به واحدهاي (مصرف كننده) سازمان را بعهده دارد. تشكيلات اداره تداركات در نمودار زير نشان داده شده است:

قسمت سوم : وروديها و خروجيها
سيستم هاي اداره تداركات
دراين بخش مجموعه فعاليتهاي اداره تداركات عليرغم منطقي بودن و يا منطقي نبودن ارتباطات به صورت يك سيستم درنظر گرفته شده است و شرح وروديها و خروجيهاي آن به ترتيب زير مي باشد:

رديف شرح وروديها از محتوي

1 درخواست خريد مديريت هاي واحدهاي سازمان شرح و مشخصات كالاي درخواستي، تعداد قيمت، برآوردي، نام متقاضي، تأئيد و تصويب مديريتهاي ذيصلاح به اسناد رسمي ارسال مي‌گردد
2 درخواست كالا مديريت هاي واحدهاي سازمان شرح و مشخصات كالاي درخواستي تعداد و تاريخ مورد نياز شماره و تاريخ حواله انبار (توسط قسمت كاردكس تكميل مي شود)
3 مدارك و اطلاعات هزينه هاي انجام شده مديريتهاي واحدهاي سازمان فاكتورهاي خريد و هزينه
4 صورتحساب بانك و اعلاميه‌هاي بانكي بانك ملي شعبه نقشه برداري عملكرد حسابجاري 90001
5 اطلاعات سرفصلهاي حسابهاي هزينه (مواد 21 گانه) وساير سرفصلها امور مالي و ذيحسابي به اداره ‌ي تداركات ارسال مي‌گردد.
6 چك تجديد تنخواه گردان امور مالي وذيحسابي ـــ
7 فهرست نماينده اسناد هزينه قطعي‌‌ (پس از امضاء) امور مالي و ذيحسابي به اداره‌ي تداركات ارسال مي‌گردد
8 درخواست خريد (پس از تامين اعتبار) امور مالي و ذيحسابي به اداره‌ي تداركات ارسال مي‌گردد
9 مدارك هزينه هاي مربوط به خريدهاي خارجي واحد سفارشات خارجي فاكتورهاي حمل هزينه هاي داخلي مدارك گمركي
10 قبض انبار (خريدهاي خارجي) واحد سفارشات خارجي رسيداقلام (عمدتاً فيلم، كاغذ، و… عكاسي)
11 صورتحساب خريد فروشندگان كالا و خدمات مقدار، مبلغ، شرح كالا و خدمات
12 آئين نامه دولتي و بخشنامه سازمان برنامه و بودجه/ سايرنهادهاي دولتي مقررات، دستورالعملها و …
رديف شرح خروجيها به محتوي
1 قبض انبار (سه نسخه) امور مالي وذيحسابي نام تحويل دهنده شماره، تاريخ، شرح و مشخصات كالا، شماره كالا، تعداد يا مقدار نرخ و بها اقلام ارسال مي گردد
2 حواله انبار (به نسخه) واحدهاي سازمان نام انبار تحويل دهنده، نام گيرنده كالا، شرح و مشخصات كالا شماره كالا، تعداد يامقدار ، نرخ بها اقلام تحويل داده مي‌شود.
3 آن گاه چك صادره مديريت واحدهاي سازمان/ كارپردازان/فروشندگان پرداخت مي گر

دد ----
4 درخواست خريد (براي تامين اعتبار) امور مالي و ذيحسابي تامين اعتبار براي خريد كالا مطابق بودجه سالانه بعمل مي‌آيد.
5 سند هزينه قطعي (سه نسخه) امور مالي و ذيحسابي شرح مدارك خريد و هزينه، شماره طرح رديف درآمد (بودجه) شماره مواد هزينه مبلغ بدهكار و بستانكار و جمع سند نام و امضا تنظيم كننده
6 فهرست نمايند اسناد هزينه (دونسخه) امور مالي و ذيحسابي شماره و تاريخ اسناد هزينه قطعي كه مربوط به يك بودجه طرح/ جاري/ درآمد باشند شرح اسناد، مبلغ شماره درخواست خري

د جمع كل اسناد كه توسط تنظيم اسناد در اداره تداركات درج مي شود مبلغ اسناد واخواهي شده مبلغ هزينه هاي مورد قبول و وجه حواله كه توسط امور مالي و ذيحسابي درج مي شود (يك نسخه پس از امضا امور مالي و ذيحسابي بعنوان رسيد به تداركات عودت داده شده و مباي ثبت حسابها قرار مي‌‌گيرد)
7 نماينده سند(دونسخه) امور مالي و ذيحسابي شماره سند هزينه قطعي، تاريخ سند، نام گ

يرنده وجه شرح خريدها و هزينه ها ومبلغ اين فرم پس از اخذ ر سيد برروي فهرست نماينده اسناد هزينه قطعي به تفكيك هركارپرداز و بماخذ درجات خلاصه فهرست اسناد هزينه قطعي صادر مي‌شودو مبناي كسربدهي هركارپرداز از قرار مي‌گيرد (يك نسخه براي حسابداري اداره تداركات)
8 خلاصه فهرست اسناد هزينه (دونسخه) امور مالي و ذيحسابي شرح خريدها و هزينه ها نام كارپردازان يا انجام دهنده هزينه، شماره ماده هزينه، شماره برگ درخواست خريد و مبلغ (يك نسخه براي حسابداري اداره تداركات)
9 صورتحساب خريد امور مالي و ذيحسابي منظم به اسناد هزينه قطعي
10 اظهارنامه بيمه كارگران روزمزد امور مالي و ذيحسابي/ تامين اجتماعي و اداره دارايي تعداد نفرات، عنوان ماده، مشخصات چك صادره توسط امور مالي و ذيحسابي
11 ليست حقوق و دستمزد كارگران روزمزد امور مالي و ذيحسابي / تامين اجتماعي و اداره دارايي عنوان ماده، نام كارگران روزمزد، دستمزد روزانه، مزاياي كسورقانوني و بدهيهاي مختلف، جمع كسور ويژه، پرداختي، شماره حساب بانكي، محل امضا حسابدار رسيدگي كننده بودجه ذيحساب، رئيس سازمان و پرداخت كننده

12 اجازه پرداخت امور مالي و ذيحسابي خطاب به مدير امور اداري و خدمات، تقاضاي صدور چك به مبلغ مشخص و دروجه شركت يا سازمان معرفي شده به امضا رئيس اداره تداركات
قسمت چهارم ـ شرح فعاليتها
فعاليتهاي اداره تداركات در مفهوم ارتباطات سيستمي به بخشهاي زير تقسيم مي‌شود كه فعاليتهاي هر كدام تشريح خواهد شد :
1ـ رياست اداره تداركات
2ـ حسابداري

4ـ كار پردازي
5ـ انبارها
6ـ كاردكس
7ـ دفتر اداره تداركات
1ـ4ـ شرح فعاليتهاي رياست اداره تداركات
رياست اداره تداركات علاوه بر نقش سرپرستي ، هماهنگي ، كنترل و برنامه ريزي اداره تداركات ، فعاليتهاي زير را انجام مي دهد .
1 ـ دريافت درخواستهاي كالا از طريق مديريت واحدهاي سازمان و تاييد اوليه براي انجام عمليات تحويل كالا از انبارها در صورت وجود

2 ـ دريافت درخواستهاي خريدكالا از طريق مديريت واحدهاي سازمان و تاييد اوليه براي انجام عمليات خريد در صورت تامين اعتبار از سوي امور مالي و ذيحسابي
3 ـ اخذ تأئيد درخواستهاي خريد از مديريت امور اداري ، خدمات
4 ـ اخذ تصويب درخواستهاي خريد از مديريت امور مالي و ذيحسابي در رابطه با بودجه مصوبه و تامين اعتبار
5 ـ ارجاع در خواستهاي كالا به كاردكس و انبار جهت تحويل به متقاضي
6 ـ ارجاع درخواستهاي خريد به كارپردازي جهت خريد كالا و تحويل به انبار

7 ـ درخواست و اخذ پيش پرداخت از امور مالي و ذيحسابي بابت خريدهاي كلان و خارج از حد توان تنخواه گردان اداره تداركات كه در اين صورت چك مستقينا در وجه فروشندگان صادر ولي مسئوليت پي گيري امور بعهده تداركات مي باشد.
2 ـ4ـ شرح فعاليتهاي حسابداري
1 ـ درخواست از امور مالي و ذيحسابي نسبت به واريز وجوه بودجه ( طرح ، درآمد، جاري ) مصوبه بمرور طي سال و بصورت علي الحساب كه از طريق تنظيم اجازه پرداخت انجام مي شود .
2 ـ صدور چك در وجه كارپرداز ان و فروشندگان و تنخواه گردانهاي فرعي و اخذ رسيد از آنان بر روي فرم حواله صدور وجه
3 ـ نگهداري حسابهاي بدهي كارپردازان ، تنخواه گردانهاي فرعي ( خدمات ، مديران، و واحدها و واحد سفارشات خارجي ) بهنگام صدور چك در وجه آنان
4 ـ نگهداري حسابهاي بدهي كاركناني كه امور خاصي را انجام مي دهند ( بطور مثال امور خريد بليط هواپيما و …) و بدهي فروشندگان كالا و خدمات ( پيش پرداختها )
5 ـ نگهداري ساير حسابها مانند هواپيمايي جمهوري اسلامي و تنخواه گردان خوابگاه دانشجويي
6 ـ نگهداري حسابهاي منابع تامين تنخواه گردان اداره تداركات كه شامل وجوه بودجه طرح ، بودجه جاري و بودجه در آمد مي باشد.
7 ـ طي سال وجوه بودجه دريافت شده بصورت ثابت در حسابها نگهداري مي‌شود چون مرتبا با ارسال اسناد هزينه قطعي به امور مالي و ذيحسابي تجديد مي گردد باستثناي دو ماه پايان سال كه عمل تجديد تنخواه گردان انجام نمي شود تا كل وجوه بودجه مصرف گردد و در صورت مازاد به سال بعد منتقل مي شود.
8 ـ ثبت حسابها بر اساس خلاصه فهرست اسناد و نماينده اسناد در دفتر معين انجام مي شود ، كليه حسابها در سطح معين مي باشند و طبقه بندي كلي وجود ندارد .

9 ـ نگهداري حساب بانك ( جاري 90001 ملي نزد شعبه سازمان نقشه برداري ) كه وجوه دريافتي بودجه در اين حساب واريز و چك جهت پرداخت بهاي خريدها و هزينه از اين حساب صادر مي شود.
10 ـ اخذ چك تجديد تنخواه گردان از امور مالي و ذيحسابي برابر مبلغ اسناد هزينه قطعي و واگذاري به بانك و ثبت در حساب بانك و متقابلا حسابهاي بودجه طرح (درآمد، جاري) بستانكار مي شوند.
11 ـ نگهداري حساب تفصيلي خريدها و هزينه هاي انجام شده براي هر يك از حوزه هاي

مديريت در دفتري بشكل روزنامه ، اين حسابها جنبه آماري داشته و ارتباطي با ثبت حسابها ندارد .
12 ـ كسر كردن از حساب بدهي كارپردازان و فروشندگان پس از اخذ رسيد از امور مالي و ذيحسابي ( قبل از رسيدگي ) مبني بر رسيد اسناد هزينه قطعي و ضمائم انجام مي شود . متقابلا حسابهاي بودجه ( طرح ، درآمد، جاري) بدهكار مي شوند .

13 ـ لازم به ذكر است كه فعاليتهاي اداره تداركات كه آثار مالي ببار مي اورند در چهار چوب نظام حسابداري دولتي و بصورت مفهوم حسابداري تنخواه گردان انجام مي شود . بدين لحاظ نگهداري حساب ريالي براي موجوديهاي انبار در نظر گرفته نشده و قيمت تمام شده موجوديها بهنگام خريد در امور مالي و ذيحسابي به حساب هزينه قطعي منظور مي گردد . كليه خريدهادر چهار چوب بودجه مصوب سالانه و با توجه به تامين اعتبار آن صورت مي پذيرد.
3 ـ4ـ شرح فعاليتهاي تنظيم اسناد
1 ـ كمك به امور مالي و ذيحسابي در امر صدور سند هزينه قطعي ( فرم رسمي دولتي محسوب مي شود ) در سه نسخه كه حدودا 3 تا 4 مورد در هفته صادر مي شود و بانضمام فاكتورهاي خريد براي امور مالي ارسال مي شود .
2 ـ تشخيص سر فصل حسابهاي هزينه دولتي مطابق با مواد 21 گانه هزينه در چهار فصل براي هزينه ها و خريدهاي انجام شده توسط اداره تداركات با راهنمايي امور مالي و ذيحسابي .
3 ـ تنظيم فهرست نماينده اسناد هزينه قطعي در دو نسخه كه حاوي شماره و تاريخ سند هزينه قطعي ، خلاصه شرح سند، مبلغ سند و شماره در خواست خريد مي باشد . يك نسخه آن پس از اخذ رسيد از امور مالي و ذيحسابي مبني بر دريافت اسناد هزينه قطعي و ضمائم برگشت داده مي شود و در حسابداري مبناي ثبت در حسابهاي كارپردازان و فروشندگان ( بستانكار) و متقابلا

حسابهاي بودجه ( طرح ، درآمد ، جاري) بدهكار قرار مي گيرد به عبارت ديگر رسيد امور مالي و ذيحسابي بر روي فهرست نماينده اسناد هزينه قطعي به منزله تأئيد هزينه قرار گرفته در صورتي كه مراحل رسيدگي متعقبا انجام مي شود.
4 ـ تنظيم خلاصه فهرست اسناد هزينه قطعي در دو نسخه كه حاوي شرح خريدها و هزينه ها به تفكيك هر يك از كارپردازان ويا انجام دهندگان هزينه ، شماره ماده هزينه ، شماره برگ در خواست خريد ، و مبلغ مي باشد يك نسخه بهمراه سند هزينه قطعي به امور مالي و ذيحسابي ارسال ، يك نسخه ديگر مبناي ثبت و كسر از حساب كارپردازان ( به تفكيك هر كدام ) قرار مي گيرد.

5 ـ تنظيم نماينده اسناد براي هر كارپرداز در يك نسخه كه حاوي شماره و تاريخ سند قطعي ، بنام گيرنده وجه ، شرح سند و مبلغ مي باشد فرم فهرست نماينده اسناد هزينه قطعي بعنوان صورتجلسه اين فرم تلقي مي شود.
6 ـ عقد قرار دادهاي 89 روزه با كارگران روز مزد ، اين كارگران به انجام امور خدماتي ( نظافتچي ، آبدارچي ، كمك انباردار و…) مشغول مي باشند و مشمول قانون كار بوده و از مزاياي بيمه تامين اجتماعي ، بن كارگري و… استفاده مي كنند .
7 ـ تنظيم ليست دستمزد ماهانه براي كارگران روز مزد در پنج نسخه (يك نسخه براي بانك ، دو نسخه براي امور مالي و ذيحسابي و يك نسخه بايگاني اداره تداركات و يك نسخه نيز اضافه است)
8- پيگيري امور بيمه كارگران روزمزدي، تنظيم اظهارنامه بيمه و تكميل ليست دستمزد براي تامين اجتماعي، اطلاق چك حق بيمه از امور مالي و ذيحسابي و تحويل به تامين اجتماعي واخذ رسيد
9- پيگيري امور پرداخت ماليات حقوق كارگران روزمزدي كه بواسطه تقليل ماليات و عدم شمول تاكنون انجام نشده ولي با افزايش حداقل دستمزد در سال جاري و رسيدن حقوق تعدادي از

كارگران روزمزد به حدنصاب پرداخت ماليات درسال جاري اين مسئله درجريان كار قرار گرفته است.
4-4- شرح فعاليتهاي كارپردازي
1-انجام عمليات خريد كالا و خدمات توسط 3 نفر كارپرداز از منابع داخل كشور بدون تفكيك تخصصي كالاها و خدمات انجام مي شود.
2-برنامه ريزي داخلي و توزيع درخواستهاي خريد بين كارپردازان توسط مسئول كار

پردازي انجام مي شود.
3-درخواستهاي خريد كالا توسط مديريت واحدهاي متقاضي صادر شده پس از تائيد و تصويب هاي رياست اداره تداركات، مدير امور اداري و خدمات و امور مالي و ذيحسابي و معاونت مالي اداري توسط مسئول كارپردازي دريافت و سپس بين كارپردزان توزيع مي شود.
4-خريدها مي بايست براساس آئين نامه معاملات دولتي انجام شود كه خلاصه آن بشرح زي

ر است:
براي خريد هاي تا سقف دو ميليون ريال اخذ پيش فاكتور و بررسي قيمت توسط رياست اداره تداركات منجر به انتخاب منبع خريد مي گردد. براي خريد هاي تا سقف سه ميليون ريال اخذ سه بار استعلام بها از منابع خريد و سپس انتخاب منبع خريد با نظر رياست اداره تداركات ميسر است. براي خريدهاي بيش از سه ميليون ريال انتشار آگاهي مناقصه عمومي و انتخاب منبع خريد از اين طريق انجام مي شود.
5-كارپردازان پس از انتخاب منبع خريد كالا و خدمات چنانچه نيازمند به پيش پرداخت باشد از حسابداري درخواست وجه نموده و چك صادره را در اختيار فروشنده قرار مي دهند.
6-مسئوليت پيگيري دريافت كالا و خدمات و نهايتاً تحويل به انبار (كالا) و تحويل به دريافت كننده (خدمات) بعهده كارپرداز مسئول است.
7-مسئوليت ارائه درخواست خريد و صورتحساب به انبار به همراه اجناس خريداري شده و سپس اخذ يك نسخه قبض انبار بعهده كارپرداز مسئول است.
8-كارپرداز مسئول، كليه مدارك را جهت صدور سند هزينه قطعي به تنظيم اسناد ارائه مي دهد.
9-درمواردي كه تحويل كالاي خريداري شده به مصرف كننده ضرورت فوري دارد جنس مستقيماً به واحد مصرف كننده تحويل مي شود. ولي حواله و قبض انبار معادل يكديگر صادر شده و مراحل ثبت دركاردكس انبار مانند ساير موارد است.
5-4-شرح فعاليتهاي انبارها
سه انبار ملزومات، ترابري و مصالح ساختماني مجموعه انبارهاي اداره تداركات مي‌باشند، اقلام خريداري شده در آنها نگهداري و سپس به مصرف كنندگان (واحدهاي سازماني) تحويل داده مي شوند. شرح فعاليت انبارهاي سه گانه به اين ترتيب است:
1-5-4-انبار ملزومات
1-انبار ملزومات داراي حداكثر 200 قلم جنس مي باشد كه در يك سالن مسقف نگهداري مي شوند.

2-اقلام عمده انبار ملزومات شامل فيلمهاي عكاسي، كاغذ عكاسي، داروهاي ظهور و ثبوت، وسايل و ملزومات مصرفي اداري و خدماتي است.
3-فرمت كاردكس انبار براي كليه اقلام بصورت دفتر (مجلد) نگه داري مي شود شماره اقلام منطبق بركاردكس واحد كاردكس مي باشد.
4-دريافت كالاهاي خريداري شده و صدور قبض انبار در سه نسخه براي بايگاني انبار واحد كادركس و تنظيم اسناد ارسال مي شود.

5-درصورت عدم موجودي جنس درخواست شده در انبار برروي حواله انبار (صادر شده توسط واحد كاردكس) «موجود نيست» درج مي شود.