بخشی از مقاله
خلاصه
مدیریت خرید و اعمال صحیح و برنامه ریزی شده فرآیند خرید نقش مهمی در کنترل و کا هش هزینه ها و بهبود کیفیت خدمات و افزایش بهره وری در عملکرد کل سازمان خواهد داشت. موفقیت در اجرای صحیح خرید در گرو بررسی عوامل و شرایط مختلفی از قبیل شناخت منابع خرید، بررسی میزان و زمان مناسب برای خرید، شناسایی شرایط بازار، بکارگیری کارکنان مناسب و ... می باشد. فرآیند خرید در هر سازمانی از تشخیص نیازها شروع شده و با شناسایی و ارزیابی منابع عرضه و دریافت قیمت و مذاکره با آنها ادامه می یابد. نیازهای خرید، متناسب با شرایط و اوضاع سازمان ممکن است بصورت متمرکز توسط واحد خرید سازمان و یا غیرمتمرکز توسط واحدهای متقاضی تعیین شده و سپس اقدام عملی برای خرید آنها از فروشنده موردنظر صورت می پذیرد.
با توجه به نوع نیاز و محصول درخواستی سازمان ها، روش خرید مشخص شده و پس از آن، فروشندگان مورد نظر شرکت بر اساس فاکتورهای از قبیل کیفیت، قیمت و زمان مناسب، تحویل به موقع و شرایط فنی و تکنولوژیکی و ... مورد ارزیابی قرار گرفته و مناسب ترین عرضه کننده از بین آنها انتخاب می گردد. در این مقاله مطالعاتی بر شیوه های انجام فرآیند خرید و تدارکات سازمان ها، روش های خرید و بررسی دلایل سازمان از انتخاب نوع روش خرید و بیان فواید آن، بیان می شود و سپس روند برنامه ریزی و فرآیند خرید سازمانی ارائه می گردد.
.1 مقدمه
گسترش روز افزون شبکه های توزیع و فروش کالا و خدمات و همچنین تنوع تأمین کنندگان داخلی و خارجی و شیوه های متنوع تأمین کالا و خدمات و همچنین نوسانات قیمت ها موجب پیچیدگی در فرآیند خرید کالا و خدمات گشته و مدیریت هزینه ها را ضروری می نماید . از این رو در فرآیند تأمین و خرید باید به همپوشانی دقیق عوامل زمان احتیاج به مواد و خدمات، زمان بندی خرید و کنترل جریان های نقدینگی قابل دسترس برای خرید و نگهداری، توجه کامل شود.
نگهداری و انبار کالا و مدیریت بر انبارها به منظور کنترل ورود و خروج کالا و محاسبه موجودی کالا و کاهش هزینه های نگهداری کالا از دیگر نیازها و دغدغه های اصلی مدیران سازمان ها تلقی می شود که باید مورد توجه قرار گیرد. از سویی دیگر با رشد تکنولوژی، به ویژه در زمینه تکنولوژی اطلاعات، ماهیت عرضه وخرید به سرعت در حال تغییر است و جامعه و سازمانها به صورت روزافزون تأثیر رقابتهای شدید، فعالیتهای تجاری جدید، کیفیت، طراحی محصول و فرایندها، تمرکز و غیر متمرکز بودن، نوآوری، اطمینان از عرضه بلندمدت محصول و ... را مشاهده می کند.
مدیریت تدارکات و خرید پروژه یک راه حل جامع، منظم وسیستماتیک است که به یکپارچه سازی مبانی ارتباط با فروشندگان و پیمانکاران، یعنی فرایندهای استعلام، مناقصه، خرید، نظارت و کنترل دقیق تر فرایند خرید می انجامد/ فرایندهای به کارگرفته شده در مدیریت خرید و تدارکات، ثبت دقیق و اتوماسیون فرایندهای خرید و تدارکات و بهینه سازی تعاملات و ارتباط های تجاری در محدوده درونی و برونی سازمان را با هدف بهینه سازی رابطه سازمان با ارائه کنندگان کالاها و خدمات در داخل و خارج از کشور، ممکن می سازد. هدف نهایی از مدیریت خرید و تدارکات پروژه، به پایان رساندن و تحویل به موقع و کیفی طرح است.[5] اجرای سیاست های موسسات تجاری و تولیدی در امر خرید و پاسخ به موقع به درخواست کالا و خدمات مراکز درخواست کننده، مستلزم استقرار سیستم کارآمد تدارکات داخلی است.
.2 مبانی نظری
در استانداردها و کتب مختلف برای مدیریت تدارکات درون سازمان گام ها و فرآیندهایی تعریف کرده اند. بعنوان مثال دو نمونه از چیدمان گام های مدیریت تدارکات را بیان میکنیم: گام های تدارکات: بازنگری بخش ها و تعیین مواد مورد نیاز - تخمین مقدار مورد نیاز - ایجاد تطبیق بین منابع مالی و نیازها - انتخاب تأمین کننده - مشخص کردن شرایط قرارداد - مانیتور وضعیت سفارش - دریافت و بازبینی.[2] برنامه ریزی تدارکات - تعیین اینکه چه چیزی و در چه زمانی باید تهیه شود - - برنامه ریزی درخواست - مستندسازی الزامات محصول و شناسایی منابع بالقوه - - درخواست - اخذ اعلام بها، پیشنهاد بها، پیشنهادها یا طرح های پیشنهادی در موارد مقتضی - - انتخاب منبع - انتخاب از میان فروشندگان بالقوه - - اداره پیمان - مدیریت ارتباط با فروشنده - - خاتمه پیمان - تکمیل و حل و فصل پیمان، شامل حل کلیه ی اقلام تعیین تکلیف نشده - .[1] اگرچه نحوه تقسیم بندی و بیان راه با یکدیگر متفاوت هستند اما در اصل و ماهیت کار، مشابه هم عمل می کنند. بنابراین به طور کلی فرآیندهای داشتن یک برنامه ریزی خرید مناسب برای سازمان را به این صورت تعریف و تشریح می کنیم:
-1-2 تشخیص نیازهای سازمان
مدیریت تدارکات قبل از هر اقدامی برای خرید، باید از نیازمندیهای واحدهای مختلف سازمان آگاهی یابد تا بر پایه آن اقدام به خرید مواد و تجهیزاتی نماید که مورد نیاز سازمان باشد. آگاهی واحد خرید از نیازمندیهای سازمان بستگی به ساختار خرید در آن سازمان و جریان اطلاعات از واحدهای مختلف به واحد خرید دارد. اما به هر حال روند کلی تشخیص نیازهای خرید بوسیله واحد خرید بدین شکل است که هر واحدی هنگام نیاز به اقلام و کالایی خاص، نیازمندیهای خود را از طریق فرم درخواست کالا به واحد انبار ارجاع می دهد که اگر کالای مذکور در انبار موجود باشد، پس از طی مراحل اداری و قانونی، به واحد در خواست کننده تحویل می گردد و اگر کالای مورد نیاز در انبار موجود نباشد، فرم درخواست خرید کالا تکمیل و به واحد تدارکات و خرید ارجاع می گردد و واحد خرید نیز اقدام به طی مراحل اجرایی خرید می نماید. لازم به ذکر است که در خیلی از سازمانها فرم درخواست کالا از انبار و فرم درخواست خرید کالا با همدیگر ادغام و در قالب فرم »درخواست و خرید کالا« مورد استفاده قرار می گیرند.
-2-2 تصمیم به خرید
خرید عبارتست از »تهیه، تدارک و اکتساب کالا و خدمات مورد نیاز با کیفیت مطلوب و قیمت مناسب، در زمان مناسب و از منبع مورد اطمینان در ازای پرداخت ارزش آن[6].« مناسب بودن خرید امری نسبی است و به معنای بهترین نیست، بلکه مناسب بودن یک محصول یا خدمت به عوامل مورد نظر مشترک بستگی دارد و بنابراین مناسب بودن محصول عبارتست از منطبق بودن آن محصول با خواسته های مشتری، و به عبارت روشن تر مناسب یعنی قابل قبول بودن از نظرسازمان. اعمال صحیح و برنامه ریزی شده فرآیند خرید، نقش مهمی در کنترل و کاهش هزینه ها، بهبود کیفیت محصول و افزایش بهره وری در عملکرد کلی سازمان ها خواهد داشت. از اینرو وظیفه خرید، وظیفه ای حساس و در عین حال دشوار است که مستلزم بکارگیری توانایی های علمی، تجربی و داشتن بینش عمیق در ارتباط با فرآیند مذکور می باشد.
مدیریت خرید عبارتست از »فرآیندی شامل تصمیم گیری و اجرای برنامه ای مدون به منظور تهیه و تأمین نیازمندیهای سازمان در زمان مناسب، با قیمت و کیفیت مطلوب از منابع مطمئن و قابل اتکاء با توجه به توانمندیها و امکانات سازمان و در چارچوب مقررات و استانداردهای حاکم بر سازمان[6].« موفقیت در اجرای صحیح مدیریت خرید در گرو بررسی دقیق عوامل و متغیرهای زیر می باشد: الف - چه چیزی ب - چه زمانی ج - چه منبعی توجه به هر کدام از عوامل موفق به هنگام خرید، مستلزم کنکاش و پاسخگویی به سوالات و متغیرهای دیگری است که در بخش های بعدی مورد بررسی بیشتر قرار می گیرند. تحقق خرید مطلوب در سازمان مستلزم بکارگیری یکسری اصول و دستورات است که آنها را با نام بایسته های مدیریت خرید موفق می نامیم. برخی از این بایسته ها و اصول عبارتند از:
.1 حصول اطمینان از جریان مستمر و منظم مواد و کالای مورد نیاز به درون سازمان: بعنوان یک اصل بسیار اساسی باید تأکید نمود که تحت هیچ شرایطی سازمان نباید با کمبود کالا و تجهیزات مواجه شود. این تأکید بدلیل هزینه های بسیار بالایی است که نبود و یا کمبود کالا و مواد برای سازمان در پی خواهد داشت. برخی از این هزینه شامل موارد ذیل می باشند.
- هزینه های فرصت از دست رفته
- کاهش اعتبارسازمان بدلیل عدم تأمین به موقع سفارشات مشتریان
- کاهش راندمان سازمان بدلیل فعالیت با ظرفیت غیرکامل بر این اساس، سازمان ها اقدام به برنامه ریزی های مختلفی جهت اطمینان از جریان منظم کالا به سازمان می نمایند.
