بخشی از مقاله
سیستم مدیریت روابط تأمین کنندگان(1(SRM
رویکردي نوین در مدیریت خرید و تدارکات
واژههاي کلیدي
مدیریت زنجیره تأمین- لجستیک- مدیریت روابط تأمینکنندگان- یکپارچگی- خرید- تدارکات- سیستم.
چکیده
افزایش رقابت و تحولات بازار و محیط کسب و کار، روشهاي تأمین اقلام و ارتباط میان خریداران و تأمینکنندگان را تغییر داده است.
در شرایط جدید افزایش روابط با تأمینکنندگان و توسعه روابط مشارکتی و پایدار با آنها براي کاهش هزینهها و افـزایش انعطـافپـذیري در برابر تغییرات بازار ضروري است. در این راستا برخی از شرکتهاي بزرگ نرمافزاري جهان با ارائه راهحلهاي جامع و مؤثر به نام »مـدیریت روابط تأمینکنندگان« در این زمینه بهبودهایی چشمگیري را باعث شدهاند. البته پدید آمدن چنین سیستمهایی بواسطه افزایش وابستگی به پیمانکاران و تأمینکنندگان در سازمانها بوده است. براي افزایش سود، شرکتها باید بتوانند در حداقل زمان ممکن، تأمینکننـده مناسـب را انتخاب نمایند، رابطه استراتژیک را با تأمینکنندگان افزایش دهند و به صورت مؤثر با آنها در تعامـل باشـند. سیسـتمهـاي مـدیریت روابـط تأمینکنندگان ابزارهایی را ارائه می کنند که بواسطه آن میتوان روابط تعاملی، گسترده و استراتژیکی را با تـأمینکننـدگان توسـعه داد. ایـن سیستمها فرآیند تدارکات و تأمین استراتژیک درون سازمانها و بین چند سازمان را مدیریت می نماید. تجربه نشان داده است که شرکتها و سازمانهایی موفق هستند که روابط مستحکم و پایداري را با تأمینکنندگان خود برقرار نمایند.
با توجه به اهمیت مطالب ذکر شده، در این مقاله ضمن بررسی آخرین یافتهها در خصوص سیستم SRM، اجزاء، فرآیندها و مزایاي بکارگیري آن در سازمانها، نقش و جایگاه آن را درلجستیک و زنجیره تأمین بیان مینماییم.
-1 مقدمه:
تأمینکنندگان میتوانند تأثیر بسیار زیادي برروي عملکرد شرکتها در مقولههاي قیمت، کیفیت، تکنولوژي و تحویل داشـته باشـند. در دهههاي اخیر، رویکرد جدید و مهمی که در مدیریت زنجیره تأمین مطرح شده است ، تقویت و گسترش ارتباطات با تأمینکنندگان سـازمان در قالب سیستم مدیریت روابط تأمین کنندگان (SRM) است، که توجه آن به کل زنجیره تأمین از تهیه مواد اولیه تا مصرف کننده نهـایی معطوف شده است ، بطوري که بتواند امکان افزایش رضایت مشتري و کاهش هزینهها را فراهم آورد. لذا در این کار رویکرد بهینهسازي کل فعالیت زنجیره تأمین ، بر پایه تأمین کنندگان در نظر گرفته شده است.
بجاي ارتباط از نوع برنده - بازنده ، ارتباط نزدیک و اعتماد متقابل از نوع برنده - برنده جایگزین ارتباطات قبلی شده و عمده فعالیتها به حذف عملکرد ضعیف تأمین کنندگان و توسعه بهبود عملکرد تأمین کنندگان از طرف خریدار متمرکز شده است و وظیفه فرآیند خرید بـه مدیریت ارتباط با تأمین کنندگان -که تعداد آنها به دقت کاهش یافته است - تغییر نموده است . بطور کلی مـدیریت روابـط تـأمین کننـده بدنبال ارائه چارچوبهاي مناسب براي ارزیابی مستمر ، توسعه عملکرد و انتخاب تأمین کنندگان مناسب میباشد.
-2 از بهینگی خرید تا مدیریت روابط تامینکننده[1]
شرکت هاي بسیاري توانسته اند تعداد تامین کنندگان خود را کاهش دهند، و قیمتهاي کمتري را براي کالاهاي خریداري شـده بدسـت آورده اند و موفق شده اند کارکنان خرید خود را متقاعد سازند از یک راه حل تدارکات الکترونیکی جدید بهره ببرند. ولی آیا این بـه تنهـایی کافی می باشد؟
تدارکات الکترونیکی اکنون در حال رشد می باشد تا بر روي موضوع بزرگتر تمرکز کرده و مسائل سیسـتمهاي خریـد بزرگتـر را حـل و فصل کند، که شامل موارد ذیل می باشد:
• یکپارچه سازي و پوشش موارد تعمیرات و نگهداري، و تعمیرات کلی (MRO)
• منبع یابی کشورهایی با قیمت پایین
• پشتیبانی از کالاها و خدمات پیچیده (ترکیبی)
• منبع یابی استراتژیک در مقابل تاکتیکی
• گسترش جهانی و یک محیط ERP در حال ادغام
روزهایی که سیستمهاي تدارکات الکترونیکی تنها موارد ساده کاتالوگها را مدیریت می کردند گذشته اسـت. اکنـون تاکیـد زیـادي روي ارائه مدیریت هزینه، تامین کننده، و تدارکات براي پیچیده ترین کالاها و خدمات وجود دارد.
از زمان ظهور فن آوري تدارکات الکترونیکی1 در اواسط دهه 1990، شرکتها به دنبال ابتکارات تدارکات الکترونیکی بـودهانـد تـا صـرفه جویی کرده و موارد عدم بهینگی فرآیندها را شناسایی کنند. ولیکن، تدارکات الکترونیکی تنها بخش کوچکی از موضوع می باشد. براي بهره برداري کامل از پتانسیل صرفه جویی در لجستیک و زنجیره تامین، راهکارهاي تدارکات الکترونیکی به سمت رویکرد یکپارچه تري بـه نـام مدیریت روابط تامینکننده (SRM) سوق می یابند
تدارکات الکترونیکی بطور طبیعی در حال تبدیل و تکامل به SRM می باشد، و تدارکات را به بخشی استراتژیک از مؤسسه تبدیل می کند. بطور خاص، در حالی که تدارکات الکترونیکی یک فرآیند یک طرفه بود که شما را قادر می ساخت بهینگی را تنها در سازمان خودتـان کسب کنید، SRM یک فرآیند دو طرفه است، بطوري که موفقیت بلند مدت از یک زنجیره تامین کنندگان و خریداران سـالم، مشـارکتی و گسترش یافته حاصل می شود.
SRM بینش واقعی نسبت به رفتار تامین کننده را ارائه می دهد. و تنها در رابطه با مدیریت خرید مواد خام یـا خریـدهاي سـاده نمـی باشد. SRM در رابطه با بدست آوردن کنترل نسبت به هزینه هاي مستقیم و غیرمستقیم شرکتتان می باشد. ولیکن، بسیاري از پروژه هـاي تدارکات الکترونیکی تنها بخشی از موارد تجاري وعده داده شده خود را محقق می سازند. دلیل کلی براي این مسئله این است کـه SRM
تنها در رابطه با فن آوري نمی باشد. SRM یک فعال کننده براي تجارت می باشد، در دنیایی که تمرکـز بیشـتر و بیشـتري روي تجـارت خالص می باشد.
مزایاي اصلی سیستم SRM عبارت است از:
• حفظ ارزش و صرفه جویی
• کنترل بیشتر نسبت به فرآیندهاي تدارکات (فرآیندهاي قابل بررسی بر حسب قوانین و مقررات، سازگاري قرارداد)
• پیش نمایش اطلاعات بحرانی مدیریتی
• بهینه سازي هزینه داد و ستد تدارکات
-3 نقش و جایگاه SRM در مدیریت زنجیره تأمین
مطالعات انجام شده نشان می دهد که فناوري اطلاعات به عنوان بستر اساسی یکپارچه سازي کلیه فعالیت هاي زنجیره تأمین از مرحله تهیه ماده خام تا رساندن کالا به مصرف کننده نهایی مطرح می باشد. مدیریت زنجیره تأمین جهت حذف محدودیت هاي زمانی و مکانی، دسترسی به بازارهاي جهانی، کاهش زمان و هزینه هاي عملیاتی، مسطح سازي ساختار زنجیره، افزایش قابلیت انعطاف پذیري زنجیره، می بایست از طریق بکارگیري فناوري اطلاعات کلیه سیستم هاي درونی زنجیره از قبیل مدیریت موجودي، تضمین کیفیت، برنامه ریزي تولید، انبارداري و حمل و نقل و همچنین سیستم هایی که با بیرون از زنجیره در ارتباط هستند از قبیل سیستم مدیریت روابط مشتریان (CRM)
و سیستم مدیریت روابط تامین کنندگان((SRM را یکپارچه نماید.
سیستم یکپارچه مدیریت زنجیره تأمین کلیه اطلاعات را از سرتاسر زنجیره جمع آوري نموده و در قالب گزارشات مدیریتی در اختیار مدیران ارشد زنجیره قرار می دهد، تا این مدیران با دید وسیع و همه جانبه تصمیمات استراتژیک را در زمان مقتضی براي کل زنجیره اتخاذ نمایند.
سیستم یکپارچه مدیریت زنجیره تأمین با یکپارچه نمودن فرآیندها و داده ها در سرتاسر زنجیره صرفه جویی بسیاري از لحاظ زمان و هزینه به همراه دارد. امکان دسترسی به موقع به اطلاعات درست، تسهیل فرآیندها و حذف موانع و گلوگاه هاي عملیاتی در زنجیره از جمله مزایاي این سیستم است.
همانطور که در شکل (1) نشان داده شده است فرآیندهاي کلان1 زنجیره تأمین عبارتند از: [2]
-1 مدیریت روابط تامین کنندگان : (SRM) که شامل تمامی فرآیندهاي مربوط به ارتباطات و تعاملات سازمان با تأمین کنندگان از قبیل طراحی مشارکتی، منبع یابی، مذاکره، خرید و تأمین مشارکتی می باشد.
-2 مدیریت روابط مشتریان(: (CRM که شامل تمامی فرآیندهاي مربوط به ارتباطات مشتري با سازمان جهت اعلام تقاضاي مورد نیاز خود از کالاها و محصولات می باشد. فرآیندهاي اصلی سیستم مدیریت روابط مشتریان عبارت است از : بازاریابی، فروش، مرکز دریافت سفارشات و مدیریت سفارشات.2
-3 مدیریت زنجیره تأمین داخلی(: 3(ISCM که شامل تمامی فرآیندهاي داخلی سازمان از قبیل برنامه ریزي استراتژیک، برنامه ریزي تقاضا، برنامه ریزي تأمین، تکمیل سفارشات و خدمات می باشد. تمامی این فرآیندها به منظور برنامه ریزي جهت تکمیل سفارشات مشتري می باشد، که نیازمند یکپارچگی میان زنجیره تأمین داخلی سازمان و سیستم مدیریت روابط مشتریان می باشد. سیستم مدیریت روابط مشتریان میزان تقاضاي مورد نیاز از کالاها و محصولات را براي هر یک از مشتریان دریافت می نماید. از طرف دیگر جهت تولید و تکمیل تقاضاي مشتریان، سازمان می بایست با منابع تأمین مناسب مذاکره نموده و احتیاجات مواد را تأمین نماید. این مورد نیز با یکپارچگی میان زنجیره تأمین داخلی سازمان و سیستم مدیریت روابط تأمین کنندگان میسر می گردد.
فناوري اطلاعات به عنوان ابزار توانایی جهت یکپارچگی اطلاعاتی و عملیاتی فرآیندهاي کلان زنجیره تامین محسوب می گردد. جهت یکپارچگی فرآیندهاي کلان زنجیره تأمین (SRM,ISCM,CRM) نیاز به زیرساخت هاي فناوري اطلاعات می باشد. از جمله زیرساخت هاي مناسب جهت ایجاد این سیستم یکپارچه بکارگیري سیستم برنامه ریزي منابع سازمان(1(ERP در قالب شبکه اینترنت می باشد.
بطور کلی نقش SRM در مدیریت زنجیره تأمین عبارت است از [3]:
- فراهم آوردن تجزیه و تحلیل کارشناسی درمورد پیشبینی، خدمت رسانی، تحویل و اطلاعات تأمین کننده در طول زنجیره تأمین.
- فراهم آوردن اطلاعات اصلی و کلیدي براي مدیریت استراتژیک در زمینه هزینه مواد، میزان آنها و مسائل مربوط به تأمین کننده.
- منطقی نمودن تعداد تأمینکنندگان.
- شکلدهی ارتباطات طولانی مدت و مؤثر با تأمینکنندگان کلیدي و حل مشکلات مربوطه.
- در اختیار گذاشتن پیشبینی دقیق نیازها براي تأمینکنندگان و استفاده از MRP، MRPII، .JIT
- حفظ ماکزیمم ارزش ممکن در هزینههاي ممکن از طریق اجراي مهندسی ارزش و تجزیه و تحلیل ارزش.
- مذاکره در مورد بهترین روش حمل و نقل و توزیع.
- مشاوره در زمینه تصمیمات تولید یا خرید (Make or Buy)، واگذاري، اجاره و دیگر استراتژيهاي مشابه.
- کاهش هزینهها و زمانهاي ظرفیت پذیرش از طریق EDI که برنامهریزي تأمین و سیستمهاي اطلاعاتی را پشتیبانی میکنند.
- اطمینان از اینکه آموزش کارکنان بخش خرید درك و فهمی را از عناصر زنجیره تأمین و جنبههاي مختلف خرید جهانی براي آنها به دنبال دارد.
شکل(1 فرآیندهاي کلان زنجیره تامین
-4 نرم افزار مدیریت روابط تامین کننده
مدیریت روابط تامین کنندگان می تواند کار پیچیده اي باشد، ولی این فرآیند براي عملکرد کلی شرکت از اهمیت بالایی برخوردار است.
در بسیاري موارد، پاسخ، به سادگی انتخاب یک ابزار نرم افزاري است که می تواند به بهبود مدیریت روابط تـامین کننـده (SRM) کمـک نماید. شرکتهاي تولیدکننده چنین نرم افزارهایی، محصولاتی عرضه می کنند که براي کمک به استحکام این روابط طراحی شده انـد. ایـن
شرکتها خصوصیاتی را ارائه می کنند که می تواند بصورت تکی یا گروهی براي برآورده سازي نیازهاي تجارت بکار روند. این خصوصـیات و ابزارها می توانند به مدیریت روابط تامین کننده، هزینه هاي موجودي، و مشارکتهاي میان چند سازمان و نیز سـایر عناصـر کلیـدي ارتبـاط فروشنده- خریدار کمک کنند.
دلایل فراوانی وجود دارد که شرکتهایی که قدرت فن آوري SRM را مشاهده کرده اند، مشتاق هسـتند کـه هزینـه مـورد نیـاز بـراي بکارگیري نرم افزارSRM را هزینه کنند. یکی از این دلایل این است که نرم افزار SRM بـا بیشـتر سیسـتمهاي ERP موجـود سـازگاري داشته و در واقع به این سیستمها کمک می کند پتانسیل کامل و پیش بینی شده خود را بازیابند.
این نرم افزار به کاهش زمان چرخه در منبع یابی پروژه ها کمک می کند. بجاي طی کردن مراحل RFP و مقایسه فهرست وسـیعی از تخمین ها، این نرم افزار کلیه این موارد را در یک فرآیند انتخاب ساده قرار می دهد. طریقه دیگري که SRM می تواند زمان صرف شده در منبع یابی را کاهش دهد این است که پروژه ها می توانند ذخیره شده و مجدداً ارسال شوند، در نتیجه در صورتی که نیازهاي شرکت تکراري باشند این امر می تواند زمان قابل ملاحظه اي را صرفه جویی کند.
نرم افزارSRM همچنین انتخاب تامین کنندگان را براي شرکتها ساده تر می سازد. یکی از روشهایی که این کارصورت میگیرد، سـاده ترساختن مقایسه قیمتهاي مختلف با سرعت بالا می باشد. بعلاوه، این نرم افزار به خریداران اجازه می دهد عملکرد پیشـین فروشـندگان را نیز مورد بررسی قرار دهند.
این فن آوري باعث سریعتر شدن ارتباط مابین خریدار و فروشنده می شود. از آنجایی که انتقال اطلاعات می تواند به شـکل بلادرنـگ (real-time) صورت گیرد، فروشنده می تواند موجودي خریدار را بررسی کند تا مشخص شود به محصولات جدیـدي نیـاز دارد یـا خیـر و خریدار نیز می تواند بطور لحظه اي سفارشات را از طریق اینترنت بدون کاهش خروجی اش ارسال نماید. به همین شکل، سوالات مرتبط با سفارش از طریق بررسی جزئیات در اینترنت پاسخ داده میشوند، بطوري که هیچ تعامل انسانی یا تأخیر مرتبط با انسان بـراي انجـام کارهـا مورد نیاز نباشد.
مزیت دیگر این است که نرم افزار SRM استانداردسازي تصمیمات خرید را ساده تر می سازد. بیشتر شرکتها هـیچ ایـده مشخصـی در رابطه با اینکه چرا تامین کننده اي را براي کار انتخاب می کنند ندارند، ولی با استفاده از این نرم افزار، تفکر در مـورد ایـن عوامـل اهمیـت بیشتري یافته و آشکارتر می گردد.
یکی از مزایاي کلیدي این محصول این است که به خریداران اجازه می دهد بصورت بلادرنگ از طریق برنامه هاي مبتنـی بـر وب بـا فروشندگان خود ارتباط داشته باشند. این ابزارها همچنین بخش عمده اي از فرآیند بحث و گفتگو را خودکـار کـرده و تقاضـاي بهنگـام(آن لاین) را براي پروژه ها تسهیل می کنند، به گونه اي که تشکیل یک رابطه اولیه براي هر دو طرف ساده تر گردد.
-5 سیستم مدیریت روابط تامینکننده
همانطور که تجارتها کم کم در حال درك این موضوع می باشند،که تامین کنندگان بخش مهمی از موفقیت را تشکیل می دهند، بدون تحویل مواد صحیح در زمان مناسب، یک کارخانه تولیدي عملاً متوقف خواهد شد. بدون وجود عوامل حمل و نقل قابل اعتماد، هیچ یک از کالاهاي ایجاد شده نمی توانند در سر وقت و با شرایط خوبی به مقصد برسند. همانطور که تجارتهاي بیشتري در حال درك اهمیـت نقـش فروشندگان در موفقیتشان می باشند،کم کم درحال پیاده سازي استراتژیهاي بیشتري براي کمک به آنها در برخورد با فروشندگان بـه شـیوه هایی می باشند که روابط را به شکل متقابل وسودمند برقرار نمایند. این رویکردها بطور جمعی بعنوان مدیریت ارتباط با تامین کننده شناخته شده اند.
مدیریت روابط تامین کننده که بطور معمول به کمک نرم افزار انجام می گیرد، می توانـد مزایـایی بـراي هـر دو طـرف داشـته باشـد.
خریداران، منبع قابل اعتمادي از کالاهایی که نیاز دارند را با قیمتی منطقی و با نتایج قابل اتکا بدست می آورند. همچنین آنها مجبور نیستند هر بار که می خواهند آن کالاها را بخرند، به دنبال فروشندگان باشند. فروشندگان، منبع پایداري از تجارت و سود را بدست می آورند. اگرچه این مزایا ممکن است جالب توجه به نظر برسند، ولی آنها تنها آغاز مزایاي احتمالی هستند که یک سازمان می تواند بدسـت آورد. همکـاري بیشتر مابین تامین کنندگان و خریداران حتی می تواند مزایاي بیشتري ارائه کند، مثلاً مشاهده دائمی موجودیها و اطلاعات واقعی وبهنگام.
کلیه این مزایا قابل دستیابی است، ولی تنها هنگامی که خریدار زمانی را صرف پیاده سازي موفقیت آمیز نرم افزار SRM کرده باشـد و در مورد طرز کار برنامه براي بهتر کردن روابط، براي هر دو گروه، برنامه ریزي کرده باشد. مراحل مهمی در این فرآیند وجود دارند.
در ابتدا، تجارتها باید حقیقتاً از نظر فن آوري آماده باشند. بیشتر شرکتهایی که با موفقیت سیستمهاي SRM را پـذیرش مـی کننـد در زمینه ERPها و SCM نیز کار کرده اند. این سیستمها به سازمان دهی و آماده سازي داده ها پیش از اینکه نرم افزار SRM نیاز به کار در حداکثر پتانسیل خود داشته باشد، کمک می کنند. بدون وجود یک ERP، SRM باید بر روي صفحات گسترده یا سایر سیستمهاي قدیمی براي کارش تکیه کند و این به زمان و آماده سازي بیشتري نیاز داشته و اغلب نتایج خوبی نیز ارائه نمی کند.
گام دوم اتصال تامین کنندگان به سیستم می باشد. تامین کنندگان باید قادر باشند با نرم افـزار SRM بطـور بلادرنـگ تعامـل داشـته باشند، در صورتی که هر دو طرف قرار است از سیستم به نفع خودشان استفاده کنند. فروشندگان می توانند از نرم افزار براي بررسـی تـامین موجودي استفاده کرده و هنگامی که مشخص شد که سطح موجودي پایین است مجدداً سفارش دهند. این باعث حـذف یکـی از چیزهـایی می شود که یک خریدار باید بررسی کند. بعلاوه، انتقال بلادرنگ داده بدین معنی می باشد که سفارشات می تواننـد بسـیار سـریعتر ارسـال شوند. بعنوان مثال، یک شرکت زمان قرار دهی سفارش را از متوسط سی دقیقه به پنج دقیقه در دوره زمانی کوتاه کاهش داد.
در نهایت، خریداران باید دید بازي نسبت به مشارکت داشته باشند. بسیاري ازشرکتها هنوز فروشندگان را صرفاً بعنوان منبعی دیگر مـی بینند، و نیازهایشان را جدي تلقی نمی کنند. تامین کنندگان می خواهند در رابطه شان با خریداران احساس امنیت کنند، ولی در عـین حـال نمی خواهند وارد داد و ستدهاي یک طرفه شوند. خریداران باید تمایل داشته باشند که در نظر بگیرند چطور یک استراتژي باعث سودمندي طرفین در یک مشارکت خواهد شد، و آنها باید قادر باشند به طور مشخص این مزایا را بیان کنند.
پس از اینکه SRM وارد عمل شود، می تواند بطور مشخص براي شرکتها مؤثر باشد، بخصوص آنهایی که تلاش می کنند هزینه ها را کاهش دهند.با استفاده از نرم افزار SRM، برخی تجارتها قادر بوده اند هزینه ها را تا حدود یک چهارم کاهش دهند. مسلماً این تاثیر قابـل ملاحظه اي بر سطح پایین وعملیاتی شرکت خواهد داشت. از آنجایی که موجودي اضـافی نبایـد نگهـداري شـود و چـون سفارشـات تنهـا هنگامی که تقاضایی بوجود می آید، ارائه می شوند، تجارتها قادر بوده اند حاشیه سود خود را افزایش داده و در بازار رقابتی تر باشند.
براي بیشتر شرکتها، کلیه این مزایا می تواند تنها با ایجاد روابـط مسـتحکم تـامین کننـده- خریـدار بدسـت آینـد. بـا اسـتفاده از نـرم افزارSRM و پیاده سازي آن در یک سیستم ERP موجود، تجارتها قادر هستند دسترسی بلادرنگ به داده هاي مهمی که به هر دو طـرف کمک می کند کارهایشان را به شیوه اي بهینه تر انجام دهند، به فروشنده بدهند. هنگامی که فروشندگان و خریداران با هم کار مـی کننـد، نتایج می تواند خیره کننده باشد، بخصوص اگر از پیش براي رسیدن به موفقیت تلاش کنند.
-6 ویژگیهاي سیستمهاي مدیریت روابط تأمینکنندگان
سیستمهاي مدیریت روابط تأمینکنندگان به صورت عمده قابلیتها و تواناییهاي ذیل را دارا میباشند :
- ارتباطات: بهبود و خودکار سازي ارتباطات میان خریدار و تأمین کننده. ارائه اطلاعات صحیح و دقیق به افراد واجد شرایط باعث بهبود قابلیتهاي تصمیمگیري میشود.
- برنامهریزي: افزایش جامعیت برنامه خرید و انتخاب تأمینکنندگان پایه بر اساس ریسک تأمینکننده، عملکرد تأمینکننده، سوددهی.
- منبعیابی: ارائه قابلیتهاي انتخاب تأمینکننده، عقد قرارداد بر اساس اطلاعات پروژههاي قبلی و فعلی
- تدارکات: مدیریت فرآیندهاي RFP/RFQ به صورت برخط1 ارزیابی پاسخهاي تأمینکنندگان و ارائه بازخوردهاي سریع
- همکاري: ایجاد قابلیت اشتراك اطلاعات بین تأمینکنندگان و خریداران به صورت همزمان. این اطلاعات تمامی چرخه عمر محصولات را از طراحی تا مهندسی و تا زمان تولید و تحویل شامل میشوند.
- کاوش دادهها:2 ارائه اطلاعات دقیق در مورد تأمینکنندگان و همراه با جزئیات کامل.
با استفاده از این قابلیت میتوان روندهاي تأمینکنندگان را تحلیل نمود، آنها را بر اساس عملکردشان رتبهبندي کرد و زمینههاي
صرفهجویی و کاهش هزینه را مشخص کرد.
مزایاي سیستم مدیریت روابط تأمینکنندگان عبارت است از:
- بهینه کردن روابط تأمین کنندگان و برخورد با تأمینکنندگان مختلف به صورت مختلف بر اساس نوع رابطه استراتژیکی که وجود دارد.
- ایجاد مزیت رقابتی و کسب درآمد بوسیله ارائه مشترك راهحلهاي بهتر، سریعتر و کاراتر به بازار
- افزایش سود بوسیله کاهش هزینههاي زنجیره تأمین و بهبود کیفیت
- طولانی کردن و دوام بخشیدن به روابط تأمینکنندگان از طریق یکپارچه کردن فرآیندها در داخل و خارج از سازمان در طول زنجیره
تأمین
-7 رابطه سیستمهاي مدیریت روابط تأمینکنندگان، تأمین استراتژیک1 و تدارکات الکترونیک
واژههاي تأمین استراتژیک و مدیریت روابط تأمینکنندگان گاهاً به جاي یکدیگر به کار میروند و با واژه تدارکات الکترونیک نیز مرتبط میباشند. تأمین استراتژیک یکی از اجزاء مدیریت روابط تأمینکنندگان است که عبارتست از فرآیند ارزیابی و تحلیل مجموعه محصولات و خدمات و ارائه ترکیبی بهینه از تأمین کنندگان به صورتی که هزینهها و کیفیت به صورت متعادل در سطح مطلوب بدست آیند. تدارکات الکترونیک یکی از برنامه و نرمافزارهایی است که فرآیند تدارك و خرید اقلام را پشتیبانی مینماید. سیستم مدیریت روابط تأمینکنندگان موارد ذیل را در بر میگیرد.
-1 توسعه استراتژي تأمین
-2 ارزیابی تأمینکنندگان
-3 انتخاب تأمینکنندگان
-4 ایجاد و گسترش روابط
-5 خرید
-6 ارزیابی عملکرد از میان این مراحل وقتی خرید به صورت الکترونیکی انجام پذیرد مفهوم تدارکات الکترونیک به آن اطلاق میشود.
-8 ارتباط بین سیستم مدیریت روابط تأمینکنندگان و دیگر سیستمهاي سازمان
در شکل((2 شمایی از سیستمهاي اطلاعاتی سازمان و ارتباط میان آنها ترسیم شده است. در این شکل جایگاه سیستم مدیریت روابط تأمینکنندگان نیز نشان داده شده است. سیستم مدیریت روابط تأمینکنندگان علاوه بر ارتباط با سیستمهاي داخلی سازمان با سیستمهاي تأمینکننده نیز مرتبط است در این شکل ارتباط میان سیستم مدیریت روابط تأمینکنندگان و سیستم مدیریت مشتریان تأمینکننده، ترسیم شده است. سیستمهاي مدیریت زنجیره تأمین و سیستمهاي مدیریت چرخه عمر محصول نیز بنابر ماهیتشان با سیستم مدیریت روابط تأمینکنندگان مرتبط هستند.
سیستمهاي مدیریت چرخه عمر1، ویژگیها و مشخصات محصول را ثبت، نگهداري و مدیریت مینمایند. تأمینکنندگان براي تهیه و تدارك اقلام مورد نیاز باید از طریق این سیستم به اطلاعات و ویژگیهاي محصولات دسترسی داشته باشند که این دسترسی از طریق سیستم مدیریت تأمینکنندگان صورت میگیرد. براي مشارکت تأمین کنندگان در فرآیندهاي محصول نیز میتوان از این سیستم استفاده نمود. از آنجا که ممکن است که سازمان مزبور خود تأمین کننده یک سازمان دیگر باشد، ارتباط میان دو سازمان میتواند از طریق سیستم مدیریت روابط مشتریان2 تأمینکننده و سیستم مدیریت روابط تأمینکنندگان مشتري صورت گیرد. سیستم برنامهریزي منابع سازمان که فعالیتها، فرآیندها و اطلاعات اساسی سازمان را مدیریت می نماید، با تمامی سیستمهاي فوقالذکر در ارتباط است.
-9 ساختار مدیریت روابط تأمینکنندگان[4] 3
با مطالعات انجام شده در زنجیره هاي تأمین و عرضه موفق، مشخص می شود که بخش اعظم این موفقیت ها ناشـی از ایجـاد روابـط بلند مدت ، پایدار و مشارکتی در بین اعضاي زنجیره تأمین خصوصا" میان تولید کنندگان و تـأمین کننـدگان مـواد ونیازمنـدیهاي تولیـد، و اجراي نگرش برنده- برنده4 در سرتاسر زنجیره تأمین می باشد.
هدف مدیریت روابط تأمین کنندگان یکپارچه کردن برنامه ریزي، راهنمایی وکنترل کلیه فعالیت هاي تجاري که شامل تأمین کننـدگان است، می باشد. SRM براي شرکتهایی که روابط مستحکمی با تأمینکنندگان دارند، بسیار مهم است و به زودي بکارگیري آن در افزایش برون سپاري فعالیت هاي تولیدو مونتاژ ضروري می گردد. درمدیریت روابط تأمین کنندگان تأکید بیشتر روي حمایت از شـرکاي تجـاري در طول تمامی فرآیندهاست، تا تأکید روي مدیریت فرآیندهاي میان شرکت هاي مختلف و کارکردهایی کـه بایـد در بـین آن فرآینـدها انجـام شوند.
ساختار کلی مدیریت روابط تأمینکنندگان (SRM) در شکل((3 نشان داده شده است.
از سال 1999، کاربردهاي تدارکات الکترونیک، مزایده هاي معکوس و بازارهاي الکترونیکی با استقبال گسترده اي مواجـه شـدند و بـه عنوان راه حلی براي مدیریت روابط تأمین کنندگان عنوان شدند. هنگامی که با مدیریت زنجیرة تأمین((SCM و سیستمهاي برنامـه ریـزي منابع سازمان((ERP یکپارچه شدند، نرم افزار جامع SRM باعث انجام معاملات با کارایی و سوددهی بیشتر شـد، و اطلاعـات بهتـري در سازمان ها جریان یافت و اطلاعات دقیق تر و به موقعی براي حمایت و پشتیبانی تصمیمات به خصوص در سازمانهاي خرید بـه وجـود آمـد.
بنابراین، بنگاههاي اقتصادي نباید انتظار داشته باشند که این کاربردها، فرآیندهاي خریدشان را بهبود بخشد.
تأمین کنندگان انتظار دارند که کسب و کار الکترونیکی5 در فرایندهاي عقب سازمان به آسانی بکارگرفته شود، همانگونه کـه مشـتریان این انتظار را در فرآیندهاي جلوي سازمان دارند. مدیریت سفارش به موقع، به روزرسانی وضعیت موجودي، جابجایی استثنائات وپـیش بینـی، مدیریت محاسبات و قیمت گذاري، مواردي هستند که باید فراهم شوند، تا تأمین کننده را درگیر نموده و مشارکت آنها را در عرصـه رقـابتی تجارت الکترونیکی حفظ کند. بر طبق نظر تاگمیل اجزاء SRM در شکل (5) نشان داده شده است. در شکل((6 نیز اجزاء SRM به همراه بخشهاي مختلف مدیریت زنجیره تأمین((SCM نشان داده شده است.
