بخشی از مقاله
رویکردهاي نوین در مدیریت تأمین ، خرید و تدارکات
واژههاي کلیدي
لجستیک- زنجیره تأمین- تدارکات- تأمین- خرید- مدیریت- سیستم.
چکیده
تحولات به وجود آمده در دنیاي تجارت، منجر به پیدایش نظریهها و رویکردهاي مختلفی در بخشها و مفاهیم تجارت از جمله تأمین وخرید شده است. این رویکردها هر یک زاییده تفکرات و نیز بکارگیري مفاهیم جدید در زمینه تولید و تجارت و نیز تأمین وخرید گشته است. مثلاً بکارگیري فناوريهاي اطلاعاتی و ارتباطی، عامل اصلی پیدایش
EDI و نیز سیستمهاي هوشمند در تأمین وخرید شده و مفاهیم تفکر ناب، رویکرد تأمین ناب را معرفی نموده است.
این رویکردها خود به نوعی بیانگر سیر تحول تأمین از ابتدا تاکنون هستند که برخی از آنها جایگزین برخی دیگر گشتهاند. در ادامه برخی نظریهها ، سیستمها و رویکردهاي نوین در رابطه با تأمین، خرید و تدارکات مورد بررسی قرار میگیرد و ویژگیهاي هر یک بیان میشود.
-1 مقدمه
امروزه ادبیات لجستیک، تدارکات، تأمین و خرید آکنده از تعاریف و مفاهیم مختلفی است که هر کدام تعاریف متنوعی را توسعه دادهاند.
هر چند در این میان دسترسی به تعاریف استاندارد امکانپذیر نیست ولی با این حال سعی شده است با مروري بر ادبیات نسبت به تبیین مفاهیم رایج در این حوزه هاو سایر اجزاء آن اقدام گردد. از اینرو در این بخش به بررسی تعاریف و مفاهیم مرتبط در این خصوص می پردازیم.
-1-1 تأمین1
در نشریه لجستیک شماره چهارده تأمین بدین صورت تعریف شده است :
»تهیه و رفع نیازمنديها از طریق منابع سه گانه تأمین، خرید از داخل کشور، خرید از صنایع نظامی و خرید از خارج از کشور«
فرهنگ لغات و اصطلاحات نظامی نیز تعریف ذیل را از واژه تأمین بیان نموده است : »تهیه و انجام خدمات آماد، تدارك کردن وسایل، تأمین آماد، تهیه و تحویل آماد[1].«
در تعاریف دیگري از تأمین آمده است:
o تهیه و تأمین، توزیع، نگهداري تمامی محتویات انبارها و حفاظت و پشتیبانی از مواد تهیه شده شامل تعیین نوع و تعداد مواد تهیه شده [2]
o مجموعه فعالیتهاي پشتیبانی، شامل فرآیند برآورد، تأمین،تخصیص وتوزیع نیازمنديهاي لجستیک.[20]
-2-1 مدیریت تأمین
مدیریت تأمین2 عبارتست از:
»روشی براي بررسی و مطالعه کلیه ابعاد خرید و استفاده حقیقی از مواد و خدمات خریداري شده.« »یک فرآیند کاري جدید که براي ماکزیمم کردن ارزش نقدینگی صرف شده خرید مواد و خدمات بکار میرود.«
مدیریت تأمین یک فرآیند جدید براي حداکثرنمودن ارزش حاصله از منابع مصرفی براي خرید مـواد و خـدمات اسـت، کـه هـماکنـون واژههاي تأمین و خرید، جاي خود را به عبارت »مدیریت تأمین« داده است.
مفهوم مدیریت تأمین به نوعی با مفهوم فرآیندتدارك از دو جهت متفاوت است:
الف) مدیریت تأمین تنها کارکنان بخش خرید را درگیر نمیسازد، بلکه فرآیندي است که استراتژيهایی را براي مدیریت کل فرآیند تدارك و تأمین مواد و خدمات، ایجاد مینماید.
ب) مدیریت تأمین یک فرآیند خروجی- ورودي است، به این مفهوم که فرآیندي است که خریدار را قادر میسازد تابه صـورت فعـال و پیشگیرانه ارزشهایی را که میتواند نیازهاي وي را در بازار محقق سازد، شناسایی کند. مـدیریت تـأمین بـا رویکـرد سـنتی کـه در آن پیشنهادات و مناقصات مطرح بود و تنها در مقابل نیاز بازار پاسخگو و منفعل بود، متفاوت است. [3]
-3-1 خرید3
خرید فرآیندي است که طی آن مواد، تجهیزات، اجزا و خدمات موردنیاز جهت استفاده در تولید و یا فروش دوبـاره، از طریـق پرداخـت، اجاره و یا سایر روشهاي قانونی فراهم میشود.
خرید فرآیند برآورد نیازمندي ها، انتخاب تأمینکنندگان، تعیین قیمت و مذاکرات مربوطه و پیگیري براي حمل و نقل می باشد. [4]
خرید عبارتی است که درصنعت و مدیریت براي بیان فعالیت تهیه و فراهم کردن مواد و خدمات به کار میرود. [5]
البته شایان ذکر است که مفاهیم خرید و تدارك در برخی موارد به عنوان مترادفهاي یکدیگر به کار میروند. مفهوم تـدارك محـدودة وسیعتري را نسبت به خرید دربر میگیرد. فرآیند خرید تهیه و بدست آوردن مایحتاج از روشهاي مالی و با پرداخت پول است. در حالی کـه تدارك ممکن است از روشهاي غیرمالی مانند تصاحب و یا تصرف صورت گیرد.
-4-1 اکتساب1
در وزارت دفاع آمریکا2 تعریف زیر از واژه اکتساب ارائه شده است.
»طراحی، توسعه، آزمایش، تنظیم قرارداد، تولید، جداسازي، پشتیبانی لجستیک، اصلاح، دفع ادوات نظامی و سایر سیستمها، مواد و خدمات به کار گرفته شده جهت برآورده کردن نیازهاي وزارت دفاع آمریکا در حمایت و پشتیبانی از مأموریتهاي نظامی«
[2]
اکتساب در ادبیات نظامی به عنوان بخشی از سیستم لجستیک مطرح است و هدف آن مدیریت تجهیزات و ملزومات نظامی طی چرخه عمرشان است. به همین خاطر این فرآیند تجهیزات نظامی را از مرحله طراحی و امکانسنجی تا زمان بازیافت و خروج از خدمت مدیریت و پشتیبانی مینماید.
در مدارك ناتو تعریف ذیل از اکتساب ارائه شده است :
»اکتساب عبارت است از فرآیند آمادهسازي تجهیزات، مدیریت تأمین، مدیریت نگهداري و دفع تجهیزات بهطوري که کل چرخه عمر تجهیزات را در بر گیرد.[6] «
انستیتوي فدرال اکتساب نیز اکتساب را بدین صورت تعریف کرده است:
تعریف و تشریح احتیاجات و نیازمنديها جهت برآورده شدن نیازها، درخواست و انتخاب منابع، انعقاد قرارداد، تأمین مالی قرارداد، ارائه قرارداد، اجراي قرارداد و سایر فعالیتهاي فنی و مدیریتی مرتبط جهت برآورده شدن احتیاجات مورد نیاز به وسیله قرار داد. [7]
-5-1 تدارکات3
در ناتو تدارکات بخشی از فرآیند اکتساب عنوان شده است که با مدیریت توسعه و تولید یک سیستم جهت رفع نیازمنديهاي نیروهاي مسلح در ارتباط است. انستیتوي فدرال اکتساب آمریکا نیز تعریف ذیل را از تدارك ارائه کرده است.
»تدارکات عبارت است از عمل خرید کالا و خدمات براي دولت[2] «
در دیکشنري نظامی فرآیند تدارکات بدین صورت تعریف شده است : »فرآیند فراهم کردن نیروها، خدمات، ملزومات و تجهیزات[1] «
در تعریفی دیگر تدارکات عبارت است از: زنجیرهاي از فعالیتها شامل؛ تعیین نوع و مقدار نیاز، مشخص کردن کیفیت و طرح یک کالا براي تأمین نیاز، یافتن یک منبع براي تهیه آن، سازماندهی ارسال و حمل براساس قیمت و تاریخ مشخص و تحویل آن به مشتري [20]
-2 تاریخچه و سیر تحول تأمین و خرید
نیاز براي تأمین کالا و خدمات تقریباً هم زمان با پیدایش شرکتها و سازمانها شکل گرفت. در ابتدا، شرکتها و سازمان ها بـا اسـتفاده از رویههاي موردي و بدون برنامه قبلی کالاها و خدمات موردنیاز خود را تأمین مینمودند. در دهه 30 میلادي، تئوريهاي تقسیم کـار آدام اسمیت منجر به ایجاد گونه جدیدي از سازمانها شد که وظیفهاي علمی میکردند تا کارایی کارمندان را بالا ببرند. جمع کردن وظایف کاري در قالب یک واحد سازمانی، اقتصادهاي مهارت و تخصص را بوجود آورد و در نتیجه منجر به پیدایش ساختارهاي سازمانی وظیفه اي کنـونی گردید.[20]
از همان ابتدا، بخش تدارك و خرید که مسئول تهیه و تدارك کالاها و خدمات موردنیاز جهت ایجاد محصول یک شـرکت یـا سـازمان بود، طرحریزي شد. بخش تدارك کارکردي امور مربوط به خرید را در قالب فعالیت هاي زیر انجام میداد :
- تهیه سفارشات خرید
- برنامهریزي و تحول مواد
- انتخاب تأمینکنندگان
- زمانبندي استفاده مواد و خدمات
- تنظیم اصطلاحات مذاکره و گفتگو
- تنظیم صورتحسابهاي پرداخت
- تهیه قراردادها
- نظارت و کنترل موجودي
از دهه 30 تا دهه 70 میلادي، چنین فعالیتها و وظایف متمرکزي به خوبی انجام میشد و نتایج خوبی را به دنبال داشت. سازمانهـا و شرکتها، با استفاده از شیوههاي استاندارد در زمینه فرآیند تعاملی خرید، دریافت و پرداخت، اهرمها و قدرتهایی کسب نمودنـد. گرچـه، در دهه 70 میلادي، مفاهیم جدید سازمانی مانند »پیدایش جایگاه افراد« و »قدرت تیمها و گروهها« ظهور پیدا کرد. این دو مفهـوم منجـر بـه ایجاد چالشهایی در حوزه هاي متمرکز مانند حسابداري، پرسنلی، خدمات اطلاعاتی وغیره در سازمانهاي وظیفهاي گردید.[20]
در اواخر دهه 80 میلادي، هزینههاي بسیار بالاي خرید و تهیه مواد اولیه ساخت یک کالا، تأثیر زیـادي روي سـرمایه هـاي شـرکتهـا میگذاشتند و به همین جهت مورد توجه و بررسی قرار گرفتند و منجر به ظهور تغییراتی در این زمینه گردیدند. همچنین ظهور سیستمهـاي الکترونیکی خرید و نیز افزایش توجه مدیران ارشد به اهمیت نقش مدیریت تأمین وخرید منجر به تسریع ایجاد تغییرات گردیـد. طبـق ایـن تحولات میتوان گفت که سیر پیشروي مدیریت تأمین وخرید دو انتقال اصلی را دربر داشته است :
-1 انتقال از تمرکز روي فرآیندهاي داخلی به سودها و فعالیتهاي داراي ارزش افزوده1
-2 انتقال از تمرکز تاکتیکی به تمرکز استراتژیکی امروزه، بسیاري از سازمانهاي رده جهانی، فعالیتهاي مدیریت تأمین و خرید خود را روي پـنج خروجـی داراي ارزش افـزوده زیـر کـه
نتیجه تدارك فعال و مدیریت تأمین میباشد، متمرکز میکنند:
• کیفیت: کیفیت مواد و خدمات خریداري شده باید به طور مجازي عاري از عیب و نقص باشد.
• هزینه: فعالیتهاي مدیریت تأمین و خرید باید متمرکز بر مدیریت استراتژیک هزینه باشد. یعنی فرآیند کاهش هزینه کـل خریـد، حمل و نقل، نگهداري، تبدیل و پشتیبانی محصولات شامل مواد و محصولات خریداري شده در طول زنجیره تأمین در نظر گرفته شود.
• زمان: فعالیتهاي مدیریت تأمین و خرید و نیز تأمینکنندگان باید نقش فعالی در کاهش زمان لازم براي ارائه محصول جدیـد بـه بازار، ایفا نمایند.
• فناوري: فعالیتهاي مدیریت تأمین و خرید دو مسؤولیت اساسی را در زمینه فناوري برعهده گیرند:
- بخش تأمین شرکت، فناوري مناسب را در زمان مناسب فراهم میآورد و بکار میبندد.
- فناوري که رقباي اصلی شرکت را تحت تأثیر قرار میدهد در هنگام معامله و داد و ستد با تأمینکنندگان کنترل شده است.
• استمرار تأمین وخرید : فعالیتهاي مدیریت تأمین و خرید باید روندهاي تأمین وخرید را نظارت و کنترل نماینـد، یکپـارچگی مناسب بین تأمینکنندگان برقرار سازند و نیز مسائل دیگري را در جهت کاهش ریسک تأمین در بر گیرند. [21]
-3 نقش وجایگاه تأمین، خرید و تدارکات درلجستیک و زنجیره تأمین
تأمین، خرید و تدارکات یکی از فعالیتهاي اساسی سیستم لجستیک میباشد که وظیفه آن فراهم نمـودن ملزومـات موردنیـاز سـازمان است. مقوله تأمین وخرید در طول سالیان گذشته دستخوش تغییر و تحولات بسیاري شـده اسـت. در طـی سـالیان گذشـته مباحـث علمـی بسیاري براي بهبود فرآیند تدارك و تأمین در سازمانها پدید آمدهاند و روشها و استانداردهاي منطقی و مشخصی براي افـزایش کـارآیی و اثربخشی این فرآیند در محیطهاي تجاري و نظامی توسعه یافتهاند.
فروشندگان و خریداران، فعالیتهاي کاري خود را در گرو گسترش یکدیگر میدانند. چنین نگرشی منجر به پیدایش »مـدیریت زنجیـره تأمین«1 گردیده است. خریداران در تلاشند که مشارکت و ارتباط طولانی مدت و پایداري را با فروشندگان داشته باشند. [22]
به این ترتیب که امروزه تأمینکنندگان و مشتریان به عنوان رقباي یک سازمان شناخته نمیشوند، بلکه آنها اعضـایی ازیـک مجموعـه اصلی با نام زنجیره تأمین میباشند که هدف هریک حداکثر کردن سود و افزایش بهرهوري کل زنجیره میباشد. در حقیقت اتصال و ارتبـاط تنگاتنگ تأمینکنندگان، خریداران، توزیعکنندگان، خردهفروشان، مشتریان و... در طول جریان تولید یک کالا یا خدمت منجر به پیدایش این زنجیره شده است.[23]
زنجیره تأمین2 عبارتست از:
زنجیره تأمین تمامی فعالیت هاي مرتبط با جریان و تبدیل کالاها از مرحله ماده خام (استخراج) تا تحویل به مصرف کننده نهایی و نیـز جریان هاي اطلاعاتی مرتبط با آنها را شامل می شود. [23]
مدیریت زنجیره تأمین عبارتست از:
مدیریت زنجیره تأمین عبارت است از یکپارچه سازي کلیه فعالیت هاي زنجیره تأمین و نیز جریان هـاي اطلاعـاتی مـرتبط بـا آنهـا، از طریق بهبود روابط میان اعضاي زنجیره به منظور دست یابی به مزایاي رقابتی قابل اتکا و مستدام.[21]
سیستم تأمین وخرید در مدیریت زنجیره تأمین فعالیتهاي بخصوصی را دربر میگیـرد کـه بـه نـوعی حـوزه آن را در زنجیـره نمایـان میسازد و مفهوم آن را بیان میکند. نقش تأمین وخرید در زنجیره تأمین عبارت است از:
- فراهم آوردن تجزیه و تحلیل کارشناسی در مورد پیشبینی، خدمت رسانی، تحویل واطلاعات تأمین کننده در طول زنجیره تأمین.
- فراهم آوردن اطلاعات اصلی و کلیدي براي مدیریت استراتژیک در زمینه هزینه مواد، میزان آنها و مسائل مربوط به تأمین کننده.
- در اختیار گذاشتن پیشبینی دقیق نیازها براي تأمینکنندگان و استفاده از MRP، MRPII، .JIT
- حفظ ماکزیمم ارزش ممکن در هزینههاي ممکن از طریق اجراي مهندسی ارزش و تجزیه و تحلیل ارزش.
- مذاکره در مورد بهترین روش حمل و نقل و توزیع.
- مشاوره در زمینه تصمیمات تولید یا خرید (Make or Buy)، واگذاري، اجاره و دیگر استراتژيهاي مشابه.
- کاهش هزینهها و زمانهاي ظرفیت پذیرش از طریق EDI که برنامهریزي تأمین و سیستمهاي اطلاعاتی را پشتیبانی میکنند.
- اطمینان از اینکه آموزش کارکنان بخش خرید درك و فهمی را از عناصر زنجیره تأمین و جنبههاي مختلف خرید جهانی براي آنها به دنبال دارد. [22]
از آنجا که تأمین وخرید به عنوان بخشی از سیستم لجستیک مطرح است، بیان تعریف لجستیک مفید خواهد بود. تعاریف لجستیک بـه
صورت زیر میباشند:
- علم برنامهریزي، انتقال، جابجایی و نگهداري نیروها، که به طور کلی شامل فعالیتهاي زیر میشود : [23]
1. طراحی، توسعه، اکتساب، ذخیره، انتقال، توزیع، نگهداري، تخلیه و دفع ، آرایش و چیدمان مواد.
2. انتقال نیروها و افراد.
3. اکتساب یا ساخت، نگهداري، اداره کردن و آرایش و چیدمان تجهیزات.
4. اکتساب (بدست آوردن) یا تهیه و ارائه خدمات.
5. پشتیبانی خدمات ایمنی و بهداشتی.
- علم طرحریزي و اجراي عملیات جابجایی و نگهداري و تثبیت وضعیت نیروها. آن دسته از عملیات نظامی که بـه طراحـی، توسـعه و تأمین، ذخیرهسازي، حمل و نقل، توزیع، نگهداري و تعمیرات، تخلیه و ترخیص مـواد، جابجـایی، تخلیـه و بسـتري کـردن پرسـنل، تهیـه و ترخیص تسهیلات ساختمانی، نگهداري، عملیات و تأمین خدمات مربوط میشود.[4]
- فرآیند برنامهریزي، اجرا و کنترل جریان و انبارداري و نگهـداري کارآمـد و صـرفهجویانـه مـواد خـام، موجـوديهـاي بـین راهـی و فرآوردههاي تمام شده و اطلاعات مربوط به آنها از نقطه مبدأ تا نقطه مصرف، به منظور تأمین نیازهاي مشتریان (شوراي مدیریت لجستیک آمریکا) [8]
در مدل ارائه شده از سیستم کلان لجستیک، فعالیتهاي تدارك، اکتساب، انبارداري، حمل و نقل و توزیع به عنوان اجزاء اصلی زنجیـره تأمین سیستم دفاعی در نظر گرفته شدهاند. هدف این فعالیتها ارائه ملزومات و تجهیزات به نیروهاي نظامی است.
اگر سیستم مدیریت زنجیره تأمین نظامی را به همراه سایر سیستمهاي پشـتیبانی ماننـد پرسـنلی، مـالی، مخـابرات و پزشـکی در نظـر بگیریم، سیستم کلان لجستیک شکل میگیرد. شماي این سیستم در شکل (1) نشان داده شده است.
-4 روندهاي تأمین تا سال 2001 میلادي
طبق بررسیهاي انجام شده میتوان گفت که سیر تحول تأمین از گذشته تاکنون تغییرات زیر را به ارمغان آورده و ایـن نتـایج را بـه دنبـال داشته است: [9]
-1-4 افراد غیرسنتی درپستهاي مختلف مدیریت تأمین قرار گرفتهاند.
با توجه به اینکه سازمانها در حال تغییر و تحول از اندازه کوچک به بزرگ و برعکس هستند. مدیران زبدهاي که در پستهاي مدیریتی در بخشهاي مختلف یک سازمان قرار دارند، بسیاري به بخش مدیریت تأمین وارد میشوند و در آنجا مهارتهاي مدیریتی رشـد پیـدا میکند.
-2-4 ورود روشهاي تکنیکی و فنی در مقوله خرید
در دفاتري که از لحاظ تکنیکی در مرحله بالایی قرار دارند، حضور در بخش خرید نیاز به وجود دانش و تعالیم فنی در این زمینه دارد.
-3-4 تأکید روي مدیریت کیفیت جامع و رضایت مشتري
فعالیتهاي خرید به صورت استراتژیک در زمینه مسؤولیت و میزان درگیري در مدیریت کیفیت جامع و نیز برآوردن نیاز مشتري تحـت تأثیر قرار گرفتهاند.
-4-4 تأکید بیشتر روي فرآیندهاي موجود در کسب سفارش به جاي انجام تعاملات (تراکنشها)
تأکید بر انجام فرآیندهاي خرید به شیوه درست و از طریق فعالیتهاي درست. اینکار از طریق بهبود مستمر فرآیندها صورت میپذیرد.
-5-4 خرید خدمات و سیستمها و نیز محصولات
به منظور افزایش ارزش افزوده، بسیاري از تأمینکنندگان، خدمات فرعی مانند انبارداري، حسابداري و غیره را عـلاوه برمحصـول ارائـه میدهند.
-6-4 خرید مختصر و قراردادي شده است، زمانبندي و پیگیري در جاهاي دیگر انجام میپذیرند.
ارزش افزوده واقعی در ایجاد توافق بهتر با تأمینکنندگان اصلی است. زمانبندي و پیگیري گرچه مهم هستند، اما تعاملاتی هسـتند کـه ارزش افزوده کمتري دارند.
-7-4 تمرکز روي همافزایی مهندسی طراحی و خرید
اگرچه این دو کارکرد با یکدیگر ادغام نشدهاند، اما وابستگی آنها به یکدیگر کاملاً شناخته شده اسـت و همـاهنگیهـاي زیـادي بـراي افزایش همکاري و ترکیب این دو صورت گرفته است.
-8-4 تنظیم مجدد روابط پایگاه تأمین1
در زمینه تأمین، انتخاب تأمین کننده جزء مباحث کلیدي است. تغییر به سمت منبعیابی یگانه، استفاده بیشتر از اتحاد تجاري و مشارکت بین تأمین کننده و خریدار و نیز به اشتراك گذاشتن بیشتر اطلاعات طراحی روندي است که رو به تزاید خواهد گذاشت زمینه میباشند.
-9-4 قراردادهاي طولانی مدت
بسیاري از توافقات براي تأمین اقلام اصلی به صورت مشارکتی و تضمینی است و مدت زمان توافق تا 5، 10، 15 سال و حتـی بیشـتر به طول میانجامد.
-10-4 تبادل الکترونیکی دادهها 2 (EDI) با تأمینکنندگان اصلی
به منظور تسهیل و کاهش تعاملات و نیز تسریع ارتباطات، EDI به عنوان ابزاري عمومی در دفاتر و شرکتها براي برقراري ارتباط بـا
تأمینکنندگان مورد استفاده قرار میگیرد.
-11-4 تأمین اقلام 3MRO به وسیله پیمانکار شخص ثالث
خرید MRO، تعاملات و تراکنشهاي بسیاري را میطلبد. افزایش ارزش واقعی در خرید MRO بسیار مشکل است. به گونهاي که اگر به پیمانکار واگذار شود، پرسنل بخش خرید و تأمین میتوانند روي خریدهایی با پتانسیل بالا تمرکز بیشتري داشته باشند.
-12-4 ارتباطات نزدیکتر با تأمین کننده
تهیه محصولات نهایی از خارج سازمان، فناوري را از دفاترخریدار به دفاتر تأمین کننده منتقل میکند. در نتیجه این دو دفتر به یکـدیگر نزدیکتر میشوند.
-13-4 کار کردن به صورت تیمی
پیچیدگی فعالیتهاي تدارك و تأمین باعث شده که تصمیمگیري و تجزیه و تحلیل توسط گروهی از مدیران و متخصصـان بـه عنـوان مثال متشکل از بخش خرید، طراحی، مهندسی و تولید، انجام پذیرد.
-14-4 اختیار دادن به تیم تأمین و خرید
با توجه به افزایش قابلیت ومهارت افراد در زمینه خرید و تأمین، سازمانها وظایف بیشتري را به آنها براي تصـمیمگیـري و نیـز بهبـود فرآیند تأمین، اختصاص دادهاند.
-15-4 تمرکز تولیدکنندگان محصولات نهایی بر روي طراحی و مونتاژ
بسیاري از تولیدکنندگان به منظور بهرهبرداري از تواناییهایشان، فرآیندهاي پایه تولید خود را کاهش دادهانـد و روي طراحـی و مونتـاژ متمرکز شدهاند. این تمرکز منجر به خرید کمتر مواد اولیه و خرید بیشتر قطعات از پیش ساخته از تأمینکنندگان شده و فرآیند خرید و تأمین اهمیت بسزایی پیدا کرده است.
-16-4 ایجاد کنسرسیوم براي خرید
نیازهاي دو یا چند شرکت مجزا براي خرید، ترکیب شده تا امتیازهایی را در زمینه قیمت، طراحی و تأمین آنها، کسب کنند.
-17-4 وجود ردههاي مختلف در خرید و تأمین
با تغییر فرآیندها و استراتژيها خرید، وظایف در زمینه خرید در سطوح استراتژیکی، تاکتیکی و عملیاتی شکل گرفته است.
-5 روندهاي تأمین در آینده
تحولات ذکر شده در تأمین به نوعی از اواسط قرن بیستم شکل گرفته و تاکنون ادامه داشته است. اما ظهور فناوريهاي نوین و افزایش استفاده از فناوريهاي اطلاعاتی و ارتباطاتی و نیز پیدایش اصول تفکر ناب، منجر به شکل گیري مفاهیم و تحولات جدیـدي در ایـن حـوزه شده که به خصوص از اواخر قرن بیستم تاکنون حضور آنها محسوس است و تأثیر بسیاري بر فعالیتها و فرآیندهاي تـأمین گذاشـته اسـت.
این مفاهیم و تحولات عبارتند از:[9]
-1-5 مدیریت زنجیره تأمین
شرکتها هم اکنون به صورت جمعی با تأمینکنندگان خود و تأمینکنندگان آنها1 و نیز مشتریان همکاري میکنند تا بهبودهاي مستمر در فرآیندها در طول زنجیره تأمین حاصل گردد. به این ترتیب شرکتها و اعضاي زنجیره بهبودهایی را در زمینه طراحی، سرعت، کیفیـت و هزینه شاهد میباشند.
-2-5 کاهش زمانهاي سیکل
زمانهاي سیکل تأمین و تدارك روي زمانهاي سیکل توسعه جامع و تولید اثرات زیادي دارد. با وجود تمرکزهاي پیوسـته روي رقابـت در بازار و نیز نیاز براي پاسخگویی به مشتري، فعالیتهاي خرید و تأمین میتوانند با استفاده از همکاري نزدیک با تعدادي محدودي تـأمین کننده، زمان سیکل را تا 50 الی 60 درصد کاهش دهند.
-3-5 ارتباطات تصویري با تأمینکنندگان
خریداران میتوانند با پرسنل فنی، طراحی، کاربردي و تجاري تأمینکنندگان اسـتراتژیک خـود ارتباطـات تصـویري داشـته باشـند و از امکانات کنفرانسهاي تصویري 2 استفاده کنند. استفاده از این گونه فناوريها به خریدار و فروشنده در حل مشـکلات و ارائـه راهحـلهـایی کمک میکند و منجر به افزایش بهره وري با کاهش زمانهاي سیکل حل مسأله میگردد.
-4-5 یکپارچهسازي با استراتژي سازمان
وجود قابلیتهاي و امکانات در خرید و تأمین میتواند استراتژي سازمان را تحت تأثیر قرار دهد. در خرید و تـأمین مـیتـوان بسـته بـه استراتژي سازمان از روشهاي متفاوتی استفاده نمود.
-5-5 واگذاري فرآیند تدارك
خدمات دفتر خرید و تأمین یک سازمان میتواند به صورت جزئی یا در کل به تأمین کننده شخص ثالث واگذار شود، همانگونه که هـم اکنون بسیاري شرکتها، فعالیتهاي آموزش خود را واگذار میکنند. بسیاري از شرکتها کل خریـد MRO را واگـذار مـیکننـد. ایـن امـر میتواند منجر به دستیابی بیشتر به مهارتها، تعدیل ظرفیتها و نیز کاهش هزینههاي مدیریتی گردد.
-6-5 وجود مرزهاي مبهم بین کارکردها و یا حتی حذف این مرزها
متخصصانی که در گذشته کارکردهاي خاصی مانند طراحی، تضمین کیفیت، برنامهریزي تولید، تولید و خریـد را انجـام مـیدادنـد، هـم اکنون با یکدیگر در هر سطح از فرآیندهاي کاري فعالیت میکنند. فرآیندها بیشتر به صورت موازي انجام مـیشـوند بـه طـوري کـه موانـع موجود بین کارکردها در حال از بین رفتن هستند.
-7-5 طراحی براي قابلیت تدارك
گزینههاي موجود براي کسب مواد و خدمت میتواند فعالیت طراحی و نیز »طراحی براي قابلیت تدارك« را متأثر سازد.
-8-5 بکارگیري و عمومیت یافتن »سیستمهاي کششی« در تولید
با کاهش زمانهاي سیکل و نیز افزایش موجودي، مفهوم »موجود بودن مواد و خـدمات تنهـا در صـورت سـفارش از جانـب مشـتري« جایگزین تولید برنامهریزي شده طولانی مدت میگردد. EDI و اینترنت ابزارهاي کلیدي براي برقراري ارتباطات ضروري در این خصـوص میباشند.
-9-5 کاهش تعداد تأمینکنندگان رده سوم و چهارم
به دلیل نیاز براي پاسخگویی سریعتر، فرآیندهاي بسیاري از تأمینکننـدگان رده سـوم و چهـارم بـا تـأمینکننـدگان رده دوم یکپارچـه میشود.
-10-5 شبکهاي کردن تأمینکنندگان
تأمینکنندگان، شبکهاي بین خود ایجاد میکنند تا همافزایی و هماهنگی بین طراحی و تخصصهاي کاربردي جمعی خود بوجود آورند.
چنین شبکهاي میتواند محصولات و خدمات بهتر را تولید نماید و زمان سیکل را کاهش دهد. در مرکز این شبکه مشتري اولیه و دفتر خرید وجود خواهد داشت.
-11-5 قرارداد با دو تأمین کننده به صورت همزمان براي طراحی و ساخت
تیمهاي اتحاد استراتژیک تجاري با اعضایی از چند تأمین کننده تشکیل میشود تا از وجود فرآیندهاي کم هزینه فناوريهاي جدیـد بـا قابلیت اطمینان طراحی و نیز خروجی تضمین شده فرآیند، اطمینان حاصل نماید.
-12-5 شاهراه اطلاعات یا اینترنت
اینترنت که براي تمام شرکتهاي قابل دسترسی است میتواند امکان تبادل کم هزینه اطلاعات را بین سازمانها و افراد ایجاد نماید.
-13-5 عاملهاي1 کامپیوتري هوشمند
این عاملها که موجودیتهاي نرمافزاري هستند، قادرند تا در شبکههاي کامپیوتري حرکت کننـد و اطلاعـات لازم را ماننـد اطلاعـات محصولات، تأمینکنندگان و قیمتها را بیابند و یا به گونهاي فرآیندها یا تراکنشهاي اداري را تکمیل نمایند. چنین امري منجر بـه تسـریع جابجایی و بازیابی اطلاعات میگردد و کل زمان سیکل را کاهش میدهد.
-14-5 سیستمهاي خبره1 ، هوش مصنوعی2
سیستمهاي خبره، نرمافزارهاي کاربردي هستند که قواعدي3 را در قالب برنامههاي کامپیوتري دربر دارنـد. چنـین برنامـههـایی قابلیـت تصمیمگیري دارند یا میتوانند تصمیمات یا گزینههایی براي کاربر پیشنهاد نمایند. سازمانها به منظـور تسـهیل تـراکنشهـاي در خریـد و تأمین میتوانند ازاین سیستمها استفاده نمایند.
-15-5 تأمین ناب [10]
تأمین ناب به عنوان یکی از وجوه تولید ناب، وضعیتی است که در آن رقابت و همکاري پویا در زنجیره تأمین منجر به ایجـاد ارزش بـا پایینترین هزینه و افزایش کیفیت خدمات و تولیدات میشود. تأمین ناب براساس اصول تفکر ناب پایهریزي شده است.
-16-5 جهانی سازي
با ظهور مفاهیم جهانی سازي و جهانی شدن، مقولههاي تأمین و خرید در سازمانها کاملاً تحت تأثیر قرار گرفته است. افزایش خریـد و تأمین به صورت بینالمللی و در سطح جهانی نتیجه چنین تحول و تغییري است. وجود قراردادهاي استراتژیک در رابطه با روابـط مشـارکتی نیز از اثرات جهانیسازي است که بر فرآیندهاي تأمین و خرید تأثیر گذاشته است.
در ادامه برخی روندهاي قابل شناسایی در حوزه هاي نظامی را به ترتیب ذیل میتوان برشمرد: -1 مشارکت تأمینکنندگان بر اساس رقابت
-2 تأمین اقلام با رویکرد هزینه چرخه عمر
-3 کاهش تعداد تأمین کنندگان
-4 توسعه روابط طولانی مدت با تأمینکنندگان
-5 تسهیل فرآیند تأمین و حذف موانع آن
-6 استفاده از کاراترین روشها براي تأمین
-7 مدیریت فرآیندتأمین با بهرهگیري از همافزایی تیمهاي تخصصی
-8 تأمین به صورت غیر متمرکز
-9 برگزاري مناقصههاي باز و شفاف
-10 استفاده بیشتر از ظرفیت و تواناییهاي صنایع مختلف
-6 رویکردهاي نوین درتأمین، خرید و تدارکات
پدیدآمدن فناوري اطلاعات فرصت ها و امکانات جدیدي را در عرصه لجستیک پدپد آورد که پیش از این وجود نداشتند یا بگونه دیگري انجام می گرفتند. آنچه که ذکر میشود پارادایم هاي جدیدي است که توسط فناوري اطلاعات پدیدآمـدهانـد و یـا مظـاهري هسـتند کـه در عملیات لجستیک مورد استفاده قرار می گیرند، ولی به خاطر تغییرات بنیادینی که بواسطه آنها بوجود آمده اند در این قسمت به صورت مجـزا به آنها پرداخته شده است. لازم به ذکر است که مورد بحث ما تأمین، خرید و تدارکات درسیستم لجستیک بوده و به همین دلیل موارد ذیـل در این حوزه بیان شده است.
-1-6 مدیریت تأمین در سطح جهانی4
مدیریت تأمین درسطح جهانی، طرزتفکري است که درآن بهبود مستمرفرآیندهاي طراحی، توسعه ومدیریت سیستم تأمین یک سـازمان با هدف بهبود نتیجه و ثمره سازمان، مدنظر قرار میگیرد. عبارت »سطح جهانی« این مفهوم را تداعی میکند که سازمانها در یک محـیط
جهانی در حال فعالیت هستند. مدیریت تأمین در سطح جهانی مرزهاي کارکردي شرکتها وسازمانها را گسـترش داده وتمرکـز بخشـی یـا داخلی ندارد. این طرز فکر مستلزم تغییراستراتژي مدیریت ارشد جهت انتقال فرآیندهاي تصمیمگیري از بخـش داخلـی یـا تمرکـز بـر خـود شرکت به سمت بهبود کل زنجیره تأمین است.
مدیریت تأمین در سطح جهانی، خرید را نیز دربر میگیرد اما بیشتر روي سطح استراتژیک تمرکز دارد. یک مدیر تأمین در سطح جهانی، تمرکز بخشی یا داخلی ندارد. بلکه روي فرآیندهاي در حال بهبود، با در نظر گرفتن هدفی بلند مدت براي پیشبرد قابلیـت رقابـت شـرکت و دیگر شرکتهاي زنجیره تأمین، متمرکز شده و آنها را کاملاً مدنظر قرار میدهد.[12]
