مقاله بررسی روش های تدارکات در شرکتهای پیمانکاری و ارایه فرآیند اجرایی مناسب

word قابل ویرایش
15 صفحه
دسته : اطلاعیه ها
12700 تومان
127,000 ریال – خرید و دانلود

خلاصه
مدیریت خریـد و اعمـال صـحیح و برنامـه ریـزی شـده فرآینـد خریـد نقـش مهمـی در کنتـرل و کـا هـش هزینـه هــا و بهبــود کیفیــت خــدمات و افــزایش بهــره وری در عملکــرد کــل ســازمان خواهــد داشــت . موفقیــت در اجــرای صــحیح خریــد در گــرو بررســی عوامــل و شــرایط مختلفــی از قبیــل شــناخت منــابع خریــد، بررســی میــزان و زمــان مناسب برای خرید، شناسایی شرایط بازار، بکارگیری کارکنان مناسب و … می باشد.
فرآیند خرید در هر سازمانی از تشخیص نیازها شروع شده و با شناسایی و ارزیـابی منـابع عرضـه و دریافـت قیمـت و مذاکره با آنها ادامه می یابد. نیازهای خرید، متناسب با شرایط و اوضاع سازمان ممکن است بصورت متمرکـز توسـط واحـد خرید سازمان و یا غیرمتمرکز توسط واحدهای متقاضی تعیین شـده و سـپس اقـدام عملـی بـرای خریـد آنهـا از فروشـنده موردنظر صورت می پذیرد. با توجه به نوع نیاز و محصول درخواستی سازمان ها، روش خریـد مشـخص شـده و پـس از آن ، فروشندگان مورد نظر شرکت بر اساس فاکتورهای از قبیل کیفیت ، قیمت و زمان مناسب ، تحویل به موقع و شـرایط فنـی و تکنولوژیکی و … مورد ارزیابی قرار گرفته و مناسب ترین عرضه کننده از بین آنها انتخاب می گردد.
در این مقاله مطالعاتی با تهیه پرسشنامه و تحقیق و بررسی آن در شرکت های پیمانکاری به روش های موجود خرید و تدارکات شرکت ها ، روش های خرید و بررسی دلایل شرکت ها از انتخاب نوع روش خرید و بیان فواید آن ، پرداخته مـی شود و در نتیجه روندی برای برنامه ریزی و فرآیند اجرایی خرید سازمانی ارائه می گردد.
کلمات کلیدی: مدیریت و برنامه ریزی خرید، روش های تدارکات ، تدارکات در شرکت های پیمانکاری
١. مقدمه
گسترش روز افزون شبکه های توزیع و فروش کالا و خدمات و همچنین تنوع تأمین کنندگان داخلی و خارجی و شیوه های متنوع تأمین کالا و خدمات و همچنین نوسانات قیمت ها موجب پیچیدگی در فرآیند خرید کالا و خدمات گشته و مدیریت هزینه ها را ضروری می نماید. از این رو در فرآیند تأمین و خرید باید به همپوشانی دقیق عوامل زمان احتیاج به مواد و خدمات ، زمان بندی خرید و کنترل جریان های نقدینگی قابل دسترس برای خرید و نگهداری، توجه کامل شود. نگهداری و انبار کالا و مدیریت بر انبارها به منظور کنترل ورود و خروج کالا و محاسبه موجودی کالا و کاهش هزینه های نگهداری کالا از دیگر نیازها و دغدغه های اصلی مدیران سازمان ها تلقی می شود که باید مورد توجه قرار گیرد.
از سویی دیگر با رشد تکنولوژی، به ویژه در زمینه تکنولوژی اطلاعات ، ماهیت عرضه وخرید به سرعت در حال تغییر است و جامعه و سازمانها به صورت روزافزون تأثیر رقابتهای شدید، فعالیتهای تجاری جدید، کیفیت ، طراحی محصول و فرایندها، تمرکز و غیر متمرکز بودن ، نوآوری، اطمینان از عرضه بلندمدت محصول و … را مشاهده می کند..
مدیریت تدارکات و خرید پروژه یک راه حل جامع ، منظم وسیستماتیک است که به یکپارچه سازی مبانی ارتباط با فروشندگان و پیمانکاران ، یعنی فرایندهای استعلام ، مناقصه ، خرید، نظارت و کنترل دقیق تر فرایند خرید می انجامد/ فرایندهای به کارگرفته شده در مدیریت خرید و تدارکات ، ثبت دقیق و اتوماسیون فرایندهای خرید و تدارکات و بهینه سازی تعاملات و ارتباط های تجاری در محدوده درونی و برونی سازمان را با هدف بهینه سازی رابطه سازمان با ارائه کنندگان کالاها و خدمات در داخل و خارج از کشور، ممکن می سازد. هدف نهایی از مدیریت خرید و تدارکات پروژه ، به پایان رساندن و تحویل به موقع و کیفی طرح است
اجرای سیاست های موسسات تجاری و تولیدی در امر خرید و پاسخ به موقع به درخواست کالا و خدمات مراکز
درخواست کننده ، مستلزم استقرار سیستم کارآمد تدارکات داخلی است .
٢. مبانی نظری
در استانداردها و کتب مختلف برای مدیریت تدارکات درون سازمان گام ها و فرآیندهایی تعریف کرده اند. بعنوان
مثال دو نمونه از چیدمان گام های مدیریت تدارکات را بیان میکنیم :
گام های تدارکات : بازنگری بخش ها و تعیین مواد مورد نیاز – تخمین مقدار مورد نیاز – ایجاد تطبیق بین منابع مالی و نیازها – انتخاب تأمین کننده – مشخص کردن شرایط قرارداد – مانیتور وضعیت سفارش – دریافت و بازبینی
برنامه ریزی تدارکات (تعیین اینکه چه چیزی و در چه زمانی باید تهیه شود) – برنامه ریزی درخواست (مستندسازی الزامات محصول و شناسایی منابع بالقوه ) – درخواست (اخذ اعلام بها، پیشنهاد بها، پیشنهادها یا طرح های پیشنهادی در موارد مقتضی) – انتخاب منبع (انتخاب از میان فروشندگان بالقوه ) – اداره پیمان (مدیریت ارتباط با فروشنده ) – خاتمه پیمان (تکمیل و حل و فصل پیمان ، شامل حل کلیه ی اقلام تعیین تکلیف نشده ).
اگرچه نحوه تقسیم بندی و بیان راه با یکدیگر متفاوت هستند اما در اصل و ماهیت کار، مشابه هم عمل می کنند. بنابراین به طور کلی فرآیندهای داشتن یک برنامه ریزی خرید مناسب برای سازمان را به این صورت تعریف و تشریح می کنیم :
٢-١- تشخیص نیازهای سازمان
مدیریت تدارکات قبـل از هـر اقـدامی بـرای خریـد، بایـد از نیازمنـدیهای واحـدهای مختلـف سـازمان آگـاهی یابـد تــا بــر پایــه آن اقــدام بــه خریــد مــواد و تجهیزاتــی نمایــد کــه مــورد نیــاز ســازمان باشــد. آگــاهی واحــد خریــد از نیازمنــدیهای ســازمان بســتگی بــه ســاختار خریــد در آن ســازمان و جریــان اطلاعــات از واحــدهای مختلــف بــه واحــد خریـد دارد. امـا بـه هـر حـال رونـد کلـی تشـخیص نیازهـای خریـد بوسـیله واحـد خریـد بـدین شـکل اسـت کـه هـر واحدی هنگام نیـاز بـه اقـلام و کـالایی خـاص ، نیازمنـدیهای خـود را از طریـق فـرم درخواسـت کـالا بـه واحـد انبـار ارجــاع مــی دهــد کــه اگــر کــالای مــذکور در انبــار موجــود باشــد، پــس از طــی مراحــل اداری و قــانونی، بــه واحــد در خواست کننده تحویل می گردد و اگـر کـالای مـورد نیـاز در انبـار موجـود نباشـد، فـرم درخواسـت خریـد کـالا تکمیـل و به واحد تدارکات و خرید ارجاع مـی گـردد و واحـد خریـد نیـز اقـدام بـه طـی مراحـل اجرایـی خریـد مـی نمایـد. لازم به ذکر است کـه در خیلـی از سـازمانها فـرم درخواسـت کـالا از انبـار و فـرم درخواسـت خریـد کـالا بـا همـدیگر ادغـام و در قالب فرم «درخواست و خرید کالا» مورد استفاده قرار می گیرند.
٢-٢- تصمیم به خرید
خریـد عبارتسـت از «تهیـه ، تـدارک و اکتسـاب کـالا و خـدمات مـورد نیـاز بـا کیفیـت مطلـوب و قیمـت مناسـب ، در زمان مناسب و از منبع مورد اطمینان در ازای پرداخت ارزش آن »
مناسب بودن خرید امری نسبی اسـت و بـه معنـای بهتـرین نیسـت ، بلکـه مناسـب بـودن یـک محصـول یـا خـدمت بـه عوامـل مـورد نظـر مشـترک بسـتگی دارد و بنـابراین مناسـب بـودن محصـول عبارتسـت از منطبـق بـودن آن محصـول با خواسته های مشتری، و به عبارت روشن تر مناسب یعنی قابل قبول بودن از نظرسازمان .
اعمــال صــحیح و برنامــه ریــزی شــده فرآینــد خریــد، نقــش مهمــی در کنتــرل و کــاهش هزینــه هــا، بهبــود کیفیــت محصول و افزایش بهـره وری در عملکـرد کلـی سـازمان هـا خواهـد داشـت . از اینـرو وظیفـه خریـد، وظیفـه ای حسـاس و در عین حال دشـوار اسـت کـه مسـتلزم بکـارگیری توانـایی هـای علمـی، تجربـی و داشـتن بیـنش عمیـق در ارتبـاط با فرآیند مذکور می باشد.
مــدیریت خریــد عبارتســت از «فرآینــدی شــامل تصــمیم گیــری و اجــرای برنامــه ای مــدون بــه منظــور تهیــه و تـأمین نیازمنـدیهای سـازمان در زمـان مناسـب ، بـا قیمـت و کیفیـت مطلـوب از منـابع مطمـئن و قابـل اتکـاء بـا توجـه به توانمندیها و امکانات سازمان و در چارچوب مقررات و استانداردهای حاکم بر سازمان »
موفقیت در اجرای صحیح مدیریت خرید در گرو بررسی دقیق عوامل و متغیرهای زیر می باشد: الف ) چه چیزی ب ) چه زمانی ج ) چه منبعی توجـه بـه هـر کـدام از عوامـل موفـق بـه هنگـام خریـد، مسـتلزم کنکـاش و پاسـخگویی بـه سـوالات و متغیرهـای دیگری است که در بخش های بعدی مورد بررسی بیشتر قرار می گیرند.
تحقق خرید مطلوب در سـازمان مسـتلزم بکـارگیری یکسـری اصـول و دسـتورات اسـت کـه آنهـا را بـا نـام بایسـته هـای مدیریت خرید موفق می نامیم . برخی از این بایسته ها و اصول عبارتند از:
١. حصول اطمینان از جریان مسـتمر و مـنظم مـواد و کـالای مـورد نیـاز بـه درون سـازمان : بعنـوان یـک اصـل بسـیار اساسی بایـد تأکیـد نمـود کـه تحـت هـیچ شـرایطی سـازمان نبایـد بـا کمبـود کـالا و تجهیـزات مواجـه شـود. ایـن تأکید بـدلیل هزینـه هـای بسـیار بـالایی اسـت کـه نبـود و یـا کمبـود کـالا و مـواد بـرای سـازمان در پـی خواهـد داشت . برخی از این هزینه شامل موارد ذیل می باشند.
– هزینه های فرصت از دست رفته
– کاهش اعتبارسازمان بدلیل عدم تأمین به موقع سفارشات مشتریان
– کاهش راندمان سازمان بدلیل فعالیت با ظرفیت غیرکامل
بـر ایـن اسـاس ، سـازمان هـا اقـدام بـه برنامـه ریـزی هـای مختلفـی جهـت اطمینـان از جریـان مـنظم کـالا بـه سازمان می نمایند.
٢. پرهیز از انباشت بیش از حد موجودی کالا و مواد در انبار
٣. ایجاد روابط مناسب با عرضه کنندگان واجد صلاحیت و تلاش برای حفظ آن
۴. یافتن منابع جایگزین و عدم اتکا به یک مشتری خاص
۵. کسب آگاهی از روند بازار و تحولات آن
۶. همکاری و هماهنگی با سایر بخش های سازمان
٧. اولویت بندی فاکتورهای موثر در خرید و پرهیز از تفکر یک بعدی در خرید
٨. استخدام و آموزش کارکنان مناسب (نیروی انسانی متعهد، متخصص و آموزش دیده )
٩. ایجاد انگیزه در کارکنان
١٠. کنترل فعالیت های خرید
٢-٣- انواع روش های خرید
روش هــای خریــد از یــک ســازمان بــه ســازمان دیگــر و از یــک مجموعــه شــرایط بــه مجموعــه شــرایط دیگــر متفاوت می باشد. در این قسمت به بررسی روش های مختلف خرید در سازمان های مختلف می پردازیم .
٢-٣-١ خرید در سازمان ها متناسب با نوع ساختار آن ها به یکی از روش های زیر انجام می شود:
١. خرید متمرکز
در ایــن ســاختار خریــد، یــک واحــد ســازمانی خاص (بــا عنــاوینی ماننــد تــدارکات ، کــارپردازی و …) مســئولیت تهیه و تدارک نیازمنـدی هـا را در کـل سـازمان بـر عهـده دارد. بـدین صـورت کـه واحـدهای مختلـف نیازهـای خـود را به واحد مذکور ارجـاع داده و واحـد مـذکور نیـز بـر اسـاس درخواسـت هـای انجـام شـده ، اقـدام بـه خریـد اقـلام مـورد نیاز می نماید. کاربرد روش متمرکـز بـرای خریـد کالاهـای عمـومی کـه مـورد نیـاز و مصـرف مشـترک اکثـر واحـدهای سازمان می باشند و نیز خریدهای برنامه ریـزی شـده کـه مشخصـات آنهـا دقیقـا تعیـین شـده مقـرون بـه صـر فـه بـوده و مورد توصیه قرار می گیرد.
٢. خرید غیرمتمرکز
سیسـتم خریـد غیرمتمرکـز بـرای سـازمان هـایی بـا نیازمنـدی بـالا بـه خریـد کـالای اختصاصـی و نیـز سـازمان هـای دارای پراکنـدگی جغرافیـایی(دارای شـعب متعـدد در شـهرها و احیانـا کشـورهای متعـدد) مناسـب تـر از سیسـتم متمرکز می باشد.
٢-٣-٢ انواع خرید بر اساس قابلیت پیش بینی:
بر اساس قابلیت پیش بینی و برنامه ریزی خریدها به دو دسته تقسیم می شوند: الف – خریدهای برنامه ریزی شده خریدی است که معمولا در آغاز هر سـال و بـر اسـاس برنامـه هـای پـیش بینـی شـده صـورت مـی پـذیرد کـالا یـا ا قلام خریداری شده در این حالت معمـولا شـامل کالاهـای اساسـی و کـالای مـورد نیـاز بـرای پـروژه هـا و برنامـه هـای خـاص و نیـز کالاهـای مصـرفی و مـواد اولیـه در خواسـت شـده از سـوی واحـدهای مختلـف سـازمان مـی باشـند، کـه حجم و میـزان خریـد آنهـا براسـاس بـرآورد واحـدهای مختلـف و بـا بکـارگیری مـدل هـای ریاضـی کـه در ایـن زمینـه وجود دارد تعیین می گردد.
ب – خریدهای موردی(برنامه ریزی نشده )
در ایــن نــوع خریــد کالاهــا بــر اســاس درخواســت واحــدها و بــرای رفــع نیازمنــدی هــای پــیش بینــی نشــده و اضـطراری خریـداری مـی شـوند خیلـی از اقلامـی کـه از طریـق خریـدهای مـوردی تهیـه مـی شـوند اجنـاس مصـرفی غیر روزمره یا دارای تاریخ انقضـاء محـدود مـی باشـند. ممکـن اسـت سـایر اقـلام مـورد نیـاز از ایـن طریـق تهیـه شـوند کـه البتـه تـلاش واحـد خریـد بایـد در جهـت کـاهش خریـدهای برنامـه ریـزی نشـده باشـد. خریـدهای برنامـه ریـزی نشده اکثرا از محل تنخـواه گـردان انجـام مـی شـوند. «تنخـواه گـردان مبلغـی ا سـت کـه از طـرف امـور مـالی سـازمان در اختیـار مـأمورین خریـد(کارپردازان ) قـرار داده مـی شـود تـا بـرای خریـدهای ضـروری و احیانـا پـیش بینـی نشـده مورد استفاده قرار گیرد.»
٢-٣-٣ انواع خرید بر اساس زمان
الف – پیش خرید
به شـرایطی کـه خریـد مـواد و اقـلام مـورد نیـاز مـدتی پـیش از بکـارگیری آن هـا در تولیـد صـورت مـی پـذیرد پیش خرید می گویند. در صـورتی کـه مـواد و قطعـات مـورد نیـاز بـرای آینـده از قبـل بـه طـور قطعـی مشـخص باشـد پیش خرید مـی توانـد از تـأثیر نـامطلوب نوسـانات کوتـاه مـدت عرضـه محصـول و قیمـت آن بـر فعالیـت هـای موسسـه جلوگیری نمایـد. قابـل توجـه اینکـه در پـیش خریـد بایـد بـه افـزایش هزینـه هـای نگهـداری مـواد نیـز توجـه نمـود و بین هزینه های نگهداری و نوسانات قیمت و … تعادل برقرار نمود

این فقط قسمتی از متن مقاله است . جهت دریافت کل متن مقاله ، لطفا آن را خریداری نمایید
word قابل ویرایش - قیمت 12700 تومان در 15 صفحه
127,000 ریال – خرید و دانلود
سایر مقالات موجود در این موضوع
دیدگاه خود را مطرح فرمایید . وظیفه ماست که به سوالات شما پاسخ دهیم

پاسخ دیدگاه شما ایمیل خواهد شد