بخشی از مقاله
چکیده
این مقاله به بررسی و تحلیل مشکلات ساختار سازمانی غیر متمرکز و تاثیر آن در ارتباط اثر بخش سازمان می پردازد.به عبارت دیگر مساله بررسی رابطه بین ساختار سازمانی و ارتباطات اثر بخش و ارائه ویژگی های مناسب ساختار می باشد . هدف از تحقیق شناختوضعیت ساختار سازمان و اثر آن بر ارتباطات و همچنین شناخت ساختار مطلوب در سازمان که باعث اثر بخشی بیشتر در ارتباطات شده تا سازمان بتواند به اهداف و مسیری که در نظر دارد برسد. در این تحقیق متغیرهای م ستقل َ بعد اصلی ساختار سازمانی - پیچیدگی,رسمیت و تمرکز - و متغیر وابسته,ارتباطات اثر بخش تشکیل می دهد که د رنهایت نتایج لازم در این خصوص ارائه می شود.
کلمات کلیدی:سازمان،ساختار، ارتباطات،اثر بخشی
مقدمه
یک سازمان مرزهای نسبتا مشخصی دارد,این مرزها به مرور زمان می تواند تغییر کنند و ممکن است کاملا روشن و واضح نباشند,اما به هر حال باید مرزهای مشخص وجود داشته باشند تا بتوان اعضای سازمان را از اعضای دیگر باز شناخت . مشخص شدن چنین مرزهایی از طریق انعقاد قراردادهای رسمی و غیر رسمی بین اعضا و سازمان ها صورت می گیرد.افراد با سازمان پیوند دائمی داشته اما این پیوند دائمی عضویت مادام العمر را تضمین نمی کند ,بلکه برعکس سازمانها دائما در اعضای خود تغییر و تحولاتی صورت می دهند اگر چه مادامی که این اعضا عضویت سازمان را دارا هستند حق دارند در حد قوانین و مقررات در امور س ازمان مشارکت نماید و در نهایت اینکه سازمان ها برای انجام امور بوجود می آیند .
این امور یا فعالیت ها ,همان اهدافند که دستیابی به آنها توسط یک فرد به تنهایی میسر نیست و یا اگر هم بوسیله یک فرد قابل حصول باشد ,حصول آن از طریق سازمان اثر بخش تر است و این اثر بخشی در نحوه ارتباطات افراد با سازمان شکل می گیرد که این ارتباطات می تواند به صورت عمودی یا افقی صورت پذیرد .بنابراین سازمان های امروزی برای باقی ماندن در صحنه رقابت شدید جهانی ناگزیرند در ساختار سازمانی خود تغییراتی ایجاد کنند و از ارتباطات سازمانی عمودی خود کاسته و به سطح ارتباطات تخت روی آورند .ساختار سازمانی غیر متمرکز که بر پایه تفویض اختیار و مسئولیت به رده های عملیاتی و رده های پایین سازمان صورت می گیرد باعث می شود مسئولیت پاسخ دهی سازمان ها پررنگ تر شود.
برعکس در ساختارهای سازمانی متمرکز که بر پایه کنترل شدید مدیران ارشد استوار شده ,تاثیر منفی بر روند پاسخگویی دارد و روحیه کارکنان - به ویژه کارکنان دانش محور و متخصص - را تخریب می کند در همین راستا سازمان های کشوری نیز ناگزیرند به فکر تجدید ساختار سازمان خود بیندیشند و با اعطای اختیار مسئولیت کافی به واحد های درون سازمانی,پاسخگویی آنها در قبال ارباب رجوع را افزایش دهند چرا که عدم مسئولیت پذیری سازمانهای دولتی در کنترل بیش از حد و ضعف مدیریت باعث شده جریان ارتباطات درون و برون سازمان غیر اثر بخش شده و جو بی اعتمادی حاکم گردد.لذا تغییر ساختار سازمانی می تواند جلب هم کاری را جایگزین بی اعتمادی کند و ساختار سازمانی متناسب باعث تعالی سازمان در راستای دستیابی به اهداف خود گردد.
تعاریف سازمان
پدیده ایست اجتماعی که بطور آگاهانه هماهنگ شده و دارای حدود وثغور نسبتا مشخصی بوده و برای تحقق هدف و اهدافی بر اساس یک سلسله مبانی دائمی فعالیت می کند - رابینز, استیفن, ٌَُُ - .
ساختار سازمان
یکی از زیر سیستم های سازمان است که نشانگر الگو های تعاملی رسمی اعضای سازمان و چگونگی تقسیم کار و سلسله مراتب فرماندهی است.ساختار از َ عنصر - رسمیت , پیچیدگی و تمرکز - تشکیل شده است. - اعتباریان,اکبر, -
ابعاد سازمان - ساختار سازمان -
رسمی بودن: رسمی بودن به روش ها ,مقرارات و مدارک کتبی اطلاق می گردد که بموجب آنها شرح وظایف ,دستورالعمل ها و فرمانهایی که کارکنان و اعضای آن باید رعایت و اجرا نمایند مشخص می شود . بااین تعریف معین می شود سازمان های بزرگ بصورت رسمی تر اداره می شوند و دلیل آن بر این است که در سازمانهای بزرگ مدیریت برای کنترل کردن تعداد زیادی از دوایرو افراد باید قوانین و مقرارات,روش ها و بخش نامه هایی را رعایت یا صادر نمایند .در حالی که در سازمانهای کوچک مدیران می توانند از راه نظارت مستقیم آنها را کنترل نمایند - اسماعیلی جوشقانی,محمد,ٌَُُ - .
پیچیدگی: در سلسله مراتب اداری پیچیدگی به تعداد سطح مدیریت در سازمان اطلاق می شود . این پیچیدگی ممکن است بصورت عمودی و یا افقی - یعنی دوایر واحد های سازمانی - باشد. همیشه و در همه جا سازمانهای بزرگ پیچیده تر هستند .رابطه بین بزرگی و پیچیدگی سازمان بسیار روشن است و نیاز به توجیه ندارد - اسماعیلی جوشقانی ,محمد ,ٌَُُ - .
تمرکز: میزانی که افراد ,واحدها و یا سطوح سازمانی برای انتخاب راهکارهای تصمیم گیری خود دارای اختیار رسمی بوده وبدین ترتیب کارکنان از حداقل رای ونظر خود برخوردارند, تشریح می شود.تمرکز فقط با ساختار رسمی تاکید می شود نه با ساختار غیر رسمی ,و فقط با اختیار رسمی بکار می رود وهمچنین تمرکز بر یک نقطه واحد, می تواند به فرد واحد یا سطح سازمان برگردد که این نقطه واحد بر یک سطح بالای سازمان اشاره می کند - رابینز, استیفن, ٌَُُ - .
غیر تمرکز: به آن سطح از سلسله مراتب اختیارات اطلاق می گردد که می تواند تصمیماتی را بگیرند . در سازمانهای متمرکز ، مدیران ارشد و آنان که در راس سازمان هستند حق تصمیم گیری دارند .در سازمانهای غیر متمرکز همین تصمیمات در سطوح پایین ترگرفته می شوند.با بزرگتر شدن سازمان بالا رفتن تعداد کار کنان ،واحدها و دوایر تصمیم گیری مشکل و پیچیده می شود و مدیر به تنهایی نمی تواند آن را انجام دهد و مجبورند به سمت عدم تمرکز حرکت نمایند در حالیکه در سازمانهای کوچک به دلیل کم بودن سطوح مدیریتی وتخت بودن ساختار سازمانی بیشترتصمیمات توسط مدیران ارشد گرفته می شود و پدیده تمرکز بیشتر مشاهده می شود بنابراین تمرکز وعدم تمرکز در سازمان به میزان تفویض اختیار مدیران بستگی دارد - اسماعیلی جوشقانی ,محمد ,ٌَُُ - .
انواع ساختار سازمان
ساختار مبتنی بر وظیفه: در تهیه چنین ساختاری به فعالیت ها بر حسب وجوه مشترکی که دارند و معمولا در نمودار سازمانی از پایین به بالا گروه بندی می شوند اینگونه ساختارها اگر محیط دارای ثبات باشد و سازمان از نوعی تکنولوژی عادی و یک نواخت استفاده نماید و اندازه سازمان نیز کوچک و متوسط باشد و دوایر سازمان وابستگی زیادی به هم نداشته باشند الگوی منا سبی تلقی می گردد - اسماعیلی جوشقانی,محمد - .
ساختار مبتنی بر نوع محصول : در این ساختار بخش های مختلف سازمان بر اساس نوع محصول ,نوع خدمت,گروهی از محصولات,نوع کار ,طرح ها,برنامه های اصلی یا بر حسب مراکز سود سازماندهی می شوند .در این نوع ساختار می توان از ساختار مبتنی بر وظیفه هم استفاده نمود بدین ترتیب که در یک محصول یا یک گروه از تولیدات تفکیک وظایف را نیز در نظر گرفت - اسماعیلی جوشقانی , محمد - .
ساختار بر حسب منطقه جغرافیایی : بابزرگتر شدن سازمان و لزوم ایجاد تنوع در محصولات و توجه نمودن به سلیقه مصرف کنندگان دیگر ساختار مبتنی بر وظیفه کارآیی چندانی ندارد .لذا سازمان مجبور است که به ساختار جدید روی آوردبرای حل این مشکلات شرکت های بزرگ در دنیا به سمت ساختار مبتنی بر منطقه جغرافیایی روی آورده اند - اسماعیلی جوشقانی, محمد, ٌَُُ - .
ساختار پیوندی: در دنیای امروز سازمان هایی هستند که ممکن است ساختار آنها بصورت هیچ یک از روشهای ذکر شده در بالا نباشند امکان دارد که که ساختار سازمان ها ترکیبی از ساختار های پیش گفته باشد که به آن ساختار پیوندی می گویند.
ساختار ماتریسی: نوعی طرح ساختاریست که بر اساس آن متخصصان از دوایر وظیفه ای مختلف دعوت می شوند تا در یک یا چند گروه تحت رهبری مدیران پروژه ,فعالیت مشخصی را انجام دهند .ساختار ماتریسی,بعد انعطاف پذیری را بصرفه جویی هایی که در اثر تخصص شدن در بروکراسی را حاصل می شود می افزاید - اسماعیلی جوشقانی, محمد,ٌَُُ: ٌُُ به نقل از رابینز,ٌَُْ - .
ارتباطات
فرایندی است آگاهانه یا ناآگاهانه ,خواسته یا ناخواسته که از طریق آن احساسات ونظرات ,به شکل پیام های کلامی ویا غیر کلامی بیان گردیده ,سپس ارسال, دریافت وادراک می شوند , این فرایند ممکن است ناگهانی , عاطفی ویا بیانگر - مبین اهداف خاص برقرار کننده و ارتباط - باشد - ری ام.بریکو,آندرو .دی ولوین ,دارلین آر.ولوین - .
اثر بخشی
سازمانها برای سنجش اثر بخشی معیارهای متفاوتی را انتخاب می کنند ,تفاوت در محیط سازمان ها ,نوع فعالیت ,ماموریت وچشم انداز سازمان ها,استراتژی ها و اهداف اصلی ,دلیل تفاوت در معیارهای اثر بخشی وهمچنین تفاوت در رویکرد سازمان به اثر بخشی می باشد - اعتباریان, اکبر - .قابل ذکر است ,اثر بخش به معنای تولید موثر ,کار موثر واستفاده موثر از منابع است .واژه موثر می تواند معنای مختلفی برای افراد یا موسسه های مختلف داشته باشد .اما برای همه می تواند به معنای میزان تحقق هدف یا اهداف عالی آنها باشد . اثر بخشی یک شاخص معطوف به هدف است وبه دادهای ورودی توجه ندارد .هرچه سازمان بتواند خود را به هدف نزدیکتر کند موثر وکاراتر ودر نتیجه اثر بخ ش تر خواهد شد - اعتباریان,اکبر - .
