بخشی از مقاله
چکیده
از گذشته تا به حال روشهای متفاوتی در زمینه عمرانی و احداث صنایع و پروژه های بزرگ در کشور مورد استفاده قرار میگرفت روشهای برنامه ریزی و کنترل پروژه ها در جاههای مختلف پروژه های تحقیقاتی که یک سری نا مفهوم بودن جزئیات کارها ، عدم وجود قطعیت در اکثر وقتهای برآوردی فعالیتها مواجه شدن این کار سبب حسن اجرای پروژه و از سر گیری رشته جدیدی از امور و .... برخوردارند.طرح یک سیستم اطلاعات مدیریت و رویه کارامد به گونه ای ارائه شده است که بر اساس این مدل تمامی اطلاعات و جزئیات ضروری جهت برنامه ریزی و کنترل و هدایت همه جانبه بر پروژه در یک واحد تحقیقاتی به طور یکپارچه گردآوری شده است. و همچنین وجود مکانیزمهای لازم برای تفکیک حسابهای پروژه ها و کنترل هزینه ها ، امر ارزیابی پیشرفت واقعی فعالیت ها پرداخت. به حق به همکاران پروژه جهت افزایش دقت و صحت انجام پروژه های پژوهشی فراهم امده است.
واژه های کلیدی:مدیریت ، برنامه ریزی و کنترل پروژه -سیستم اطلاعات مدیریت -پایگاه اطلاعات - واحد پژوهشی
-1مقدمه
امروزه اقدام به هر کاری قبل از انجام برنامه ریزی و بررسی مراحل و نتایج حاصل از آن اشتباهی بزرگ محسوب می شود.چرا که بیش از گذشته سیستمها بر یکدیگر تأثیر گذار و تأثیر پذیر شده و ارزش منابع محدود و در اختیار نیز افزایش یافته اند .این در حالی است که بواسطه پدید آمدن و اشاعه روشها و فن آوری های جدید، سطوح مدیریت در سازمانها در حال کاهش و ساختارهای سازمانی در حال افقی تر شدن هستند .در گذشته کلیه برنامه ها و اطلاعات در اختیار مدیران ارشد قرار داشت و کارکنان تنها مجری دستورات بودند، لیکن در یک سازمان مبتنی بر اطلاعات، برنامه ها به صورت طبقه بندی شده و حاوی جزئیات و ارتباطات لازم در اختیار کلیه کارکنان قرار گرفته و هر شخص مسئول فعالیتهای مربوط به خود می باشد.
در چنین ساختاری تمایل به انجام فعالیتهای مقطعی در قالب پروژه های بزرگ و کوچک افزایش یافته و نتیجه آن استفاده بهینه از ظرفیت منابع و امکانات، حاکمیت نظم در امور، و دستیابی به اهداف در چارچوب هزینه و در محدوده زمانی از قبل تعیین شده می باشد.در همین رابطه رویه های ارائه شده در مبحث مدیریت، برنامه ریزی و کنترل پروژه به عنوان ابزاری مؤثر و پویا در امر زمانبندی فعالیتهای اجرائی در قالب پروژه ها، لحاظ نمودن محدودیتها و بهینه سازی برنامه ها، و در ادامه اعمال نظارت دقیق بر روند پیشرفت امور و برنامه ریزی مجدد مورد استفاده قرار گرفته و از طریق مدد رسانی به مدیریت، نتایج شایان توجهی را در جهت انجام به موقع تعهدات در زمان مقرر، توام با بهر ه برداری کامل از منابع و با هزینه ای پیش بینی شده ارائه می نماید.
روش برنامه ریزی پروژه در کشور از گذشته در موضوعات احداث صنایع و فعالیتهای عمرانی به صورت نه چندان دقیق و کامل مورد استفاده واقع می شده و هم اکنون نیز با مقداری گستردگی بیشتر نسبت به قبل در زمینه های دیگر نیز کاربرد پیدا کرده است، ولی به دلیل پاره ای از مسائل کهغالباً به عدم وجود قطعیت در بخشی از امور مرتبط با پروژه ها به خصوص موضوع تأمین منابع و امکانات، و همچنین عدم آگاهی و تمایل مدیران سنتی نسبت به اتخاذ شیوه های برنامه ریزی و تبعیت از آنها باز می گردد، در سایر انواع طرحها و پروژه ها مورد استفاده قرار نمی گیرد .خوشبختانه در طی چند سال اخیر مدیران صنایع و مؤسسات نسبت به بکارگیری شیوه های برنامه ریزی و کنترل و دستیابی به نتایج شایان توجه آن تمایل بیشتری ابراز نموده اند که از جمله این شیو هها، نظام برنامه ریزی و کنترل پروژه می باشد.
نظام برنامه ریزی و کنترل پروژه در خصوص پروژه هایی که سابقه انجام آنها در گذشته وجود داشته باشد و غالب امور آنها قطعی و زمانهای فعالیتها نیز معین باشند، با سهولت بیشتری قابل پیاده سازی و بهره برداری است ولی در مورد پروژه های دارای امور و زمانهای غیر قطعی و احتمالی، برنامه ریزان توفیق لازم را بدست نمی آورند، که از جمله آنها می توان به مشکل بودن گردآوری داده های مورد نیاز برای برنامه ریزی، لزوم به کارگیری رو شهای برنامه ریزی پیچیده تر و عدم دسترسی به متخصصین این امر که در مجموع باعث طولانی تر شدن فرایند برنامه ریزی و افزایش هزینه های مربوطه و به طور کلی صرف نظر کردن از اهتمام نسبت به برنامه ریزی به علت موارد مذکور در غالب اوقات می گردد اشاره نمود.
مؤسسات تحقیقاتی، مراکز پژوهشی در دانشگا هها، واحدهای تحقیق و توسعه در صنایع و سایر قسمتهای مشابه از جمله مجموعه هایی هستند که با پروژه های متعدد و دارای ماهیت غیر قطعی مواجه هستند .علاوه بر این کنترل بودجه و پیشرفت امور پروژه ها از سوی مدیران این واحدها بسیار حائز اهمیت بوده و با دشواریهای زیادی به انجام میرسد .این در حالی است که بخش قابل توجهی از داده های اولیه هر پروژه که می بایست در مراحل اولیه وارد سیستم برنامه ریزی پروژه گردد، لازم است از طریق مجریان پروژه تولید و در اختیار برنامه ریز قرارگیرد که به دلیل عدم آگاهی کافی آنان نسبت به روش های برنامه ریزی پروژه، امر ایجاد و آماده سازی داده ها و اطلاعات مورد نیاز در حد جزئیات و دقت مطلوب را دچار سختی و مشکل میسازد.
لذا ایجاد بستر و زیرساختهای ضروری با توجه به جمیع شرایط اقتصادی و فرهنگی حاکم بر محیطهای صنعتی و مؤسسات علمی و پژوهشی، امکان بهره برداری آسانتر و مؤثرتر از شیوه های برنامه ریزی و مدیریت پروژه را فراهم می سازد.مدل سیستم اطلاعات مدیریت پروژه بر اساس نیازهای منطقی یک واحد پژوهشی دانشگاهی و به منظور رفع پاره ای از مشکلات و نیازهای مطرح شده برای آن طراحی گردیده و از جامعیت کافی در این خصوص برخوردار میباشد.
روش تحقیق
مدیر پروژه فردی است که مسئولیت اجرای پروژه محوله را در دو راستا یکی توجه داشتن به عوامل بیرونی پروژه به معنای تکمیل پروژه با در نظر گرفتن سه عامل زمان، هزینه و کیفیت توافق شده و دیگری پرداختن به عوامل درونی به مفهوم ایجاد انسجام و هماهنگی بین منابع و عوامل اجرایی پروژه، دریافت امکانات و بودجه، کنترل پیشرفت و صرف هزین هها و سایر موارد بر عهده دارد .در یک سطح بالاتر، رئیس واحد پژوهشی که در زیر مجموعه خود با مدیران پروژه های متعدد مواجه است نیز با موضوعات و مسائل مشابهی از همین دست روبرو است.در همین رابطه به منظور آشنا شدن با مشکلات هر زیر مجموعه از یک واحد پژوهشی، مصاحبه های برنامه ریزی شده ای با مسئولین هر قسمت صورت گرفت که طی آن ضمن آگاه شدن از روی هها و گردش عملیات جاری، ازیک سو نواقص و مشکلات و از سوی دیگر نیازها و پیشنهادها مکتوب گردیدند .در این رابطه قسمتهای ریاست واحد پژوهشی، مدیریت پژوهشی، مراکز پژوهشی، مدیریت مالی، مدیریت تدارکات، برنام هریزی و کنترل پروژه، و کارفرما در دامنه تحقیق قرار گرفتند.از طریق تحلیل یافته ها و ساماندهی نتایج، اهداف کلی مندرج در جدول شماره 1 جهت دستیابی به یک طرح سیستم اطلاعات مدیریت برای مدیریت و کنترل پروژ هها در یک واحد پژوهشی تبیین گردید.
