بخشی از مقاله
چکیده
در عصر کنونی تحولات شگرف دانش مدیریت، وجود نظام ارزیابی را اجتنابناپذیر نموده است؛ بهگونهای که فقدان نظام ارزیابی در ابعاد مختلف ، سازمان را اعم از ارزیابی در استفاده از منابع و امکانات، کارکنان، اهداف و استراتژیها بهعنوان یکی از علائم بیماریهای سازمان قلمداد مینمایند. در این پژوهش ابتدا به نحوهی جمعآوری دادههای وقایع حیاتی چهارگانه - ولادت، وفات، ازدواج و طلاق - در ثبت احوال پرداخته، سپس به پاکسازی و یکپارچهسازی قبل و بعد از ثبت دادهها در پایگاه اطلاعاتی ثبتاحوال و طراحی انبارهی دادهی موردنظر وقایع حیاتی میپردازیم.
در مرحلهی بعد از دادههای ثبت شده به طراحی مکعب داده شامل سه بعد مکان و زمان و نوع واقعه می-رسیم و در نهایت به گزارشهای موردنظر مدیران مربوط به این سازمان رسیده و نمایش داده و درنهایت با زدن پرسوجو بر روی انبارهی داده و بهدست آوردن اعداد شاخصهای حیاتی و جمعیتی موردنظر به طراحی داشبورد مدیریتی و شاخصهای مشتمل شده در باب وقایع حیاتی در دو سال 1392 و 1393 میپردازیم.
.1 مقدمه و بیان مسئله
تصمیمگیریهای آینده محور و برنامهریزیهای کلان در کشور بدون وجود یک زیرساخت تصمیم و تحلیل متقن و موجه براساس روشهای غیر ممکن است. برای اینکه مدیریت کنیم باید بتوانیم اندازهگیری کنیم. این عبارت یکی از کلیدیترین فاکتورهای مدیریت است. لذا برای نیل به این مقصود بحث ارزیابی عملکرد مطرح میشود. اندازهگیری عملکرد از عواملی است که تمام سازمانها بهنحوی آن را انجام میدهند. سازمانها ممکن است آن را بهطور سیستماتیک و کامل و یا بهدلیل خاصی بهطور سطحی انجام دهند.
به طور کلی نظام ارزیابی عملکرد را میتوان فرآیند سنجش و اندازهگیری و مقایسهی میزان و نحوهی دستیابی به وضعیت مطلوب با معیارها و نگرش معین در دامنه و حوزهی تحتپوشش معین با شاخصهای معین در دورهی زمانی معین با هدف بازنگری، اصلاح و بهبود مستمر تعریف نمود.
در بسیاری از سازمانها، دادهها در منابع مختلف اطلاعاتی پراکنده شدهاند که این امر باعث میشود گزارشهای تجمیعی از دادهها و دسترسی یکپارچه به آنها بهسختی انجام شود و با وجود داشتن منابع اطلاعاتی، گزارشهای تجمیعی و مدیریتی بهصورت دستی و با کارایی پایین انجام شود. یکپارچهسازی منابع اطلاعاتی یکی از مهمترین نیازهای سازمانها میباشد تا بتوانند استفاده بهینهتری از دادههای موجود داشته باشند.
مسئلهی اساسی تحقیق عبارت است از بررسی امکانپذیری ارائهی شاخصهای اصلی نتیجه، کنترل و نظارت برای داشبورد تصمیمگیری مدیران اجرایی در حوزهی وقایع حیاتی در سازمان ثبتاحوال. جنبههای مبهم و مجهول در اجرای این تحقیق و پاسخگویی به هریک از سوالات فوقعمدتاً به فقدان یک طرح استراتژیک و سند راهبردی در حوزهی وقایع حیاتی در استان مرکزی بر میگردد.
.2 مبانی نظری
بزرگترین بیماری یک سازمان کمبود اطلاعات دقیق و بهموقع میباشد. با وجود این حقیقت، مدیران برای تصمیمگیری تحت فشار هستند و معمولاً بر اساس یک تصمیمگیری حدسی مجبور به ریسک میشوند. این ریسکها بعضاً باعث از دست رفتن یکسری سودها و منافع کسبوکار میشوند. بستر هوشمندی کسبوکار و داشبورد مدیریت امکان مدیریت دادهها، دستیابی به دادهها و تحلیل داده-ها را در زمان و هزینه کمتر امکانپذیر میسازد.
مزایای داشبورد مدیریت
· تعریف شاخصهای کلیدی عملکرد سازمان
· نظارت بر عملکرد سازمان و واحدها
· کمک به تصمیمگیری سریعتر و بهتر نمایش وضعیت کل سازمان در یک نگاه
· دسترسی سریع به اطلاعات از مجموعه چند منبع
مراحل کلی طراحی و پیادهسازی سیستم
فاز اول: شناسایی فرایندهای سازمان فاز دوم: تعریف شاخصهای کلیدی عملکرد سازمان و واحدها
فاز سوم: طراحی سیستم داشبورد مدیریت فاز چهارم: طراحی و پیادهسازی نرمافزار
نکات مهم کلیدی برای تعیین شاخصها :
-1 تعریف اولیه از فعالیتهای کسب و کار
-2 داشتن اهداف عملیاتی شفاف و صریح از نیازمندیهای کسبوکار
-3 داشتن معیارهای اندازهگیری کیفی و کمی از نتایج و مقایسهی آنها با مجموعهی اهداف
-4 بررسی مغایرتها و تنظیم مراحل یا منابع برای انجام اهداف کوتاه مدت
شاخصها باید ویژگیهای زیر را داشته باشد:
-1 خاص
-2 قابل اندازهگیری
-3 دستیافتنی
-4 واقعگرایانه
-5 بهموقع
داشبورد مدیریت این امکان را به مدیران شرکت شما میدهد که در هر لحظه عملکرد سازمان خود را مشاهده کرده و وضعیت آن-را نسبت به هدف نهایی پایش کنند. برای این منظور میبایست شاخصهای کلیدی عملکرد سازمان و واحدها تعریف شود تا بتوان در هر لحظه از وضعیت شرکت و عملکردهای واحدهای سازمانی مطلع شد.
انباره های داده پایه گذار فنآوری لازم برای ساخت و بهرهبرداری از برنامههای هوشمند هستند؛ برنامههایی که اطلاعات را برای صاحبان خود جمعآوری نموده و پس از تجزیه و تحلیل با آنها به مشاوره میپردازند.
بعد از رشد استفاده از سیستمهای پردازش تراکنش در بخشهای عملیاتی سازمان، نیاز جدی به سیستمهای اطلاعاتی که بتوانند عملیات گزارشگیری را علیالخصوص در ردهی گزارشهای مدیریتی ساماندهی کنند احساس میشد. علیالخصوص بهوجود آمدن جزایر فنآوری، سیستمهایی که به صورت جدا از هم فعالیت میکرد و امکان تهیه گزارشات ترکیبی از اطلاعات سیستمهای مختلف و انجام پرسوجوها را مشکل و یا غیرممکن مینمود. بنابراین حرکت به سمت سیستمهای اطلاعات مدیریت و بهویژه سیستمهای گزارشگیری مدیریتی آغاز شد. اما مشکل آنجا بود که این سیستمها به شدت به سیستمهای پردازش تراکنشها وابسته بودند و دادههاشان اغلب یکی بود. این باعث میشد که تغییر یکی باعث انتشار تغییرات در همه سیستمها شود. از سوی دیگر ساختار دادهای مشابه، امکان تهیه گزارشات زمانی و موضوعی را مشکل میساخت. این شد که مدل جدیدی از تفکر به نام انبارهی دادهها ایجاد شد.
تکنولوژی انبار دادهها شامل مجموعهی مفاهیم و ابزارهای جدیدی است که با فراهم آوردن اطلاعات به پشتیبانی از تصمیمگیری میپردازد. دلیل اصلی ساخت انبار دادهها، بهبود کیفیت اطلاعات در سازمان است. در واقع دادهها از درونسازمان و از منابع داخلی و خارجی تهیه میشوند و به اشکال گوناگون از داده های ساختاریافته گرفته تا دادههای بدون ساختار مانند فایل های متنی یا چندرسانهای، در مخزنی مجتمع میشوند. انبار دادهها یا مخزن دادههاست که به صورتی قابل درک در دسترس کاربران نهایی کسبوکار قرار میگیرد.
اگر تعاریف زیر برقرار باشد:
داده: حقیقت قابل مشاهده، فایل ضبط اطلاع: مجموعهی سازماندهی شده از حقیقتها ؛ دادههای با ارتباط و هدف
سیستم عملیاتی: محیطی از دادهها و برنامههای لازم برای ادامه فعالیتهای یک سازمان انبار دادهی اطلاعاتی: مجموعهای از داده و برنامهها، برای "تحلیل" و "تصمیمگیری"، جدا از سیستم عملیاتی، یک انباره داده معماری جداگانهای است برای نگهداری دادههای حساس تاریخی که این دادهها از انبار دادههای عملیاتی به دست آمدهاند و به صورتی قابل درک برای عملیات تحلیل سازمان درآمدهاند.
