بخشی از مقاله
مشارکت ( Partnering ) رویکردي جدید در سیستمهاي اجراي پروژه
واژههاي کلیدي
مشارکت Partnering سیستمهاي اجراي پروژه ، منازعات و دعاوي پروژه ، مدیریت استراتژیک پروژه ، تیم پروژه
چکیده
طی چند دهه اخیر در صنعت ساخت ، در جریان اجراي پروژههاي گوناگون با ابعاد بزرگ و کوچک ، تجارت زنده و پررونقی براي وکلا و متخصصین دعاوي قضایی جهت طرح و حل و فصل معضلات و ادعاي خسارات پروژه ، حاصل از سوء برداشتهاي برخواسته از برنامهها ، نحوه و کیفیت تبادل اطلاعات ، شیوه پرداختها ، دستور تغییرات ، تضادها و اختلافات در خصوص مشخصات فنی و روشهاي اجرا و نحوه توزیع ریسک فراهم گردیده است. همچنین افزایش زمان متعارف قراردادي و تحمیل هزینههاي بیشتر از بودجه مصوب در هنگام عقد قرارداد ، بشکل روزافزونی در پروژههاي صنعت ساخت با پیچیدهتر شدن آنها ، متداول گردیده است. اعمال روشهاي مدیریتی نوین ، همه جانبه و کارآمد ؛ و بکارگیري سیستمهاي پیشرفته اجراي پروژهها ، در مواجهه با عواملی نظیر حاکمیت یکطرفه یکی از طرفین قرارداد ، نداشتن زبان مشترك در برخورد با موضوعات ، وجود روحیه ستیزه جویی و منفعتگرایی یکجانبه ، موضع گیريهاي شخصی ، موفقیت چندانی نداشته و اختلافات و انحرافات بشکل فزایندهاي نمود مییابد. مشارکت ( ( Partnering در دهه اخیر به عنوان رویکردي جدید براي حل این معضلات در سیستمهاي اجراي پروژه ، پاي به عرصه وجود نهاده است و راهکاري ارتباط محور را در صنعت ساخت مطرح مینماید که این صنعت را از فرورفتن در مجادلات حقوقی و قانونی ، نجات میبخشد. فرآیند مشارکت با تغییر مواضع و دیدگاه خشک و غیرانعطافپذیر قراردادي و روابط سنتی ، به نگرش شراکت و همکاري بین دستاندرکاران پروژه ، در قالبی جدید براي روابط تیم پروژه و با تعریف مکانیزمی جدید ، و خطمشیی غیرخصمانه و مبارزهطلبانه ، باعث افزایش پتانسیل بهبود عملکرد و کاهش هزینهها و زمان اجراي پروژه و زدودن هسته منازعات و مجادلات در پروژههاي متعددي گردیده است. در این تحقیق به معرفی مشارکت پرداخته شده و مشخصات و ساختار آن طرح میگردد و مروري بر انواع مشارکت ، اهداف ، محصولات و مزایاي آن و همچنین فاکتورهاي موفقیت مشارکت ، از دیدگاه معتبرترین مراجع و منابع ذیربط در کشورهاي پیشرفته جهان بررسی میشود.
مقدمه
سیستم اجراي پروژه ( ( Project Delivery System چگونگی ونحوه انجام فرآیند نیل به اهداف پروژه از طریق تبیین رویه ها و اقدامات ، توالی وقایع ، ارتباطات قراردادي ومحدوده اقدامات و مسئولیت هاي عوامل اصلی در پروژه و نحوه توزیع و تخصیص ریسک در دوره حیات پروژه را تبیین می نماید. درحال حاضرگزینش سیستم اجرا در پروژه هاي گوناگون با توجه به شرایط خاص هر پروژه و مشخصات طرح و همچنین روش تامین مالی آن صورت می پذیرد. انتخاب و بکارگیري هر یک از سیستم هاي اجراي پروژه ، بدون لحاظ نمودن مواضع هر یک از ذینفعان و همچنین منافع مشترك ایشان ، در صنعت ساخت طی چند دهه اخیر ، تجارت زنده و پر رونقی براي وکلا و متخصصین دعاوي قضایی فراهم گردیده است. این گونه دعاوي پیرامون خطاهاي مدنی و قانونی نبوده و فقط حول محور شناسایی مقصر خسارات و صدمات مالی سیر می نماید. دعاوي قضایی و اختلافات حقوقی از سوء برداشت برنامه ها و اطلاعات ، برنامه ها و نحوه پرداخت ، دستور تغییرات ، تضادها و اختلافات در خصوص مشخصات فنی و روشهاي اجرا ، انتقال ریسک با اعمال حاکمیت یکطرفه یکی از طرفین قرارداد ، نداشتن زبان مشترك در برخورد با موضوعات ، ناشی شده وهمه آنها به عنوان دلایلی براي مهیا شده محیطی تهاجمی-
تدافعی و پرتنش ، و همچنین تحمیل هزینه هاي مضاعف به پروژه و از دست رفتن زمان زیاد در تکمیل و تحویل پروژه ها ، می باشند.
" مشارکت " ( ( Partnering در دهه اخیر به عنوان رویکردي جدید براي حل این معضل در سیستم هاي اجراي پروژه ، پاي به عرصه وجود نهاده است و راهکاریست که صنعت ساخت را از فرو رفتن در مجادلات حقوقی ، نجات می بخشد. مشارکت در بسیاري از پروژه ها مانند مجتمع ها و برج ها ، فروشگاهها ، مراکز خرید ، کارخانجات ، واحدهاي صنعتی ، انبارها ، مدارس ، بیمارستانها ، بزرگراه ها پلها ، تونلها ، فرودگاهها ، بناهاي آبی و سدها ، اسکله ها ، تسهیلات آبرسانی و برقرسانی و دفع فاضلاب و صنایع دفاعی و غیره در کشورهاي بزرگی نظیر ایالات متحده ، انگلیس ، فرانسه و ژاپن و استرالیا به اجرا در آمده است.
سر منشاء این رویکرد جدید را می توان در ، گزارش سر میشل لاتام ( Latham) در سال 1994 با عنوان " تشکیل تیم پروژه
" جستجو نمود.(( 1 توضیح اینکه ، این گزارش بر شناسایی : اهداف مشترك و یافتن روشهاي موثر ، جهت تحقق این اهداف ، متمرکز بود.
فرآیند مشارکت با تغییر مواضع و دیدگاه خشک و غیرانعطاف پذیر قراردادي و روابط سنتی ، به نگرش شراکت و همکاري بین دست اندرکاران پروژه ، در قالبی جدید براي روابط تیم پروژه و با تعریف مکانیزمی جدید ، و خط مشی یی غیرخصمانه و مبارزه طلبانه ، باعث افزایش پتانسیل بهبود عملکرد و کاهش هزینه ها و زمان اجراي پروژه و زدودن هسته منازعات و مجادلات در پروژه هاي متعددي گردیده است. سه مشخصه اصلی پروژه هاي مشارکتی عبارتند از: ( 2 )
اهداف مشترك Mutual Objectives
حل و فصل به هنگام مشکلات On Time Problem Resolution
بهبود مستمر Continuous Improvement
اهداف مشترك
مشارکت با تعریف صریح و ملموسی از اهداف و مقاصد کلی پروژه که بر پایه اعتماد متقابل بین طرفین قرارداد و حسن نیـت بنـا گردیده و تمامی دست اندرکاران نسبت به آن اجماع دارند و منافع هریک از ایشان را بطور خاص ، تامین نموده و پوشش می دهد ، کار خود را آغاز می نماید ، تا همیشه بتوان نماد و الگویی براي مقایسه عملکرد در حین اجراي پروژه و همچنین بهبود مستمر در دست داشت.
ضمانت دستیابی و عمل به اهداف
هر یک از طرفین و دست اندرکاران سود و منافع متصور و معقول خود را ، در قالب اهداف مشترك و متقابل پروژه دیده و منظور می نماید. بنابراین براي تامین منافع هر یک از ایشان ، نیاز به تعهد و التزام تمامی طرفین به مشارکت ، براي موفقیت پروژه و حصول اهداف تعیین شده می باشد ، که خود اهداف دربرگیرنده تمامی نیازهاي تعریف شده هر یک از طرفین است.
حل و فصل منازعات و مشکلات
بزرگترین چالش بر سر راه بکار گیري مشارکت ، حل و فصل منازعات و اختلافات می باشد و موفقیت مشارکت مبتنـی بـر بکـار گیري رویکردي سیستماتیک ، در حل و فصل اختلافات و تضادها می باشد. استراتژي اساسی و مهم در این راه زدودن عوامل و زمینه هاي بروز معضلات و مشکلات پیش از وقوع آنها بوده و در گروي دستیابی به آن مهمترین راهکار ، ایجاد تغییري اساسی در نگرش کلیه اعضاء مشارکت به پروژه و برقراري ارتباطات با دیدگاهی نوین می باشد. تمامی مسائل بایستی حول محور عدالت و تـساوي حقـوق هـر کـدام از طرفین بررسی گردد و هیچ یک از طرفین به سبب موضع قراردادي داراي برتري نسبت به دیگري نبوده ، و همچنین قضاوت بایستی بدون توجه به مواضع مالی هر یک از شرکاء در تیم پروژه انجام شود.
بهبود مستمر
راز بهبود مشارکت ، در تداوم آن مستتر است. مزایاي مشارکت ، فزآینده و تجمعی اسـت پـس بنـابراین بکـار گیـري مـشارکت استراتژیک بلند مدت ، بسیار موثرتر و پرمنفعت تر از همکاري هاي کوتاه مدت می باشد. در توضیح این امر می توان به بکار گیري تجـارب و رهنمود هاي حاصل شده از یک پروژه واستفاده در پروژه هاي آتی اشاره نمود که این خود عاملی براي بهبـود عملکـرد در اجـراي پـروژه هاي ساخت می گردد. در طی اجراي یک پروژه نیز ، با استفاده از ابزارهاي رویکرد مشارکت ، هر چه از دوره حیات آن سـپري مـی گـردد ، عملکرد عوامل اجراي پروژه با بکارگیري صحیح دستاوردهاي مشارکت ، بهبود یافته و روابط بین اعضاء سهل تر و دوستانه تر می شـود ، و همچنین انگیزه هاي قویتري براي ادامه و اتمام پروژه با نزدیک شدن به موعود پاداش گرفتن موفقیت پروژه ، ایجاد می گردد.
" یک شمع کوچک می تواند هزاران شمع دیگر را روشن نماید و همه جا را پر فروغ نماید. "
شرح فرآیند (3) و (4) و (5)
مشارکت در واقع یک موافقتنامه می باشد ، که حاوي مفاهیم کار گروهی بوده و متمرکز بر روي اهداف مشترك ، بهبود مستمر عملکرد براي تضمین تعاون و همکاري و همیاري در سرتاسر پروژه بالاخص در زمان مواجهه با مشکلات می باشد و براي حفظ و نگهداري خطوط باز ارتباطات و اعتماد واحترام متقابل و چند جانبه ، بین دست اندرکاران پروژه شامل: کارفرما ، طراح ، پیمانکاراصلی ، پیمانکاران جزء ، تهیه کنندگان و فروشندگان اصلی کالا و خدمات و تجهیزات ، پیمانکاران تخصصی و همه عوامل درگیر ، مبادله می شود.
مشارکت به عنوان یک تکنیک استاندارد براي تجمیع منافع طرفین و دست اندرکاران پروژه و ساخت تیم پروژه بکار می رود. به عبارت دیگر مشارکت یک یادداشت تفاهم جهت تشریک مساعی بوده که در جهت تسطیح کارها و پیشگیري و رفع تنازعات و ایجاد تفاهم و دوستی و اعتماد بکار بسته می شود و در تمام طول اجراي پروژه ، نقش مهمی را برعهده دارد.
این نکته حائز اهمیت است که ، مشارکتکاملاً اختیاري بوده و در هیچ پروژه اي جزء لاینفک قرارداد تلقی نمی شود و تنها به عنوان پیشنهادي از طرف کارفرما و یا پیمانکار مطرح می باشد. مزایا و انگیزه ها ، تجربیاتی موفق است که طرفین را به روي آوردن به این رویکرد تشویق نماید. مشارکت بر مسئولیت ها و ارتباطات رسمی قراردادي ، تاثیر گذار نبوده و با حفظ چهارچوب و تمامی مراتب قراردادي طرفین ، بدون تغییر و انحراف در شرایط وبودجه و زمان قرارداد بسان موافقتنامه اي اخلاقی با انگیزه هاي ماوراي مرزهاي قراردادي وبراي بهبود وارد پروژه میشود.
در ابتداي امر ، سازمان پیشنهاد دهنده با تشکیل نشستی مقدماتی با حضور عوامل کلیدي و اصلی پروژه ، به معرفی فرآیند مشارکت پرداخته و مدیران و نمایندگان داراي اختیارات تام در تصمیم گیري پیرامون بکار گیري این فرآیند ، به بحث و گفتگو می نشینند.
این مطلب نیز بایستی مد نظر قرار گیرد ، مشارکت در هر زمان در پروژه ها قابل اجراست و تنها میزان تاثیر آن بر پروژه ، بسته به زمان بکار گیري متفاوت خواهد بود. مشارکت هر چه سریعتر و در مراحل اولیه پروژه بکار بسته شود تاثیرات بهتري بدنبال خواهد داشت. استفاده از فرآیند مشارکت در مراحل آغازین فاز طراحی و یا ساخت ، با ایجاد روابط زودهنگام بسیاري از نیازها و مشکلات را مرتفع می سازد و کارساز خواهد بود. در ابتدا هنگامی که هزینه هاي پروژه پایین است ، پروژه براي مدیریت جذابیت زیادي نداشته و قابلیت تاثیر بر پیروزي پروژه در مراحل اولیه بسیار بالاست. نکته کلیدي شروع زود هنگام در فازهاي اولیه و بحرانی پروژه می باشد و بسیار ضروریست تصمیماتی با نتایج دراز مدت اتخاذ گردد و تشکیل هر چه سریعتر تیم ، گام موثري در پیروزي هاي آتی خواهد داشت.
زیاد برنامه ریزي مفهومی زیاد
طراحی
هزینه هاي پروژه احداث تهیه و تدارك قابلیت تاثیر بر هزینه ها
احداث
کم راه اندازي کم
پایان زمان شروع
شکل ( -( 1 منحنی تاثیر بر هزینه ها ( منبع : موسسه صنعت احداث آمریکا ) ( ( 6
شکل ، ابعاد ، نوع پروژه در اجراي فرآیند و مفهوم مشارکت بی تاثیر بوده و در تمامی پروژه هاي کوچک و بزرگ ، ساده و پیچیده قابل پیاده سازیست. واضح است که منافع بدست آمده از بهبود عملکرد بواسطه بکارگیري مشارکت ، بسته به بزرگی و اهمیت پروژه افزایش می یابد. بهبود و بهسازي فرآیندهاي طراحی و ساخت ، نیازمند جاري شدن مفاهیم ارزشمند مشارکت است ، که تعهدات اجرایی و زمانی و همچنین میزان اندکی هزینه هاي تشکیلاتی و مدیریتی ، در مقایسه با هزینه هاي کل پروژه ، وابسته به فرآیند مشارکت است ، که شناسایی و تعیین گردیده و بین شرکاء به اشتراك گذاشته می شود و با توجه با نتایج ارزنده مشارکت توجیه پذیر می باشد. این هزینه ها می تواند بسان تعمیرات اساسی در مقابل نگهداري پیشگیرانه ، تلقی گردیده که موفقیت دراز مدت روابط را تضمین می نماید.
مشارکت این مهم را گوشزد می نماید که افراد تیم پروژه در هر موضع و مقامی به ماوراي مرزهاي صریح قراردادي بنگرند و اهداف ومقاصد تعریف شده پروژه را ، با تنظیم روابط و فعالیت ها محقق نمایند. ( ( 7
از مزایاي اجراي مشارکت حتی در میانه راه ساخت پروژه ، تامین ارتباطات صحیح و سالم بین اعضاء ، مهندسی ارزش و صرفه جویی همه اعضاء در تمامی جوانب با انگیزه هاي مالی قوي ، پایین آوردن درصد بروز حوادث که از دیدگاه هر یک از طرفینمسلماً از اهداف بزرگ غیر قابل انکار است ، اتمام بموقع پروژه ، به پایان رساندن پروژه در محدوده بودجه مصوب و حتی کمتر ، توزیع عادلانه ریسک پروژه ، امکان ارائه نوآوري و مطرح نمون پیشنهادات جدید در جهت بهبود و بهسازي ، عدم بروز دعاوي که براي پیمانکاران نیز استهلاك زمان و انرژي زیادي را دربر دارد و حتی در صورت حصول بموقع سود و مزایاي تعیین شده اولیه ، در انتهاي یک پروژه بدلیل شدن تسویه حساب کامل با پیمانکار ، حتی به قیمت کسب عایداتی از دعاوي قضایی ، ضرر و زیان فزاینده اي به او وارد می کند. ( 2 ) و ( 6 )
شعار مشارکت این است : » ابتدا تیم پروژه را بسازید و سپس پروژه را بسازید. «
انواع مشارکت ( 8)
بطور کلی با توجه به شرایط و موقعیت و نحوه بکار گیري مشارکت در پروژه ها ، مشارکت به سه نوع کلی تقسیم بندي می شود :
*مشارکت استراتژیک :(Strategic Partnering)اتحاد و شراکتی درازمدت که درمیان تعدادي از فرصتهاي اجراي پروژه جریان مییابد.
*مشارکت پروژه اي ( : ( Project Partnering هدف گرا ، فنی و با مفهومی کوتاه مدت
*موافقتنامه کالبدي ( : ( Framework Agreements پیوندي از مجموعه چندین پروژه که داراي طول عمر مشخص باشند.
بیشترین پتانسیل حصول منافع مشارکت براي پیمانکاران ، در مشارکت استراتژیک مستتر است. تکرار تجارت بیشترین عامل رضایت بخش براي پیمانکاران در کسب سود بیشتر است و پیمانکاران بقا و توسعه فعالیت هاي خود را در گروي کارهاي حجیم و سود تجمعی و دست یافتن به مابه التفاوت ها می پندارند. طبق نظریه اي ، منافع تئوریک مشارکت بطور مطلق متقابل نبوده و کارفرما ذینفع اصلی است و بدین سبب سوق به سوي مشارکت استراتژیک براي پیمانکار بیشتر می گردد.
اصول بنیادین مشارکت ( 2)
اصول بنیادین و اساسی که مشارکت بر آنها استوار است ، عبارتند از :
-1 اهداف مشترك
-2 اعتماد متقابل و احترام میان دست اندرکاران و تساوي
-3 گرایشات و الگوهاي رفتاري نوین و سنت شکنی
-4 ابزارها و روشهاي جدید براي ارتباطات موثر توام با همخوانی با تمامی اصول پایه
-5 تعهد و التزام تمامی دست اندرکاران در هر مقامی
-6 ارزیابی و بهبود مستمر با توجه به اهداف تعریف شده در منشور مشارکت
-7 رویه هاي حل اختلاف و ارتقاء و پاسخدهی بموقع
مشارکت با توجه به ماهیت و طبیعت قرارداد ، تعداد پیمانکاران ، وجود و یا عدم وجود تجربه هاي کافی قبلی ، می تواند مدل ها اشکال و ساختارهاي متفاوتی بخود بگیرد. براي تهیه موافقتنامه مشارکت در مواردي که پیشینه کافی موجود باشد ، با صرف مدت زمان کمتري ، با انطباق سوابق و روشها و روند و درسهاي آموخته شده از تجربیات گذشته ، میتوان منشور مشارکت را پس از برگزاري کارگاه آموزشی ، تهیه و تنظیم و تنفیذ نمود. در مواقعی که هر یک از شرکاء براي نخستین بار در حال بررسی و بکار گیري مکانیزم مشارکت می باشند ، براي تضمین موفقیت آن بایستی قبل از شروع کار وقت و انرژي بیشتري صرف گردد. تجربیات نشان می دهد که مشارکت موفق ، در گرو تدوین برنامه هاي خاص ، منطبق بر نیاز ها ، خواسته ها و توانمندي هاي طرفین و همچنین خصوصیات پروژه است. با این وجود ، یک قالب هماهنگ در اکثر پروژه هاي مشارکت مشاهده می شود :
نشست و مراسم نشست تصمیم براي استفاده
جلسات پیگیري و از فرآیند مشارکت
نهایی مشارکت کارگاه آموزشی
جلسات فنی و صنعتی در پروژه
اولیه مشارکت
تعیین و حرکت بسوي اهداف و مقاصد مشترك و متقابل
کارگاه آموزشی
تدوین و بکارگیري فرآیند حل و فصل موضوعات و مشکلات
کارگاه آموزشی
بهبود مستمر عملکرد
کارگاه آموزشی
مرور و بازخورد به پروژه ها
کارگاه آموزشی
تشکیل تیم پروژه و اقدامات تیمی
کارگاه آموزشی
شکل ( 2 )مراحل فرآیند مشارکت ( منبع گزارش لاتام در سال ( 1994
کارگاه آموزشی مشارکت ( 2) و ( ( 6
قبل از شروع مشکلات و اختلافات ، نشست کارگاه آموزشی مشارکت بایستی در یک محیط بیطرف و خارج از محل اجراي پروژه و خارج از فرهنگ هاي صنفی ، تشکیل شود. نفرات شرکت کننده در این کارگاه آموزشی شامل تمامی افراد کلیدي و دست اندرکاران ذیصلاح و داراي اختیارات تصمیم گیري و تماي عوامل درگیر پروژه از مقامات ارشد سازمانهاي ذیربط تا مجریان کارگاهی و متخصصین مربوطه ، تهیه کنندگان ، تامین کنندگان و فروشندگان مصالح ، کالا و خدمات ، تجهیزات و ماشین آلات و یا نمایندگان هر یک از ایشان می باشند. مدت زمان این کارگاه بسته به آشنایی دست اندرکاران به مفاهیم مشارکت و همچنین خود پروژه و میزان شناخت دست اندرکاران از یکدیگر دارد. استخدام و بکار گیري یک مروج ( شخصی است بیطرف ، داراي تخصص در ارائه خدمات مشارکت ، و آشنا به کلیه امور مربوطه و اطلاعات پایه پیرامون ساخت ، و داراي دانش و توانایی انتقال مفاهیم و ایجاد تمرکز بر روي فرآیند و مهارت هاي برقراري ارتباطات و هدایت مشارکت و تیم سازي ) در کارگاه آموزشی توصیه شده است. رهبران برگزیده مشارکت این نشست را برنامه ریزي و هدایت نموده و به عنوان افرادي تلقی می شوند که هم متصدي و هم شرکت کننده هستند. آنها بایستی مفاهیم ، رئوس مطالب ، خطوط کلی محصولات مورد انتظار از کارگاه آموزشی را معین کنند.
در این نشست افراد در خصوص تجربیات موفق و ناموفق خود سخن گفته و به سمت هدف کارگاه آموزشی که ایجاد فرهنگ اعتماد بالاست پیش روند ، به شکلی که هر شخص احساس نماید ، می تواند نظرات خود را اظهار نموده و در تمامی مباحت پیرامون رفع و حل و فصل مشکلات و تضادها شرکت کند. در این کارگاه بایستی پیرامون نواحی پر ریسک و داراي پتانسیل مشکل زایی ، بصورت باز بحث شود. افراد بایستی از مفاهیم و مزایاي مهندسی ارزش باخبر شده و در مورد نواحی داراي پتانسیل مهندسی ارزش گفتگو کنند. درك ریسک سایر دست اندرکاران و همچنین احساس نگرانی نسبت به آن و تلاش براي مشاهده این موضوع که کدام بخش از قرارداد به دیگر شرکاء کمک می نماید ، از اهداف دیگر این کارگاه می باشد. در ابتداي امر هدف نخستین جلسه آشنایی افراد با شخصیت سایرین و نزدیک شدن به آنها و ایجاد ارتباطی سالم و صمیمی است تا در فضاي کاري باز تیم پروژه ، و در دوره حیات پروژه ، به بهترین نحو مورد استفاده قرار گیرد. بواسطه شناسایی اشخاص و اهداف و ارزشهاي مربوط و مخصوص به هر یک از دست اندرکاران ، اهداف چند جانبه و متقابل می تواند نمودار شود.
منشور مشارکت که حاوي مفاهیم و مواردي نظیر اهداف آرمانی و متقابل پروژه ، نظام و ساختار رویکرد مشارکت ، کلیات تعهدات و مسئولیت ها و نقش هر یک از دست اندرکاران ، فرآیند ها و ابزار مشارکت و شعارها و اصول بنیادین موافتنامه مشارکت می باشد نه تنها یک سمبل و نماد از تعهد تمامی دست اندرکاران مشارکت می باشد ، بلکه به عنوان مقیاسی براي ارزیابی نحوه عملکرد و اجراي هر یک از دست اندرکاران بکار می رود. منشور مشارکت بر روي ارزشها ، مزایا و سود ، فلسفه و فرهنگ سازمانهایی که در پروژه با یکدیگر در خصوص اهداف پروژه درگیر هستند بازتاب بسزایی دارد. جشن اعلام منشور مشارکت پس از اندرکنش اشخاص و تهیه این نظام نامه و بیانیه رسالت مشارکت ضروریست ، تا این مطلب اعلام گردد که اهداف متقابل ، آرمان هاي پروژه و سیاست هاي کلی تیم پروژه تدوین گردیده است. این مراسم به عنوان عامل مهمی براي رسمی سازي تعهدات و قیود هر یک از طرفین می باشد.
در کارگاه آموزشی ، افراد کلیدي پیرامون طراحی سیستم جامع حل اختلافات و مشکلات به بحث و گفتگو می نشینند. تیمی متشکل از افرادي از دست اندرکاران مختلف که از تکنیک هاي ویژه اي در مورد بخشهاي قرادادي خود مطلع هستند گردهم آمده و در مورد پتانسیل بروز اختلافات و مشکلات و راهکارهاي مواجهه با آنها و پیشگیري از آنها بحث می نمایند. در مورد سطوح حل موضوعات و
فرآیند ارتقاء به سطوح بالاتر مدیریتی در صورت باقی ماندن معضل و همچنین فرآیند تصمیم سازي در هر سطح به عنوان ابزاري کارآمد و به صرفه اقتصادي براي جلوگیري از تاخیرات ، بحث نموده و توافقات و تصمیات نهایی را مکتوب می نمایند.
در این کارگاه فرآیند ارزیابی تشریک مساعی ، که بصورت دوره اي براي همه عوامل و دست اندرکاران صورت می گیرد تعریف و تبیین شده و رویه مقایسه عملکرد با نگاه به منشور مشارکت و ارزیابی عملکرد ، که به حفظ ، نگهداري ، دوام و اجراي مشارکت کمک می نماید در این نشست با اجماع آراء مکتوب می گردد.
در کارگاه آموزشی به هر یک از شرکت کنندگان تمرینات ساخت تیم و کار گروهی داده شده و به آنها می آموزند که چگونه در کوتاهترین زمان ممکن زبان مشترکی بین خود بیابند و در تصمیم سازي در کارهایشان با یکدیگر تشریک مساعی داشته و بشکل یک تیم عمل نمایند. در این کارگاهها شبیه سازي شرایط مختلف صورت می پذیرد تا عکس العمل و مبارزه طلبی هر یک از افراد سنجیده شده و کانالیزه شود و همچنین به افراد این فرصت داده می شود تا افراد دیگر گروه را بصورتکاملاً تصادفی شناخته و بدنبال آشناهاي خود در این جلسات نگردند و همچنین مخالفت و موافقت و نظرات خود را در مورد موضوعات بدون ترس مطرح نمایند و تلاش براي برقراي ارتباط در این جلسات بگونه اي سازنده و هدایت شده وجود دارد. در این کارگاه آموزشی مقایسه نتایج تصمیم سازي انفرادي و گروهی پیرامون موضوعات مختلف مطروحه صورت گرفته و هر چه بیشتر در شفاف شدن مزایاي کار تیمی تلاش می شود. در کارگاههاي آموزشی به افراد فرصت گوش دادن ، سخن گفتن و بحث کردن و آموختن روابط داده شده و تنش هاي احتمالی آتی در حین کار جدي خنثی می شود. در کارگاه هاي آموزشی وظایف و مسئولیت ها تبیین شده و به افراد تعهد و پایبندي به منشور ایجاد شده را با ذکر علل و توجیهات مربوطه ، می آموزند.
فلسفه پیروزي متقابل هر دو طرف در میدان مسابقه ( ( Win-Win Theory یعنی در پایان نبرد بازنده اي در کار نبوده و نتیجه برنده – برنده به نفع هر دو طرف پایان می یابد ، در این نشست ها توصیف و سرلوحه تمامی روابط و فرآیند تصمیم سازي افراد در برخورد با مسائل می گردد. در این کارگاه ها ، اعتماد به عنوان نبض تپنده مشارکت تعریف شده و در ایجاد و برقراري آن و راهکارهاي حفظ و نگهداري آن در حین اجراي پروژه راهکارهاي جدي ارائه می شود. در این جلسات پیرامون اهمیت و اعتبار مهندسی ارزش ( استفاده از سیستم ها ، راهکارها ، مواد و وسائل براي بدست آوردن یک محصول با کیفیت برابر یا بیشتر از ارزش تعریف شده در پروژه – مدیریت ارزش ) به بحث و گفتگو نشسته و در همه افراد انگیزه هاي قوي مانند تقسیم سود حاصله از صرفه جویی بین دست اندرکاران ، براي یافتن راهکارهایی براي کمتر کردن هزینه و افزایش کیفیت و قابلیت اعتماد و ایمنی و نگهداري ، ایجاد می شود و افراد می فهمند رقابت مفهوم درستی در این فرآیند نداشته ، و سود حاصله از مدیریت ارزش به نسبت مساوي و بدون دخالت دادن امتیاز براي شخص پیشنهاد دهنده بین اعضاء تیم تقسیم می گردد. بهبود مسائل ایمنی و کمک به انگیزه هاي رعایت اصول ایمنی ، افزایش آگاهی در خصوص اهمیت ایمنی ، کمک به شناسایی پتانسیل خطرات و تعریف مسئولیت هر یک از افراد در مواجهه با موارد یاد شده به عنوان دیگر دستاورد هایی است که از کارگاه آموزشی منتج می شود. در این کارگاهها رویه هاي ارزیابی مشارکت ، عملکرد اعضاء و بهره وري ایشان و حرکت بسوي اهداف و میزان حصول آنها ، در دوره هاي مشخص از شروع عملیات اجرایی پروژه توسط خود شرکاء ، تعریف می شود و به افراد آموزش داده می شود که سیستم ارزیابی دوره اي براي زنده نگاه داشتن روحیه مشارکت با نگاه به اهداف و ارزیابی عملکرد ، بخدمت گرفته خواهد شد.
