بخشی از مقاله
چکيده :
تأثير عوامل مديريت ، سازمان دهي و تکنولوژي بر شکست و يا موفقيت سيستم هاي اطلاعاتي در سازمان ها و نهادهاي کشور از جمله مسائل و موضوعاتي است که همواره محققان سيستم هاي اطلاعاتي و تکنولوژي اطلاعات را به خود مشغول داشته است . متأسفانه در کشور ما براي شناخت ماهيت شکست يک سيستم رايانه اي هنوز پژوهش علمي و کارآمدي صورت نگرفته است .
آگاهي از دلايل شکست يک سيستم اطلاعاتي رايانه اي، باعث هوشياري و مراقبت مديران ، تيم طراحي و تمرکز بيشتر بر نقاط ضعف احتمالي خواهد شد. حمايت مديران با تقويت عوامل پيش برنده و تضعيف عوامل بازدارنده در طراحي، پياده سازي و يا توسعه سيستم هاي اطلاعاتي و نيز آماده بودن زيرساخت هاي سخت افزاري و نرم افزاري ميتواند از جمله نقاط کليدي جلوگيري از شکست و تضمين موفقيت يک سيستم اطلاعاتي باشد.
اين تحقيق کاربردي و از نظر ماهيت ، علي است . نمونه ي آماري تحقيق برابر با ٣٥ سيستم و به تعداد اعضاي جامعه ي آماري است و تمام سيستم هاي اطلاعاتي مديريت شهري را شامل ميشود. قلمرو تحقيق شهرداريهاي مشهد و تهران ميباشد. آزمون شاخص ها به وسيله ي پرسشنامه و با استفاده از روش تجزيه و تحليل رگرسيون چند متغيره ، صورت گرفت . ابزارهاي تحليل آماري نيز شامل ضريب همبستگي پيرسون و ضريب بتا است .
يافته هاي اين تحقيق نشان داد؛ دليل اصلي شکست اکثر سيستم هاي اطلاعاتي مديريت شهري، مسائل و مشکلاتي است که از سوي عامل مديريت و مؤلفه هاي راهبرد، انتظارات ، پيچيدگي -مخاطره حادث ميشود و نهايتا اصليترين پيشنهاد کاربردي اين مقاله ، اهميت مديران سازمان و تحليل گران به تناسب سازمان با سيستم اطلاعاتي است و همچنين توجه به مقوله هاي آموزش در اجرا و پياده سازي سيستم اطلاعاتي، تدارک امکانات پشتيباني مالي و نيروي انساني در طراحي، پياده سازي و توسعه سيستم اطلاعاتي، تقويت عوامل پيش برنده و تضعيف عوامل بازدارنده در سازمان توسط مديران براي طراحي و يا توسعه ي سيستم و نهايتا آماده ساختن زير ساخت هاي سازماني براي اجرا و پياده سازي سيستم اطلاعاتي ميباشد.
کليدواژه ها: سيستم هاي اطلاعاتي -موانع - عامل مديريت - عامل سازمان - عامل تکنولوژي .
١-مقدمه
معرفي و اصلاح يک سيستم اطلاعاتي تأثير پرقدرت مديريتي، سازماني و تکنولوژيکي بر جا ميگذارد. اين امر، چگونگي عملکرد و برهم کنش افراد و گروه هاي گوناگون را دگرگون ميسازد. تغيير نحوه ي تعريف ، دست يابي و استفاده از اطلاعات براي اداره کردن منابع سازمان اغلب منجر به توزيع تازه اي از اختيار و قدرت ميشود. اين تغيير درون سازماني باعث مقاومت و مخالفت شده و ميتواند منجر به افول سيستمي شود که در غير اين صورت خوب ميبود. درصد بسيار زيادي از سيستم هاي اطلاعات در رساندن فوايد يا در حل مشکلاتي که براي آنها درست شده اند شکست ميخورند، زيرا فرايند تغيير سازماني پيرامون ساخت سيستم به درستي مورد توجه قرار نميگيرد. ساخت موفقيت آميز سيستم نيازمند مديريت دقيق تحول است .
براي اداره کردن مؤثر تحول سازماني پيرامون معرفي يک سيستم اطلاعاتي جديد بايد فرايند طراحي و پياده سازي را مورد بررسي و توجه قرار داد. پياده سازي به همه ي فعاليت هاي سازماني اشاره ميکند که با پذيرش ، مديريت و متداول سازي يک ابداع مانند يک سيستم سازماني جديد سر و کار دارد. در فرايند پياده سازي، تحليل گر سيستم يک عامل تحول است . تحليل گر نه تنها راه حل هاي فني را توسعه ميدهد بلکه پيکربنديها، برهم کنش ها، حمايت هاي شغلي و مناسبات قدرت گروه هاي گوناگون سازماني را از نو تعريف ميکند. تحليل گران در کل فرايند تحول ، نقش کاتاليزور را دارند و مسئول حصول اطمينان از تطبيق سازمان ها با چنين تغييراتي که ماهيت اصلي شکست و يا موفقيت را تشکيل ميدهند، هستند. نقش و تأثير مديران ، ماهيت عملکرد سازمان ها و تأثير تکنولوژي موجود، سيستم هاي اطلاعاتي را در طيفي از شکست تا موفقيت قرار ميدهد (لاودن ، ٢٠٠٧).
٢-بيان مسأله
اولين سئوالي که قبل از هر اقدامي بايد بدان پاسخ گفت ، تعريف شکست است ؟ و در چه صورتي ميتوان يک پروژه را شکست خورده ناميد؟ آيا لزوماهر پروژه اي را که موفق نباشد، بايد شکست خورده تلقي شود؟
بررسي ما از متون و ادبيات مختلف نشان ميدهد که هنوز تعريف واحدي براي شکست بيان نشده است و تقريبا به تعداد نظرات گوناگون ، تعريف هاي گوناگوني نيز وجود دارد؛ گرچه با کمي اغماض ميتوان فصل مشترکي را در تمام آن ها يافت . به اعتقاد ويلسون و همکارانش ، تعاريف متنوعي که از مفهوم شکست سيستم هاي اطلاعات به وسيله ي محققان ارايه شده ، اين ذهنيت را به وجود آورده است که تقريبا هر پروژه اي به صورت بالقوه به نوعي شکست خورده محسوب شود( & Wilson.M .(Howcroft.D, 2002
يکي از مهمترين مشکلات فراروي، براي اجماع در تعريف موفقيت يا شکست سيستم هاي اطلاعات اين است که ذينفعان مختلف از منظر و راه هاي مختلف به سيستم مينگرند (٢٠٠٤ ,.Dix et al). همچنين به دليل اينکه با ذينفعان مختلفي مواجه ايم که هر کدام خواسته هاي متفاوتي از سيستم دارند، بنابراين مقياس هاي متفاوتي نيز مورد نياز خواهد بود تا تأثير اثربخشي يک سيستم را براي گروه هاي مختلف ذينفع ارزيابي کند. (١٩٩٩:١٩ ,.Seddon et al)
يکي ديگر از مشکلات در بررسي دلايل شکست ، بيميلي و اکراه سازمان ها نسبت به صحبت درباره شکست است . چرا که بيش از آنکه علاقمند به کشف دلايل باشند به دليل ترس از ضعيف شدن و تصميم گيريهاي هزينه برشان از آن دوري مي گزينند (٢٠٠٠ ;Sosik &Oz ;١٩٩٧,Cole)؛ امري که در جمع آوري اطلاعات بارها آن را مشاهده نموديم .
اما قبل از اينکه به تعريف و بررسي شکست بپردازيم توجه به دو نکته حايز اهميت است : نخست ، بازده زماني که سيستم هاي اطلاعات را مورد ارزيابي قرار ميدهيم . مطالعات نشان داده است که موفقيت و يا شکست سيستم هاي اطلاعات ميتواند در بازده کوتاه مدت يا اثرات مستقيم و يا همچنين در بازده بلندمدت و يا اثرات غيرمستقيم مورد سنجش قرار گيرد. دوم ، سطحي است که در آن به اندازه گيري موفقيت يا شکست ميپردازيم . ميتوان سيستم هاي اطلاعات را در سه سطح مورد ارزيابي قرار داد. اين سه سطح عبارتند از: (١) سطح سازماني (بنگاه )؛ (٢) سطح فرآيندي (عملکردي) و (٣) سطح انفرادي (کاربر). در سطح سازماني، موفقيت يا شکست سيستم هاي اطلاعات اصولا به وسيله ابزارهاي مرتبط با عملکرد سازماني مورد سنجش قرار ميگيرد. اين امر شامل افزايش در سهم بازار، سود، اثربخشي عملکرد، هزينه عملياتي و بازگشت سرمايه است . در سطح فرآيندي، سيستم هاي اطلاعات به وسيله استفاده کارا از منابع و کاهش زمان چرخه فرآيند، مورد ارزشيابي قرار ميگيرد. اين ابزار سنجش ، کارايي عملياتي بخش هاي کارکردي، هزينه هاي کاهش يافته و فرآيندهايي که به خوبي هدف گذاري شده اند، را شامل ميشود. نهايتا در سطح انفرادي (کاربر)، سيستم هاي اطلاعات به وسيله ادراک کاربران از مطلوبيت و رضايت ، ميتواند مورد اندازه گيري قرار گيرد. اين مرحله به وسيله رضايت کاربر و مطلوبيت سيستم تعريف ميشود ( ,Garrity and Sanders .(1998
حال ميتوان نگاهي به برخي از تعاريف شکست انداخت :
- يک سيستم اطلاعات اگر در توسعه ي عمليات متوقف شود و نتواند انتظارات بالقوه و بالفعل حاميان سيستم را برآورده سازد، شکست خورده است (١٩٩٣٤,Sauer).
- پروژه اي که نتواند بر اساس برنامه ريزي از پيش تعيين شده بر طبق بودجه اش عمل نمايد، شکست خورده تلقي ميشود .(Standish Group, 1994)
- پروژه اي که از زمان و بودجه اي که در ابتدا براي آن مقرر شده تخطي نمايد، نميتوان آنرا موفق ناميد(٢٠٠٠ ,Taylor).
- پروژه اي که لغو شده است و يا پروژه اي که به اهداف محول شده ي کسب و کار دست پيدا نکند، متحمل شکست شده است (٢٠٠٦ ,Standish Group).
«ساور» پنج نوع شکست را براي سيستم هاي اطلاعات برشمرده است که عبارتند از:
١- عدم دستيابي به اهداف از پيش تعيين شده
٢- شکست فرآيند: وقتي بروز ميکند که يک سيستم را نتوان طبق بودجه ي مشخص يا در زمان مقرر ايجاد کرد؛ در واقع هنگامي که توانايي ايجاد سيستم درخواست شده وجود ندارد ويا نميتواند با محدوديت هاي منابع سازگاري داشته باشد، اتفاق ميافتد.
٣- شکست تعامل : هنگامي که کاربران از سيستم رضايت ندارند و از انگيزه ي لازم براي کار با سيستم برخوردار نيستند، اين شکست رخ ميدهد. در واقع نوعي ارزيابي غيرمستقيم ميزان تعامل کاربر است .
٤- شکست انتظارات : هر پروژه با ايده ها وانتظارات ذينفعان خود آغاز ميشود، ولي در پايان ممکن است تمام اين خواسته ها برآورده نشود.
٥- شکست انتهايي: هنگامي اتفاق ميافتد که پروژه قبل از گام تحويل نهايي لغو ميشود. ختم پروژه آخرين چيزي است که ممکن است در شکست يک پروژه اتفاق افتد؛ و اين هنگامي است که هيچ اميدي براي دستيابي به اهداف وجود ندارد .(Sauer,1993:4)
در طبقه بندي ديگري هيکس ، دو حالت را در شکست سسيستم هاي اطلاعات در نظر ميگيرد:
شکست کامل : در اين نوع شکست ، يک سيستم يا پياده سازي نشده و يا بلافاصله پس از پياده سازي کنار گذاشته ميشود.
شکست جزيي: در برخي موارد، يک سيستم پياده سازي ميشود و در يک بازه زماني مورد استفاده قرار ميگيرد، با اين وجود سيستم در دستيابي به برخي از اهدافش شکست ميخورد. به ديگر سخن ، سيستم تنها بخشي از اهداف خود را پوشش ميدهد (٢٠٠٣ ,Heeks).
از آنجا که بر اساس گزارش هاي ارايه شده ، توجه به دلايل شکست سيستم هاي اطلاعاتي، خود بهبود نسبي ميزان موفقيت پروژه هاي سيستم هاي اطلاعات را در پي دارد، در ادامه به بررسي دلايل شکست در هر يک از عوامل سيستم هاي اطلاعات که عامل مديريت ، عامل تکنولوژي و عامل سازمان را شامل ميشوند، ميپردازيم .
٣-سؤالات تحقيق
با توجه به اهميت اجراي موفقيت آميز پروژه هاي سيستم هاي اطلاعات و نرخ بالاي شکست اين پروژه ها اين سؤال مطرح ميشود که چه عواملي در شکست پروژه هاي سيستم هاي اطلاعات نقش اصلي را دارند؟ و اينکه چگونه ميتوان از شکست پروژه هاي سيستم هاي اطلاعات پيشگيري نمود؟
در پاسخ به سؤال فوق ، اين مقاله با هدف شناسايي دلايل شکست سيستم هاي اطلاعات مديريت شهري و تبيين راهکارهايي براي کاهش نرخ شکست آنها تدوين شده است .
سيستم هاي اطلاعاتي چيزي بيش از رايانه ها هستند. استفاده مؤثر از سيستم هاي اطلاعاتي نيازمند شناخت سازمان ، مديريت و فناوري اطلاعات است . بنابراين عوامل حياتي موفقيت و شکست پروژه هاي سيستم هاي اطلاعات در سه دسته ي کلي مورد بررسي قرار گرفته است : عامل مديريت ،عامل تکنولوژي و عامل سازمان (لاودن ، ٢٠٠٧: ١٨). عامل مديريت شامل مؤلفه هاي ثبات -سواد،حمايت ،انتخاب ،راهبرد؛عامل تکنولوژي شامل مؤلفه هاي پيچيدگي –مخاطره ، تأثير سيستم ، شماي سيستم ، زيرساخت ؛ و عامل سازمان شامل مؤلفه هاي تضاد ديدگاه ها، آمادگي، رفتار، انتظارات است . جهت شناسايي اين مؤلفه ها از پرسشنامه هاي نظرسنجي خبرگان استفاده شده است . در ادامه مدل مفهومي دلايل شکست سيستم هاي اطلاعات ارايه شده است و پس از تجزيه و تحليل داده هاي گردآوري شده ، پيشنهادهايي براي اجراي موفقيت آميز اين گونه پروژه ها و همچنين تحقيق هاي آتي در اين زمينه ارايه شده است .
٤- مدل مفهومي تحقيق و فرضيه ها
مدل مفهومي تحقيق با استفاده از چارچوب نظري منتج از مقاله ها، کتب و با به کارگيري تکنيک دلفي با نگاه بوميسازي موضوع از طريق خبرگان شامل مديران ، تحليل گران ، طراحان و برنامه نويسان سيستم هاي اطلاعاتي سازمان ها، توسط محققان به شکل مدل مفهومي زير تهيه و تدوين شده است . در طراحي مدل سعي شده است تا مفهوم ، عوامل و مؤلفه ها به صورت يک شبکه منطقي، توسعه يافته ، توصيف شده و کامل نشان داده شود.
با توجه به موضوع پژوهش تحت عنوان دلايل شکست سيستم هاي اطلاعات مديريت شهري، مفهوم اصلي يعني دلايل شکست سيستم هاي اطلاعاتي به عنوان متغير وابسته در نظر گرفته شد.
لازم به ذکر است که از ٤٢ مؤلفه ي به دست آمده از مقاله هاي مختلف ، در نهايت با بررسي نظرات خبرگان ، ١٢ مؤلفه انتخاب گرديد که تحت عنوان متغيرهاي مستقل ، در قالب عوامل مديريت ، سازمان و تکنولوژي دسته بندي شده اند. بنابراين فرضيه هاي تحقيق در اين قالب ارايه گرديده که دلايل شکست سيستم هاي اطلاعاتي مديريت شهري عامل مديريت ، سازمان و يا تکنولوژي است .
٥-فرضيات تحقيق
سوال اصلي اين تحقيق اين است : «موانع موفقيت سيستم هاي اطلاعاتي مديريت در عرصه مديريت شهري ايران چيست ؟»
براين اساس فرضيات تحقيق عبارتند از:
الف ) عامل مديريت از موانع موفقيت سيستم هاي اطلاعاتي مديريت شهري است .
ب ) عامل سازمان از موانع موفقيت سيستم هاي اطلاعاتي مديريت شهري است .
ج ) عامل تکنولوژي از موانع موفقيت سيستم هاي اطلاعاتي مديريت شهري است .
شکل ١: مدل مفهومي تحقيق
٦-روش تحقيق
ماهيت اين تحقيق کاربردي و هدف آن تبييني است ، در اين تحقيق ما به دنبال علل شکست سيستم هاي اطلاعاتي رايانه اي در بانک هاي ايران هستيم . سؤالات تحقيق از نوع چرايي، و استراتژي تحقيق ما قياسي و فرآيند نظريه آزمايي است . الگوي مفهومي اين تحقيق حاصل مجموعه اي از روابط گزارها و مفاهيم يکپارچه اي با سطح معيني از اعتبار است که به وسيله ي محققان با استفاده از مقاله ها و پيشينه ي تحقيق موضوع فوق به دست آمده است . همچنين ، مدل مفهومي که نمايانگر مکانيزم يا ساختار تبييني فرضيه واري مرکب از عوامل و مؤلفه ها است ، با استفاده از بخش مهمي از چارچوب نظري به دست آمده است .
نمونه ي آماري تحقيق به تعداد اعضاي جامعه ي آماري است و تمام سيستم هاي اطلاعاتي مديريت شهري موجود که مأموريت ارايه ي خدمات به شهروندان را دارند، شامل ميشود. براي جمع آوري داده ها، پرسشنامه اي بسته با استفاده از طيف ليکرت طراحي شد که شامل ٤١ سؤال است . در اين تحقيق ، جهت سنجش اعتبار شاخص هاي پرسشنامه و سنجش پايايي تحقيق از ضريب آلفاي کرونباخ استفاده شده است . ابزارهاي تحليل آماري نيز شامل ضريب همبستگيپيرسون جهت نشان دادن همگوني و تجانس بين مؤلفه ها و نيز عوامل با يکديگر؛ و ضريب بتا است .
٦-١آزمون پايايي
در اين تحقيق پس از طراحي گويه هاي مورد نظر جهت سنجش مفاهيم موردنظر براي ارزيابي بهتر هرکدام از اين گويه ها و در نتيجه انتخاب مناسب ترين گويه از آزمون آلفاي کرونباخ استفاده شده است .
طبق قاعده ي تجربي، آلفاي کرونباخ حداقل بايد0.7 باشد تا بتوان مقياس را داراي پايايي به شمار آورد. اندازه ي آلفاي کرونباخ به دست آمده از گويه هاي موردنظر 0.928 است که نشان ميدهد گويه هاي طراحي شده از همسازي و يا پايايي موردنظر برخوردار هستند.
٦-٢روايي پرسشنامه
مقصود از اعتبار يا روايي آن است که وسيله ي اندازه گيري بتواند خصيصه و ويژگي مورد نظر را اندازه بگيرد. (خاکي؛ ١٣٨٦: ٢٨٨) به عبارت ديگر آيا داده هاي گردآوري شده ، تصوير راستيني از پديده هاي مورد بررسي ميدهند يا خير. يعني داده ها، آنچنان که ادعا ميشود، واقعا شاهدي دال بر قضيه مورد بررسياند. (هومن ، ٢٥:١٣٦٦)
همچنين پايايي يک وسيله ي اندازه گيري به دقت آن اشاره دارد، يعني اگر صفت مورد نظر را تحت شرايط مشابه دوباره اندازه گيري کنيم نتايج حاصله ، مشابه و قابل اعتماد باشد.
جهت تعيين اعتبار و روايي پرسشنامه در اين تحقيق از روش اعتبار محتوا استفاده شده است . براي تعيين روايي با مطالعه ي منابع مربوط ، طرح اوليه پرسشنامه تهيه گرديد و توسط اساتيد محترم مشاور و همچنين متخصصان اين امر مورد بررسي قرار گرفت که در نتيجه مواردي جهت اصلاح پيشنهاد گرديد و پس از اعمال اصلاحات موردنظر، پرسشنامه ي نهايي تدوين گرديد.
٧-تجزيه و تحليل داده هاي تحقيق
در اين بخش از پژوهش ،داده هاي گردآوري شده با استفاده از تحليل در سطوح مختلف توسط شاخص هاي آماري ضريب
همبستگي و ضرايب رگرسيون مورد تجزيه و تحليل قرار گرفته است . سه سطح تحليل عبارتند از:
سطح تحليل تأثير مؤلفه هاي هر يک از عوامل سه گانه به صورت جداگانه بر شکست سيستم هاي اطلاعاتي؛ سطح تحليل تأثير تمامي مؤلفه هاي عوامل سه گانه بر شکست سيستم هاي اطلاعاتي؛ سطح تحليل تأثير هر يک از عوامل سه گانه بر شکست سيستم هاي اطلاعاتي؛ در ابتدا نحوه ي توزيع نمرات مربوط به متغير وابسته از جهت نرمال بودن مورد آزمون واقع ميشود. براي اين منظور بر نمرات مزبور آزمون آماري کولموگرو- اسمرينوف انجام شد. جدول زير نتايج آزمون را نشان ميدهد:
