بخشی از مقاله
چکیده
برنامهریزي برگزاري جلسات کارآمد و مدیریت زمان در سازمان هاي محلی همواره از چالشهاي اساسی در نظام روستایی است. کارآمدي جلسات روستایی به عوامل متعددي وابسته است. در این خصوص نقش برنامه ریزي و آشنایی با سازمان فیزیکی برگزاري جلسات در موفقیت مدیریت روستایی و جلوگیري از هرززمان و مدیریت آن اهمیت دارد. جلسات ثمربخش در حداقل زمان با رضایت شرکت کنندگان به هدف هایش نایل می شود.
در نظام مدیریت روستایی جلسات متعددي با اهداف تصمیم گیري در سطوح میانی، تصمیم گیري، برنامه ریزي، اجرا، نظارت بر اجرا و ارزیابی پروژه ها تشکیل میگردد. آشنایی با ساز وکارهاي مناسب در مراحل قبل از برگزاري جلسات، در حین برگزاري و پس از آن می تواند ظرفیت اثر بخشی جلسات و استفاده کارآمد از زمان و مدیریت آن را به حداکثر افزایش دهد. هدف اصلی این مقاله، تدوین چارچوب مناسب در کمک به برگزاري جلسات کارآمد، اثربخش با حداقل خطا در تصمیم سازیها، تصمیم گیري ها و اقدامات اجرایی در نظام مدیریت روستایی است.
1 مقدمه
جلسه فرآیندي است گروهی که در آن افراد با قصد دستیابی به اهداف مشترك، ازطریق ارتباطات شفاهی یا کتبی با یکدیگر مساعی می کنند. جلسه وقتی که در حداقل زمان با رضایت شرکت کنندگان به اهدافش نایل شود، ثمربخش است. جلسات روستایی - جدول - 1 را می توان به دو دسته تقسیم کرد:
الف: جلسات اطلاعاتی: با هدف ارائه توصیه / به روزکردن اطلاعات و ارائه آنها در مورد نظرات تشکیل می شود.
ب: جلسات تصمیم گیري: به منظور تعیین هدف و حل مشکل شکل می گیرد - هینز، ماریون، 1385 ،13 - 9 هر جلسه ایی علیرغم نوع آن، در صورتی می تواند کارآیی و اثر بخش لازم را داشته باشد که مراحل فیزیکی برگزاري جلسات را رعایت و ساختار خود را به آن نزدیک نماید.
هدف اصلی مقاله، تدوین چارچوب مناسب در کمک به برگذاري جلسات کارآمد و اثربخش از طریق به حداقل رساندن خطاها در تصمیم سازیها، تصمیم گیري ها و اقدامات اجرایی در نظام مدیریت روستایی است. براي تحقق هدف بالا قسمت دوم این مقاله به بررسی جلسه و چگونگی اثر بخشی آن و انواع جلسات می پردازد، در قسمت سوم به تشریح مراحل فیزیکی برگزاري جلسات در تمام کار گروه ها به شرح:
الف آماده سازي جلسه؛
ب توسعه سئوالات؛
ج برنامه ریزي جلسه؛
د اداره جلسه خواهد پرداخت و در قسمت چهارم چگونگی آماده سازي و شرایط برگذاري جلسات روان اختصاص دارد و در خاتمه به جمع بندي و نتیجه گیري می پردازد .
2 جلسه و میزان اثربخش و انواع آنها
جلسه را می توان به عنوان گردهمایی سه نفریا بیشتر از کسانی تعریف کرد که داراي هدفهاي مشترکی هستند و ارتباطات شفایی یا کتبی را وسیله اصلی نیل به این هدفها قرار می دهند. جلسه وقتی که در حداقل زمان با رضایت شرکت کنندگان به هدفهایشان نایل شود، ثمربخش است. بنابراین جلسات مدیریت روستایی با این اهداف تشکیل می شود: »به منطور هماهنگی و تصمیم گیري در امور برنامه ریزي، توسعه و عمران روستایی و نظارت بر آنها و هدایت و تصویب طرح هاي هادي در چهارجوب برنامه ها، سیاستها و خط مشی هاي کلان در نظام روستایی تشکیل می شود.« جلسات مدیریت روستایی را می توان به دو دسته تقسیم کرد، هردسته نیز شامل دو نوع فرعی است: جلسات اطلاعاتی: الف ارائه توصیه / به روزکردن؛ ب ارائه اطلاعاتی درمورد ایده ها و نظرات؛ جلسات تصمیم گیري:
الف تعیین هدف؛
ب حل مشکل
2 3 توسعه سئوالات
الف طرح حداقل 5 تا 6 سوال، در 1 تا 1/5 ساعت بررسی می شود. دراین مدت باید حداقل 5 یا 6 سوال پرسیده شود؛ ب همیشه از خودتان بپرسید که مشکل چیست یا نیاز به جمع آوري اطلاعات در جلسه با مخاطب قرار دادن دیگران چه خواهد بود ؟ براي مثال امتحان کنید اگر ایده یا خدمات جدیدي طرح شد، بیشتر بفهمید که چطور برنامه اي رد می شود و غیره؛ ج اساساً گروههاي متمرکز چندین مصاحبه دارند. بنابراین بسیاري ازهمان راهنماییها براي هدایت گروههاي متمرکز در مورد رهبري مصاحبه ها نیز صادق و مشابه می باشد - Sagalyn, . 1997 :1970-
3 3 برنامه ریزي جلسه
الف جدول برنامه : زمان مناسب یک جلسه یک تا یک و نیم ساعت است؛ ب محیط جلسات و رفع خستگی: جلسات را در اطاق کنفرانس یا سایر فضاها با جریان هواي مناسب و نور مناسب بگذارید. صندلیها با برچسب بگونه اي مرتب شوند که تمام اعضاي حاضر همدیگر را ببینند. براي رفع خستگی، خصوصاً اگر جلسه بعد از نهار تشکیل شود یک ظرف میوه یا تنقلات یا شیرینی تهیه نمایید؛ ج قواعد اساسی: علی رغم اینکه جلسه براي تولید اطلاعات مفید ادامه دارد و تمام اعضاء نیز تا حدامکان مشارکت می کنند، بفرض بحرانی ایجاد می شود. سه قاعده زیر را پس از وقوع بحران مورد توجه قرار دهید.
1 تمرکز خود را حفظ کنید،
2 جنبش و تحرك خود را ادامه دهید،
3 به سوال پرسیدن خاتمه بدهید.د دستورکار: خوش آمدگویی ، مرور دستورکار، مرور اهداف جلسه، مرور قواعد اساسی، بیان مقدمات، جمع آوري و مخفی نمودن سئوالات و جوابها؛
ه اعضاي جلسه:
گروههاي متمرکز معمولاً با 6 تا 10 عضو و داراي مشابهات طبیعی با یکدیگر هستند. مانند گروه هم سن، وضعیت اجتماعی افراد در برنامه و غیره، اعضایی که از نظر تفکر و مشارکت شبیه هم، را انتخاب کنید. تلاش کنید اعضایی را که همدیگر را نمی شناسند انتخاب کنید؛ و طرح ثبت و ضبط صدا: درحافظه خود چیزي را نگهداري نکنید. اگر این مساله عملی نیست،یک دبیر جلسه براي شما نت برداري کند را به خدمت بگیرید - Macnamara. 1998: . 3-4 -
4 3 اداره جلسات
رئیس جلسه باید تمام تلاش و توجه شرکت کنندگان را به هدفهاي جلسه معطوف دارد. بنابراین در اداره جلسه موارد زیر باید مورد توجه قرار گیرد:
الف هدف اصلی از اداره جلسه، جمع آوري اطلاعات مفید براي دستیابی به هدف جلسه است؛
ب خودتان، دبیر را نیاز معرفی نمایید؛
ج ابزارهاي ثبت جلسه را تشریح کنید؛
د دستورکار
