دانلود فایل پاورپوینت مدیریت موثر جلسات

بخشی از پاورپوینت

 اسلاید 1 :

• اطلاعيه جلسه
• دعوت نامه جلسه
• دستور جلسه
• اداره جلسه
• نکات مهم در برگزاري جلسه
• صورت جلسه
• گزارش نوِسي
• کنترل جلسه
• جمع بندي جلسه

اسلاید 2 :

• افتتاح جلسه
• قرائت دستور جلسه
• فرصت دادن به اعضاي جلسه براي اظهار نظر
• نظارت بر تصميم گيري و موافقت نامه ها
• راي گيري
• نظارت بر حسن اجراي راي گيري
• اعلام نتايج
• قابل توجه :
• رئيس نبايد موضعگيري خاصي داشته باشد
• رئيس مسئول مستقيم کليه امور فوق الذکر است

اسلاید 3 :

• جريان جلسه امري رسمي است
• انتخاب با دقت سخنرانان
• صدا بايد خوب و رسا باشد
• تشويق سخنرانان به خلاصه ومربوط صحبت کردن

اسلاید 4 :

• تعداد جلسات
• تهيه دستور جلسه ، يادداشت ها و اداره امور
• آگاهي دبير به جريان امور اداره يا سازمان
• چه تصميماتي و در چه زماني بايد گرفته شود؟
• ترکيب اولويت مسائل براي طرح دردستور جلسات چيست؟
• زمان بندي مسائل در دستور جلسات

اسلاید 5 :

• نام سازمان / سربرگ
• تاريخ
• آدرس
• تلفن تماس
• ساعت دقيق
• محل
• دستور جلسه
• امضا
• مسئوليت دعوت کننده

اسلاید 6 :

• دقيقا مباحث مورد مطرح را بنويسيد.
• اهداف جلسه را صريح ،روشن و واضح بيان نماييد.
• در صورت امکان زمان بررسي هر کدام را بيان کنيد.
• از بيان اهداف غير واقعي و اجرا نشدني بپرهيزيد.
• از بيان اهداف نامربوط با شرکت کنندگان بپرهيزيد.
• با توجه به زمان جلسه، تعداد اهداف تعيين گردد.
• به زمان سخنراني ، سخنرانان مدعو توجه شود.

اسلاید 7 :

• پيشنهاد مطرح ، بحث و راي گيري شود.
• پيشنهاد مطرح نشود.
• پيشنهاد به تعويق افتد.
• پيشنهاد جهت بررسي به متخصصين ويژه ارجاع شود.
• پيشنهاد جهت تحقيق و آزمون مجدد ارجاع شود.
• هر عضوي مي تواند تمرکز آئين نامه اي بدهد.

اسلاید 8 :

• براي تشکيل هر جلسه ، دليلي قاطع داشته باشيد.
• بررسي تمام موارد دستور جلسه قبل از دعوت اعضا .
• حضور در جلسه را به کساني که با موضوع دستور جلسه ارتباط وارد ، محدود کنيد .
• اطمينان از دانستن شرکت کنندگان از تشکيل جلسه.
• فرصت کافي از زمان دعوت يا تشکيل جلسه به اعضا داده شود.
• مکان جلسه جايي باشد که مزاحمت هاي کمتر، فضاي آرامتر و مطلوبتر باشد.
• تمام اقلام مورد نياز براي برگزاري جلسه از قبل تهيه شود مانند : پروژکتور، وايت بورد،ماژيک ،ضبط صوت و ....
• صندلي ها و ميزها را طوري بگذاريد که شرکت کنندگان همديگر را ببينند.

اسلاید 9 :

• مراقب باشيد که جلسه هر چه بهتر اداره شود.
• صرفنظر از تعداد تاخير کنندگان ، به موقع شروع کنيد.
• اسامي حاضرين و غائبين در صورت جلسه وارد شود.
• وقت مشخصي را براي هرکدام از موضوعات تعيين کنيد .
• نويسنده صورتجلسه بايد جايي بنشينيد که صورت همه شرکت کنندگان را ببينيد .

اسلاید 10 :

• عنوان جلسه ، تاريخ ، محل و نام سازمان
• فهرست اسامي حاضرين
• فهرست اسامي غائبين
• نگارش خلاصه موضوعات مطرح شده در جلسه
• نگارش مصوبات جلسه
• نگارش پيشنهادات جلسه
• تاريخ جلسه بعد
• ستون اقدامات و ارجاعات
• پيشنهاد براي دستور جلسه بعدي