بخشی از مقاله
چالشهای مدیریت دانش پروژه
خلاصه
در اغلب سازمانهای پروژه محور، ویژگی موقتی بودن پروژهها باعث ضعف حافظه، فراموشی تجارب ارزشمند و درسهای آموخته شده از پروژهها می شود . در نتیجه مدیریت دانش ، اعم از صریح یا ضمنی ، یک پیش شرط لازم برای موفقیت پروژه در محیط جهانی پویا و در حال تغییر امروز است. اما ماهیت موقتی بودن پروژه ها باعث به چالش کشیدن سریع جذب دانش جدید در سازمان مبتنی بر پروژه است. در این مقاله تلاش میشود ضمن معرفی موضوع، دلایل ، مزایا ، دانش پروژه و انتقال آن و نهایتا چالشهای مدیریت دانش پروژه مورد بررسی قرار گیرد .
کلمات کلیدی: مدیریت پروژه ، مدیریت دانش ، مدیریت دانش پروژه
ا.مقدمه
عوامل زیادی پیدایش مدیریت پروژه برای انجام فعالیتهای مربوط به کسب و کار را تحت تاثیر قرار دادند ، که شامل رقابت های جهانی، فشرده سازی چرخه عمر محصول، توسعه محصول جدید، کوچک سازی، برون سپاری، تمرکز بر مشتری و فن آوری های نوین است . در پاسخ به این تاثیرات و به منظور اینکه سازمان رقابتی بماند باید یاد بگیرند که چگونه دانشی را که آنها از پروژه ها بدست آورده اند به طور موثر مدیریت کنند (لاو و همکاران ، .(2003 این امر مستلزم تغییر فرهنگی در درون سازمان است ، به عنوان مثال نیاز به تشویق یادگیری از طریق بازخورد وجود دارد . مدیریت دانش ، اعم از صریح یا ضمنی ، یک پیش شرط لازم برای موفقیت پروژه در محیط جهانی پویا و در حال تغییر امروز است . امروزه ، الگوهای مدیریتی از رویکرد وظیفه ای و اداری به رویکرد پروژهای و مبتنی بر فرایند تغییر یافته است . این تغییر پاسخی به ماهیت متغیر بودن کارها بود (برزین پور و سایرین، .(1387 در اغلب سازمانهای پروژه محور، ویژگی موقتی بودن پروژه ها باعث ضعف حافظه، فراموشی تجارب ارزشمند و درسهای آموخته شده از پروژهها می شود.
سازمانهای پروژه محور یکی از راههای سریع و انعطاف پذیر مدیریت دانش هستند . در این سازمانها ، طبیعت پیشبینی ناپذیر و غیر تکراری فعالیت های پروژه محور و همچنین پیچیدگی زیاد موجود در بیشتر پروژه ها امکان وقوع خطا در نحوهی اجرا فعالیت ها را افزایش میدهد . با توجه به ماهیت پویا و موقتی محیطهای پروژهای که در بردارنده سازمانها و استخدامهای موقتی است و اکثر پرسنل کلیدی می باشد ، جریان قوی تولید دانش سازمانی مشهود است ولیکن بهدلیل همین ماهیت موقتی ، در صورت نبودن سازوکار متفکرانه برای مدیریت دانش پروژه بسیاری از اطلاعات و دانش ایجاد شده به فراموشی سپرده می شوند . سازمانهای پروژه محور به همین منظور از طریق یادگیری بین پروژهها و یادگیری درون پروژه ای شرایط استفاده از دانش را فراهم میکنند . مساله یادگیری بین پروژهای اثرات گستردهتری روی فرایندهای یادگیری سازمانی دارد ، بنابراین توسعه توانمندی مدیریت دانش پروژهها، یک منبع مهم مزیت رقابتی برای سازمانها می باشد.
دانشی که به روش PM از پروژه بدست میآید برای اجرای پروژه مرتبط مورد استفاده قرار میگیرد. استفاده از دانش به دست آمده از یادگیری شکست ها و موفقیت هایی که در پروژه ها رخ داده است برای پایداری دراز مدت و رقابت کسب و کار حیاتی است .
اگر چه پروژه محوری اغلب به عنوان یک راه مناسب سازماندهی برای نوآوری تصور می شود ، اما پژوهش در زمینه یادگیری مبتنی بر پروژه به طور مداوم مشکلاتی که در تلاش برای گرفتن ، به اشتراک گذاری و اشاعه دانش و یادگیری وجود دارد را برجسته می کند (برسنن و همکاران ، .(2004 در جدول زیر تعدادی از مطالعات که در حیطه ی مدیریت دانش پروژه انجام شده ، آمده است .
توانایی مدیریت کردن دانش شامل توانایی برای ایجاد، جذب و به اشتراک گذاری اطلاعات مربوط به پروژه است که بخش بزرگی از فرهنگ سازمان را شامل می شود. مدیریت دانش موثر در محیط پروژه در مورد ایجاد نوعی سازمان است که ایجاد و به اشتراک گذاری دانش را ترویج دهد و باید فراتر از فرهنگ های مختلف به منظور تولید یک فرهنگ پروژه باشد که باعث استفاده از تجربه جمعی و اطلاعات به نفع پروژه های آینده شود (اجمل و کاسکینن ، .2008 )
2
شکل . 1 مدل مدیریت دانش پروژه اریک براون
شکل1 جریان دانش مرتبط در یک پروژه در داخل سازمان را نشان می دهد. مدل در سه بخش به علاوه حلقه بازخورد جدا شده است. این سه بخش عبارتند از : رهبری پروژه ، تیم پروژه و پروژهها . هر بخش شامل نقاط تمرکز برای آن نهاد پروژهای خاص است و مسئولیتهای هر جزء را مشخص می کند .
برخی پرسشهای مشخص باید در جمعآوری و حفظ دانش در مراحل مختلف یک پروژه مورد بررسی قرار گیرد:
✓ ارتباط میان اعضای مختلف تیم پروژه چگونه انجام شده است؟
✓ چه نوع دانشی را می توان از این پروژه به پروژه های دیگر فرستاد؟
✓ چه عناصر باعث بهبود پیشرفت پروژه ، و کدام باعث آهسته شدن آن می شوند؟
✓ پیشرفت وظایف پروژه در مراحل مختلف چیست؟
✓ کدام مسائل برای اکتساب موفقیت آمیز دانش پروژه حیاتی هستند؟
✓ چه چیزی توانسته به خوبی انجام شده و چه چیزی می تواند در پروژه های بعدی بهبود یابد؟
✓ چه مشکلات خاصی در طول یک پروژه می تواند مانع جمع آوری و حفظ دانش شود و چگونه می توان آن را مدیریت کرد؟ مدیریت دانش در سازمانهای مبتنی بر پروژه دارای احتمال موفقیت بالاتری است اگر مدیریت کارهای زیر را انجام دهد:
➢ با این فرض شروع کند که سازمانها در سیستمهای اجتماعی زندگی می کنند؛
➢ فرهنگ اصلی سازمان را ارزیابی و شناسایی و پروژه را با آن هماهنگ کنند؛
➢ تشخیص دهند که همه سازمانها یک فرهنگ اصلی دارند و فرهنگ پروژه باید مطابق با فرهنگ اصلی سازمان عمل کند.
تعدادی از مطالعات انجام شده در چند سال گذشته در مورد موضوع مدیریت دانش پروژه انجام شده است ، و بسیاری از آنها نشان می دهد که دانستن سیستماتیک انتقال از، بین و درون پروژه ها ، تاثیر قابلتوجهی بر موفقیت پروژه دارد (فرای و همکاران ،. (2009
.2 دلایل مدیریت دانش پروژه
پیچیدگی رو به رشد گستره ی پروژه ها بدان معنی است که تعداد فزاینده ای از روابط اجتماعی و فنی باید توسط مدیران پروژه در انطباق دانش و تجربیات کار روزانه یک شرکت و پروژههای قبلی انجام شود. اعضای تیم پروژه اغلب نیاز به یادگیری چیزهایی دارند که در حال حاضر در زمینه های دیگر شناخته شده است. در واقع، آنها باید دانشی که در حافظه سازمانی وجود دارد را به دست آوردند و جذب کنند. اثربخشی آنها در انجام این کار باعث تعیین اثربخشی شخصی و پروژه ای و در نهایت سازمانی می شود (اجمل و کاسکینن ، .(2008
معمولا دانش از پروژههای گذشته در ذهن ، اسناد و یا منابع افراد انباشته شده است. مردم با آگاهی در مورد پروژههای انجام شده گذشته آنها را به پروژههای مشابه کنونی تخصیص می دهند که دانش آنها می تواند به سود اجرای پروژه به اشتراک گذاشته شود.
مدیریت دانش پروژه موفق ، به سازمانهای پروژه محور کمک می کند و مردم با اطلاعات مورد نیازی که برای تصمیم گیری بهتر دارند به خوبی موجب صرفه جویی در زمان و استفاده از منابع در پروژهها در یک میزان مناسب می شوند. در بسیاری از موارد تکمیل موفق پروژه بر اساس انباشت دانش و شایستگی فردی و جمعی است(کاسوی و هیلیکاری ، . (2003
.3 مزایای مدیریت دانش پروژه
به منظور بهبود موفقیت یک پروژه، مدیریت و فرایند تصمیم گیری را بهبود دهید ، مدیریت دانش از آنجایی که می تواند منافع قابل توجهی را به ارمغان بیاورد ، بسیار مهم است .سازمان باید اهمیت مدیریت دانش را به فرهنگ خود را تحمیل کنند. بهبود مدیریت دانش پروژه می تواند به کوتاه کردن برنامه زمانبندی پروژه ، کاهش هزینهها، بهبود کیفیت و رضایت مشتری کمک کند (تانگ و ننمین ، . (2009
استفاده از مدیریت دانش در پروژه ها کمک می کند تا خطاها کاهش یابد ، نیاز به کار کمتری داشته باشد ، استقلال بیشتری از زمان و مکان فراهم کند ، سوالات کمتری تولید شود، تصمیم گیری بهتر ایجاد شود، روابط مشتری پیشرفت یابد، خدمات بهبود یابند و سودآوری توسعه پیدا کند(سینگلی و اندرسون،. ( 1989
مزایای عمومی مدیریت دانش پروژه عبارتند از:
❖ مزیت رقابتی را می افزاید و همچنین هزینه ی پروژهها را کاهش می دهد.
❖ تجارب و دانش پروژههای گذشته می تواند به عنوان پایه ای برای پروژه های آینده باشد و به حل موانع و مسائل مختلف کمک کند.
❖ برای افراد درگیر در پروژه ها، از جمله اعضای تیم پروژه یا مدیر پروژه و سایر ذینفعان ، اطلاعات مستندی مربوط به دانش در مورد هر پروژه انجام شده ، ارائه میدهد.
❖ به نفع مشتریان پروژه، نتایج پروژه ممکن است در روش کارآمد تری تحویل داده شود.
❖ دسترسی به شیوههای خوب و بد پروژه، منبع بسیار مهمی برای سازمانهاست، که به بهبود اجرای پروژه های آینده و پر کردن شکاف دانشی کمک می کند.
❖ به سازمان و افراد با اطلاعات مورد نیاز برای تصمیم گیری بهتر کمک می کند و همچنین موجب صرفه جویی در استفاده از زمان و منابع در پروژه ها میشود.
4. دانش پروژه و انتقال دانش پروژه
دانش برآمده از پروژه ها متشکل از اطلاعات مختلفی است که شامل چیزهایی مانند سخنرانیها، مدل ها، اسناد جلسات، اسناد ریسک ، گزارشها، درسآموختهها، ایمیل و اسناد دیگر. دانش پروژهها از منابع مختلفی می آید ، همانطور که شکل زیر نشان داده شده است:
