بخشی از مقاله
کوچک سازی واثرات آن در سازمان باتاکید بربرون سپاری
چکیده
در عصر اطلاعات وضعیت کسب وکار نسبت به قبل تغییرات بسیاری نموده و بسته به نوع مسئولیت کـاری کـه برعهـده سازمانها قرارداده شده با مخاطرات ومشکلات متفاوتی مواجه می باشند و می بایست تدبیری اندیشیده شـود تـابتوان از فشار ناشی از مشکلات به نحو احسن وبا کمترین هزینه کاست که در ایـن میـان یکـی از عوامـل کلیـدی بـرای حصـول موفقیت سازمانها ، دانستن نحوه درست مدیریت افراد علی الخصوص درمواقع تصمیم گیری برایکاهش نیرواست شـرکتها به منظور کاهش هزینهها، ارتقای کارائی و حفظ سطح قابل قبول سودآوری برای سهامداران خوداقدام به کوچـک سـازی میکنند. سازمانها در اجرای پروژه کوچک سازی نمی بایست منفعل عمـل کنـد(کوچک سـازی تنهـا بـه واسـطه وجـود مشکلات مالی عدیده در سازمان) بلکه باید رویکردی فعال (سازماندهی مجدد سازمان در جهت افزایش کـارائی و کسـب سهم بازار )داشته باشند.در این پژوهش ابتدا تعریف ،روش علمی ،تصـمیم ،منـابع حاصـل ،مشـکلات ،راههـای مقابلـه و ویژگیهای مشاغل مشمول کوچک سازی سازمانها ارائه می شود.
واژگان کلیدی: کوچک سازی، سازمان، سودآوری، رقابت، تعدیل نیرو
مقدمه
عصر حاضر ،عصر نوآوری است واین موضوع در راستای پاسخ به رشد سریع رقبای پیچیده و جدید، بـی اعتمـادی بـه روشـهای سنتی ، جهانی سازی، تحریم ها، کوچک شدن سازمان های بزرگ به واسطه افزایش بازدهی و بهـره وری مـی باشـد. تغییـرات مستمر محیطی وتکنولوژیکی مشکلاتی را برای برخی از سازمان ها بوجود آورده که لازمه آن پیشرفت سریع تکنولوژی، رقابـت بسیار زیاد در بازار کسب و کار، تلاش برای کاهش هزینه های تولید و در نهایت کاهش کارکنان به دلیل افت تقاضای محصـول و عقب نماندن از رقبا ویا از دست رفتن توان سازمان ها برای بقا در این وضعیت اشاره کرد .
در این وضیعت، سازمان های بسیاری ثبات خود را در بازار رقابتی از دست داده اند و این عدم ثبات، سـازمان هـا و کارکنـان را دچار مشکلات زیادی کرده است. از یک سو سازمان ها با از دست دادن برخی از بازارها و رکود اقتصادی حاکم و از طرف دیگـر کاهش تقاضا برای محصولات و در نتیجه کاهش تولیدات و افزایش هزینه ها نیاز به اقدامی عاجـل جهـت کـاهش هزینـه هـای خود و بقا در بازار را دارند. در مواقع تحریم نیز سازمان ها به دلیل افزایش هزینه ها، افت و کسادی بازار و کـاهش میـزان کـار خود به دلیل کاهش تقاضای محصول، به فکر کاهش هزینه ها، از جمله هزینه نیروی انسانی خود می باشند و این کار را با سـاز و کار تعدیل نیرو (کوچک سازی) انجام می دهند که عنوان عمومی این پدیده کوچک سـازی اسـت.(نیـل پلسـون و همکـاران ( 2004
سازمانها با باتوجه به تغییرات و رخدادهای اخیر بازار جهانی وحرکت به سمت مشتری محـوری در جهـت بقـا خـود بـا هـدف استفاده بهینه از امکانات و جلوگیری از هدر رفتن منابع باارزش به تمهیداتی متوسـل شـده انـد کـه نتیجـه آن تغییـر سـاختار سازمانی و حرکت به سمت سازمانهای کوچکتر و منعطف-تر هستندو در سالهای اخیر توجه فزایندهای به کوچک سازی شـده و روند توسعه بنگاههای کوچک و متوسط شده است(تامبونان، (2005
کوچک سازی (تعدیل نیرو) چیست؟
کوچک سازی حذف موقعیت شغلی یا شغل، که ممکن است با کاهش کار یا از بین بردن وظـایف، سـطوح سلسـله مراتـب یـا واحدها همراه باشد تعریف کرد. وی تصریح کرد که نتایج مورد انتظار کوچک سـازی عبـارت بودنـد از کـاهش مخـارج اضـافی، بوروکراسی کمتر، تصمیم گیری سریعتر، ارتباطات روان تر،کارآفرینی بیشتر و افزایش بهره وری.(کاسکیو(1993 کوچک سـازی گاهی با ادغام و تلفیق مترادف فرض می شود. به عنوان نمونه به هنگام ادغام شرکتهای کرایسـلر و بنـز دایلمـر هـر دو شـرکت اطمینان داشتند که هیچ شغلی بـه سـبب ادغـام حـذف نخواهـد شـد. امـا در عمـل مشـخص شـد کـه ایـن فـرض نادرسـت است(ایزدخواه، .(1386 کاهش بودجه دولتی به تنهائی منجر به از دست رفتن 1/1 میلیون شغل صنایع دفـاعی از سـال 1987 شده است و پیش بینی می شد تا سال 1998 هفتصدهزار شغل دیگر کاهش یابد. از سال 1989 هر ساله بیش از سـه میلیـون شغل حذف شده است. به نظر میرسد بازار رقابت جهانی ضرورت کوچک سازی را به زور می قبولاند. درنتیجه سازمانها مجبوربه اداره سازمان خودبه صورت کاراو ازنظرهزینه اثربخش تر هستند. (فریزر، (2006
روش های ده گانه علمی تعدیل نیرو :
-1خاتمه خدمت -2 مرخصی بدون حقوق -3 مامور کردن افراد -4اخراج -5حـذف پسـت -6وام دادن یـا قـرض دادن نیروی کار -7بازنشستگی زودرس -8محدودیت در استخدام -9خروج داوطلبانه -10کاهش ساعات کار
انواعی ازتصمیم سازمان برای کوچک سازی
تصمیم سنتی: -1 به منظور کاهش هزینه¬ها -2 ارتقای کارائی -3 سـودآوری بـرای سـهامداران -4 کـاهش هزینـه¬هـای عملیاتی (اسمیت،(2006
تصمیم براساس تغییر تحـولات جهـانی: -1 حرکـت بـه سـوی جهـانی شـدن بازارهـا -2 گـذر از تولیـدمحوری بـه سـوی
مشتری محوری -4 رقابت فزاینده سازمانها با هدف استفاده بهینه از امکانات -4 جلوگیری از هدر رفـتن منـابع بـاارزش
(فرناندو، (2001
تصمیم براساس فشاربازار: -1 استفاده بهتر از کارکنان -2 واگذاری امور بـه خـارج از سـازمان -3 تعطیلـی کارخانجـات و
ادغامها -4خودکار کردن و استفاده از فناوری جدید (پالمر و دیگران، (2007
مابرت و چمنر : -1تصمیمات عمدی و آگاهانه -2کاهش نیروی انسانی که اغلب به طور نامناسب در سطوح مـدیریت صـورت
می¬گیرد -3به سبب اهداف اثربخشی و کارائی -4 تغییرات در فرایند کار
منافع حاصل از برون سپاری(کوچک سازی)
موسسه (برون سپاری (OUTSOURCING) (در یک سری از مطالعات خود با بررسـی بـیش از 1200 شـرکت بـه منظـور درک صحیح از اینکه چرا شرکتهـــا فعالیتهای خود را برون سپاری می کننـد بـــه ایـن نتیجـه رسـید کـه 10 مزیـت بـالقوه درنتیجــــــــــه استفاده از بـرون سـپاری وجـود دارد کـه عبارتنـد از : (OUTSOURCING INSTITUTE WEB PAGE 1/23/96)
-1افزایش تمرکز شرکت بر یک فعالیت خاص؛-2قابلیت دسترسی در سطح جهانی؛-3دردسترس قرارگـرفتن وجـوه سـرمایه؛-4 تسریع در کسب مزایای ناشی از تجدید ساختار؛-5تقسیم ریسک؛-6آزادکردن منابع برای دیگر اهداف؛-7تزریـق وجـوه نقـد بـه شرکت؛-8کاهش و کنترل هزینه عملیات؛-9دسترسی به منابع (غیرداخلی)؛-10مدیریت وظایف مشکل یا کنترل ناپذیر.
در حالی که ممکن است برخی از این موارد همزمان مطرح باشند به طورکلی آنها می توانند سود برون سپاری را نشـان دهنـد. موارد فوق نه تنها سود ناشی از برون سپاری را درکاهش هزینه نشان می دهند بلکه در برخی موارد ممکن است اهمیت آنهـــا مهمتر از کاهش هزینه ها باشد(منبع: گروه جامعه سایت تبیان زنجان)
مشکلات سازمان بعد از کوچک سازی
-1کاهش بهره وری و سودآوری سازمان -2 تضعیف روحیه کارکنان -3 نگرانی و اضطراب و سردر گمـی -4 ابهـام و نـاتوانی در حرکت به سمت جلو -5 کاهش صداقت کارمند و توانمندی و..
تحقیقات نشان داده است که %10 کاهش در نیروی انسانی تنها منجر به کاهش %1,5 هزینه¬ها می شود. (تامبونان)
راهکار های مقابله بااثرات سوء تعدیل نیرو:
1-رفتار عادلانه باکارکنان در حال ترک خدمت -2استفاده از مشاوران خـارجی بـرای کمـک بـه کارکنـان تعـدیل شـده -3 استفاده از مشاوران خارجی در مرحله جابجائی(جهت افزایش اعتماد و اطمینـان کارکنـان بـاقی مانـده ) -4 مـدیریت شـرایط آشفتگی و فشارهای بالای روانی (فریزر، -5 (2006برنامه¬های حمایتی برای کارکنان تعدیل شده -6ایجاد احساس برابری(بـل و آلبو، -7 (2005 کمک در اداره زندگی کارکنان تعدیل شده -8 ایجاد فرصت برای آموزش مجدد وبهـا دادن بـه آمـوزش -9 ارائه خدمات کاریابی (اسمیت، -10 (2006پیشنهاد خروج داوطلبانه وبازخرید خدمت -11کنترل و مدیریت تعدیل (از قـوانین مطلع باشید، آماده باشید، با دقت برنامه ریزی کنید)-12 سعی نکنید همه چیز را قطع کنید-13 مثبت باشید-14 کارمنـدان را در تصمیم گیری ها مشارکت دهید-15 ارتباطات خود را بیشتر کنید-16 افرادی را که نیاز دارید در کنارتان نگه داریـد-17 بـا افراد با احترام و در حد منزلت شان رفتار کنید -18مکانیسم انگیزشی مناسب(سیسـتم پـاداش دهـی متناسـب ،طـرح شـغلی انعطاف پذیر ،روابط اجتماعی قوی)
اثرات بلندمدت کوچک سازی سازمان
انجام دادن موفقیت آمیز برنامه کوچک سازی بستگی به چگونگی اجرای آن دارد. مدیریت نباید بـه مقولـه کوچـک سـازی بـه منزله یک عمل کوتاه مدت بنگرد بلکه آن را باید به مانند برنامه ای راهبردی بداند که منجر به یک مزیت رقابتی در بلندمـدت خواهدشد. این امرتلاشهای کوچک سازی را هماهنگ وبرنامه ریزی شده خواهد کرد(فلدمن و دیگران،(2006
اگر برنامه کوچک سازی بدون برنامه تفصیلی باشد موفقیت آن در بلند مدت سوال برانگیز خواهد بود. مسائلی که منجر بـه بـی اعتمادی بین مدیریت رده بالا و کارکنان باقیمانده، اعتبار تلاشهای کوچک سازی را مورد تردید قرار می دهد. بـرای جلـوگیری از کندی پروژه کوچک سازی،تیم بررسی کننده باید زبده و فعال و طرح آنها نمایانگر خواسته ها و علائق تمامی اعضای سازمان باشد.این مهم است که کارکنان ببینندکه مدیریت به خواسته و نیاز های آنها به دقت توجه می کند(اسمیت،(2006
به عنوان نمونه شرکت زیراکس بازار عمده سهام خود را در دهه 1980 از دست داد. اما زمانیکه مدیران عالی با شـرایط سـخت شرکت مدارا کردند مشکلات سازمان حداقل شد. چیزی که مدیران ارشد از کارکنان استنباط کردند فهـم بیشـتر و تمایـل بـه تبعیت آنها از مدیریت برای حفظ سازمان بود(پرتر، (1998
بدون وفاداری تک تک کارکنان موفقیت کوچک سازی سوال برانگیز اسـت. تـونلی و فلـدمن در مـورد احسـاس وفـاداری آنهـا مصاحبه ای انجام دادند و در این مصاحبه در پی این بودند که در چنین شرایطی چه انتظارتی از کارفرمایان خود دارند. برخـی نظرات بیانگر این است که سازمان در برابرآنچه اتفاق خواهد افتاد باید صادق و شفاف باشد .
تجربه نشان می دهد به مدت کوتاهی بعد از سازماندهی مجدد وحذف برخی کارکنان ،افراد باقیمانده احساس می کنند که این سازمان دیگر محل خوبی برای کار کردن نیست واگر شغل مناسبی پیدا کنندسازمان را تـرک خواهنـد کـرد.بـا بررسـی تجربـه تلفیق و ادغام در خلال دوازده سال می توان نتیجه گرفت تغییرات گسترده و یکباره در فرهنگ شرکت، مسـیر کـار را تخریـب
