بخشی از مقاله
عوامل موفقیت و شکست پروژه های IT در سازمانها
کلید واژه ها:
فن آوری اطلاعات، سیستم های اطلاعاتی، موفقیت پروژه، مدیریت پروژه
مقدمه:
امروزه گسترش فعالیتهای بازرگانی، جهانی شدن و تغییرات وسیع تکنولوژیک در محیط سازمانها باعث گردیده که آنها برای حفظ بقاء و مزایای رقابتی خود از انعطاف پذیری لازم برخوردار باشند لازمه انعطاف پذیری تغییرات سریع است و تغییرات سریع بدون داشتن اطلاعات امکان پذیر نیست، در نتیجه اطلاعات که به عنوان 1 منبع بسیار پر ارزش در کنار سایر عوامل موثر در هر سازمان مطرح است. وجود سیستم های اطلاعاتی یکپارچه از ضروریات حرکت به سمت کسب و کار الکترونیک و رقابت بوده و استفاده از فن آوری اطلاعات (IT) و سیستم های اطلاعاتی (IS) برای کلید سازمانها و شرکتها ضرورتی اجتناب ناپذیر می باشد. بسیاری از سازمانها به اهمیت فن آوری اطلاعات و تاثیر آن بر سرعت و دقت گردش کارها، رضایت بیشتر مشتریان یا سیستم های پشتیبانی، تصمیم گیری مدیران و به ویژه کارآیی آن واقف شده اند و این امر باعث گردیده که به سرعت به سمت استفاده از آن روی آورند. هر شرکت یا سازمانی شامل 3 هسته اصلی یعنی فرایند تصمیم گیری، جریان اطلاعات و جریان مواد است، که فن آوری اطلاعات روی هر 3 هسته فوق می تواند تاثیر بگذارد. کاربرد فناوری اطلاعات، شرکت ها را قادر می سازد امتیازات مهمی از قبیل موارد زیر کسب کند.
1- صرفه جویی در هزینه و بهبود بخشیدن جهت تبادل اطلاعات
2- اجتناب از خطاهای انسانی هنگامی که وظایف تکراری یا بسیار پیچیده است.
3- صرفه جویی مالی بدلیل کاهش خطاها و زمان انجام وظایف
4- ادغام و هماهنگی چندین وظیفه در یک وظیفه
5- بهبود بخشیدن کارایی و اثربخشی سازمانی
6- بهبود مدیریت میانی و کاهش فرآیندهای زائد از طریق اطلاعات مفیدتر
ولی اجرای پروژه های (IT) در آنها بدون مشکل نبوده و اجرای غیر صحیح ناقص یا بدون برنامه ریزی مناسب باعث شکست یا توقف آنها با تحصیل هزینه های هنگفت می گردد. علی رغم وابستگی زیاد سازمانها به (IT)، باوراین که هنوز 3/2 کل پروژه های IT، به نوعی با شکست مواجه می شوند مشکل است. مطالعات نشان می دهد که بالغ بر 50 درصد پروژه های فن آوری اطلاعات شکست می خورند، 83 درصد از آنها اهداف تعویل و قیمت را محقق نمی کنند و بیش از 30 درصد آنها قبل از تعویل به طور کامل منحل می شوند. و این در حالی است که شکست یا موفقیت پروژه (IT) توان تاثیر روی تمام افراد درگیر در پروژه، از تیم پروژه گرفته تا کل سازمان و نهایتا مدیریت عالی را دارا است. پروژه های (IT) موفق منابع قابل سنجشی را برای سازمان داشته و پیشرفت شغلی افرادی را که در این نوع پروژه ها کار می کنند، بهبود می بخشند، در صورتیکه پروژه های ناموفق از لحاظ راهبردی به دلیل شکست در ابجاد تغییر و به لحاظ عملیاتی به دلیل شکست در ارائه راه حلهای قابل اجرا که خواسته های سازمان را برآورده می سازند در سازمان عدم اطمینان بوجود می آورند.
به منظور برنامه ریزی جهت رسیدن به موفقیت بایستی دلایل و عوامل شکست پروژه های (IT) را شناخت و درک کرده با مشخص شدن راهبرد دفاعی ما در برابر شکست و تعیین عوامل موفقیت می توان با استفاده از مناسبترین روشها به ایجاد موثر پروژه های (IT) مبادرت ورزید. این مقاله تلاشی است در جهت تبیین عوامل شکست و در نتیجه عوامل موفقیت در اجرای پروژه های (IT) در سازمانها و شرکتها.
تقسیم بندی انواع پروژه های (IT)
از مواردی که در موفقیت یا شکست پروژه های (IT) موثر است خود پروژه می باشد. پروژه ها را می توان از نظر اندازه، سطح تکنولوژی و ماهیت تقسیم بندی نمود. از نظر اندازه پروژه ها به سه دسته کوچک، متوسط و بزرگ تقسیم می شوند.
از نظر سطح تکنولوژی پروژه ها به 4 گروه پروژه های بر اساس تکنولوژی تکامل یافته، نسبتا تکامل یافته، پیشرفته و بسیار پیشرفته تقسیم می شوند. از نظر ماهیت می توان آنها را به 4 دسته پروژه های ساده، فازی یا مبهم، قطعی و اضطراری تقسیم کرد. بدیهی است که پروژه های کوچکتر از پروژه های بزرگتر و پروژه هایی با تکنولوژی تکامل یافته نسبت به پروژه های بسیار پیشرفته از ریسک کمتر و در نتیجه احتمال شکست پائین تری برخوردار هستند.
1- پروژه های ساده:
این نوع پروژه ها دارای مشخصات زیر می باشد:
1- طرح و برنامه مفصلی برای کل پروژه وجود دارد.
2- تمام منابع لازم برای تکمیل پروژه در دسترس است.
3- بر عملیات کاری موجود تاثیر کمی دارد.
4- برای اجرای آن، یک راه حل واحد و واضح وجود دارد.
پروژه های ساده، معمولا به گام های طویل امکان سنجی و تحقیق که برای پروژه های پیچیده تر ضروری هستند، نیاز ندارند، ولی با این حال، باید بازنگری ها و کنترل های منظمی بر پروژه انجام گیرد تا از متمرکز ماندن پروژه بر برآورده ساختن اهداف کاری و بالاتر از همه اجرای آن اهداف اطمینان حاصل شود. در این نوع پروژه احتمال شکست کم است و از اطمینان بالا و ریسک پائینی برخوردار است.
2- پروژه های فازی یا مبهم:
پروژه های فازی از آن دسته پروژه هایی هستند که در آنها جزئیات آنچه که بایستی اجرا شود و هم چنین نحوه انجام کار مشخص نیست، بنابراین صفت مشخصه پروژه های فازی، نیاز به اجرا و تکرار گامهای امکان سنجی و تحقیق، تا زمانی که بتوان شناخت کافی از وضعیت بدست آورد باشد. بدیهی است که این نوع پروژه دارای ریسک بالا بوده و احتمال شکست زیاد است.
پروژه های قطعی:
این نوع پروژه ها، وقتی بوجود می آیند که سازمان ملزم شود خواسته مشخصی را برآورد سازد، ماهیت این خواسته ها چنان است که تا وقتی برآورد نگردد بعید است سازمان یا شرکت بتواند بکار خود ادامه دهد، ریسک در این پروژه ها بالا و احتمال شکست زیاد است.
پروژه های اضطراری
مواردی پیش می آید که بایستی مجوز پروژه ها را سریعاً صادر و هر چه زودتر آنها را آغاز کرد. پروژههای اضطراری ریسک بالایی دارند ولی در صورتی که به خوبی سازماندهی و مدیریت شوند احتمال شکست پائین است.
انواع شکست پروژه های (IS)
شکست پروژه های (IS) می تواند از طریق یک یا چند مورد از رویدادهای زیر شناخته شود، ]5[
1- کاهش توان کاری موجود
2- کاهش مزیت رقابتی
3- افزایش هزینه های عملیاتی
4- شکست در برآورده ساختن خواسته های اصلی کاری
5- سطوح پائین رضایت کاربر
6- عدم کنترل بر مدیریت خواسته ها
7- عدم کنترل بر برنامه ریزی
محیط و دامنه شکست پروژه های (IS):
محیطی که در آن پروژه انجام می شود در بردارنده راه حل چگونگی افزایش احتمال موفقیت پروژه است.
که به سه دسته تقسیم می شود، محیطی که از پروژه پشتیبانی می کند. محیط موسسه و محیط تجارت پروژه های (IS) صرفا در نتیجه مدیریت نامناسب پروژه با شکست مواجه نمی شوند. پروژه های (IS) موفق متکی به هم راستایی و هم افرایی اجزا بسیار متفاوتی از محیطهای مذکور است که بعضی از آنها نظیر راهبرد (IT) و رفتار طرفهای ذی نفع درون سازمان مربوط به داخل سازمان بوده و بقیه عوامل خارجی است نظیر سیاستها مجموعه قوانین صنایع و رفتار تامین کنندگان. آنچه که واضح است، این است که بسیاری از عواملی که بر موفقیت پروژه تاثیر می گذارند، خارج از حوزه مدیریت پروژه قرار دارند.
هر چند تمام طرفهای ذی نفع درون پروژه دارای اهمیت هستند، ولی در نهایت مشتری است که نقش رهبری را در سرتاسر چرخه عمر پروژه ایفا می کند. شکل صفحه قبل، مشتری را به مانند یک ذی نفع خارجی نشان می دهد.
ولی پروژه های بسیاری نیز وجود دارد که در آنها مشتری یک ذی نفع داخلی است. همانند پروژه هایی که در یک بخش از سازمان برای کمک به بخش دیگر انجام می گیرد.
برخی علل های اصلی شکست پروژه های (IS)
متاسفانه علی رغم منافعی که می توان به واسطه استفاده موثر از (IT) در سازمان بدست آورد، تعدادی از مدیران سازمان، نقش (IT) را بصورت زیر می بینند.
1- یک بلای اجباری که برای خودکار کردن وظایف بزرگ تکراری و عادی مورد نیاز است.
2- تلف کردن مقادیر قابل توجهی پول
3- نداشتن منافعی برای سازمان
4- غیر منعطف و مانع تغییرات سازمانی
5- بی توجه نسبت به روشهای اصلی و کنترل مالی
این دیدگاهها باعث می شود که وظیفه (IT) در بیساری از سازمانها با سایر وظایف بیگانه شده و علل اصلی شکست
پروژه های (IS) از این جا سرچشمه می گیرد که عبارتند از:
1- فقدان رابطه روشن بین راهبرد سازمان و راهبر (IT)
2- شکست برنامه ریزی سیستم های اطلاعاتی در اینکه جزو فرایند برنامه ریزی سازمان شود.
3- فقدان ارتباط و مشارکت بین (IT) و سازمان که به کاهش بیشتر تعهد و حس از خود دانستن پروژه (IT) می شود.
4- شکست در پی گیری منافع و خواسته ها
بنابراین، بدیهی است که برای موثر بودن راهبرد (IT) بایستی با راهبرد سازمان همسو شود تا مدیران شرکت و سازمان تشویق شوند برای اطلاعات به عنوان یکی از منابع سازمان ارزش قائل شود و طی اجرای راهبرد (IT) موارد زیر را اجرا کند:
1- آگاه کردن افراد کلیدی از روش اطلاعات.
2- نشان دادن اینکه چگونه (IT) می تواند به ارزش افزوده عملیات کاری اضافه کند.
3- فراهم کردن مبنایی برای اصلاح و بهبود فرایند کاری.
عوامل شکست پروژه های (IT)
با بررسی اخیری که توسط شرکت خدماتی و مشاوره KPMG انجام شده، 6 عامل اصلی شکست پروژه های (IS) مشخص شده.
1- برنامه ریزی ضعیف پروژه 2- طرح توجیهی ضعیف 3- عدم درگیری و پشتیبانی مدیریت ارشد 4- عدم درگیری کاربر 5- تازه بودن تکنولوژی برای سازمان 6- عدم از خود دانستن پروژه
هر یک از عوامل ممکن است موفقیت پروژه را به شیوه های گوناگون به خطر بیاندازد، منتهی 1 یا چند مورد از این عوامل می تواند در نهایت آنقدر ریسک پروژه را افزایش دهد تا از آن پس آنرا بی فایده سازد، در صورت بروز چنین وضعیتی خاتمه ی زود هنگام پروژه تنها راه حلی است که برای سازمان باقی می ماند.
با بررسی دقیق تر می توان عوامل اصلی شکست پروژه های (IS) را که برای سازمان، عوامل داخلی محسوب می شوند در دو حوزه شکست پروژه و شکست مدیریت پروژه، تقسیم بندی نمود.
هر یک از این عوامل می تواند ناشی از شکست انسانی، فنی و یا فرایند باشد.
1- عوامل شکست پروژه
1- مالکیت ضعیف پروژه (شکست انسانی)
2- تکنولوژی تکامل نیافته یا تثبیت نشده (شکست فنی)
3- عدم درگیری کاربر (شکست انسانی)
4- طرح توجیهی ضعیف (شکست انسانی)
5- ارتباطات ضعیف (شکست انسانی)
6- شکست در بررسی فرایندها و اهداف سازمان قبل از بکارگیری تکنولوژی
2- عوامل شکست مدیریت پروژه
1- مدیریت پروژه بی تجربه (شکست انسانی)
2- برنامه ریزی ضعیف پروژه (شکست فرایند)
3- مدیریت ضعیف خواسته ها (شکست فرایند)
4- وابستگی به ابزارهای مدیریت پروژه (شکست فنی)
5- عدم وجود تاریخ پایان کار (شکست فرایند)
6- رهبری ضعیف (شکست انسانی)
7- آزمایش ناکافی (شکست فرایند)
1- عوامل شکست پروژه ها
1-1- مالکیت ضعیف
هر پروژه ای باید با میزان مشخصی از پاسخگویی و مسئولیت از جانب کسانی که درصدد کسب منافعی از پروژه هستند، همراه باشد. در این ارتباط به ویژه مالک / حامی مالی پروژه (IS)، نقش مهمی دارد که دست کم باید نیاز به پروژه را درک کرده و توجیه کند، ریسکهای آنرا ارزیابی و مدیریت نماید و از لحاظ مالی آنرا تامین کند.
با وجود نقش مالکیت در پروژه در اکثر موارد ضعیف بوده و بدتر از همه اینکه گاهی اصلا وجود ندارد.
مدیران ارشد اجرایی، از لحاظ پیگیری پیشرفت پروژه و هزینه های آن در سازمان، از جایگاه خوبی برخوردارند، ولی اغلب در انجام اینکار شکست می خورند، یا اینکه آنرا خیلی دیر انجام می دهند.
1-2- تکنولوژی تکامل نیافته یا تثبیت نشده،
همانطور که قبلا اشاره شد، پروژه های IS را می توان از نظر فن آوری به 4 گروه تقسیم کرد.
1- تکنولوژی تکامل یافته
2- تکنولوژی تقریبا تکامل یافته
3- تکنولوژی پیشرفته
4- تکنولوژی بسیار پیشرفته
تکنولوژیهای پیشرفته و بسیار پیشرفته در لبه پیشرفته توسعه قرار دارد، و معمولا تکال نیافته هستند، هر چند تکنولوژی، با سرعت شگفت انگیزی پیشرفت کرده، ولی سرعت تغییرات، اثر منفی بر روی پروژه های IT گذاشته است. آرزوی بدست آوردن رهبری، نقطه ضعف سازمانهای بسیاری است که تصور می کنند آخرین چیز، بهترین چیز است. در سال 1980 تکنولوژی MACH-HYPED CLIENT SERVER به گونه ای تاثیرگذار موجب شکست پروژه های IS بسیاری در سازمانهای بزرگ شد. در آن زمان، غالبا بدون توجه به مخاطرات استفاده از تکنولوژی تکامل نیافته، رایانه های بزرگ بسیار قدرتمند و مطمئن جایگزین شد. در طی چند هفته و در بعضی موارد چند روز بسیاری از سازمانها دریافتند که به دلیل شکست سیستم های جدید در فائق آمدن بر بار کاری روزانه سازمان، ادامه کار غیر ممکن است.
1-3- عدم درگیری کاربر
پروژه های IS، به منظور برآورده ساختن اهداف سازمان آغاز می شوند. این پروژه ها در ابتدا ممکنه بر اهداف راهبردی متمرکز شوند، ولی در نهایت، پروژه بایستی اهداف را در یک سطح عملیاتی برآورده سازد، و این به معنای درک نقشها، مسئولیتها و خواسته های کاربران است، پروژه تکنولوژی مدار بر خلاف پروژه ی کارآمد نمی توان در برآورده شدن اهداف سازمان امیدوار باشد. پروژه های تکنولوژی مدار، اغلب تکنولوژی را توسعه می دهد که اهداف (IT) را برآورده می سازند. پیامد اصلی این پروژه های تکنولوژی مدار، عدم درگیری زیاد کاربر در سرتاسر پروژه است. هر چند تکمیل قسمت پیچیده کد برنامه ممکنه به خوبی موجب به حرکت درآوردن گروه اصلی بشود. ولی این نیازهای کاری است که باید در ابتدا برآورده شود و یا افرادی که باید از آن استفاده کنند آغاز شده و به پایان برسد. در واقع آزار و اذیتی که کاربران درون سازمان از یک سیستم جدید متحمل می شوند، یکی از دلایل اصلی شکست پروژه های IS در تحقق منافع بالقوه شان است.
1-4- طرح توجیهی ضعیف
یک طرح توجیهی قوی یا منافع قابل سنجش برای توجیه سرمایه ای که باید برای اجرای آن صرف شود. لازمه موفقیت آمیز بودن پروژه است. طرح توجیهی باید به وضوح از راهبردهای تجاری و IT سازمان پشتیبانی کند. در طرح پیشنهادی، باید در مورد نحوه پشتیبانی بی واسطه پروژه از اهداف راهبردی سازمان، توضیحات روشنی وجود داشته باشد، در عمل بسیاری از سازمانها یا از راهبرد تجاری مشخص استفاده نمی کنند یا در هیئت مدیره آنها، یک مدیر اجرائی IT وجود ندارد.
1-5- ارتباطات ضعیف
یک سازمان موفق، به داشتن شبکه های ارتباط موثر بین کارکنان، سرپرستان و مدیریت ارشد وابسته است. این مطلب در مورد یک پروژه IS نیز صادقه، ارتباطات، شاهرگ حیات پروژه محسوب می شود، و بدون آن، قابلیت تصمیم گیری موثر به شدت به مخاطره می افتد. شکست در آزمایش فرایندها و اهداف کاری موجود قبل از استفاده از اهرم تکنولوژی در 1 سازمان، جدایی از روشهای کاری موجود نمی تواند موفقیت پروژه را تضمین کند. استفاده از IT در 1 سازمان نیز فقط در صورتی می تواند فایده ای در برداشته باشد که از فرایندها و روشهای کاری موجود یا جدید پشتیبانی کند. و همینطور در صورتیکه این فرایندها و روشها در سازمان به طور موثر و کارآمد عمل کنند می توانند مفید واقع شوند. بنابراین تجزیه و تحلیل فرایندها و روشهای کاری، قبل از توسعه سیستمهای (IT) در جهت خودکار کردن آنها از اهمیت خاصی برخوردار، اگر پیش از توسعه IT، در روشهای کاری مشکل وجود داشته باشد نظیر گلوگاه های فرایند، وارد نمودن سیستم IS به سازمان، احتمالا ارزش چندانی در برنخواهد داشت، و موجب بروز اشتباهاتی خواهد شد.
2- عوامل اصلی شکست مدیریت پروژه
1-2- مدیران پروژه بی تجربه
مدیریت ضعیف باعث کاهش کارآیی و افزایش قیمت پروژه IS می شوند و تایید آن از هر عامل دیگری بیشتر است.
مهم ترین عامل موفقیت پروژه IS استعداد و توانایی مدیر پروژه است، زیرا مسائل مهم امروز مسائل فنی نیست بلکه مسائل مدیریتی است.
مدیران پروژه بی تجربه، فاقد قدرت ارتباطی، راه بری و مدیریت قوی هستند، متاسفانه معیار انتخاب مدیر پروژه در بسیاری از سازمانها صرفا بر اساس صلاحیت فنی است و مسلما چنین سازمانهایی، برنامه نویس یا تحلیل گری بسیار ماهر را بدون توجه به شرایط مدیریت پروژه، به این سمت منصوب می کند.
2-2- برنامه ریزی ضعیف پروژه:
عدم برنامه ریزی صحیح پروژه، علت اصلی بسیاری از پروژه ها می باشد، در واقع مدیریت نامناسب ریسک و طرح ضعیف پروژه، از علل عمده ی برنامه ریزی ضعیف پروژه است. عوامل مشخص کننده برنامه ریزی ضعیف عبارتند از:
1- عدم تعریف دقیق اهداف پروژه
2- عدم در نظر گرفتن منابع مورد نیاز
3- عدم همگرایی در برنامه پروژه
3-2- مدیریت ضعیف خواسته ها
پروژه های IT در موارد مختلفی همچون اهداف فنی، مالی و تجاری مورد استفاده قرار می گیرند. لذا خواسته ها در سطوح مختلف از پروژه ها قرار دارند. در محیط پروژه های IT خواسته ها ممکنه به دلیل نوع پروژه تغییر کند ولی آنها را می توان به 4 گروه خواسته های عملیاتی، خواسته های فنی، خواسته های تجاری و خواسته های فرایندی تقسیم کرد، پایه و اساس استقرار سیستم IT مدیریت خواسته هاست. هدف مدیریت خواسته ها، تضمین تطابق توانایی های حاصل از پروژه های IS با انتظارات کاربران بر طبق محدودیت های امکان سنجی راهبرد سازمان، استاندارهای قانونی و دیگر عوامل محدود کننده است. در مرحله گردآوری خواسته ها تعداد بسیار زیادی خواسته بوجود خواهد آمد که باید آنها را اولویت بندی کرد. بسیاری از پروژه های IS بدین خاطر شکست می خوردند که دامنه آنها بسیار وسیع است ولی با گذشت چندین سال هیچ ارزشی ایجاد نمی گردد. بهتر است از روش MDSCOW استفاده کنیم.
به عبارت دیگر افزایش قلمرو، نتیجه کوشش ضعیف برای تمرین خواسته هاست.
مشکل، زمانی شروع می شود که اختلاف بین نیازها و خواسته ها نادیده گرفته شود، وقتی خواسته ها مدون و به گونه ای ارائه شوند که تمام طرفهای درگیر در پروژه بتوانند آنها را درک کنند می توان امکان پذیری آنها را ارزیابی نمود. این ارزیابی باید شامل موارد زیر باشد.
1- امکان پذیری فنی (آیا این خواسته را می توان با تکنولوژی فعلی برآورده ساخت؟)
2- امکان پذیری عملیاتی (آیا سیستم می تواند بدون تاثیر بر عملیات فعلی، در محیط کاری پیاده گردد؟)
3- امکان پذیری اقتصادی (آیا خواسته ها را می توان با هزینه هایی که مورد قبول مشتری است، برآورده ساخت؟)
هزینه دوباره کاری بطور قابل ملاحظه ای در چرخه فرایند توسعه ی نرم افزار را افزایش می یابد و اگر هزینه های احتمالی توسعه، از منابع حاصل از توسعه سیستم بیشتر گردد. بدون شک پروژه با شکست مواجه خواهد شد، عامل اصلی شکست مدیریت خواسته ها فرهنگ سازمانی است سازمانی که فرهنگ آن به تغییرات به عنوان تهدیدی برای وضع کنونی می نگرد اغلب در برابر گردآوری خواسته ها ذی نفع آن مقاومت می کند. تغییرات همه جانبه، باعث تغییرات اساسی در فعالیت های یک سازمان می شوند و این تغییرات نشان دهنده ی ترک آشکار شیوه های موجود در کار هستند.
تعریف خواسته ها در هر پروژه، اغلب مرحله ای است که در آن اشتباهات بسیار ساده و قابل اجتناب رخ می دهد. خطاهایی که در طی مرحله تعریف خواسته ها رخ می دهد، اغلب شناسایی نمی شود. مگر با گذشت زمان که درآن موقع برای اصلاح آنها جدا از تاثیر برنامه های زمانی و بودجه پروژه، بسیار دیر است. برخی از خطاهایی که در این مرحله رخ می دهند. عبارتند از: عدم تسلط کافی بر خواسته ها، کثرت فهرست خواسته ها، تغییر خواسته ها.
4-2- وابستگی به ابزار مدیریت پروژه
در بعضی از سازمانها، تنها شرط احراز برتری و لیاقت یک مدیر پروژه، توانایی او در استفاده از ابزار مدیریت پروژه است، مهارتهایی همچون ارتباطات، رهبری و فن مذاکره برای تبحر یافتن در استفاده از ابزار مدیریت پروژه، در وجه دوم اهمیت قرار دارد. جذابیت کار با ابزارهای نرم افزاری به قدری افزایش پیدا کرده که اغلب آنها مهمترین جنبه ی مدیریت پروژه به نظر می رسند.
یک مدیر پروژه ضعیف با استفاده از ابزار نرم افزاری اشتباهات بیشتری خواهد داشت، در صورتیکه 1 مدیر پروژه خوب با استفاده از چنین ابزاری کنترل بیشتری بر روی پروژه خواهد داشت.
5-2- عدم وجود تاریخ پایان کار
اگر پروژه تاریخ شروع و پایان مشخصی نداشته باشد، مشخص می شود که هنوز درک کافی از برنامه کلی پروژه صورت نگرفته، در صورتیکه پروژه تاریخ خاتمه نداشته باشد. این ریسک وجود دارد که پروژه برای مدت زمانی نامشخص ادامه پیدا می کند. در مواقعی که افراد هنوز باید در پروژه ای که سالها پیش باید تکمیل می شده کار می کنند، معمولا اولین چیزی که از بین خواهد رفت روحیه انگیزه نهاست و سرانجام آنچه به عنوان خط مشی خوب آغاز شده به یک کابوس تبدیل می شود.
رهبری ضعیف
رهبرانی که در مبحث سازمانها مورد توجه قرار می گیرند عبارتند از: رهبران فرهمند، رهبران خلاق و تیمهای مدیریت ارشد.
پروژه ای که در آن فقط مدیریت صورت می گیرد پروژه موثری نخواهد بود، پروژه های موفق به جای مدیریت افراطی نتیجه رهبری قوی هستند.
آزمایش کافی
انجام آزمایش برای موفقیت هر پروژه تکنولوژی مورد نیاز است. علی رغم بهترین طراحی ها و برنامه ریزی های فنی کاستی ها، خطاها و مشکلاتی ممکن است بروز کند. یک فرایند تست برنامه ریزی شده می تواند باعث جلوگیری و رفع خطاها و مشکلات شود، انجام برنامه تست باعث تحقق موارد زیر می شود:
1- اطمینان از تطابق عملکردها با طراحی ها.
2- اطمینان از تحقق خواسته های کاربران.
3- حذف مسائل اشتباهات و کاستی ها.
در صورتیکه فعالیتهای برنامه ریزی و توسعه نرم افزار از برهه های زمانی تعیین شده، بیشتر طول بکشد این امر اغلب به زبان برنامه زمانی آزمایش تمام خواهد شد. چون وقتی تکمیل فعالیتهای توسعه چندین ماه طول بکشد، به احتمال زیاد، آزمایشها ظرف چند روز به طور ناقص انجام
