بخشی از مقاله
چکیده
پیاده سازی و اجرای موفقیت آمیز یک سیستم اطلاعاتی در سازمان ها کار پیچیده ای است که نیازمند یک تفکر جمعی و سیستمی است. سیستم های اطلاعاتی از بخش های مختلفی تشکیل شده است لذا عوامل موفقیت و شکست سیستم های اطلاعاتی در برخی از سازمان ها مشابه و در برخی دیگر متفاوت می باشد .
طراحان سیستم های اطلاعات؛ بدنبال طراحی سیستمی هستند که بتواند از طریق دستیابی بموقع و سریع به داده های حیاتی - حساس و مناسب - و تجزیه و تحلیل کاربردی آنها، همچنین بهسازی فرآیند عملیات ، سازمان را به اهداف و ماموریتش نزدیک تر سازند. عمده ترین عوامل کلیدی در موفقیت یا شکست سیستم های اطلاعات به میزان همکاری کاربران، میزان پشتیبانی مدیران و میزان دقت در برنامه ریزی و بودجه بندی پروژه های سیستم اطلاعات بستگی دارد .
پس به جرات می توان گفت که موفقیت در اجرای پروژه های سیستم اطلاعات ، موضوعی ادراکی است که احتمالاً منجر به ارائه انتظارات متنوع توسط ذینفعان مختلف می شود. هدف تحقیق حاضر تبیین و شناسایی عوامل انسانی تاثیرگذار در شکست سیستم های اطلاعاتی مدیریت و نهایتاً طراحی مدل مفهومی آن می باشد، بنابراین هدف و ماهیت تحقیق توصیفی- مروری می باشد.
جهت جمع آوری داده های تحقیق از مطالعات کتابخانه ای، و سوابق مرتبط با موضوع تحقیق استفاده شده است. نتایج تحقیق نشان داد که عوامل انسانی - عدم مشارکت و یا مداخله مدیران ارشد، وجود ضعف مهارتی در بین کاربران، مقاومت در برابر تغییر، نداشتن نیروی انسانی ماهر، خصیصه ایجاد تغییرات تدریجی، وجود کشمکش های فرافکنانه درون اداری و کمال گرایی - می تواند موجبات شکست سیستم های اطلاعاتی مدیریت را فراهم سازد.
مقدمه
اداره امور سازمانها به شیوه ای کارآمد، به ویژه در دنیای پیچیده امروز، مستلزم جمع آوری و پردازش انبوهی از اطلاعات گوناگون است که با آهنگی سریع در حال رشد است. کمیت و کیفیت اطلاعات مورد نیاز سازمان و مدیریت آن، در فرآیند تصمیم گیری به عوامل متعددی بستگی دارد و لیکن ویژگیهای خود اطلاعات همچون دقت، صحت، تازگی ، تکرار، خلاصه بودن، جامع و کامل بودن، مناسب بودن و قابل اعتماد بودن و .... عوامل مهمی هستند که شدت و ضعف آنها متأثر از تفاوت وظایف در سطوح مختلف مدیریت و همچنین تفاوت عملیات اجرایی و نوع سازمان می باشد
اطلاعات درون هر سیستم در هر لحظه از زمان دارای ساختی است که دانش و آگاهی1 آن سیستم را تشکیل می دهد. این دانش به طور تدریجی و در طول زمان از طریق جذب پاره های مختلف اطلاعات یا داده2 و تبدیل آن به اطلاعات پدید آمده است. اگر سیستم پیوسته از محیط پیرامون خود اطلاعات کسب کند، دانش آن پیوسته درحال افزایش و گسترش بوده و از حالت بسیط و ساده به حالت پیچیده و متنوع تغییر می نماید.
در دهه هشتاد میلادی، این ایده مطرح شد که سیستمهای اطلاعات می توانند موجب برتری یک سازمان بر رقبایش شوند و همین ایده، انگیزه و مبنایی برای چندین تحقیق شد تا نشان دهند چگونه تکنولوژی های جدید مانند بانک های اطلاعاتی و شبکه های ارتباطی می توانند موجب برتری یک سازمان بر رقبایش گردد.
بدون اینکه در این بخش قصد تحلیل جامعی از علل شکست سیستم های اطلاعاتی وجود داشته باشد، لازم است بر این نکته مهم تأکید شود که تجارب قبلی نشان می دهد مشکلات در این زمینه بیشتر جنبه مدیریتی و ساختاری دارد تا فنی، علت اصلی ناکامی اکثریت قریب به اتفاق سیستم های اطلاعاتی، عدم اجرای صحیح و کامل مراحل طراحی، ایجاد و بکارگیری این سیستم ها به ویژه مرحله تجزیه و تحلیل و بررسی اولیه بوده است.
پیشینه نظری
در مقابل انگیزه های بخش خصوصی، دو هدف اصلی از اهداف هر نهاد دولتی، برقراری و اجرای بدون تبعیض سیاست و ثبات حکومت است .این اهداف بخش دولتی منجر به پرورش ساختارهای بوروکراتیک توسعه یافته اولیه، و شاید تغییر هدفمند، مهارکننده ها شده است. فرهنگ در درون سازمان های دولتی بسیار ریسک گریز - مخالف ریسک - است.
این پیش بینی ها و انتظارات از ساختارهای کنترل مدیریتی است که شامل و نه محدود به گزینه ها به جای پشتیبانی فکر کردن بسته در درون و در سراسر سازمان است که پتانسیلی را که منجر به تغییر می شود را دارند.
بر خلاف شرکت های خصوصی، سازمان های دولتی با فشار رقبا مواجه نخواهد شد که در کوتاه مدت سازمان را به نوآوری هدایت کند تا بتوانند در طولانی مدت زنده بمانند. در حالی که بقای آنها به عنوان یک نهاد،عموماً در ارتباط با مفروضات، سیاست ها و اقدامات با انگیزه های سیاسی جهت رفع اختلال در برنامه ریزی بلند مدت است و برای منابع اطلاعات موثر، برنامه ریزی مورد نیاز است
به میزان قابل توجهی، این تفاوت در ویژگی ها که مانع توانایی یک سازمان بخش دولتی برای پیاده سازی و حفظ سیستم های اطلاعاتی معاصراست را رفع می کند. با توجه به این ویژگی منحصر به فرد که پیش روی سازمان های بخش دولتی است، یک بررسی معقول نشاندهنده استفاده از شیوه های مدیریت بخش خصوصی برای سازمان های بخش عمومی است.
ویکسوم و واتسون [42]؛ تمایز بین سه مقوله از اجرایIS به شرح زیر است :
- 1 - پیاده سازی موفق سازمانی؛ - 2 - موفقیت پیاده سازی پروژه و - 3 - موفقیت های فنی پیاده سازی.
پیاده سازی موفق سازمانی به سطح پذیرش کاربر و ادغام سیستم به فرآیندهای کسب و کار اشاره دارد .[38] موفقیت پیاده سازی پروژه از طریق دستیابی به برنامه ریزی، بودجه بندی ، و اهداف عملکردی تعریف شده است
موفقیت های فنی در پیاده سازی به توانایی برای شکست موانع فنی اشاره دارد. تمرکز مقاله مذکور بر موفقیت پیاده سازی پروژه با استفاده از مدیریت پروژه به عنوان یک نقطه کانونی برای اندازه گیری موفقیت است . مدیریت پروژه در اکثر سازمان های مدرن یک فعالیت کلیدی است و تقریبا تمام سیستم های اطلاعات با استفاده از برخی از فرم ها و یا تغییر ساختار سازمانی پروژه ای اجرا می شود.
مفهوم موفقیت اجرای پروژه IS یک امر ادراکی است .[25] ذینفعان مختلف پروژه بااستفاده از معیارهای مختلف و عوامل در حال توسعه، موفقیت اجرای پروژه را ارزیابی می کنند
به طور سنتی ،از دیدگاه یک مدیر پروژه ، پیاده سازی پروژه IS زمانی موفق است، که پروژه بموقع ، با بودجه، و با توجه به مشخصات تعیین شده تکمیل شود
راکرت CSF 3 - 1979 - ها را به عنوان چند ناحیه ی - زمینه - کلیدی تعریف می کند چرا که شامل هر چیزی است که سازمان را به سمت پیشرفت هدایت می کند. لذا اگر نتایج در این زمینه ناکافی و یا دارای کمبود باشد، تلاش های سازمان بدون پاداش خواهد ماند. علاوه بر این، این مناطق ماموریت حیاتی باید طوری بر اساس شیوه ای موثر و نه ممکن سازماندهی و عمل کنند تا سازمان یا مدیر از رسیدن به موفقیت اطمینان یابد .[40] در واقع، نتیجه گیری منطقی و استنتاج منطقی از این بحث این است که CSF ها "حوزه های فعالیتی هستند که باید مورد توجه دائمی و دقیق مدیریت قرار گیرد
در حالی که ادبیات مدیریت پروژه شامل بسیاری از مطالعات با توجه بهCSF ها است، روشن است که "مهمترین مطالعات تجربی
- 3 عوامل کلیدی موفقیت
در CSF ها جهت موفقیت پروژه توسط پینتو بهمراه همکاران نویسنده اش انجام شده "است .[26] اسلوین و پینتو - 1986 - مشخصات اجرای پروژه4 را ارائه نمودند - PIP - ، که هر دو چارچوبی برای فرایند اجرای پروژه و همچنین ابزار تشخیصی برای یک مدیر پروژه است.
این مشخصات از طریق تحقیق میدانی توسعه یافته و تایید گردیده است ، و ده عامل را طبق جدول شماره - 1 - ، به عنوان عوامل کلیدی موفقیت در پیاده سازی پروژه شناسایی کرده است . چارچوب PIP می تواند برای شناسایی و ارزیابی مناطق مشکل بالقوه دراجرای پروژه مورد استفاده قرار گیرد - پینتو و مانتل، - 1999، که پس از آن می توانید از طریق اقدام اصلاحی طرح را به شکل مناسب هدایت کنید .[36] علاوه بر این، چارچوب PIP را می توان به عنوان بخشی از پایگاه پروژه با مروری بر درس های یاد گرفته شده، استفاده کرد که می تواند به پروژه های آینده کمک کند
جدول:1 عوامل کلیدی موفقیت در پیاده سازی پروژه های IS
بر اساس نتایج مطالعات انجام شده روی بیش از 8000 پروژه که توسط گروه استاندیش Standish group در سال2002 انجام شده است، نتایج زیر حاصل شده است :
· 16/2 درصد موفق - اجرای به موقع، مطابقت با بودجه مصوب، قابلیت عملیاتی کامل -
· 52/7 درصد اجرایی ولی دارای مشکلات - مشکل کسر بودجه، زمان، کاهش قابلیت ها -
· 31/1 در صد کاملا مختل شده است - پروژه کنار گذاشته شده است -
این در حالی است که ارقام فوق الذکر تفاوت چندانی با ارقام سالهای 70 و 80 ندارند. طبق آمار این سالها، هفتاد و پنج درصد سیستم های بزرگ و گسترده به اجرا درآمده، با ناکامی های گوناگون همراه هستند. هر چند این سیستمها در حال کار ه ستند، ولی زمان و هزینه سنگینی صرف بر پایی و نگهداری آنها می شود یا آنچنان دارای اشکالات فراوانی هستند که آنچه را از آنها انتظار می رفته، برآورده نمی کنند.
پژوهش در طرحهای ایالت متحده - تا سال - 2002 نشان می دهد در بیشتر طرحهای بزرگ، طراحیهای نامناسب، اطلاعات نادرست و یا ناتمام، تحویل دیرهنگام و فراتر رفتن از بودجه، تحویل اطلاعات غیرمفید و دو باره کاری و ابطال برنامه فراوانی وجود داشته است.
چنین ناکامی هایی موجب کنار گذاشتن طرح ها نشده، ولی از سوی دیگر اهداف طرحها نیز محقق نگشته و در کنار آنها همچنان روشهای دستی نیز در جریان بوده اند.
- در پاره ای از سیستم ها، بیشتر گزارش های تهیه شده، بدون استفاده به کناری گذاشته شده اند؛ زیرا داده ها و ارقام فراوان ولی بی فایده ای را ارائه می دهند و مرحله ای که بتواند به تصمیم گیری کمک کند، در آنها وجود ندارد.
- پاره ای از سیستمهای خودکار اطلاعات نیز به خاطر دشواری کاربرد و یا نا مطمئن بودن داده های تولید شده، کنار گذاشته شده اند.
- گروهی از سیستمها به خاطر کندبودن، هزینه عملیاتی سنگین و یا مسائل پیاپی ایجاد شده، از پا در می آیند.
در همه نمونه هایی که یاد کردیم باید برنامه را ناکام به حساب آورد.
مشکل کجاست ؟ علت شکست سیستمهای اطلاعات چیست ؟ کدام یک از بخش های سیستم هستند که در راه موفقیت آن مشکل ایجاد می کنند؟
مسائلی که موجب ناکامی سیستمهای اطلاعات می شوند فراوانند؛ مهمترین بخشهای مشکل آفرین را می توان در چهار زمینه دانست : طراحی، داده ها، هزینه، کارکرد.
این مشکلات تنها جنبه فنی نداشته و از ناحیه های غیر فنی به ویژه از عوامل سازمانی نیز ناشی می شوند.
طراحی سیستم ممکن است به دلیل نارسایی در برآوردن خواسته های سازمان شکست بخورد. مشارکت دادن کاربران نهایی در طراحی، کار دشوار و حساسی است. چنانچه طراحی سیستم با ساختار، فرهنگ و هدفهای سازمان هماهنگ نباشد کمتر امکان موفقیت دارد؛ سیستمهایی که تنها از دید فنی و بدون توجه به تناسب آنها با سازمان طرح شوند، مایه بروز تنش و برخورد و ناآرامی می گردند.
داده ها ممکن است ناپیوسته و یا ناروشن باشند. بنابراین نمی توان اطلاعات مورد نیاز کسب و کار را از آنها به دست آورد.
پاره ای از سیستمها بخوبی و روانی کار می کنند، ولی هزینه نصب و اداره آنها بسیار زیاد است. در این صورت هزینه سیستم با ارزشی که تولید می کند، همخوانی ندارد
رئیس اجرایی شرکت نیپون سیکوک ژاپن دلایل عدم موفقیت چندین شرکت ژاپنی در اجرای سیستمهای اطلاعات مدیریت در سالهای دهه 1960 را در موارد زیر می داند:
-1وجود نواقصی در طراحی MIS که به لحاظ فقدان تجربه مهندسین سیستمها و تکنسینهای پردازش داده در به کارگیری تجاری از سیستمها.
-2 عدم توانایی در راه اندازی پایگاه اطلاعاتی در گسترده کل سازمان. ولی حتی وقتی که چنین پایگاه اطلاعاتی ایجاد می شد، نتوانست به موقع مدرنیزه گردد.
-3 همزمان با اجرای MIS نیاز وسیعی به تجدید طبقه بندی مشاغل و مسئولیتها احساس می شد.
-4 بسیاری از شرکتها به درستی از میزان سرمایه گذاری نقدی لازم، مطلع نبودند.
لاودن در کتاب ” سیستمهای اطلاعات مدیریت“ ، دلایل موفقیت و ناکامی سیستمها را به صورتی موشکافانه مطرح نموده است که می تواند موضوع را به شکلی جامع نشان دهد.
سیستمها درپاسخ به دو نوع فشار و نیاز بر پا می شوند، بیرونی و درونی. بیشتر سازمانها در برخورد با مسائل درون سازمانی ناکام می مانند. سیستم اطلاعات با خود دگرگونی بسیاری به همراه می آورد، قطب های اختیار سازمانی را تغییر می دهد و تاثیر چشم گیری بر رفتار سازمانی بر جای می گذارد. با استقرار سیستم جدید از کارکنان خواسته می شود رفتار خود را تغییر داده و با نیازهای محیط تازه هماهنگ شوند.
با این وصف، دلایل دیگری نیز برای ناکامی های سیستمها وجود دارد که از آن میان می توان به نحوه و الگوی اجرای سیستمها اشاره کرد. پژوهشگران نتوانسته اند دلیل مشخصی برای موفقیت یا شکست سیستم اطلاعات پیدا کنند. ولی همگی در یافته اند که عوامل زیر بر نتیجه و بازده سیستم تاثیر دارند:
-1 نقش کاربران در مرحله اجرای کار.
-2 درجه پشتیبانی های مدیریت در پیاده سازی سیستم.
-3 درجه پیچیدگی و مخاطره طرح اجرایی.
-4 کیفیت مدیریت اجرائی طرح.
تعریف سیستم های اطلاعات
سیستم های اطلاعات در یک بیان کلی ترکیبی از سخت افزار، نرم افزار، پایگاه داده و شبکه های ارتباط از راه دور است که معمولاً افراد از آنها برای جمع آوری، خلق و توزیع داده های سودمند در حوزه سازمانی استفاده می کنند افراد در سازمان ها سیستم های اطلاعات را برای مواردی چون پردازش تعاملات فروش، درخواست های وام و تصمیم گیری در مورد اینکه در کجا، چه وقت و چگونه سرمایه گذاری کنند، به کار می گیرند. مدیران خرید، جهت تصمیم گیری در مورد مکان، زمان و چگونگی تهیه محصولات و خدمات مورد نیاز، از سیستم های اطلاعات کمک می گیرند
