بخشی از پاورپوینت
--- پاورپوینت شامل تصاویر میباشد ----
اسلاید 1 :
اوراق زائد : هرگونه اوراق و نسخه هاي اضافی و مجلدات چاپی و نشریه و جزوه و مانند
آنها و همچنین اسناد و اوراق راکد که با رعایت مفاد قانون تأسیس سازمان اسناد ملی ایران و مقررات این
آئین نامه، ارزش نگهداري نداشته باشد.
اسناد به منظور آزاد سازي فضا براي امحاءارزشيابي مي شود.
اسلاید 2 :
1-امحاء اوراق داراي مجوز(عمومي واختصاصي)
2- درخواست مجوز براي اوراق فاقد مجوز.
اسلاید 3 :
اوراقي را كه قبلاً مجوز امحاي آنها از طرف شوراي اسناد ملي صادر شده، تفكيك و فهرست آنها را در فرم «فهرست اوراق داراي مجوز امحاء» درج و جهت تأييد به دفتر وزارتي ارسال ميشود.
در صورت عدم تاييد فهرستها، مي بايد نسبت به رفع نقايص اقدام شود.
فهرستهاي دريافتي بررسي و در صورت رعايت جداول زماني مصوب و تطابق عناوين فهرستها با مجوزهاي صادره، موافقت نامه اعلام مي شود .
*پس از تأييد فهرست ، فهرست اوراق امحايي با اصل آنها مطابقت و اوراق مربوط بسته بندي ميشود ومراتب با تنظيم فرم صورتجلسه اعلام مي گردد.
اسلاید 4 :
راهنماي تكميل فرم «صورتجلسه اوراق امحايي»
*اين فرم جهت درج مشخصات اوراق امحايي كه طبق مجوزهاي مصوب شوراي اسناد ملي امحايي شناخته شده است، تكميل مي شود و يك نسخه از آن به سازمان اسناد و كتابخانه ملي ايران مي گردد.
*در قسمت انتهايي فرم مقامات تائيد كننده پس از ذكر نام و نام خانوادگي، محل مربوطه را امضاء مي نمايند.
*مسئول بايگاني؛
*مسئول واحد اسناد؛
*مقام مسئول امور اداري؛
*مقام مسئول امور مالي؛
*نماينده حراست؛
*مديركل دفتر وزارتي در وزارتخانه يا معاون وي؛
*
اسلاید 5 :
در مرحله آخر:
براساس موافقتنامه سازمان اسناد كه پس از ارسال صورتجلسه طي نامه اي اعلام ميگردد و امحاء اوراق بلامانع تشخيص داده ميشود ، بايد فيش واريزي به شماره حساب اعلام شده و قبوض توزين اوراق امحايي به دفتر وزارتي ارسال شود.
اسلاید 6 :
راهنماي تكميل درخواست مجوز امحاء اوراق راكد
*نحوه تكميل
*در گوشه سمت چپ بالاي فرم، تاريخ و شماره تنظيم فرم درج مي گردد.
*در رديفهاي شماره 1 و 2 نامه دستگاهي كه درخواست مجوز نموده است و نام واحد ايجاد كننده اوراق نوشته مي شود.
*در رديف 3 تاريخ ايجاد اوراق راكد بر حسب سال، در مقابل واژه هاي (از) و (تا) ذكر مي شود.
*تعداد كل اوراق بر حسب عدد و واحد شمارش آنها بر حسب پرونده، زونكن، فرم، دفتر، نقشه، عكس و .... در رديفهاي 4 و 5 نوشته مي شود.
*در رديف 6 موضوع اوراق با رعايت اختصار و جامعه بودن ذكر مي گردد.
*در رديف 7 شرح كاملي از خصوصيات اوراق ذكر مي گردد كه نشان دهد دليل ايجاد اوراق چيست، چه مطالب و موضوعاتي را در بر مي گيرد، اقدامات انجام شده كدامند و مراحل پاياني اقدامات يا مختومه شدن پرونده ها تبيين شود.
*در رديف 8 دلايل امحاء اوراق ذكر مي گردد به طوري كه از توضيحات ارائه شده ، فقدان هر گونه ارزش حقوقي، اداري و استنادي اوراق به صراحت استنباط شود.
*
اسلاید 7 :
*شناسه مجوزهاي قبلي كه مرتبط با موضوع اوراق باشد در رديف 9 ذكر مي شود.
*در رديف 10 مدت زماني كه در نظر است اوراق باشد در رديف 9 ذكر مي شود.
*در رديف 10 مدت زماني كه در نظر است اوراق پس از آخرين اقدام در دستگاه نگهداري و بعد از آن امحاء شوند پيشنهاد مي گردد.
*مقامات مشروحه زير پس از مطالعه و موافقت با امحاء اوراق راكد مندرج در فرم ، با ذكر نام و نام خانوادگي و پست سازماني ، قسمت مربوطه را امضاء مي نمايند.
*مدير كل يا معاون مديركل دفتر وزارتي در وزارتخانه ها
*يكي از معاونين وزير در صورتي كه واحد اسناد زير نظر دفتر وزارتي فعاليت نداشته باشد.
*مقام مسئول در سازمانها ، شركتها و مؤسسات دولتي يا يكي از معاونين آنها
*مقام مسئول امور حقوقي دستگاه
*مقام مسئول امور اداري دستگاه
*مقام مسئول امور مالي دستگاه
*مقام مافوق واحد ايجاد كننده اوراق
*مسئول اسناد دستگاه
*
اسلاید 8 :
*قسمت انتهايي فرم مربوط به پيشنهادهاي سازمان اسناد و كتابخانه ملي ايران مي باشد.
*دراين قسمت كارشناس رابط و دبير شورا پس از ذكر نام و نام خانوادگي و اظهار نظر خود در خصوص اوراق امحايي محل مربوطه را امضاء مي نمايند.
*در انتها ، رأي شوراي اسناد ملي در رديف مربوطه درج مي گردد و سپس شماره جلسه به انضمام شناسه مجوز ثبت مي شود.
*
اسلاید 9 :
*راهنمای تکمیل فرم « صورتجلسه انتقال اسناد »
* فرم (16/3/ارز/86)
* این فرم درابعاد 297×210 میلیمتر به منظور انتقال اسناد وپرونده های داراي ارزش هاي تحقيقاتي توسط دستگاه ذیربط
* تکمیل ویک نسخه ازآن به معاونت اسناد ملی سازمان اسناد وکتابخانه ملی ایران ارسال می گردد .
* نحوه تکمیل
* ▪ درردیفهای 1و2 نام د ستگاه انتقال دهنده ونام واحدی که اسناد مورد نظر در آنجا ایجاد گردیده نوشته می شود .
* ▪ درردیف3 نام واحدی که اسناد وپرونده ها را به سازمان اسناد و کتابخا نه ملی ایران منتقل می نماید ذکر
* می گردد .
* ▪ نشانی با یگا نی دستگاه بنا بر تقسیم بندیها ی تعیین شده درردیف 4 درج می شود .
* ▪ درردیف 5 روش بایگانی اسناد انتقالی با انتخاب یکی از گزینه های الفبائی ، موضوعی ، شماره ای ، جغرافیا یی ،
* تاریخی ، موضوعی شماره ای ویا موارد دیگر نوشته می شود
*. ▪ مسا حت آزاد شده با یگانی بر حسب متر مربع درردیف6 ذکر می گردد .
* ▪ درردیف 7 نوع اسناد که شامل : مکا تبات، پرونده، فرم، مهر، نوار، فیلم، عکس، کلیشه، نسخ خطی،
* CD فلاپی و یا سایر حاملهای اطلاعاتی می با شد نو شته می شود
* ▪ درردیف 8 سطح دستر سی به اسناد با درج علامت (×) در هریک از مربع های مر بوطه مشخص می شود .
* ▪ چنا نچه اسناد محدودیت دستر سی داشته با شند بايد مدت آن بر حسب سال درردیف 9 درج می گردد .
* قسمت مشخصات اسناد انتقالی به شرح زیر تکمیل می گردد :
* ▪ در ستون 10 شماره ترتیب از 1 شروع وبطور مسلسل ادامه می یابد .
* ▪ در ستون 11 موضوع هریک از اسناد وپرونده های انتقالی نوشته می شود .
* ▪ در ستون 12 شماره سند ویا پرونده ذکر می گردد .
* ▪ در ستون13تاریخ اولین وآ خرین برگ سند یا پرونده برحسب سال در ستونهای (از) و (تا) نوشته می شود .
* ▪ در ستون 14 تعداد ودر ستون 15 واحد شمارش اسناد ویا پرونده ها قید می گردد .
* ▪ در ستون 16 شماره کارتن ویژه که اسناد در آن قرار می گیرد نوشته می شود .
* ▪ درستون 17 شناسه مجوز انتقال که قبلا از طرف سازمان به دستگاه اعلام شده است قید می گردد .
* ▪ درردیف 18 جمع کل اسناد انتقالی برحسب كارتن ويژه ذکر می گردد .
* ٭ درانتهامقامات تا ئید کننده زير پس از ذکر نام ونام خانوادگی و پست سازمانی ،محل مربوطه را امضا می نما یند .
* - مسوول واحد مربوطه
* - كارشناس اسناد دستگاه
* ٭ در مواردی که کارشناس سازمان حضور دارد امضای کارشناس نیز ضروری می با شد .
