دانلود فایل پاورپوینت مکاتبات اداری

بخشی از پاورپوینت

--- پاورپوینت شامل تصاویر میباشد ----

اسلاید 1 :

فصل اول : تعاريف واصطلاحات نامه هاي اداري

فصل دوم : انواع نامه هاي اداري وضوابط مورد عمل در تدوين آن

فصل سوم : عناوين وعبارات در مکاتبات

فصل چهارم : نقطه گذاري ونشانه گذاري

اسلاید 2 :

1. تعريف نامه هاي اداري

        کليه مکاتباتي که در داخل سازمان يا بين سازمان و ديگر سازمان‎ها درباره انجام يافتن کارهاي اداري مبادله مي‎گردد نامه‎هاي اداري ناميده مي شوند؛ با بياني ديگر نامه اداري را مي توان چنين تعريف کرد : هر نوشته اي که حاوي يک يا چند موضوع اداري بوده و به عنوان وسيله ارتباط در داخل و خارج سازمان مورد استفاده قرار گيرد .

اسلاید 3 :

اصول نوشتن نامه هاي اداري واژه گزيني و معادل يابي

   براي نوشتن نامه‎هاي اداري سبک هاي مختلفي وجود دارد  ولي بايد به خاطر داشته باشيد که مهم ترين اصل و قاعده براي هر نامه اداري ايجاد ارتباط مؤثر با خواننده است .

    به طور کلي در نوشتن نامه هاي اداري بايد سه اصل را در نظر داشته  باشيم :

    1- دقت (درستي)

    2- اختصار

    3- وضوح (روشني)

اسلاید 4 :

1. دقت

       مطمئن شويد که آنچه را مي خواهيد بگوييد ، معني و مفهوم آن را مي دانيد( مي دانيد چه مي خواهيد بگوييد ) همواره يک فرهنگ لغت در دسترس داشته باشيد .

اسلاید 5 :

2. اختصار

       تا جايي که ممکن است نامه را مختصر تهيه کنيد – مشروط بر اينکه جزئيات مهم حذف نشوند . تقريباً 95 درصد مردم جملاتي را که از هشت کلمه تشکيل شده باشند با يک بار خواندن مي فهمند . اين ميزان براي جملات تا بيست و هفت کلمه ، تا چهار درصد تقليل مي يابد .

اسلاید 6 :

   الف – هدف هر جمله بايد بيان يک فکر يا نکته باشد . سعي کنيد بين طول جملات      موازنه موجود داشته باشد – نه خيلي کوتاه و نه خيلي بلند .

   ب – هر يک از پاراگراف‎ها بايد با عنوان يا موضوع خاصي شروع شوند . وقتي که يک موضوع يا عنوان را تمام کرديد ، پاراگراف جديد را شروع کنيد . اين کار نه فقط به خواننده کمک خواهد کرد تا مفاهيم را دنبال کند بلکه نامه را نيز براي خواننده جالب تر مي کند .

   ج – از به کار بردن عبارات زايد خودداري کنيد . اظهاراتي مانند :

   " بايد تصديق کرد که " را مي توان حذف کرد بدون اينکه مفهوم جمله تغيير کند .

اسلاید 7 :

3. وضوح

       صريح باشيد و از به کار بردن عبارات مبهم و گيج کننده مانند جملات زير اجتناب کنيد - با رشد چند درصد

      - يک فضاي بسيار بزرگ

      - حقايق را کنترل کنيد و آنها را دقيق بيان کنيد :

      - با رشد هشت درصد

      - سه کيلومتر در هفت کيلومتر

اسلاید 8 :

    الف ) از کلمات غير مصطلح استفاده نکنيد هر جا که ناچار هستيد از اصطلاحات فني استفاده کنيد . ببينيد آيا لازم است دربارة آن توضيح دهيد يا نه ، اين امر بستگي به سطح معلومات خوانندة شما دارد . بدون حاشيه پردازي و با صراحت درک نکته اي را که مي خواهيد بگوييد . اگر خواننده خود را مجبور کنيد که براي رسيدن به نکته اصلي راه زيادي را بپيمايد ممکن است علاقه خود را به خواندن نامه از دست بدهد يا رشته کلام از دستش خارج شود .

اسلاید 9 :

    ب ) به خاطر داشته باشيد که هدف کلي شما انتقال پيام و ارتباط مؤثر است . اگر يک توضيح طولاني به روشن تر شدن مطلب کمک مي کند اين کار را انجام دهيد . نبايد وضوح و روشني مطلب قرباني مختصر کردن شود . به خوانندگان اطلاعات کافي بدهيد تا نکته مورد نظرتان را خوب بفهمد ، اما نه آن قدر که نکته اصلي بين آنها گم شود .

اسلاید 10 :

   براي بسياري از نويسندگان ( نويسندگان نامه ) به کار بردن املا درست کلمات و علائم نقطه گذاري مشکل ترين کار است . اين عاقلانه نيست که با خود فرض کنيد که ماشين نويس مراقب است و اصلاحات لازم را انجام مي دهد .

   الف ) املاي درست کلمات : اگر در اين مورد مشکلي داريد از کلمات ساده تر استفاده کنيد ، هر وقت در مورد املاي درست کلمات ترديد داريد به فرهنگ لغت مراجعه کنيد .حتي فرهنگ هاي جيبي هم حاوي بسياري از لغات و اصطلاحاتي هستند که شما در نامه هايتان به کار مي بريد .