بخشی از مقاله
چکیده
طی سالیان اخیر بسیاری از سازمانها، تمایل زیادی برای بهره گیری و استفاده از سیستمهای اتوماسیون اداری از خود نشان داده اند و حاضرند مبالغ کلانی را جهت استقرار و بکارگیری این سیستمها صرف نمایند اما باید بررسی نمود که چنین سیستمهای اطلاعاتی تا چه اندازه می تواند به مدیران سازمانها در افزایش کارایی و اثربخشی سازمان کمک نموده و انتظارات مدیران را در تسریع پاسخگویی و کاهش مکاتبات برآورده نماید.
هدف اصلی این پژوهش بررسی اثرات سیستم اتوماسیون اداری بر افزایش کارایی و اثر بخشی سازمان و نیز اهداف فرعی که شامل ده هدف خرد می باشد در قالب فرضیههای فرعی شماره یک تا ده آزمون و تحلیل شدهاند.
این پژوهش از نظر هدف، از نوع کاربردی و از منظر گردآوری داده، مقایسهای محسوب شده و روش گردآوری اطلاعات نیز میدانی میباشد. نتایج حاصل از تحقیق نشان دهنده این است که سیستم اتوماسیون بر تسریع پاسخگویی و کاهش مکاتبات مدیران تاثیر مثبت داشته است. سیستم اتوماسیون در بههنگام بودن پاسخگویی مدیران تاثیر مثبت دارد. در ضمن سیستم اتوماسیون بر اقتصادی بودن پاسخگویی مدیران تاثیر مثبت داشته و شواهدی برای فرضیههای مذکور وجود ندارد.
مقدمه
گسترش سیل آسای کامپیوتر و فناوری اطلاعات در دهه های اخیر، مهمترین تغییر را در نظام دانایی از اختراع چاپ در قرن پانزدهم یا حتی از اختراع خط به این سو پدید آورده است. به موازات این تغییر خارق العاده، گسترش شبکهها و رسانه های جدید آمده است که به همان اندازه شگفت انگیز است و کارش، جابجا کردن دانش و دانایی و عناصر تشکیل دهنده آن یعنی داده و اطلاعات است. سیستم های اطلاعاتی، برنامه های نرم افزاری هستند که با استفاده از رایانه و بانکهای اطلاعات - Data Base - ، کار جمعآوری، ذخیره، بازیابی و کنترل اطلاعات و تسریع در پاسخگویی و کاهش مکاتبات را در سازمانها تسهیل مینمایند.
شاخه ای از سیستم های اطلاعاتی با عنوان سیستم های اطلاعاتی مدیریت، به مدیران و کارکنان در زمینه کنترل و گردش اطلاعات در سازمان کمک میکند. یکی از پرکاربردترین انواع سیستم های اطلاعاتی که مدیران را در کنترل گردش اطلاعات در سازمان یاری میدهد، سیستم اتوماسیون اداری - Office Automations System - است. در این سیستم،عموماً گردش مکاتبات اداری در سازمان مورد توجه قرار میگیرد.
ولی معمولا دارای ابزارهای ارتباطی متعددی همچون ارسال و دریافت نامه ها و دستورالعملها، ارسال و دریافت پیامها ی شخصی و فوری، ارسال و دریافت نامههای الکترونیکی داخلی و ... است. با توجه به پیشرفت علم و تکنولوژی و گسترده شدن ارتباطات و تغییر شکل مدیریت از سنتی به شکل امروزی و استفاده از سیستم اتوماسیون اداری لازم می باشد که تاثیر استفاده از آن را در شرکتها و ادارات بررسی کرده و معایب و مزایای آنرا روشن و آشکار نماییم.
لذا در این تحقیق بر آن شدیم تا تاثیر سیستم های اتوماسیون اداری را بر تسریع در پاسخگویی و کاهش مکاتبات بررسی کرده و ثابت نماییم که این سیستم های اتوماسیون تا چه اندازه مفید و موثر واقع میشوند.
اهمیت و ضرورت تحقیق
امروزه مزیت رقابتی در کشورهایی پدید می آید که مدیران تنهادر صدد افزایش کارایی نباشند، بلکه حرکتهای سازمانیشان در راستای استراتژی کلی باشد - . - Porter, 2008 تغییر و تحولات بین المللی وسرعت این تغییرات دولتها را بر آن داشته است تا در راستای کسب مزیت رقابتی در عرصه بین المللی، دور نمای استراتژیک حرکتهای خود را ترسیم نمایند.
برای حل مسائل پیش رو که در هر سازمانی به وقوع میپیوندد از مراحلی همچون تشخیص درست مسئله، بررسی زمینههای مختلف حل مسئله، انتخاب بهترین راه حل و اجرای آن و کنترل و حصول اطمینان از کارکرد درست راه حل، عبور میشود. سازمانها به منظور درک صحیح مسئله زمان زیادی را صرف مطالعه و شناسائی راه حلهای مسئله می نمایند. حل برخی مسائل پیچیده سازمانی زمان طولانی را میطلبد و سیستم اتوماسیون پشتیبانی بسیار خوب و موثرتری را در ایفای وظایف مدیریتی از جمله تسریع پاسخگویی و کاهش مکاتبات و برنامه ریزی و کنترل برای مدیران فراهم میآورد .
بر این اساس ضرورت دارد تا ابزاری فراهم شود که با بهرهجویی از آن بتوان با سرعت و دقت به انجام فرایندهای اداری پرداخت. بدین منظور استفاده از سیستم اتوماسیون اداری به عنوان روشی نوین از سویی به جریان کار سرعت میبخشد و از سویی دیگر، با جمعآوری اطلاعات مجموعه فعالیتهای سازمان و طبقهبندی آنها، بستر مناسبی را برای سرعت بخشیدن به امور روزمره فراهم میسازد.
نرمافزار اتوماسیون به عنوان بخشی از مجموعه سیستم یکپارچه اطلاعات مدیریت، با بررسی مدل های فعالیت سازمانهای بخش عمومی و موسسات صنعتی و بازرگانی طراحی و تولید شده است و میتواند به خوبی پاسخگوی نیازهای یاد شده باشد. اگر مدیران گمان میکنند که میتوانند در ده سال آینده، شرکت خود را طوری اداره کنند که در ده سال گذشته کرده اند، سخت در اشتباهند و برای توفیق در دهه آینده باید وضع موجود را به هم بریزند
نقش استراتژیک اطلاعات
اکثریت رهبران سازمانها اطمینان یافتهاند که مدیریت اطلاعات، مهمترین عامل موثر در عملکرد سازمانی و برتری رقابتی است. اکنون بیش از پیش روشن شده است که اهمیت محوری اطلاعات از آنجاست که کنترل آن به دست مدیران اطلاعات سپرده شود. تصمیمگیری درباره شبکههای اطلاعات و سایر کاربردهای انفجار تکنولوژی، امروزه در حوزه مسئولیت مدیریت عالی سازمان است اما اگر مدیر عالی سازمان باید این تصمیمات را اتخاذ کند پس نقش اطلاعات چه خواهد بود؟
کارکنان اطلاعات در آینده مسئولیتهای کلیدی متعددی را بر عهده خواهند داشت. این قسمت محل گرد آوری تخصصهای فنی است به عنوان رابط در کاربردهای فزاینده علمی و تکنولوژیکی عمل می کند و مدیریت لازم را در توسعه کاربردهای مربوط به منظور ارائه خدمت به مدیریت عالی سازمان فراهم میآورد و سیستمهای حمایتی لازم را برای عملی کردن تصمیمات عمده سازمانی به گونه ای مستمر مدیریت میکنند
اطلاعات
شاید بتوان اطلاعات را لایهای بین دو لایه دادهها و آگاهی دانست. دادهها مواد خام اطلاعات را فراهم و اطلاعات خبری را منتقل میسازند و این آگاهی است که محتوای خبر را تحلیل میکند - طالقانی، 1382، . - 178 اطلاعات در سیستمهای سازمانی مختلط انسان و ماشین از منابع زیر تغذیه می شود : -1 دستیابی اطلاعات محیط عملکرد مدیریت -2 روشهای ذخیره اطلاعات جهت عملکرد سیستم های عامل -3 روشهای انتقال اطلاعات و نحوه ایجاد ارتباط و ذخیره سازی و بازیابی
متغیر های تحقیق
در این تحقیق، متغیر مستقل عبارت است از: سیستم اتوماسیون که اطلاعات و گزارشات لازم را کمک به مدیران در تسریع پاسخگویی و کاهش مکاتبات در اختیار مدیران شرکت قرار می دهد.
همچنین در این تحقیق تسریع پاسخگویی و کاهش مکاتبات با ابعاد صحت، دقت، بهنگام بودن، اقتصادی بودن سنجیده میشود و متغیر وابسته تحقیق میباشد.
صحت: درجه سازگاری داده های نمایش داده شده و ذخیره شده با ارزشهای صحیح
به هنگام بودن: بموقع بودن اطلاعات به معنای آن است که دریافت کنندان به هنگام نیاز به اطلاعات دست یابند دقت: منظور این است که اطلاعات روشن باشد و دقیقاًمعنی داده هایی را که برآن مبتنی است منعکس سازد.
اقتصادی بودن: مقرون به صرفه بودن به لحاظ نتایج حاصل از آنالیز های منفعت هزینه. به عبارتی دیگر مجموعهای از اقدامها برای ترکیب اطلاعات مربوط به مخارج یک برنامه و اطلاعات مربوط به دستاوردهای آن که عبارت تحلیل سود و هزینه هم در مورد آن صدق می کند
تسریع پاسخگویی و کاهش مکاتبات: تسریع پاسخگویی و کاهش مکاتبات یک فرایند است که مورد علاقه و خواسته مدیران باشد برای پیشبرد هدف خاصی که در نظر گرفته میشود.
