بخشی از مقاله
تعريف داده(Data)
هر اطلاع مفيد ولازم درباره چيز يا امري رايك داده مي گويند.به شناسنامه خود نگاه كنيد.نام، نام خانوادگي،نام پدر ،سال تولد،محل تولد،شماره شناسنامه وساير اطلاعات آن ،همه درباره شماست.
اينها داده هاي مرتبط با شما هستندوشما را از ديگران متمايز ومجزا مي كنند؛ به شما سود مي رسانند؛
حقوق شما را محفوظ مي دارند وبه دولت امكان مي دهند كه براي شما برنامه ريزي كندو امكانات فراهم سازد.
داده ها در همه امور، نقش بازي مي كنند.مثلا در دادوستد، داده ها نقش بسيار بزرگي دارند.اطلاع ازاين كه چه مقدارپول داريد؛ بابت چه كالا وخدماتي پول گرفته يا پرداخته ايد؛ از چه حسابي پول برداشته وبه كدام حساب واريز كرده ايد؛ چقدر طلبكبريد وچقدر بدهكاريد؛و…. همه، داده هاي مالي شما هستند . حسابداران با چنين دا ده هاي مالي سروكاردارند وآن را مديريت مي كنند وازآن ها نتيجه گيري مي كنند.
گفتيم كه داده ها بايد مفيد ولازم باشند.مثالي مي زنيم:
اگردر شناسنامه شما وزن يا قد شما را مي نوشتند،صحيح بود؟ پاسخ منفي است.ذكر وزن وقد در شناسنامه كاربردي ندارد و وجود آنها لازم نيست، هر چند كه مفيد است.اما در پرونده پزشكي شما هم لازم هستند وهم مفيد،زيرا به شناسايي وضع سلامت شما ونيز، به شناخت ودرمان بيماري شما ياري ميرسانند.
داده ها با هم ارتباط دارند.
اگر بدانيد شماره شناسنامه شخصي 259 است، آيا مي توانيداورا پيدا كنيد؟ اين كار دشوار است. ممكن است شماره شناسنامه خيلي از مردم259 باشد. حالا اگر بدانيد كه نام آن شخص مثلا مسعود است يافتن او آسانتر مي شود؛ هر چند كه هنوز هم شايد اسم خيليها مسعود وشماره شناسنامه شان 259 باشد.اما اگر در همين حال، نام خانوادگي او را هم بدانيد ديگر يافتن اوساده مي شود.نتيجه ارتباط داده ها به يكديگر، شناسايي سريعتر است.داده هايي كه به هم ارتباط نداشته باشند يا نتوان ارتباط آنها را نسبت به هم پيدا كرد، كاربرد زيادي ندارد وشايد اصلا به درد نخورد.
داده هاي نامرتب كاربرد ندارند.
اگر اطلاعات وداده هاي زيادي را بدون نظم وترتيب در جاهاي مختلف پخش كنيد، چطور مي توانيد به هنگام نياز ازميان آنها چيز خاصي را پيدا كنيد؟داده ها هم مثل اشياي يك خانه يا انبار هستند وفقط از طريق نظم دادن وطبقه بندي وتازه كردن آنهاست كه مي توان از آنها سود برد .
داده ها چگونه مرتب ميشوند؟
راههاي مختلفي براي مرتب كردن داده ها وجود دارد.يكي از آسانترين روشها آن است كه داده هارا به شكل يك جدول در آوريم. همه شمامي دانيد جدول چيست.برنامه دانشگاه شما يك جدول است.دفتر حضور وغياب كلاس شما يك جدول است صورتحساب بانكي پدر ومادر شما يك جدول است . اصول تمام جدولها يكي است ودرك آن نيز بسيار آسان است.در تمام آنها،براي مرتب كردن اطلاعات صفحه را خط كشي كردند وآن به شكل سطر ها وستونها در آوردند.به اين ترتيب ، مجبوريد اطلاعات را به شكل مرتب و زير هم ،در جدول وارد كنيد.در بالاي هر ستون جدول،نام آنچه را كه قرار است در آن ستون وارد كنيد،مي نويسيد.در هر سطر اطلاعات،نام شخص يا چيزي را كه آن داده ها به او مرتب است مي نويسيد.مثالي مي زنيم.كتابهايي را كه در خانه يا دانشگاه داريد،در نظر بگيريد.مي توانيد يك جدول درباره ي آنها تشكيل دهيد و اطلاعات مرتبط با كتابها را در آن نگهداري كنيد.در مورد هر كتاب مي توانيد داده هايي از قبيل نام كتاب،نام نويسنده،نام مترجم،نام ناشر،تعداد صفحات،تاريخ نشر و… را به صورت زير،تبديل به يك جدول كنيد.
حال،براي هر كتاب اطلاعات مرتبط با آن را در يك سطر اين جدول مي نويسيد:
نام كتاب نام نويسنده نام مترجم نام ناشر تعداد صفحات
شناسايي وشكارجاسوس پيتر رايت محسن اشراقي مؤسسه اطلاعات 608
ساعت سرمستي هيوبرت ريوز دكتر سهامي نشر قطره 339
… … … … …
البته مي توان اين جدول را به هر شكل ديگري تهيه كرد و درباره ي هر كتاب اطلاعات ديگري مانند نوبت چاپ،شماره ي شناسايي كتاب و…را نيز در جدول وارد كرد.مهم،اطلاعاتي ست كه شما درباره ي هر كتاب مفيد و لازم مي دانيد و داده هاي شما به شمار مي آيند.اين جدول،داده هاي شما را مرتب مي كند.به اين جدول داده ها(Data Table)مي گويند.
جستجو در جدول داده ها
گفتيم كه مرتب كردن اطلاعات ، جستجو در آن را آسان مي كند فرض كنيد كه جدولي از كتاب هاي موجود در خانه يا دانشگاه خود را تهيه كرده ايد واينك مي خواهيد بدانيد كه مثلا كداميك در سال 1371چاپ شده است.
در اين صورت، به شكل زير عمل مي كنيد:
ستون تاريخ نشر را مي بينيم وآن را از بالا به پايين مرور مي كنيد . در هر خانه اي از اين ستون كه عدد 1371 كه ديديد آن سطر جدول را با يك قلم رنگي رنگ مي زنيد يا بيرون جدول ، كنار نام كتاب ،يك علامت مي گذاريد. وقتي همه جدول را مرور كرديد تمام سطرهايي كه علامت دارند يا رنگ شده اند، كتابهاي مورد نظر شماهستند به همين شكل، جستجوي نام نويسنده خاص ويا هر مورد ديگر، آسان مي شود.
با ارزان شدن وتوانمندشدن رايانه ها،بزودي برنامه نويسان بر آن شدند تا برنامه هاي كاربردي قدرتمندي را براي كار با اطلاعات ايجاد كنند.كه در عين حال آسان وهمه فهم باشد.يكي از آخرين محصولات نرم افزاري ويژه ي اين كار،برنامه هاي اداري شركت ميكروسافت است،اين سلسله از برنا
مه هاي ميكروسافت آفيس(MicrosaftOffice)نام دارد و مجموعه اي از چند برنامه ي ك
اربردي براي ماشيني كردن دفاتر كار است.
يكي از قطعات اين مجموعه برنامه ها،برنامه ي كاربردي اكسس است كه براي داده پردازي و استفاده از اطلاعات ايجاد شده است.اين برنامه مي تواند يك پايگاه داده ها را اداره كند.اينك ببينيم كه پايگاه داده ها چيست؟
تعريف پايگاه داده ها
گفتيم كه يكي از روشهاي آسان اداره ي داده ها،ايجاد جدول مرتبي از آنهاست كه به آن جدول داده ها (DataTable)مي گويند.
برنامه ي اكسس،دو يا چند جدول داده را،پايگاه داده ها (Database)مي نامدو مي تواند آن رابه خوبي اداره كند.برنامه اي را كه مي تواند يك پايگاه داده ها را اداره كند،برنامه ي مديريت پايگاه داده ها(Database Management Program)مي گويند.اكسس،يك برنامه ي مديريت پايگاه داده هاست.به مجموعه اي از جدولهاي داده ها،پايگاه داده ها مي گويند
.
تعريف فيلد(Field)و ركورد(Record)
همان طور كه قبلا گفتيم،اكسس با جدول هاي داده ها كار مي كنيم.هر جدول،از تعدادي سطرو ستون تشكيل شده است.اكسس به هر يك از ستون ها،يك فيلد،(Field) ميگويند.بنابراين،جدول كتابخانه ي ما در مثال قبلي 6فيلد دارد.همچنين اكسس،هر سطر جدول داده ها را نيز يك ركورد مي خواند.
در همان جدول كتابخانه ها،در مثال قبلي ،شما سه ركوردرا مي بينيد.به اين ترتيب، هر ركورددر آن
داده ها را نيز يك ركورد(Record)مي خواند.در همان جدول كتابخانه ها،در مثال قبلي،شما سه ركورد را مي بينيد.به اين ترتيب،هر ركورد در آن جدول شامل شش فيلد است.درك مفهوم فيلدو ركورد در كار با اكسس بسيار مهم است،اما پس از مقداري تمرين،به راحتي آن را فرا گرفته،به كار گفتيم كه هر پايگاه داده،از تعدادي جدول تشكيل مي شود.حال ببينيم چرا چند جدول رادر يك پايگاه داده ها مي گذارند؟و اين كار چه مزيتي دارد؟به مثال زير توجه كنيد:
فرض كنيد يك جدول داده ها داريد كه فيلد هاي آن اطلاعاتي درباره ي سفارش هاي مشتريان يك فروشگاه مثل نام و نام خانوادگي و تاريخ ومقدار خريد هر كالاست و جدول ديگري داريدكه در آن فيلد هاي ديگري مثل اطلاعاتي درباره ي شهر،محله،خيابان،كوچه،تلفن وموارد از اين دست درباره ي همان مشتري ها موجود است.حال،چگونه بايدمثلا كشف كنيد كه فلان مشتري ساكن فلان خيابان،چقدر خريد كرده است.اطلاعات خريد وفروش مشتري در يك جدول و اطلاعات سكونتي همان مشتري،در جدول ديگر است.
براي اين كار،بايد در هر يك از جدول هاي يك فيلد مشترك پيدا كنيد.يعني فيلدي كه هم در اين جدول و هم در آن جدول موجود باشد.بعد:
1ـاطلاعات را از جدول اول برمي داريد و به فيلد مشترك نگاه مي كنيدوداده ي موجود در آن،مثلا نام خانوادگي يا شماره ي شناسنامه را جايي يادداشت مي كنيد.
2ـدر جدول دوم،فيلد مشترك را پيدا مي كنيدو در آن داده اي را كه يادداشت كرده ايد مي يابيد.حالا ركورد مورد نظررا پيدا كرده ايدوبايد در آن به سراغ فيلد نشاني برويد وآن را يادداشت كنيد.
به اين ترتيب،اين دو جدول به هم ربط پيدا مي كنند.ربط دادن جدول ها به هم،از طريق يك فيلد مشترك،قدرت مانور شمارا در جستجوي داده هاو نتيجه گيري از آنها بسيار افزايش مي دهد ودر حجم جدولها صرفه جويي مي كند.زيرا،ديگر لازم نيست كه مثلا در مقابل هر ركوردي كه براي خريد و فروش مشتري به وجود مي آوريد،يك بار هم،آدرس او را در همان جدول بنويسيدو مي توانيد اين داده را از جدول ديگري برداريد.به اين مدل از پايگاه داده ها،پايگاه داده ها ي ارتباطي (Relational Database).اكسس،از اين مدل پايگاه داده ها استفاده ميكندو به همين سبب به آن مديرپايگاه داده هاي ارتباط (Relational Database Management System) به طور خلاصهRDMBSمي گويند.
تعريف پايگاه داده هاي ارتباطي
پايگاه داده هاي ارتباطي،مجموعه اي از جدولهاي داده است كه يك فيلد مشترك در هر يك از
جدولها وجود دارد و از طريق آن مي توان داده ها را به هم ربط داد.
تعريف كليد
اكسس،به فيلدي كه لا اقل در دو جدول داده ها مشترك باشد،فيلد كليدي(KeyField)يا به اختصار (كليد)مي گويند.علت اين نام آن است كه اين فيلد،كليد وارد شدن از يك جدول به جدول ديگر است.گفتيم كه دو جدول اكسس از طريق يك فيلد مشترك مي توانند به همديگر ارتباط يابند.حالا،اين موضوع را براي بيش از دو جدول بررسي مي كنيم.در اين مورد مثالي را مشاهده كنيد.
فرض كنيد دو جدول داده هاياكسس داريد كه در اولي مشتريان معرفي مي شوندو به هر يك از آنها يك شماره ي مشتري كه حتما بايد غير تكراري و بدون مشابه باشد،اختصاص مي يابد.حالا اگر جدول ديكري داشته باشيم كه به خريد هاي مشتريان اختصاص يافته باشدو در آن هم،براي هر بار خريد مشتريان يك ركوردثبت و نگهداري شود.اگر در اين جدول،از همان شماره ي مشتري هاي تعريف شده در جدول مشتريان استفاده كنيد،اين دو جدول به هم ارتباط مي يابند.هر چند كه در هر دو جدول،داده هاي تكراري وجود دارد(يعني فيلد شماره ي مشتري)،اما اين تكرار اجتناب ناپذيراست و در عوض،باعث مي شودكه از تكرار بزرگتري كه همان اطلاعات كاملجدول مشتري هاست،در جدول خريد مشتريان،جلوگيري شود.
حالا فرض كنيد يك جدول ديگر هم داريدكه يكي از فيلدهاي آن نام مشتريست اما فيلدشماره مشتري ندارد.آيا اين جدول را هم مي توان به جدول اوليوصل كرد؟بله.اگر فيلد نام مشتري در هر دو فايل يكسان تعريف شده باشد،مي توان از اين فيلد براي اتصال دو جدول داده ها استفاده كرد.بنابراين،فيلد كليد ما در اين حالت،فيلد نام مشتري است.وقتي اين دو جدول داده ها به هم مرتبط شوند، در حقيقت،به جدول ديگرهم وصل شده اند؛زيرا دو جدول ديگر نيز از طريق يك فيلد مشترك به هم متصل بودند.به اين طريق ،هر سه جدول،از طريق فيلدهاي دوبه دو مشترك به هم وصل شده اند.بنابراين لازم نيست كه فيلد هاي ارتباط دهنده در هر سه جدول(يا بيشتر)،يكي باشند.بلكه فقط كافيست دو به دو يكي باشند.
چگونه يك پايگاه داده ها بسازيم؟
روش ساختن يك پايگاه داده هاي خوب را اولين باردر سالهاي اوليه ي رواج يافتن رايانه ها يعني حدود سال1960 م تبيين كرده اند و اين اصول تا كنون تغيير چنداني نيافته است.البته،كار ايجاد پايگاه داده ها به مرور زمان پيشرفت بسيار زيادي كرده است.مثلادر روزگاران گذشته،دست بردن در ساختمان يك پايگاه داده ها،كار بسيار مشكل و حتي غير ممكن بود و به همين دليل،دست بردن در ساختمان پايگاه داده ها خيلي گران تمام مي شدو برخي اوقات،اين كار،6% به قيمت طراحي اوليه مي افزود.اما امروزه ايجاد پايگاه داده ها با كمك يك عدد رايانه ويك برنامه ي پايگاه داده ها ي ارتباطي مانند اكسس بسيار سريع انجام مي شود و دست بردن در ساختمان پايگاه داده ها نيز در هر لحظه ممكن وميسراست.امروزه ميتوان با اطلاعات كم و ناقص،كار را آغاز كرد و به مرور،ساختمان پايگاه داده ها و اجزاي گوناگون آن و داده هاي داخل آن را تغير داد تا به حالت ايده آل رسيد.اما توصيه هاي كلي زير را در مورد ساختن پايگاه داده ها در نظر داشته باشيد.
1-كارهايي را كه مي خواهيد با پايگاه داده هاانجام دهيد معين كنيد:
پيش از آغاز ايجاد يك پايگاه داده ها، بايد تقريبا بدانيدكه از ايجاد آن چه انتظاري داري. دانستن اين نكته، كار سختي نيست.قلم وكاغذي بر داريدوعمده كارهايي را كه مي خواهيد با پايگاه داده هاي مورد نظر انجام دهيد زير هم بنويسيد. اين فهرست مي تواند شامل كارهايي كه هم اكنون مي خواهيد ونيز كارهايي كه انتظار داريد بعد ها انجام دهيد باشيد . وقتي مي گوييم كارهاي عمده را بنويسيد، يعني بنويسيد كه مي خواهيد چه چيز هايي را در پايگاه داده ها وارد كنيد وچه گزارشهايي را از آن
دريافت داريد.بنابراين ،مثلا يكي از عناوين فهرست شما مي تواند اين باشد:‹‹وارد كردن سفارش مشتري››؛اما لازم نيست جزيياتي مانند محاسبه جمع كلي صورتحساب ويا كسر مقدار تخفيف از مبلغ دريافتي را در اين فهرست بگنجانيد. اينها اعمال اصلي نيستند.
2-نمودار گردش عمليات را رسم كنيد:
رسم نمودارعمليات يعني اين كه مشخص كنيد كدام عمل قبل از كدام عمل انجام مي گيرد .تعيين اين كه اگر عمل خاصي انجام نشود، كدام عمل بعدي قابل انجام نخواهد بود ، بسيار مهم است.به اين ترتيب ، جريان كار شناسايي مي شود وبنابراين ، كاري كه هر كس بايد انجام دهد مثل پر كردن فرم خاص يا تاييد كردن يك عمل خاص ، مشخص مي گردد.
3-شناسايي داده هاي لازم:
وقتي دو مرحله قبل را انجام داديد تقريبا خواهيد كه به چه داده هايي كه به چه داده هايي احتياج داريد.مثلا مي توانيد تعيين كنيد كه در مورد هر مشتري ،چه داده هايي نياز داريد ويا در مورد صدور صورت حساب فروش ، چه داده هايي را لازم داريد .اين داده ها،پايه ايجاد پايگاه داده هاي شما هستند. بنابراين بايد تا حد امكان بكوشيدتا فهرست كاملي از داده هاي مورد نظر را درآوريد وزير هم بنويسيد.
4-گروه بندي داده ها:
در اين مرحله، مشخص ميكنيد كه داده ها چگونه باهم گروه بندي مي شوند.مثلا شماره مشتري ،نام مشتري،نام خانوادگي مشتري،شماره تلفن مشتري،نشاني مشتري،داده هاي مرتبط به همهستندوميتواننددر يك گروه جاي بگيرند.
پس از انجام كار گروه بندي بايد چند فهرست داشته باشيدكه در زير هر يك نام اجزاي آن نوشته شده باشد.
5-سازماندهي داده ها:در اين مرحله، تقريبا ساختمان جدولهاي داده هاي موردنياز براي براي يك پايگاه داده ها مشخص شده است.هركدام از فهرستهايي كه در مرحله قبل به وجود آورده ايدمي تواند
يك جدول دادها را تشكيل دهد.
در اكسس مي توانيد در هر مرحله كه لازم شد. جدول جديد داده ها درست كنيد وياجدول هاي قبلي را دست كاري وتصحيح كنيد.اما اصلاح مكررتوصيه نميشود وبهتر است، ازهمان ابتداي كار طرحي تقريبي از آنچه را كه روي كاغذ انجام ميدهيدپياده كنيد.به اين شكل،ازسردرگمي نجات مي يابيد.
6-ايجاد فرمها وگزارشها:
حال، جدول داده ها ايجاد شدهاست وشما در اين مرحله شروع ميكنيد به ارتباط دادن آنها به يكديگر وساختن فرمها وگزارشها.در اين مرحله،ازماكروها وزبان ويژوال بيسيك هم استفاده ميشود ورابطه كاربر نيز ساخته مي شود.
7-آزمايش وتجديد نظر وتصفيه:
در اين مرحله متوجه كمبودها شده ودر نكاتي تجديد نظر مي كنيد ودر برخي ودر برخي از داده ها، عناصر ديگري را كه متوجه مي شويد به درد نخواهد خورد وزايداست،حذف كنيد.اين مرحله آخر كار است ومعمولا،پس از تحويل پايگاه داده هابه مشتري ودر حين كار آن نيز تا مدتي بايد اين كار را انجام دهيد تا پايگاه داده ها از هر جهت، احتياجات كاربر را برآورد وبدون نقص شود.
كساني كه پايگاه داده ها راطراحي مي كنند، معمولا وقت زيادي را براي تحقيق وتفحص درباره آنچه كاربران ومديران مي خواهند اختصاص مي دهند.آنها جريان عادي كاري را كه مي خواهند براي آن پايگاه داده ها تهيه كنند مطالعه مي كنند.
آشنايي با Access
بازجست(Query)
فرض كنيد اطلاعات جمعيتي يك دبيرستان را به شكل يك جدول داده ها در اختيار داريد. مي خواهيد بدانيد چند نفر از دانش آموزان ،كمتر از 14سال چند نفر از آنها 15سال، چند نفر بين 16سال وچند نفر 17سال وبيشتر سن دارند.براي اين كار، كسي را مامور ميكنيدتا اين اطلاعات را براي شما بيابدوآن را به شما گزارش كند. اين شخص به سراغ اطلاعات مي رود وآن را جستجو وبازيابي ميكند.
به طوري كه از اين توده داده ها ، اطلاعات مورد نياز شما استخراج ودر اختيار شما قرار گيرد.اين عمل را‹‹بازجست اطلاعات›› مي گويند.اين فرد ،مامور جستجو وكارآگاه شماست.شما به مامور خود ضابطه اي را اعلام مي كنيد واو بر اساس آن ضابطه براي شما در اطلاعات جستجو كرده .آن رازيرورو ميكند.در واقع ،بدون بازجست در داده ها ،كه باعث مي شوداطلاعات مفيد استخراج شود،جمع آوري اطلاعات كاري بيهوده ووقتگير است.ما داده ها را جمع مي كنيم تا بعدها ، به كمك ضابطه ها وقواعد خاص آن، نتايج مهمي مي گيريم.در همين پايگاه داده هاي جمعيتي،اگر به دنبال كساني بگرديد كه نامشان باحرف ‹‹س›› شرروع مي شود يا تمام كساني متولد ‹‹شيراز›› هستند ودر كلاس اول نظري مشغول تحصيل هستند، باز هم عمل بازجست اطلاعات را انجام داده ايد.بازجست،هميشه تا اين حد ساده نيست.خيلي وقتها مي خواهيداز اطلاعاتي كه در يك جدول داريد استفاده كنيد واز طريق ارتباط دادن دو ياچند جدول به يكديگر وارتباط ايجادكردن بين داده ها،اطلاعات ديگري رادر جدول ديگري بازيابي كنيم.بازجست، ميتواند دو ياچندجدول رابه هم وصل كندواز اتصال آنها نتيجه بگيرد و…
نتيجه بازجست، هميشه يك جدول ديگر است.اين جدول زير مجموعه اي از اطلاعات وداده هاي جداول ديگر داده هاست اماموقتي ست ويك جدول واقعي داده هانيست.
بازجست،كارآييهاي ديگري هم دارد.اگر بخواهيد در كاربا اكسس متخصص شويد بايدبتوانيدبه سادگي بازجست ايجاد كنيد.
فرم(Form)
كار باجدولها آسان نيست. فرض كنيد مي خواهيد به حسابي در بانك پول واريز كنيد.بانك به شما يك فرم مي دهد.شما در مكانهاي مختلفي از فرم كه قبلا در آن مشخص شده است،بايد نام ونام خانوادگي خود وشماره حساب ونام شخص وشعبه بانكي كه طرف شما در آن بانك،حساب دارد وشايد چيزهاي ديگر را در آن بنويسيد.بانك،به شما يك جدول ساده خط كشي شده نمي دهدكه شما آن را پر كنيد ،بلكه به درستي به شما مي گويد كه چه مي خواهد وداده هاي خود رابايد چگونه در فرم بنويسيد.مثلا وقتي داريد شماره حساب طرف را مي نويسيد،مقابل عنوان شماره حساب را چنان خط كشي ميكندكه شبيه جدولي يك سطري شود وشما مجبور باشيد در هر خانه آن يك رقم از شماره حساب را بنويسيد.وقتي فرم را به بانك مي دهيد.مامور باجه بانك، به آن نگاه مي كند ووادارتان مي كند كه مقابل هر عنواني را كه خالي مانده است پر كنيد يا خودش آن راپر مي كند.مثلا اگر تاريخ را ننوشته باشد، خودش مي نويسدواحتمالا اطلاعات شماره شناسنامه وشماره گواهينامه رانيز به جاهاي خاصي از آن مي افزايد.
طراحي فرم در اكسس بسيار آسان است ودر حقيقت مثل تفريح كردن است.اگر ياد بگيريد كه فرمهاي خوبي را طراحي كنيد مي توانيد از وقوع بسياري از مشكلات آينده خود، به سادگي جلوگيري كنيد.
گزارش(Report)
گزارش ،خلاصه ونتيجه گيري مفيد از داده ها واطلاعات در اختيار كساني ست كه با آن سروكار مستقيم دارند.اما ديگران هرگز به ريز دادها و اطلاعات نياز ندارند.مثلاوقتي رئيس بانك در پايان يك روز كاري از صندوق كار مي پرسد امروز چقدر دريافتي داشته ايد؟نمي خواهد ريز دريافتيها را بداند؛ بلكه مي خواهد از جمع كل مبلغ دريافتي آگاه شود مديربانك فقط وقتي به جزئيات توجه ونياز پيدا ميكند كه اختلاف حساب پيش آيد ويامبلغ موجود،كمتر يا زيادتر از آنچه بايد باشد.وقتي همه چيز درست پيش مي رود جزئيات مورد توجه قرارنمي گيرد هنگامي كه اطلاعات طوري طبقه بندي ميكنيد كه بتوان از آن يك نتيجه مفيد ولازم اخذ كرد در واقع يك گزارش تهيه كرده ايد.مديران وگردانندگان شركتها وبخشهاي مختلف شركتها به گزارش نياز دارند. مثلا؛رئيس حسابداري شركت گزارش مي دهدكه در اين ماه،فلان مبلغ خريد انجام شده است وشركت،فلان مبلغ تعهدپرداخت دارد.
اين مقادير سرجمع كليه اعمال وتصميمات گذشته است.به نوبه خود،رئيس انبارگزارش ميدهد كه موجودي انبار از هرقلم چند عدد است وچه هنگام رقم خاصي از اجناس كم مي آيدودر چه تاريخي بايدچه مقدار جنس براي رفع كمبود انبار تهيه كرد.معمولا هر چه رده مسئوليت مديران بالاتر برودجزئيات كمتر وارقام كلي تري مطرح مي شود.
گزارش،عامل بسيارمهمي درتصميم گيري ست.معمولا در جلسه هاي مختلف شركتها، گزارشهاي مختلف مطرح ودرباره نقصها وكمبودها برپايه گزارشها تصميم گيري ميشود.مثلا،گزارش كمبود كالاي خاصي در انبار باعث ميشودمدير شركت به مدير تداركات،برا ي خريد آن كالا دستور بدهد. گزارش ميزان بدهي شركت ممكن است باعث شود كه رئيس،از زيردستان بازخواست كنديا دستور صرفه جويي كردن صادر كند ويا تصميم به اخذ وام گرفته شود.
گزارشها،دررفع اشكالات كار هم بسيارمفيداند.گزارش نشان ميدهد كه كار حسابداري يا انبار درست هست يا نه واختلاف حساب باعث مي شود كه كار حسابدار وانباردار يا افراد ديگر،مورد دقت وتوجه بيشتر قرارگيرد ونحوه كار آنها اصلاح شود ويا احتمالا افراد كارآمدتر، جاي افراد فعلي رابگيرند.
از داده هاي موجود در اكسس مي توان گزارش گرفت.اين گزارشها، خودفرم وشكل خاصي دارند كه در اكسس مي توان به راحتي آن را تعيين كرد.ومطابق آن از سيستم گزارش گرفت. در گزارشهاي اكسس مي توان جمعهاي فرعي وكلي را نيزبراحتي به كار گرفت.اكسس، مي تواند صفحات گزارش را به خط كشي معين وپايين صفحه وبالاي صفحه مشخص شماره بزندواز هر گونه اطلاعات گزارش استاندارد و شسته ورفته اي ايجاد كند.
گزارش را هم مي توان مستقيما چاپ كرد وهم براي شكل دهي بهتر وحرفه اي Word فرستاد.
ماكرو(Macro)
يكي از سهولتهايي كه رايانه براي كاربران بوجود مي آورد آن است كه مي تواند بدون خستگي اعمال تكراري را انجام دهد. در ضمن،بسياري از كارهايي كه يك كاربر در رايانه انجام مي دهد اعمال تكراري ست مثلا براي باز كردن يك گزارش خاص، بايد اعمال به خصوصي را پشت سرهم انجام داد.اگر هر گاه كه مي خواهيم كاري را انجام دهيم مجبور باشيم اعمال جزيي فراوان وتكراري را پشت سرهم انجام دهيم، كار باملال و خستگي بسيار همراه خواهد شد.در ضمن ممكن است اشتباه كنيم واعمال را با توالي ندهيم.خوشبختانه در رايانه براي اين مساله راهي وجود دارد كساني كه باسيستمDOS كار كرده اند مي دانند كه بسياري از اعمال تكراري زمان شروع به كاررايانه را مي توان در يك پرونده ديگر قرار دادكه به آن‹‹پرونده اعمال دسته جمعي›› گفته مي شود.هر وقت كه آن پرونده خاص فراخوانده شود تمام آن اعمال به ترتيب اجرا مي شوند.
اكسس هم اين امكان را به وجود آورده است كه به همين قياس بتوانيد اعمال تكراري را درظرفي بنام ماكرو گردآوري كنيد وبه آن نامي ميدهيم.سپس هر وقت كه مي خواهيد آن سلسله اعمال، پشت سرهم اجرا شود آن ماكروي خاص را فرابخوانيد تاآن اعمال بطور خودكار وپشت سر هم اجراشود.اما امكانات ماكرو بيش از اين است شما مي توانيد براي ماكرو يك تكمه تعريف وكاري كنيد كه هر وقت آن تكمه رابا ماوس فشار مي دهيد آن ماكرو اجراشود .يا مي توانيد كاري كنيد كه وقتي عمل خاصي مانند بازكردن يك فرم يا بستن آن را انجام مي دهيد ماكروي خاصي اجراشود. همچنين مي توانيد در ماكروها شرط بگذاريد. يعني به اكسس مي گوييد ‹‹درصورتي كه شرايط خاصي بوجود آمد،فلان ماكرو رابه كار بينداز›› عمل شرطي كردن ماكروها از قويترين جنبه هاي آنهاست .حتي مي توانيد ماكروهايي درست كنيد كه در روزهاي خاصي فعال شوند وخود به خود گزارش تهيه كنند.گزارشهايي كه در روزهاي خاصي از ماه تهيه مي شود به كمك ماكروهاي شرطي بسيار راحت تر ايجاد خواهند شد.
ماجول(Modules)
وقتي به كار ايجادپايگاه داده ها بپردازيم ودر اين امر متبحر شويد،پس از مدتي متوجه خواهيد شد كه نمي توان فقط با استفاده از جدول، بازجست،فرم وگزارش وماكرو، يك پايگاه داده هاي ايده آل ايجاد كرد خيلي وقتها پيش خواهد آمد كه فرمول پيچيده اي در مواردي خاص بايد اجرا شود واين فرمان را نمي توان به آساني با ماكروها به وجود آورد.بعضي وقتها برخي تصميم گيريها بسيار بغرنج اند وبه راحتي نمي توان شرط گذاشت وبا استفاده از آن تصميم گيري كرد.شركت مايكرو سافت ،يك زبان برنامه نويسي بسيار كارآمد وقوي بنام ‹‹ويژوال بيسيك›› عرضه كرده است كه در بين كاربران رايانه ، در سراسر جهان، بسيار موردقبول واقع شده و مرغوب است .مايكروسافت، نگارش خاصي از اين زبان برنامه نويسي به نام ‹‹ويژوال بيسيك براي برنامه هاي كاربردي›› رادر برنامه هاي دفتري خود كه متشكل از ورد،اكسل واكسس است گنجانيده است .
كه با آن ميتوان در داخل اين نرم افزارهاي دفتري ،برنامه نوشت وآن را با قدرت تمام به اجرا درآورد شايد اكنون پرسيده شود كه ماكرو با ماجول چه فرقي دارد؟بايد گفته شود كه ماكروها ،مجموعه اي از فرمان هاي خود اكسس هستند كه در ظرف جمع شده اند ويك باره اجرا مشوند وهرگز قدرت زبان برنامه نويس ويژوال بيسيك را ندارند.آنها زمينه عمل محدودي دارند واصولا نمي توانند با بيرون از نرم افزار اكسس كاري داشته باشند،اما زبان ويژوال بيسيك، مي تواند در خارج از اكسس هم عمل كند وبا قطعات ديگر نرم افزار دفتري نيز به خوبي فعل وانفعال انجام دهد.
يادگيري زبان ويژوال بيسيك خاص اكسس احتياج به مقدماتي دارد كه از حوصله اين تحقيق بيرون است اما منابع بسياري در اين باره وجود دارد كه پس از كسب تبحر وتجربه در كار با اكسس، ميتوانيد از طريق آنها به يادگيري اين زبان بپردازيد واز امكانات آن استفاده كنيد.در يك پايگاه داده هاي ايجاد شده با برنامه اكسس، مي توان چيزهايي مانند جدول ، بازجست ، فرم،گزارش،ماكرو وماجول ايجاد كرد.به اينها‹‹اشياي پايگاه داده ها››يعني ‹‹اشياي اكسس››مي گويند.در واقع، به كمك ايجاد اين اشياء
پايگاه داده ها را اداره ميكنند.اكنون وارد اكسس شده، باشكل برنامه و جاي اين اين اشياء را ونحوه عمل برنامه، به طور مقدماتي آشنا ميشويم.
ورود به اكسس
براي واردشدن به اكسس ياروي شكلك آن، در روي ميز ويندوز كليد مي زنيم يااز طريق منوي StartگزينهProgram راپيدا كرده، روي آن يك بار با ماوس كليد مي زنيم.هر وقت كه وارد اكسس شويم با منوي صفحه بعد خواهيم شد.اين منو، دوقسمت دارد كه باكادر ،از يكديگرجدا شده اند.ما براي ايجاد پايگاه داده ها بايد با قسمت بالاي اين منو كاركنيم.عنوان اين قسمتNew Database Using Creat a (ايجاد پايگاه داده ها بااستفده از)مي باشد ودر داخل آن،دو گزينه هست كه يكي Blank Database (پايگاه داده هاي خالي) وديگري Database Wizard (برنامه كمكي ايجاد پايگاه داده ها)است.اگر بخواهيد يك پايگاه داده ها درست كنيد، بايد مقابل Blank Database علامت بزنيد تامنوي بالا ظاهر شود.
ايجاد پايگاه داده ها در اكسس،سه روش متفاوت داردامانتيجه هر سه روش يكي ست واگرمفاهيم اساسي اين كار را يادبگيريداستفاده از روش بستگي به نظر خودتان خواهد داشت.
اين سه روش عبارتنداز:
1-ايجادجدول به روش دستي
2-ايجاد جدول به روش جادوگر(Wizard)
3-ايجاد جدول به صورت صفحه گسترده(Datasheet)
در اينجا به دليل طولاني شدن مطلب فقط به تشريح ايجاد جدول به روش دستي مي پردازيم كه به نظر مي آيد از روشهاي ديگر مهمتر وكاربردي تر باشد:
ايجاد جدول به روش دستي
چرا روش دستي را پيش از همه روشها شرح مي دهيم؟
به اين علت كه تمام مواردي را كه بايددر مورد ايجاد جدول داده هاياد بگيريد در اين روش مستتر است.براي ايجاد جدول به اين روش، پس از ورود به اكسس وايجاد يك پايگاه داده هاي خالي،منوي Database يا همان پايگاه داده ها ظاهر خواهد شد.اين منو،بسيار مهم است ودر اكسس،تقريبا محل شروع هر كاري محسوب مي شود.همان طور كه قبلا ديديد اين منو شش زبانه افقي دارد كه اكنون زبانه Table(جدول)آن فعال است واز طريق همين زبانه مي توانيم در پايگاه داده هايمان، جدول داده ها درست ميكنيم.
براي ايجاد جدول همانندشكل بالا گزينه نيو را كليك ميكنيم تا پنجره اي باز شود به نام نيو تيبل كه ازبين گزينه ها،گزينه ديساينگ ويو را براي ايجاد جدول به روش دستي را انتخاب مي كنيم.
