مقاله بررسی رابطه بین سکوت سازمانی و فراموشی سازمانی در کارکنان شهرداری منطقه ٥ تهران

بخشی از مقاله

بررسي رابطه بين سکوت سازماني و فراموشي سازماني در کارکنان شهرداري منطقه ٥ تهران
چکيده فارسي:
اين پژوهش به بررسي ارتباط بين سکوت سازماني و فراموشي سازماني در کارکنان شهرداري منطقه ٥ تهران پرداخته است . روش تحقيق توصيفي – پيمايشي و جامعه آماري تعداد٨٩٦ نفر از کارکنان اين شهرداري بوده که ٢٦٩ نفر با روش نمونه گيري تصادفي ساده و با استفاده از جدول مورگان به عنوان نمونه انتخاب گرديد. ابزارهاي جمع آوري اطلاعات ، پرسشنامه هاي محقق ساخته بوده که جهت تعيين روايي از نظرات اساتيد مديريت دانشگاه ها استفاده گرديد که نتيجه حاکي از تاييد پرسشنامه بود. همچنين براي تائيد پايايي از ضريب آلفاي کرونباخ استفاده شد و ٠.٨٧٩ و ٠.٩٢٣ به ترتيب براي سکوت سازماني و فراموشي سازماني بدست آمد. کليه داده ها در نرم افزار ١٦ Spss و با استفاده از آزمون هاي آماري توصيفي و تحليلي، مورد تجزيه و تحليل قرار گرفته است . نتايج تحقيق حاکي از تاييد تمامي فرضيه ها بوده و ارتباط بين سکوت سازماني و فراموشي سازماني را بيان ميکند.
کليدواژه ها: سکوت سازماني، سکوت کارمند، فراموشي سازماني .

مقدمه
يکي از چالش هاي اساسي غالب سازمان هاي معاصر در عصر اطلاعات و ارتباطات با افزايش شتابان دانش جهاني، چالش سرمايه انساني توانمند و پويا است .سرمايه انساني که به زعم اکثريت دانشمندان علم مديريت وسازمان ، از گرانبهاترين سرمايه ها محسوب ميگردد و به عنوان مهمترين هماهنگ کننده سازمان ، اثر اهرمي را ايفا مينمايد، ميتواند در رشد، پويايي و بالندگي يا شکست و اضمحلال سازمان موثر باشد. عليرغم اينکه ادبيات رايج سازمان و مديريت بر توانمندسازي کارکنان و استفاده از ظرفيت بالقوه و بالفعل آن ها تاکيد دارد اما شواهد و نتايج تحقيقات ، حاکي از شکوه و نارضايتي کارکنان بدليل عدم حمايت سازمان از شکوفايي استعدادهاي آن ها است . عدم پشتيباني سازمان از کارکنان در زمينه خواسته هاي شغلي و نيز رشد و بالندگي آن ها سبب سرخوردگيهاي شغلي و گوشه گيري در سازمان خواهد شد. اين امر به نوبه خود منجر به پديده هايي مثل سکوت سازماني ١ و فراموشي سازماني ٢ ميگردد.
موريسون و ميليکن ٣ (٢٠٠٠) معتقدند: " سکوت به نيروي قدرتمند در سازمان ها تبديل شده است ، اما بررسي و تحقيق هاي جدياي درباره آن صورت نپذيرفته است ." سکوت سازماني مانع شنيدن صدا و نظرات کارکنان در مورد سازمان و مشکلات آن ميشود و با محدود کردن اثربخشي تصميم گيريهاي سازماني و فرايندهاي تغيير نيز در ارتباط است . مشکلي که هم اکنون گريبانگير سازمان - هاست ، آن است که بيشتر سازمان ها از اظهارنظر خيلي کم کارکنان ناراحتند. در چنين شرايطي کيفيت تصميم گيري و انجام تغيير،کاهش مي يابد. همچنين سکوت سازماني به وسيله ممانعت از بازخورد منفي مانع تغييرات و توسعه سازماني مؤثر ميشود، از اين رو سازمان توانايي بررسي و تصحيح خطاها را ندارد (٢٠٠٣, Perlow(. بنابراين بدون بازخوردهاي منفي، خطاها بيشتر شده و حتي شديدتر مي شوند، به دليل آن که فعاليت هاي اصلاحي در زمان ضرورت انجام نميگيرند. در جهان در حال تغيير امروز، سازمان ها نيازمند کارکناني هستند که عقايد خود را بيان کرده و فرهنگ سکوت را بشکنند. همچنين کارکنان سازمان هايي را براي اشتغال بر ميگزينند که امکان اظهار نظر براي آن ها را فراهم کنند. بسياري از سازمان ها به اين معماي آشکار پي برده اند که بيشتر کارکنان ، حقايق را در ارتباط با مسائل و مشکلات سازماني ميدانند، ولي جرأت بيان اين حقايق را به رهبران خود ندارند. تحقيقات اخير نشان ميدهد که بالاي ٨٥ درصد از مديران و حرفه ايها، حداقل در ارتباط با نگرانيهاي کاري تصميم به سکوت ميگيرند. سکوت آن ها در حوزه هايي مثل تعارض با همکاران ، مخالفت با تصميمات سازماني، ضعف بالقوه دانش شخص در روند کاري، نگراني در مورد رفتارهاي غيرقانوني و شکايات شخصي گسترش مي يابد(٢٠٠٠,Milliken &Morrison ). سکوت کارکنان به طور مستقيم با کاهش دسترسي مديران به اطلاعات حياتي روي فعاليت هاي سازماني اثرگذار است . تحقيقات اخير نشان ميدهند که جو سکوت ميتواند بر روي نتايج مطلوب و مورد انتظار سازماني تأثير منفي بگذارد. مطالعه و مفهوم سازي سکوت به عنوان يک پديده اصلي که از انگيزه هاي خاصي مشتق ميشود، به دلايل زيادي اهميت دارد. توجه به سکوت به عنوان يک رفتار عمدي- به ويژه با انگيزه هاي خاص - بسيار پيچيد تر از سکوت تنها به معناي حرف نزدن بدون هيچ انگيزه اي به نظر م رسد. باور بر اين است که با شناسايي عوامل مرتبط با اين پديده بتوان گام هاي موثري در جهت از بين بردن موانع سکوت در سازمان ها برداشت . يکي از دلايل ضعف نوآوري در سازمان ها بي دليل نبود فضاي مناسب براي ايده هاي جديد و تسهيم دانش ، ميباشد. از طرفي ديگر در طول دهه هاي گذشته ، سازمان ها به طور گسترده اي از ارزش مديريت دانش آگاه شده اند و پژوهش هاي زيادي در زمينه مديريت دانش انجام گرفته است . نظام برپايه مديريت دانش بايد علاوه بر ترويج يادگيري سازماني، توان آن را داشته باشد تا از يک سو از فراموشي دانش ضروري و مفيد جلوگيري کند و از سوي ديگر بتواند دانش غير مفيد را به کنار نهد که اين همان فراموشي سازماني است .
بيان مساله
بي ترديد سرمايه داري دانش سازماني، رمز ماندگاري در دنياي بسيار رقابتي است . مأخذ توليد دانش تالارهاي گفتمان سازماني است که در خود گفتمان هاي متعدد و در عين حال متفاوت جاي داده است . اگر بر افواه سازماني مهر سکوت زده شود اذهان کارکنان که موتور مولد دانش سازماني هستند، فسيل خواهند شد. وقتي کارکنان ، به عنوان سرمايه استراتژيک سازمان ، سکوت ميکنند مديريت بايد خطر بزرگ مديريتي خود را حس کند. در حالي که پديدة سکوت کارکنان ، سازمان ها را در برميگيرد هنوز بررسي علمي کمي درباره سکوت کارکنان انجام گرفته است . عليرغم تحقيقات نسبتاً وسيع در خصوص يادگيري سازماني و مديريت دانش ، ميزان توجه به فراموشي سازماني کمتر بوده است . نظام برپايه مديريت دانش بايد علاوه بر ترويج يادگيري سازماني، توان آن را داشته باشد تا از يک سو از فراموشي دانش ضروري و مفيد جلوگيري کند و از سوي ديگر بتواند دانش غيرمفيد را به کنار نهد که اين همان فراموشي سازماني است . تحقيقات انجام شده تاکنون به بررسي عواملي مانند سکوت سازماني در سازمان هاي دولتي و بررسي نقش فرهنگ ، تحليل نگرش هاي شغلي کارکنان سازمان هاي دولتي تبيين جو سکوت سازماني و رفتار سکوت سازماني، بررسي تاثير عوامل مديريتي بر سکوت سازماني، نقش رفتار شهروندي سازماني بر سکوت کارکنان و فراموشي سازماني چالش مهم مديران در عصر جديد کسب و کار پرداخته است اما تاکنون به ارتباط بين سکوت سازماني و فراموشي سازماني پرداخته نشده است . ما در اين تحقيق برآنيم که اين خلا تحقيقاتي را از طريق بررسي ارتباط بين سکوت سازماني و فراموشي سازماني در جامعه آماري در نظر گرفته شده تا حدودي مرتفع کنيم ، باشد که از نتايج بدست آمده براي بهبود وضعيت موجود استفاده شود
مباني نظري سکوت سازماني
سکوت ، فقط به معناي سخن نگفتن نيست بلکه ميتواند به معناي ننوشتن ، حاضر نشدن ، نشنيدن و ناديده گرفتن هم م باشد. سکوت هم چنين شامل صحبت يا نوشته اي بدون اعتبار و سنديت هم است پيندر و هارلوز٤ (٢٠٠١) سکوت سازماني را خودداري کارکنان از بيان ارزيابيهاي رفتاري، شناختي و اثربخش در مورد موقعيت هاي سازمان ، تعريف ميکنند. موريسون و ميليکان نيز، سکوت سازماني را بعنوان پديده هاي اجتماعي در نظر ميگيرند که کارمندان درآن از ارائه نظرات و نگرانيهاي خود در مورد مشکلات سازماني امتناع ميورزند.
سکوت ، توسط بسياري از ويژگيهاي سازماني تحت تاثير قرار ميگيرد. اين ويژگيها شامل فرايندهاي تصميم گيري، فرايندهاي مديريت فرهنگ و ادراکات کارکنان از عوامل اصلي موثر بر سکوت است .(Vakola٢٠٠٧ &Dimitris ) اما در عين حال دو عامل اصلي که سبب سکوت کارمندان در سازمان ميگردد عبارتند از:
الف - ترس مديريت از بازخورهاي منفي از سوي کارمندان به دليل به خطر افتادن منافع و موقعيتشان .
ب - ادراک کارکنان از باورهاي ضمني مديريت در مورد آن ها. اين باورهاي ضمني شامل برخي تفکرات مديريت است مبني بر اينکه کارمندان فقط منافع شخصي خود را در نظر ميگيرند، مديريت سازمان بيشتر از همه ميفهمد و بهترين ها را ميداند و اينکه اختلاف عقيده ها ماهيتاً مسائل مضري براي سازمان است . اين مسائل اگرچه باورهاي مديريت هستند و ممکن است هيچ يک در سازمان واقعيت نداشته باشند اما عواطف و احساسات مخربي را همچون ترس ، فريب و خشم در کارکنان سازمان بوجود ميآورد و در نهايت سبب ايجاد سکوت کارکنان ميشود.(٢٠٠٨,Slade) سکوت سازماني، با محدود کردن اظهار نظر کارکنان ، سبب کاهش اثربخشي تصميم گيريهاي سازماني و فرايندهاي تغيير ميگردد و اين موضوعي است که بسياري از سازمان ها از آن گله دارند. همچنين اين پديده رفتاري به وسيله ممانعت از بازخور منفي، مانع تحول و توسعه سازماني موثر ميشود، از اين رو سازمان توانايي بررسي و تصحيح خطاها را از دست ميدهد، بنابراين توجه به اين مشکل رايج در سازمان ها، از اهميت زيادي برخوردار است .(پرلو،٢٠٠٣)
افراد در سازمان اغلب داراي ايده ها، نظرات و اطلاعاتي براي ارائه روش هاي سازنده در بهبود کار و سازمان خود هستند. اين کارکردها، بيان کننده مفهومي به نام آواي سازماني هستند. برخي افراد اين ايده ها را ارائه و برخي ديگر ايده ها، نظرات و اطلاعات خود را مسکوت نگاه داشته و سکوت ميکنند. ابراز ايده ها(آواي سازماني) يا مضايقه از ارائه آنها(سکوت سازماني) ممکن است به لحاظ رفتاري، دو فعاليت متضاد به نظربرسند، زيرا سکوت مستلزم صحبت نکردن است درحاليکه آوا، نيازمند بيان مسائل و مشکلات موجود در سازمان است .اما واقعيت آن است که سکوت ، ضرورتاً پديدهاي در تقابل با آواي سازماني نيست .در حقيقت ، تفاوت بين سکوت و آوا، در سخن گفتن نيست بلکه درانگيزه افراد در خودداري از ارائه اطلاعات ، ايده ها و نظرات آن هاست .در اين چارچوب ، سه نوع انگيزه مرتبط با سکوت و آوا وجود دارد که عبارتنداز: ١- رفتار کنارگيرانه براسا تسليم بودن و رضايت دادن به هر چيز. ٢- رفتار خود حفاظتي بر اساس ترس ٣- رفتار ديگرخواهانه بدليل علاقه به ديگران و ايجاد فرصت براي تشريک مساعي آن ها. اين سه نوع انگيزه باعث سه نوع
سکوت مي گردد که به اختصار توضيح داده م شود:
١-سکوت از سر رضايت (مطيع ): سکوت حاصل از اين نوع رفتار، سکوت از سر رضايت يا سکوت مطيع نام دارد و به خودداري از ارائه ايده ها، اطلاعات يا نظرات مربوطه بر اساس تسليم و رضايت دادن به هر شرايطي اطلاق ميگردد. افراد در اين حالت هيچ تمايلي براي تلاش در جهت صحبت کردن ، مشارکت يا کوشش در جهت تغيير وضعيت موجود ندارند چون اين باور را دارند که نميتوانند تفاوتي ايجاد کنند. (زارعي متين و همکاران ،١٣٩٠)
٢) سکوت تدافعي: انگيزه اين نوع سکوت ، احساس ترس در فرد از ارائه اطلاعات است .در واقع گاهي ممکن است افراد بدليل محافظت از موقعيت و شرايط خود( انگيزه خودحفاظتي) به خودداري از ارائه ايده ها، اطلاعات يا نظرات مربوطه بپردازند(زارعي متين و همکاران ،١٣٩٠).
٣) سکوت اجتماعي(نوع دوستانه ): سکوت اجتماعي يا سکوت نوع دوستانه مبتني بر ادبيات رفتار شهروندي سازماني است و عبارت است از امتناع از بيان ايده ها، اطلاعات و يا نظرات مرتبط با کار با هدف سودبردن ديگر افراد در سازمان و بر اساس انگيزه هاي نوع دوستي، تشريک مساعي و همکاري(زارعي متين و همکاران ،١٣٩٠) فراموشي سازماني
به طور کلي فراموشي سازماني يعني پايان برخي فعاليت ها و يا شکل ساختار سازماني(گرو،١٩٩٥) هنگامي که سازماني به فراموشي سپرده ميشود در واقع از انجام فعاليت هايي ناتوان م شود که قبلا قادر به انجام آن ها بوده است و حال آ که فراموشي اطلاعات ، فنون ودانش هاي ارزشمند سازمان ها به هر دليلي موجب از دست رفتن مزيت هاي رقابتي مي شود. اگرچه در برخي از موقعيت ها فراموشي سازماني منجر به افزايش رقابت و حذف عناصر غير مفيد دانش مي شود ولي به هر حال پديده فراموشي سازماني بايد به نحوي مديريت گردد که سازمان از آن سود ببرد. به عبارتي ديگر گاهي فراموش کردن اطلاعات غير ضروري امري لازم و گاهي جلوگيري از فراموش شدن اطلاعات مفيد، مهم جلوه مي کند. اتخاذ راهبردهاي درخور در خصوص فراموشي سازماني، يکي از عوامل موفقيت وشکست سازمان هاست .
بر اساس تعريف صاحب نظران ، فراموشي سازماني ناتواني در يادگيري موضوعات سازماني نيست ، بلکه فراموشي فرآيندي است که پس از يادگيري اتفاق مي افتد.از اين رو ميتوان فراموشي سازماني را به صورت زير تعريف کرد:
"فراموشي سازماني، پيامد مجموعه اقدامات درون و بيرون سازماني است که در آن يک سازمان آگاهانه ويا ناآگاهانه بخشي از دانش موجود در سازمان را از دست مي دهد. قابل ذکر است در صورتي که فراموشي درون سازمان به شيوه آگاهانه انجام گيرد، فراموشي سازماني هدفمند ميباشد. اين دانش دربرگيرنده مواردي همچون مهارت ها، رو ها، فرآيندها، تجربيات ، مستندات و تکنيک هاي مورد استفاده در سازمان ميباشد"
دي هالن ٥، براي توصيف فراموشي سازماني، درصدد پيوند بين روش فراموشي و نيز نوع دانش فراموش شده ميباشد. بعد اول ، تفاوت بين فراموشي آگاهانه و ناآگاهانه را نشان ميدهد و بعد دوم ، به منبع دانش که شامل دانش جديد و دانش موجود است ، اشاره ميکند.
طبقه بندي دي هالن از فراموشي سازماني شامل موارد زير است :
١) قصور در تسخير دانش جديد: زماني اتفاق ميافتد که سازمان نتواند دانش نو ورود به سازمان را نگهداري کند و آن را به شکل برنامه ريزي نشده از دست ميدهد.
٢) قصور در حفظ دانش (تحليل حافظه ): در اين حالت از فراموشي سازماني، سازمان به شکلي ناآگاهانه و تصادفي دانش قديمي و در دسترس سازمان را فراموش ميکند.
٣) نوآور هاي اجتناب شده ( اجتناب از عادت هاي بد): اين نوع فراموشي شامل حذف برخي از تکه هاي دانش جديد از حافظه سازمان است قبل از آن که به طور دقيقي در حافظه سازمان جاي بگيرد.
٤) مديريت ياد نگرفتن : اين نوع از فراموشي هنگامي رخ ميدهد تا دانشي که در سازمان موجود است (تحقيق يافته ) به طور هدفمند از حافظه سازماني حذف شود.
روش شناسي پژوهش
روش تحقيق توصيفي – پيمايشي بوده که جامعه آماري ٨٩٦ کارکنان اين شهرداري بوده که تعداد ٢٦٩ نفر با روش نمونه گيري تصادفي ساده و با استفاده از جدول مورگان به عنوان نمونه انتخاب گرديد.
ابزارهاي جمع آوري اطلاعات ، پرسشنامه هاي محقق ساخته بوده که جهت تعيين روايي از نظرات اساتيد مديريت دانشگاه ها استفاده گرديد که نتيجه حاکي از تاييد پرسشنامه بود. همچنين براي تائيد پايايي از ضريب آلفاي کرونباخ استفاده شد و ٠.٨٧٩ و ٠.٩٢٣ به ترتيب براي سکوت سازماني و فراموشي سازماني بدست آمد.