بخشی از مقاله
چکیده
امروزه با توجه به افزایش رقابت در بازارهای جهانی، کاهش چرخه عمر محصولات، خدمات و نیازهای روزافزون و متغیرمشتریان، سازمان ها باید سطح عملکرد خود را تا حد جهانی ارتقاء دهند. با عمومیت یافتن سریع دسترسی به کامپیوترها و تکنولوژی اطلاعاتی و رسانه های پیشرفته هیچ سازمانی و کشوری نمی تواند اقتصاد قرن حاضر را بدون زیرساخت های الکترونیکی اداره کند، یکی از فاکتورهای مهم تصمیم گیری مدیران اطلاعات است.
بر این اساس ضرورت دارد تا ابزاری فراهم شود که با بهره جویی از آن بتوان به عوامل کلیدی و استانداردهای عملکرد در سطح جهانی دست یافت. اتوماسیون اداری به عنوان یکی از این ابزارها، شامل تمام سیستم های الکترونیکی است که انواع ارتباطات داخلی و خارجی سازمان را برقرار و تسهیل می کند.
هدف از این مقاله بررسی تاثیر این فناوری در رفع موانع سازمانی فوق جهت ارتقاء علکرد به سطح جهانی می باشد که جمعیت مورد مطالعه این تحقیق کارکنان شرکت توزیع برق شهرستان اصفهان می باشد و در قالب بررس صحت شش فرضیه آماری مطرح می گردد.
نتایج حاصل از این تحقیق که بر مبنای بهره گیری از روش تحقیق توصیفی- پیمایشی و با استفاده از تکنیک های آماری تحلیل عاملی تاییدی بر روی پاسخ های اخذ شده از 90 پرسشنامه از خبرگان سازمان های بهره برداری کننده از این فناوری در ایران انجام شده است؛ موید آن است که بکارگیری اتوماسیون اداری در این سازمان بر انعطاف پذیری قیمت قابل رقابت، بهبود کیفیت، کاهش دوباره کاری، کاهش زمان انتظار و در نهایت بهبود عملکرد در سطح کلاس جهانی تاثیر مثبت دارند.
مقدمه
در سال های اخیر، پیشرفت فناوری اطلاعات و شاخه های وابسته به آن، راه حل های مختلفی را فراروی محیط های کسب و کاری قرار داده است. در این میان سیستم های اطلاعات از مهم ترین و کاراترین راه حل ها برای تسهیل، کنترل و نظارت بر گردش اطلاعات در سازمان ها است. سیستم های اطلاعاتی، برنامه های نرم افزاری هستند که با استفاده از رایانه و بانک های اطلاعاتٌ، کار جمع آوری، ذخیره، بازیابی و کنترل اطلاعات را در سازمان ها تسهیل می نمایند.سازمان های عصر جدید از بکار گیری سیستم های کامپیوتری و تکنولوژی اطلاعات و رسانه های پیش رفته گزیری ندارند و آینده از آن آنانی است که با شناخت دقیق و صحیح ، محاسن و معایب این سیستم ها را موشکافانه مورد امعان نظر قرار داده و از تجربه دیگران درس بگیرند بدون اینکه هزینه های آن تجربه را مجدداً تقبل نمایند.
این امر باعث می شود، هر واحدی از زمان که صرفه جویی شود از واحد قبلی آن با ارزش تر گردد . بدین ترتیب حلقه باز خورد مثبتی به وجود می آید که شتاب را شتاب می بخشد.
شاخه ای از سیستم های اطلاعاتی با عنوان سیستم های اطلاعاتی مدیریت، به مدیران و کارکنان در زمینه کنترل گردش اطلاعات در سازمان کمک می کند.
- - تصمیم گیری را می توان جمع آوری و پردزش اطلاعات در نظر گرفت - - - صرافی زاده،ص - 1380 :56 اما در حقیقت، تصمیم گیری فرایند آمیخته با بازی نهایی قدرت ، سیاست ها ، اختلافات شخصی و تاریخچه سازمانی است
رهبرانی که قدرت تشخیص این موضوع را دارند . تصمیماتی به مراتب بهتر از آنهایی می گیرند که کماکان بر این تصور پای می فشارند که تصمیمات ، رخداد هایی هستند تنها در کنترل ایشان . از همین رو است که گفته می شود بعضی از فرایند های تصمیم گیری موثر تر و کار آمد تر از بعضی دیگر هشتند - گاروین ، ص - 64:2001 یکی از پرکاربردترین انواع سیستم های اطلاعاتی که مدیران را در کنترل گردش اطلاعات در سازمان یاری می دهد،
سیستم اتوماسیون اداری است. در این سیسم، عموماً گردش مکاتبات اداری در سازمان مورد توجه قرار گرفته و علاوه بر آن دارای ابزارهای ارتباطی متعددی همچون ارسال و دریافت نامه ها و دستورالعمل ها، ارسال و دریافت پیام های شخصی و فوری، ارسال و دریافت نامه های الکترونیکی داخلی و ... است.
- - داشتن اطلاعات دقیق ، مرتبط و به هنگام و سریع باعث بالا رفتن سرعت و دقت تصمیم گیری شده و جلوی انتخاب بسیاری از تصمیمات نادرست را خواهد گرفت . در این برنامه زمانی ، یک مدیر کار آمد بدون داشتن اطلاعات مورد نیاز خود قادر به رهبری سازمان و رسیدن به اهداف از قبل تعیین شده نیست
با در نظر گرفتن سرعت پردازش بالا و قابلیت ذخیره حجم عظیمی از داده ها و اطلاعات، امکان پردازش و تجزیه و تحلیلاطلاعات خصوصا زمانی که تحلیل حجم بزرگی از داده های عددی مدنظر باشد کاری بس دشوار است، با توجه به این محدودیت ها و کاهش عملکرد سازمان ها گریزی جز توجه به موانع موجود در سازمان ها و حضور و فعالیت جدی آن ها در ارتقاء عملکردشان به سطح جهانی باقی نمانده است.
در راستانی تحولات صورت گرفته در سطح جهان، سازمان ها در صورتی می توانند موفق باشند که قادر به سازگار ساختن خود با معیارها و اصول حاکم در عرصه جهانی باشند. عملکرد در سطح جهانی به تدریج به صورت یک تعهدنامه بین المللی برای فعالیت های تولیدی و حضور در عرصه رقابت در دهه 1990 میلادی درآمده است این سیستم ترکیبی منظم از تکنیک های پیشرفته تولید و عملکرد است که مشارکت کارکنان را در بستر فعالیت های خود و مشتری را به عنوان قلب فعالیت هایش مورد توجه قرار داده است.
امروزه موانعی چون کاهش کنترل بر کارها به دلیل افزایش حجمی آن ها، کاهش کنترل و نظارت بر کارکنان، کاهش رضایت شغلی کارکنان، استفاده زیاد از کاغذ در سازمان ها، و ... باعث رکود عملکرد و فاصله آن ها از سطح کلاس جهانی شده است. سرمایه گذاری پست ها می تواند ، در میان انسان ها یی، که هیچ علاقه ای به موفقیت و پیشرفت.ندارند، نیاز به چنین انگیزه ای را برای رسیدن به موفقیت ایجاد کند. انگیزش پیشرفت باعث می شود انسان زندگی زیست محیطی دشوار و شرایط سخت رابرای موفقیت تحمل کند. بدین منظور بررسی نیاز ها و متغیرهایی ، مانند پاسخگویی،رقابت، کار سخت ، و هدف الزامی است،
- - اگر مدیران گمان می کنند که می توانند در ده سال آینده ، شرکت خود را طوری اداره کنند که در ده سال گذشته کرده اند ، سخت در اشتباهند . برای توفیق در دهه آینده باید وضع موجود را به هم بریزند . - - - بنیس ، ص - 1381 :1 صفری و مشرف جوادی - 2013 - ، در مطالعه خود، دریافتند که خدمات اداری جدید، و سیستم های نوآورانه، می تواند، باعث پیشرفت و موفقیت کارکنان شود. نتایج تحقیقات وبررسی سازمانی آنها ، به این مهم رسید که استفاده از اتوماسیون اداری یکی از عوامل موفقیت سازمان در محل کار است. .
حضور سیستم های اطلاعاتی مبتنی بر رایانه امکان پردازش و تجزیه و تحلیل اطلاعات را بسیار آسان کرده و از همه مهم تر سرعت انجام کارها را به دلیل ماشینی کردن آن ها بالا برده است.
