بخشی از مقاله
چکیده
هدف اصلی از انجام این تحقیق پیمایشی، بررسی تأثیر اتوماسیون اداري بر تصمیمگیري مدیران استانداري کرمانشاه و حوزه ستادي و صفی آن است. این پژوهش بر اساس هدف کاربردي و بر اساس ماهیت توصیفی –تحلیل میباشد. روش تحقیق در این پژوهش پیمایش است گردآوري دادهها و اطلاعات مورد نیاز با استفاده از دو شیوه میدانی و کتابخانهاي انجام شد.
جامعه آماري پژوهش شامل مجموعه مدیران، معاونین، رؤسا و مسئولین استانداري کرمانشاه و حوزه ستادي و صفی آن است که شامل 136 نفر است . شیوه تعیین حجم نمونه بر اساس جدول مورگان 103 نفر برآورد گردید. وسیله گرآوري داده ها در این تحقیق دو نوع پرسشنامه بود که بر اساس چارچوب نظري و فرضیه هاي تحقیق تنظیم و تدوین گردیده اند.
میزان پایایی پرسشنامه بر اساس آلفاي کرونباخ بیش از 0/7 برآورد گردید و روایی آن نیز بر اساس نظر اساتید، مورد تأیید قرار گرفت. براي تجزیه و تحلیل دادههاي حاصل از پرسشنامه از معادلات ساختاري مانند رگرسیون خطی ساده استفاده گردید که بر اساس نتایج حاصل از آن فرضیه اصلی پژوهش و 4 فرضیه دیگر تأیید شد.واین نتیجه حاصل گردید که اتوماسیون اداري با ضریب همبستگی R =0/229 بیشترین تأثیر مثبت و معنادار را بر تصمیم گیري داشته است.
مقدمه
تاریخ نوع بشر را میتوان از طریق توسعه سازمانهاي اجتماعی تعقیب نمود. افزایش جمعیت و پیچیدهشدن زندگی اجتماعی بشر، عاملی است که ظهور این پدیده را دامن زنده است و بتدریج با این افزایش و پیچیدهتر شدن زندگی اجتماعی، ادارات و سازمانها نیز متکاملتر شدند به گونهاي که از دهه 1960 که جنبههاي بیشتري از کاربرد و فعالیتهاي اداري و بازرگانی رو به گسترش گذاشت وجود یک سیستم یکپارچه اداري مناسب که حجم عظیم اطلاعات و مکاتبات را در بر گیرد به وضوح احساس شد
بنابراین با پیشرفته و پیچیده تر شدن ارتباطات تجاري، سازمانها براي از دست ندادن یکی از منابع ورودي - اطلاعات - لاجرم دست به ایجاد سیستمهاي در درون خود زدند تا بتوانند از اطلاعات موجود در اطراف خود استفاده بهینه را ببرند و با پردازش مناسب، این اطلاعات را به مشتریان و در جهت جلب رضایت آنان، عرضه کنند. در این راستا، بحث سیستمهاي اتوماسیون اداري که نوعی از انواع سیستمهاي اطلاعاتی است روز به روز اهمیت بیشتري مییابد
امروزه ارتباطات و مکاتبات اداري در سازمانها و مؤسسات گوناگون به دلیل گسترش و توسعه روزافزون تغییرات فناوري در جهان و نیز افزایش سریع تغییرات محیطی و پاسخگویی سریع و مناسب سازمان به این تحولات، به طور کامل دگرگون شده است - شولتز*، . - 2000 بنابراین استفاده از سیستم اتوماسیون اداري به عنوان روشی مدرن باعث سرعت بخشیدن به جریان کار میگردد و به طور گستردهاي براي بقا و رشد سازمانها در دوره کنونی مهم است و اهمیت آن به رسمیت شناخته شده است و بخشی جدایی ناپذیر و اساسی براي حمایت، حفظ و رشد یک فعالیت تجاري است و زمینهساز سرعت بخشیدن به امور روزمره میگردد
در این تحقیق اثرات سیستم اتوماسیون بر فرایند تصمیمگیري مدیران ستادي و صنفی استانداري کرمانشاه مورد برسی قرار گرفت. میتوان گفت با بهرهمندي از سیستمهاي اطلاعات مدیریت و اتوماسیون اداري میتوان مدیران را در جهت تحقق اهداف یاري و پشتیبانی کرد. کامپیوتر و بهرهبرداري از اتوماسیون اداري در استاندار کرمانشاه سرعت، دقت و صحت تصمیمگیري مدیران را افزایش داده در نتیجه عملکرد کارکنان ستادي و صفی نیز بهبود یافته است. سیستم اتوماسیون اداري تاثیر به سزایی در صحت، دقت، اقتصادي بودن و بهنگام بودن تصمیمگیري مدیران حوزه ستادي و صفی داشته است.
بیان مسأله در حال حاضر سازمانها از بکارگیري سیستمهاي رایانهاي و فنآوري اطلاعات و رسانههاي پیشرفته گریزي ندارند و آینده
از آن سازمانهایی است که با شناخت دقیق و صحیح، محاسن و معایب این سیستمها را بررسی کنند و از تجربه دیگران درس بگیرند بدون اینکه دوباره هزینههاي آن تجربه را بپردازند. دسترسی به رایانه و فنآوري اطلاعات و رسانههاي پیشرفته، مولد شتاب فزاینده است. شتاب این تأثیر را دارد که هر واحدي از زمان که صرفهجویی میشود، از واحد قبلی آن با ارزشتر میسازد. بدین ترتیب حلقه بازخورد مثبتی به وجود میآید که شتاب را افزایش میدهد، شتابی که مدیران در سطوح مختلف سازمان انجام میدهند و همواره در فضاي آن حرکت مینمایند، تصمیمگیري است تصمیمگیري را میتوان جمعآوري و پردازش اطلاعات در نظر گرفت
داشتن اطلاعات دقیق، بهنگام و سریع باعث افزایش سرعت و دقت تصمیمگیري، و مانع انتخاب بسیاري از تصمیمات نادرست می-گردد و مدیران بدون داشتن اطلاعات بروز و مورد نیاز قادر به اتخاذ تصمیمات صحیح و رسیدن به اهداف از پیش تعیین شده نخواهند بود.سیستم اتوماسیون اداري در استانداري استان کرمانشاه به طور کامل اجرا گردیده است و در جهت تحقق اهداف آن از طریق اعمال مدیریت، اثربخشی و کاربرد مجموعه فعالیتهاي سازمان با بهرهگیري از گردش الکترونیکی مکاتبات در سطح سازمان، جستجوي آسان در اطلاعات ذخیره شده، نگهداري و ثبت بهینه اطلاعات، بهبود در ارتباطات درون سازمانی و برون سازمانی و بسیاري موارد دیگر را بر عهده دارد که این ارتباط به بهبود هماهنگی و کیفی کردن فعالیتها کمک میساند.
هدف و سوال اصلی این پژوهش بررسی تأثیر اتوماسیون اداري بر فرآیند تصمیمگیري مدیران حوزه ستادي و صفی استانداري کرمانشاه میباشد که بدنبال آن هدف فرعی که شامل، شناسایی یک سیستم اتوماسیون مناسب جهت اطلاع رسانی به مدیران سازمان، بررسی و تجزیه و تحلیل آمار و نتایج حاصل از سیستم اتوماسیون، بررسی و شناسایی عوامل موثر در موفقیت سیستم اتوماسیون از نظر تامین اطلاعات مناسب نظیر صحیح بودن و دقت و به هنگام بودن و اقتصادي بودن و ارائه راهکار براي بهبود عملکرد پرسنل ستادي و صفی در راستاي ارتقاء و بهرهوري متناسب با چشماندازهاي سازمان میباشد.
مبانی نظري و بیشینه پژوهش
اتوماسیون اداري*
در میان سیستمهاي مکانیزه، سیستمهاي اتوماسیون اداري بخش قابل توجهی از سیستمهاي موجود در بازار هستند که به صورت فراگیر در سازمانهاي دولتی و خصوصی راه اندازي میشوند و یا در شرف استقرار می باشند و میتواند به سازمانها براي تبدیل به کارآمد شدن، بهبود بهرهوري و سرعت در پاسخگویی به نیازهاي مشترك کمک کند
این سیستم با متصل کردن اطلاعات کامپیوترهاي موجود در یک سازمان به کمک شبکه و یا استفاده از یک برنامه نرمافزاري مشترك، باعث انتقال اطلاعات، آمارها، نامهها و مکاتبات و نیز دستورالعملها بهصورت کاملاً یکپارچه و آسان انجام پذیرد و بدین ترتیب فرمولی جدید جهت طبقهبندي، تبادل، تنظیم و تصحیح اطلاعات درونسازمانی و تسریع بخشیدن به امر اجراء بدون نیاز به روشهاي دست و پاگیر و مرسوم اداري و با صرفهجوئی در زمان و مواداولیه مصرفی ایجاد شود. این سیستمها در حال حاضر از انواع مختلفی از ابزارها و فنون براي بهرهوري و ارتقاء و بهبود کیفیت خدمات استفاده می- کنند و هر روز به تعداد کاربران این سیستم اضافه شده و سازمانها به سرعت سیستمهاي سنتی و دستی خود را با سیستمهاي جدید و مکانیزه جایگزین میکنند.
بستر سخت افزاري و نرم افزاري مناسب، انتظار مکاتبات بدون کاغذ را براي ایجاد سهولت در کار کاربران و نیز سرعت بخشیدن به انجام امور اداري بین سازمانی را به وجود میآورد - شیخ بکلو و همکاران، . - 53 :1391 تأثیر اتوماسیون اداري در مرحله اول جایگزین کردن سرمایه به جاي نیروي کار انسانی است. تأثیر اینگونه اطلاعات پیشرفته این است که مدیران را در تصمیمگیري مؤثر یاري میدهد و اثر آن زمانی حاصل میگردد که سازمان تصمیم میگیرد فرآیند خود را باز مهندسی کند تا به کاربرد بالاتري دست یابد
استفاده از اتوماسیون اداري به عنوان روشی نوین، از سویی به جریان کار سرعت میبخشد و از سوي دیگر با جمعآوري اطلاعات مجموعه فعالیتهاي سازمان و طبقهبندي آنها، بستر مناسبی را براي سرعت بخشیدن به امور روزمره فراهم میسازد. مسلماً با تسهیل فرآیند انجام کارها، یکی از اهداف هر سازمان که همانا رضایت ارباب رجوع و افزایش بهرهوري منابع انسانی است حاصل میشود
تصمیمگیري تصمیم یک عمل ذهنی است که انجام دادن یا انجام ندادن کاري از آن نتیجه میشود و به معناي قصد براي انجامدادن یا ندادن کاري، انتخاب یک رأي یا یک فکر و کنار گذاشتن تردید و همچنین به معناي اراده کردن، قصد کردن، آهنگ کاري کردن آمده است
تصمیمگیري به عنوان مهمترین عمل مدیریت را باید مجموعهاي از علم و هنر دانست که یا از طریق درك وضعیت و قضاوت شهودي انجام میپذیرد و یا با استفاده از تجزیه و تحلیلهاي کمی. انتخاب بر اساس قضاوت شهودي هنر است که از طریق تجربه به دست میآید و استفاده از فنون حل مسأله که فرآیندي تحلیل است،
ماهیتی عملی دارد و اجراي آن به مهارت و دانش لازم نیازمند است - نورایی، . - 84 :1389 تصمیمگیري فرایندي است که به منظور حل مسأله، مشکل یا انجام امري از میان سایر امور، راه حل یا راهحلهاي مناسبی انتخاب میشود - اکرامی و همکاران، . - 84 :1389 دهخدا در فرهنگ خود از تصمیمگیري به معناي اراده کردن و قصد کردن نام برده است - دهخدا، :1370 ج. - 732 :15 و تعریف اصطلاحی آن نیز عبارت است از فرایندي که از طریق آن راه حل مسأله معینی انتخاب می-کنند.
