مقاله در مورد بررسی سیستم های اتوماسیون اداری

بخشی از مقاله

سيستم هاي اتوماسيون اداري
چكيده
امروزه سيستم هاي اداري، سيستم هاي جهاني هستند كه وظيفه اصلي آنها ايجاد ارتباط و بهبود ارتباطات است. ارتباطات از لحاظ اطلاعات تجاري از اهميت بسزايي برخوردار است و رمز بقاي سازمانها و تداوم فعاليتهاي آنها مجهز شدن اين سازمانها به ابزارهاي رقابتي عصر اطلاعات ارتباطات؛ يعني سيستم هاي اطلاعاتي و فناوري اطلاعات است. در اين ميان از دهه 1960 كه جنبه هاي بيشتري از كاربرد و فعاليتهاي اداري و بازرگاني روبه گسترش گذاشت، وجود يك

سيستم يكپارچه اداري مناسب كه حجم عظيم اطلاعات، مكاتبات را دربرگيرد به وضوح احساس شد. اين مقاله ضمن بررسي سيستم هاي اتوماسيون اداري ازجهات مختلف به بيان اهميت اطلاعات و اهميت سيستم هاي اطلاعاتي، تكامل انواع سيستم هاي اطلاعاتي و تكامل سيستم هاي اتوماسيون اداري و مزايا و معايب اتوماسيون اداري و ارگونوميك و تفاوت انواع سيستم هاي اطلاعاتي با سيستم اتوماسيون اداري پرداخته است.

مقدمه
با گسترش روزافزون ارتباطات و پيدايش شكلهاي مختلف جريانات ارتباطي، شبكه هاي ارتباطي در تمامي امور زندگي افراد سايه افكنده است و تجارت هم كه در اقصي نقاط جهان به شيوه هاي مختلف (توليد كالا يا خدمات) ديده مي شود از اين قضيه مستثني نيست. با پيشرفته و پيچيده تر شدن ارتباطات تجاري، سازمانها براي از دست ندادن يكي از منابع ورودي (اطلاعات) لاجرم دست به ايجاد سيستم هايي در درون خود زدند تا بتوانند از اطلاعات موجود در اطراف خود استفاده بهينه كنند و با پردازش مناسب اين اطلاعات را به مشتريان و درجهت جلب رضايت آنان، عرضه كنند. درواقع محيط پررقابت كسب و كار و دگرگونيهاي اين محيط در دهه 1990 (جهاني شدن اقتصاد و تبديل اقتصادها و جوامع صنعتي به اقتصاد خدماتي برپايه دانش و اطلاعات) لزوم توجه به سيستم هاي اطلاعاتي را دوچنـــــدان كرد. به همين جهت، بحث سيستم هاي اتوماسيون اداري كه نوعي از انواع سيستم هاي اطلاعاتي است روز به روز اهميت بيشتـــري مي يابد، چنانكه امروز

سازمانهايي مي توانند در اغلب اوقات خود را در بالاترين ميزان آمادگي براي مقابله با تغييرات محيطي و داخلي ببينند كه از درجه بالايي از اتوماسيون سود برده باشند. اما سيستم هاي اتوماسيون اداري چيستند؟ چه مزايا و معايبي دارند؟ نياز واقعي به تكامل و ايجاد آنها چه بوده است؟ انواع كاربردها و يا زيرسيستم هاي آن چيست؟ چه تفاوتي با ساير سيستم هاي اطلاعاتي دارد؟ و...
اهميت اطلاعات و سيستم هاي اطلاعاتي
اطلاعات يكي از منابع باارزش واصلي مديران يك سازمان است. همان طور كه منابع انساني،

مواداوليه و منابع مالي در روند توليد داراي نقش و ارزش خاصي هستند لكن در عصر اطلاعات و ارتباطات، اطلاعات داراي ارزش ويژه اي هستند. ازطرفي اطلاعات كليد جامعه مردمي است و انتشار و استفاده از آن يك شاخص اجتماعي به شمار مي رود. رشد اين شاخص به معناي ارتقاي ملي خواهدبود. اطلاعات به طور محسوسي بر بينش و رفتار ما اثر مي گذارد.

فناوري و ابزارهاي الكترونيك و رايانه اي نيز در دهه گذشته پديده انفجار اطلاعات را موجب شدند و به طور حتم تاثير مهمي را بر جهت گيري جوامع و اطلاعات موردنياز آنها خواهند گذاشت. امروزه نه تنها مديران ارشد و مديران اجرايي، بلكه تمام اقشار اجتماع چون محققان و دانشوران و تجار ناگزير از استفاده اطلاعات هستند. كاربران نظام اطلاعات، اطلاعات را چون يك منبع ارزشمند، هم سنگ سرمايه و نيروي كار به كار مي برند. از آنجا كه اطلاعات مهم و ارزشمند هستند و اساسي براي كل فعاليتهاي سازمان محسوب مي شوند، لذا بايستي سسيتم هايي را برپا كرد تا بتوانند اطلاعات را توليد و آنها را مديريت كنند. هدف نهايي چنين سيستم هايي كسب اطمينان از صحت، اعتبار و روايي اطلاعات دردسترس در زمان موردنياز و به شكل قابل استفاده است. امروزه سيستم هاي اطلاعاتي نقش اساسي در همه زمينه هاي فعاليت يك شركت ايفا مي كنند. توجه به شركتهاي موفق نشان مي دهد كه همگي آنها به سيستم هاي اطلاعاتي جهت فعاليت روزانه

شان مجهزند. چالش حقيقي كه شركتها با آن روبرو هستند، صرفاً به كارگيري سيستم هاي اطلاعاتي متكي به رايانه نيست، بلكه هدف اساسي استفاده اثربخش سيستم هاي اطلاعاتي در مديريت است. سيستم هاي اطلاعاتي كه به عنوان منبعي ارزشمند محسوب مي شوند، توانايي مديران و كاركنان را افزايش داده و امكان تحقق اثربخش اهــــداف سازمان را با بهره وري بالا موجب مي گردند.
انواع سيستم هاي اطلاعاتي
در نخستين سالهاي اختراع رايانه متخصصان توجه چنداني به نيازهاي اطلاعاتي مديران نداشته و از رايانه ها فقط جهت پــردازش داده ها در امور حسابداري استفاده مي شد. در طول اين دوره كه تا اواسط دهه 60 به طول انجاميد بيشترين تاكيد بر قدرت محاسباتي و پردازش رايانه بود. درحال

حاضر به اين نوع كاربرد رايانه پردازش داده ها، گفته مي شود و بايد توجه داشت كه سيستم هاي پردازش داده مقـــــداري اطلاعات نيز توليد مي كنند.
در اوائل دهه 1960 و پس از اختراع انواع رايانه هاي جديد كه با هزينه كمتر اطلاعات بيشتري را پردازش مي كردند روشهاي جديدتري براي معرفي تجهيزات جديد ترويج داده شده؛ يعني سيستم هاي اطلاعاتي مديريت. پس از گذشت يك دهه و به دليل به وجود آمدن نيازهاي اطلاعاتي جديد، سيستم اطلاعاتي جديد به نام سيستم پشتيباني تصميم گيري يا (DECISION SUPPORT SYSTEM)DSS به وجود آمد. پس از تكميل سيستم پشتيباني تصميم گيري باتوجه به پيشرفتهاي حاصله در تجهيزات رايانه اي، موضوع افزايش بهره وري و كارايي دفاتر مديران و تسهيل ارتباطات بين مدير و كاركنان ازطريق به كارگيري تجهيزات رايانه اي و الكترونيك مطرح گرديد و در سال 1980 سيستم هاي اتوماسيون اداري طراحي گرديدند.
اما درواقع اتوماسيون اداري در سال 1964 وقتي كه IBM محصول جديد خود، يعني نوار مغناطيسي/ ماشين تايپ سلك توري (MT/ST) را معرفـــي كرد شروع شد، ماشين تايپي كه مي توانست به صورت اتوماتيك از روي حروف ضبط شده بر روي نوار مغناطيسي تايپ كند. اين عمليات

تايپ اتوماتيك خيلي زود به سيستم هاي كوچك در ريزپردازنده ها تبديل شد. و تكاملهاي بعدي در اين زمينه ايجاد شد. و نياز واقعي به تكامل اين بود كه طي دهه 1970 كارايي كارخانه ها 90 - 85 درصد افزايش يافت، درحالي كه كارايي دفتري تنها 4 درصد افزايش داشت، پس بايستي سيستم هايي به وجـــــود مي آمدند كه موجب افزايش بهره وري و كارايي دفاتر هم مي شدند.
سير تكامل فناوري اداري
سير تكامل فناوري اداري شامل دوره هاي فناوري اداري، فناوري رايانه اي و فناوري ارتباطات است. در دوره اول كارفرمايان در تلاش بودند تا محيطي را به وجود آورند كه جدا از مسائل كارخانه اي و درمعناي عام محيط توليد، كليه امور اداري، پرسنلي و تجارتي در آن صورت گيرد، از مهمترين

شاخصهاي اين دوره انجام مطالعاتي درمورد جايابي و فضاسازي براي محيطهاي اداري بود. (دهه 20 به بعد) درحقيقت در اين دوره سعي در جداساختن فعاليتهاي اداري از فعاليتهاي توليدي بود و درنهايت واحدهاي ستادي از لحاظ مكاني از واحدهاي اجرايي جدا گرديدند. تفكر اين دوره اين چنين بود كه محيطي با شرايط بهتر براي انجام امور اداري كه در آن زمان، بيشتر امور محاسباتي نظير حسابداري، حقوق و دستمزد و مالي بود، فراهم گردد.
در دوره دوم؛ يعني فناوري رايانه، با ورود رايانه هاي كوچك كه از سرعت و دقت بالايي بهره مند بودند،‌ مديران تصميم گرفتند كه با استفـــاده از اين وسايل و سرمايه گذاري در رايانه اي كردن سازمان خود از سرعت و دقت رايانه در كاهش زمان كار و حذف اشتباهات انساني استفاده كــــــرده و پيامد اين حركت به وجود آمده اين بود كه كاربران را براي انجام امور روزمره شان به خوبي ياري كرد.
در دوره سوم؛ يعني فناوري ارتباطات، با گسترش روزافزون و همه جانبه علوم و فناوري رايانه و استفاده از وسايل جانبي آن و يكپارچه شدن و ادغام هريك از اين سيستم ها در يكديگر. درحقيقت امروزه سيستم هاي اداري سيستم هاي جهاني هستند كه وظيفه اصلي شان ايجاد ارتباط و بهبود ارتباطات هستند. نوعاً ارتباطات از لحاظ اطلاعات تجاري از اهميت بسزايي برخوردار است. از مشخصات ديگر اين دوره كه الان در آن به سر مي بريم، اين است كه سازمانها و شركتها به ارزش واقعي اطلاعات به هنگام و يا كيفيت پي برده اند و در بازارهاي پيچيده امروزي نبود ارتباط با منابع اطلاعات به معناي از دور خارج شدن سازمان است. به دست آوردن ارتباطات درست و با كيفيت و مربوط به معني هماهنگي و سازگار بودن سازمان با محيط و جوابگو بودن نسبت به تغييرات است.
تعريف اتوماسيون اداري:
بسياري عقيده دارند كه سيستم و چارچوبي به نام اتوماسيون اداري وجود ندارد، بلكه تركيبي از وسايل و تجهيزات گوناگون براي تسهيل درامور مرتبط با فعاليتهاي اداري را اتوماسيون اداري مي نامند.
اما از دهه 1960 كه جنبه هاي بيشتري از كاربردها و فعاليتهاي اداري و بازرگاني گسترش يافت، وجود يك سيستم يكپارچه اداري، مناسب كه حجم عظيم اطلاعات، مكاتبات، مراسلات را دربرگيرد به وضوح احساس شد كه با نامهاي مختلفي همچون سيستم هاي اداري، سيستم هاي اطلاعات اداري، سيستم هاي كاربر نهايي و سيستم هاي محاسباتي كاربر نهايي ناميده شده است. ولي

عمومي ترين و بالاترين درجه از اتوماسيون سيستم هاي اداري به نام اتوماسيون اداري ناميده مي شود. سيستم هاي فوق تعريف مشخصي ندارند بلكه منحصر به تعيين ديدگاههاي كاربر است و اين خود بدين معني است كه سيستم هاي اتوماسيون اداري داراي تعاريف بي شماري است. در اينجا به برخي از آنها اشاره مي كنيم.
اتوماسيــــون اداري، مشتمل بر تمام سيستم هاي الكترونيك رسمي و غيررسمي بوده كه به برقراري ارتباط اطلاعات بين اشخاص در داخل و خارج موسسه و بالعكس مربوط مي شود. كلمه اصلي كه اتوماسيون اداري را از داده پردازي، سيستم اطلاعات مديــــريت و سيستم پشتيباني تصميم متمايز مي سازد ارتباطات است. اتوماسيون اداري به منظور تسهيل انواع ارتباطات به

هر دو صورت شفاهي و كتبي است. (RAYMOND,1998)
سيستم هاي اطلاعات اداري (OFFICE INFORMATION SYSTEM=OIS) از امور اداري ازطــــريق فناوري اطلاعاتي حمايت مي كند. سيستم هاي اطلاعات مدرن ازجمله اجزا سيستم اطلاعاتي مديريت (MIS) است كه ابزارهايي را براي ارتباطات و هماهنگي مابين كارگران دانشي به وسيله ايجاد مديريت اثربخش اسناد و پيامها و جلسات الكترونيك فراهم مي كند. (ZWASS, 1992) اتوماسيون اداري عبارت است از كاربرد وسايل الكترونيك در فعاليتهاي دفتري به منظور افزايش كارايي؛ كارايي افزايش يافته ناشي از تكامل تبادل اطلاعات، در داخل دفتر و بين دفاتر و محيط آنها بوده و درنتيجه با ارائه اطلاعات بهتر براي تصميم گيري مي تواند به مدير سود برساند. (بهشتيان،1378)
مزايا و معايب اتوماسيون اداري:
مهمترين شرط كاربرد و استفاده از اتوماسيون در اكثر سازمانها، صرف نظر از موارد استفاده ديگر آن، مربوط به لزوم سرعت و دقت و صحت دركار آنها است. و به خاطر توسعه دامنه عمليات سازمان است كه اين امر احتياج به گسترش مجاري ارتباطات با سرعت بيشتر است. و اتوماسيون اداري موجب مي گردد كه مجاري ارتباطي كوتاه و ارتباطات لازم به سهولت دراختيار مديران قرار گيرد.
به طوركلي، مزاياي كاربرد سيستم هاي اتوماسيون اداري به دو دسته مزاياي مستقيم و مزاياي غيرمستقيم تقسيم مي شود.
1 - مزاياي مستقيم: اين مزايا عبارتند از: افزايش محصول يا بازده و صرفه جويي در وقت يا نيروي كــــــار. معمولاً اين مزايا كه قابل اندازه گيري بوده و ممكن است تاثير مستقيم و كوتاه مدت بر جريان نقدينگي داشته باشد عبارتند از:
الف) كنترل بهتر بر كار، به خاطر تقسيم كمتر نيروي كار؛
ب) تبديل اطلاعات از شكلي به شكلي ديگر كمتر صورت مي گيرد، مانند نوشتن روي نوار كه پس از آن روي كاغذ تايپ مي شود؛
ج) فعاليتهاي غيرمولد مانند بايگاني، نگهداري سوابق و به هنگام رساني كمتر مي شود؛
د) سازماندهي پرسنل بهتر انجام مي شود. چرا كه با استفاده از امكانات كنفرانس تلفني، مسافرت و گردهمايي كمتر مي گردد.
2 - مزاياي غيرمستقيم: اين مزايا غيركمي هستند و ممكن است ازطريق سودآوري و رشد در بلندمدت سازمان را غني سازند، اين مزايا عبارتند از:
الف) وابستگي كمتر به ادارات ديگر براي تهيه كپي، چاپ و امور مشابه ديگر؛

ب) نياز كمتر به تشريفات و كنترل جهت نظارت بر جريان كار بين ادارات؛
ج) به دليل افزايش اثربخشي كاركنان در انجام كارهــاي خاص، رضايت شغلي آنها افزايش مي يابد؛
د) به دليل ارائه بهتر اطلاعات و خدمات به موقع، رضايت مشتريان بيشتر مي شود؛
ه) رقابت بيشتر سازمانها ازطريق استفاده از منابع اطلاعــــــاتي و قابليت لازم براي عكس العمل نسبت به فشارها و فرصتها.
اما كاربرد سيستم هاي اتوماسيون اداري معايبي را نيز دربردارد كه عبارتند از: ايجاد تغييرات در محيط انساني، ناديده گرفته شدن برخي از روابط اجتماعي و انساني دركارها و به صورت مكانيزه درآمدن فعاليتها، پيچيده شدن و سختي كار با سيستم ها، بروز اخلاق توجيه اشتباهات صورت گرفته و نسبت دادن آنها به سيستم، مشكلات جسماني كاركنان در كار با رايانه، نپذيرفتن سيستم هاي مكانيزه توسط مديران و يا كاركنان، كم شدن امنيت اطلاعات هم ازنظر دسترسي و هم ازنظر تخريب.
انواع كاربردها يا زيرسيستم هاي اتوماسيون اداري: از ديدگاههاي متعددي به انواع كاربردهاي اتوماسيون اداري پرداخته شده است كه در اين جا به دو نمونه از آنهـــــــا مي پردازيم. در يك ديدگاه انواع دستگاههاي مكانيزه اداري اصلي عبارتند از:
1 - در زمينه كسب اطلاعات و كپي كردن آنها: واژه پردازها، ماشينهاي كپي هوشمند، سندخوانها، سيستم هاي صوتي ديجيتالي، حروف چيني نوري.

2 - در زمينه ذخيره سازي اطلاعات: كشورهاي بايگاني الكترونيك، زير نگاشته ها (ميكرو گرافيك).
3 - در زمينه ارتباطات: سيستم تلفن رايانه اي، پست الكترونيك، ارسال فاكس، تسهيلات كنفرانس از راه دور.
از ديدگاه ديگر عناصر اصلي سيستم هاي مكانيزه اداري در شكل شماره يك آورده شده است.