بخشی از مقاله
ط
بررسی فرآیند تصمیم گیري در سازمانهاي موفق و ناموفق
چکیده
دنیاي کنونی هر لحظه در حال تغییر است و تحول پیوسته همه نظام هاي جهـان نـوین، نحـوه اداره سـازمان هـا و بـه طـور کلـی مدیریت امور را نیز به دگرگونی هاي اساسی دچار کرده و در این شرایط تصمیم گیري موثر ،این حیاتی ترین حیطـه عملکـرد مـدیریت، بـا وجود در اختیار داشتن نظریات و طرح هـاي زیـادي در ایـن خـصوص، همچنـان بـه دلایلـی خـاص بـا موانـع و پیچیـدگی هـاي فراوانـی روبروست.هدف عمده این پژوهش تعیین فرآیند تصمیم گیري در سازمانهاي موفق و ناموفق بود.روش تحقیق کیفی بـوده و نمونـه را تعـداد زیادي از مدیران و سرپرستان در دو سازمان بزرگ و چندین سازمان دیگر تشکیل می دادند و براي جمع آوري اطلاعات بـا تأکیـد بـر شـیوه مصاحبه بدون ساختار از مشاهده مشارکتی و بررسی اسناد و مدارك استفاده گردید.یافته ها نشان داد که ،سازمانها با مشکلات متعـددوبعـضاً جدیدي در دوحیطه اداري(مدیریتی،نرم افزاري و مغز افزاري) و فنی(مدیریتی،نرم افزاري،سـخت افـزاري و مغـز افـزاري) روبـرو هـستندکه واکنش مدیران در مقابله با هر مشکل و در مراحل مختف متفاوت است.بررسی این واکنشها و اطلاعـات منجـر بـه تـدوین مـدلی در زمینـه تصمیم گیري شد که قادر است بخش عمده آسیب هاي موجود در تصمیم سازي را به راحتی بیان نموده و همچنین سازمانها را بـا توجـه بـه تصمیمات اتخاذشده در هر یک از مراحل، در دوحیطه موفق و ناموفق طبقه بندي نماید.این مدل می تواند نحوه تصمیم گیري،تحلیل شرایط و به کارگیري یک الگوي موفق ازنحوه تصمیم گیري مؤثر در یک فرآیند منطقی، مرحله اي، علمی و منطبق بـا شـرایط واقعـی امـروز را نـشان دهد.بر طبق آن اغلب سازمانهاي موجود در کشور از صفت یادگیرنده بودن بی بهره می باشند.
مقدمه:
عصر کنونی را دوره تحولات شتابنده وغیر قابل پیش بینی لقب داده اند .همچنین جهان امروز جهان تغییرات است و تغییر، تصمیم گیـري را دشوار می سازد. به همان اندازه که تغییر براي سازمانها ایجاد مشکل می کند به همان اندازه هم فرصتهایی را براي سازمانها به وجود می آورد که چگونگی برخورد با تغییر، ارتباط مستقیمی با چگونگی تصمیم گیري دارد(موریسون،.(1991در واقع تغییر زندگی را جذاب می کند، تفکر را ضروري می سازد و درواقع پایه و اساس زندگی است. بنابراین، تغییر، ما را به چالش فرا می خواند و به ما می آمـوزد کـه چگونـه دنیـاي خود را مدیریت کنیم(لئوین،.(1999در این راستا دیویس وکریستفر میر1998) 3با تأکید بر نظام اقتصاد اطلاعات ، راماهیـت ابهـام موجـود را براساس سه نیروي همبستگی،سرعت ومقولات نامحسوس مورد بحث قرار داده اند.همچنین زمانی که ایشان از کاهش ابهـام درتغییـرات مـی گویند ،دنیایی مورد بحث قرار می گیرد که کالینز و پراس( 1994) 4در واقع آن را ساختی براي تغییر ،نـام گـذاري کردنـد.بنـابراین در دنیـایی اینچنین متغییر ،که ابهام وپیچیدگی به نوعی حرف اول را درآن میزند،چگونه می توان به تصمیم گیري هاي اتخـاذ شـده اطمینـان داشـت .در واقع بدون شک، تفاوت بین موفقیت و شکست، اغلب در میان توانمندیهاي ما براي خوب تصمیم گرفتن قرار دارد. میشل والدروپ( 1992)5، دررابطه با راهبردهاي کسب وکار در سازمان ها پایه ریاضی را مبنا می گذارد که نشان میدهد رویدادهاي اتفاقی می توانند به سرعت سـازمان یافته و به ساختارهاي پیچیده تبدیل شوند .همچنین باید توجه داشت که امور وپدیده هاي مختلف در وضعیت تعادل قرار ندارند و ما در تمام لحظات به نوعی با تغییر روبرو هستیم.در این شرایط تصمیم گیري بعنوان فرایند ذهنی که تمام افراد بشر در سراسر زندگی خود بـا آن سـرو کار دارند،در مدیریت سازمانها به خصوص، از اهمیت زیادي برخوردار است و براي اعمال آن به روش درست ،الگوها و نظریات زیادي ارائه
شده است.اما دربسیاري موارد در پذیرش و پیروي از نظریات موجود در تصمیم گیري کهغالباً فرآیندهاي مشخصی را نیـز ارائـه مـی دهنـد، دشواري هایی وجود دارد.اما به راستی علت چیست؟
مثلا به منظور تصمیم گیري هاي دقیق در سازمان،سیستمهاي اطلاعات یکپارچه مدیریت تـشکیل شـده کـه از مـدلهـایی بـراي تحلیل، برنامهریزي، کنترل و تصمیمگیري و یک پایگاه اطلاعات بهره میگیرد (دیـویس و اولـسون، 1985 ضح در چنـین سیـستمی دادههـاي محیطی جمعآوري و دادههاي تبادلات و عملیات سازمانی ثبت گردیده و سپس سازماندهی و به عنوان اطلاعات به مدیران ارائ ـه مـی شـود (موردیک و مانسون، (1986 و می تواند در فرایندگیريتصمیم با توجه به تعدد بالاي داده ها،ارتباط آنها ،سرعت پردازش و در برگرفتن همه سطوح سازمانی بسیار موثر باشد(آواد، .(1988در هر حال چنین سیستمهایی قابلیت ارائه اطلاعات در تمام بخشهاي سازمان به صورت کلی و جزئی،دارند(توربان و آرونسون،.(2001 اینچنین نظریات و طرح هاي حتی کاربردياخیراً زیاد مطرح گردیده که به نمونه هـایی از آن اشـاره گردید.
به طور کلی سازمانمعمولاً به عنوان یک سیستم باز و یک سیستم کنترلی حلقه بسته متصور می شود(شکل(1 (مک لئود، (1994و در تصمیم گیري در چنین سیستمی با وجود ساده بودن موضوع تبعیت بی چون و چرا از نظریات و طـرح هـاي قبلـی تـدوین شـده چنـدان کارایی ندارد.
به عقیده والدروپ ،این موضوع،به دلائلی از این قبیل برمی گردد؛ الف )مسا ئ ل خوب تعریف نشده اند،ب)تعریف جامعی از اوضاع واحوال محیط به عمل نیامده است ،ج) ممکن است شرایط محیطی در حال تغییر بوده ویا د)شـناخت کـافی از تغییـرات ایجـاد شـده وجـود ندارد.بنابراین در چنین شرایطی، شناخت تصمیم سازي ها و مراحل طی شده در فرآیند مربوط به آن ،از اهمیـت بـسیاري برخـوردار اسـت . گاهی یک تصمیم پیچیده به مانند رودخانه بزرگی است که فرضیات و پایه هاي بیشمار تشکیل دهنده خود را از سر شاخه هاي فراوان خـود بیرون میکشد.به همین ترتیب همواره افراد و واحدهاي سازمانی فراوانی در اتخاذ هر تصمیم بزرگ دخالت دارند (سیمون1،.(1947 به همـین دلیل است که مفهوم تصمیم سازي در مدیریت مسئله اي بسیار حیاتی در نظام سازمانی مدرن تلقی می شود و در واقـع جـوهر اصـلی کلیـه وظایف مدیریت ،همان تصمیم گیري است. باید پذیرفتمعمولاً مدیران تصمیمات خود را برپایه ترکیبی از ؛شهود،تجربه و تحلیل اتخاذ مـی نمایند و بسیاري اوقات به دلیل کمبود اطلاعات از آینده و قرار داشتن در شرایط نامعلوم و بلاتکلیف ، براي دستیابی به نتـایج مـورد نظـر تـا حدودي به شانس و احتمال نیز متوسل می شوند . اما دیگر امروزه، جهان پراز پیچیدگی وآشفتگی،تبعیت صرف ازفرمول هاي ساده تـصمیم گیري رابه چالش می کشد.در نگاهی قدیمی ،رفتار انسان دریک مجموعه شرایط مفروض، منطقی وبنابراین قابل پیش بینی درنظر گرفتـه مـی شود و شاید به همین دلیل است که نظریه پردازان، مدلها و ابزارهاي تحلیلی زیادي براي تبدیل فرآیند تصمیم سازي در موقعیتهاي گاه مشکل ساز را به فرمول هاي ساده اي تبدیل نموده اند.
به عنوان نمونه در نظریه منطق تصمیم سازي،مدل منطقی که به کارگرفته می شود،به ترتیب شامل ؛ الف)شناسایی و روشن سـازي مسئله،ب)الویت بندي اهداف ، ج)تهیه و ارزیابی راهکارهاي قابل گزینش،د)مقایسه پیامدهاي پیش بینی شده هر راهکار گزینشبااهداف و ر) راهکارهایی که پیش ازهمه با اهداف هماهنگ و سازگار اند ، می باشد.
در واقع این مدل و بسیاري دیگر، برپایه فرضیاتی استوار اند که نشان میدهند،رفتار انـسانها در مواجـه بـا مجموعـه اي از شـرایط چگونه می باشد و در واقع آنرا تا حد زیادي قابل پیش بینی تصور می کند. اما همانطور که سـیرت و مـارچ(1963)1بیـان مـی کننـد،واقعیت معمولاًپیچیده تر وآشفته تراز آن است که بتوان آن را در قالب یک مدل مرتب و ساده انگارانه تحلیل نمود .با بررسی هاي انجام گرفتـه شـده در برخی از سازمانهاي بزرگ در کشورو براساس چنین نگرشی ،تصمیم گرفته شد ؛چـالش هـایی را کـه مـدیران و سـازمانها در خـصوص تصمیم گیري با آن مواجه هستند، مورد تحلیل قرار داده و مدل هاي سازمانی برخورد با مشکلات ونحوه تصمیم گیري ها مورد توجـه قـرار گیرد .بنابراین با توجه به آنچه مطرح گردید سؤال اساسی این تحقیق بر این مبنا است که فرآیند تصمیم گیري در سازمانهاي موفق و نـاموفق چگونه است؟
روش تحقیق:
روش:پژوهش حاضر به دلیل آنکه در آن از اطلاعات جمع آوري شده با استفاده از(مشاهده ، مـصاحبه و نظـایر آن) بـا وجـود فقـدان نـسبی ساختمندي وانعطاف پذیري، توصیفهاي تحلیلی ،ادراکی و طبقه بندي شده حاصل می شود، یک تحقیـق کیفـی اسـت. هـدف روش تحقیـق حاضر توصیف واقعیتهاي مربوط به رفتارهاي سازمانی ازدیدگاه خود افراد است نه از دیدگاه مشاهده کننده.
نمونه تحقیق: تعداد زیادي از مدیران و سرپرستان در دو سازمان بزرگ و چندین سازمان دیگر2 به عنوان نمونه تحقیق در نظر گرفته شدند. ابزار پژوهش:در این تحقیق از شیوه مصاحبه(با توجه به انعطاف پذیري و وجود ارتباط و تماس نزدیک بین مصاحبه گر3 و مصاحبه شـونده4 که باعث اعتماد و همکاري و دستیابی به اطلاعات حقیقی و واقعیبهصورتترمی گردد) مصاحبه باز و بدون ساختار اسـتفاده شـد.ضـمن آنکه دو منبع اطلاعات دیگر نیز در تحقیق کیفی؛ .1مشاهده مشارکتی(تماس طولانی مدت محقق با موقعیت با هدف جمع آوري اطلاعات از طریق مشاهده )،.2بررسی اسناد و مدارك در تطبیق داده هاي حاصل از مشاهده با واقعیت مورد استفاده قرار گرفت.
روش اجرا.در فرآیند مصاحبه ، مصاحبه گر می بایست در مورد تعدادي از عناوین از پیش انتخاب شده در ذهن پاسـخگو کـاوش کنـد ولـی توجهی به پرسیدن پرسشهاي خاص به شکل از پیش تعیین شده نداردبنابراین نه داراي پرسشهاي استاندارد شـده اي سـت کـه بایـد از همـه پاسخگوها پرسیده شود و نه به طبقه بندي کردن پرسشها پیرامون موضوع می پردازد.جهت دستیابی به اطلاعات واقعی و حقیقی تلاش گردید ؛ پیش فرضهاي ذهنی مرتبط با تصمیم گیري در نحوه مصاحبه با افراد دخالت داده نشود .در طی فرآیند مصاحبه ،اغلب سؤالاتی مطرح میشد که میتوانست در درون خود پرسش هاي دیگري را نیز به وجودآورد.در عین حال گاه لازم بود چندین بار به یک فرد مراجعه شده ودر زمینـه هایی که ابهام وجود داشت اطلاعات لازم اخذ گردد.
یافته ها:
بمنظور تدوین مدل تصمیم سازي در مطالعه حاضر از روش مصاحبه استفاده گردید و تعداد زیادي از مـدیران و سرپرسـتان در دو سازمان بزرگ و چندین سازمان دیگر به عنوان مصاحبه شونده در نظر گرفته شدند.جهت دستیابی به اطلاعات واقعی و حقیقی تلاش گردید ؛ پیش فرضهاي ذهنی مرتبط با تصمیم گیري در نحوه مصاحبه با افراد دخالت داده نشود .در طی فرآیند مصاحبه ،اغلب سؤالاتی مطـرح میـشد
که میتوانست در درون خود پرسش هاي دیگري را نیز به وجودآورد.در عین حال گاه لازم بود چندین بار به یک فرد مراجعه شده ودر زمینـه هایی که ابهام وجود داشت اطلاعات لازم اخذ گردد.سؤالات عمده اي که پاسخ به آنها در روند مصاحبه بدون ساخت،داده هاي مورد نیاز بـه منظور استنتاج نهایی را فراهم آوردند عبارت بودند از؛.1 آیا تاکنون با مشکل یا مسئله اي مواجه شده اید که راه حل هاي شناخته شده وتجربه شده پیشین شما نتواند جوابگوي حل آن باشد؟.2آسیب ها ومشکلات مورد نظر در چه حیطه هایی بـوده اسـت؟.3چـه اقـداماتی بـراي رفـع مشکلات وآسیبها انجام داده اید ؟4 .اقدامات انجام گرفته جهت رفع مشکلات وآسیبها تا چه حد به نتیجه رسیده اند؟. 5زمانی که دچار مشکل می شوید به چه نحو با آن برخورد نموده و چگونه تصمیم گیري می نماید ؟.6چه موانعی در روند تصمیم گیري شما ایجاد اختلال می نمـود وعملاً با توجه به این مشکلات چگونه می توانستید موانع موجود در حل آسیب ها را رفع نمایید.
در هر حال با توجه به پاسخ هاي دریافتی و به طور کلی داده هاي حاصل و طبقه بندي آنهـا در خـصوص سـؤالاتی کـه در رونـد مصاحبه به آنها پرداخته شد،مشکلات در دوحیطه اداري و فنی قرار گرفت که در جداول شماره 1 و 2 ارائه شده اند.
