بخشی از مقاله
چکیده
امروزه با افزایش رقابت و تغییرات غیرقابل پیش بینی در عرصه کسب و کار، سازمانها به منظور کسب مزایای رقابتی در دستیابی به اهداف سازمانی و موفقیت در کسب و کار، باید زیرکانه عمل کنند تا بتوانند تغییرات غیرقابل پیش بینی را در جهت رسیدن به هدف و ایجاد رقابت بین سازمانهای همکار در عرصه بین المللی و داخلی پاسخ دهند.
هر چه سازمان بزرگتر باشد رقابت در عرصه بازار سخت تر و پیچیده تر خواهد بود ولی به این مفهوم نیست که در بازارها و کسب و کار کوچک این رقابت احتیاج به توامندی و زیرکی ندار د. چون از همین سازمانهای کوچک است که سازمانهای بزرگ شکل می گیرد. فناوری اطلاعات نقش مهمی در زیرکی و چابک نمودن این سازمانها ایفا میکند. در همه این سازمان ها برای رسیدن به هدف باید تمرکز خود را برای بهبود اثربخشی روی فناوری اطلاعات و ارتباطات بگذارند که عامل حیاتی برای موفقیت در بازار امروزی است. مخصوصا در سازمانهای کوچک و متوسط که خواستار بقا و تداوم هستند. ما میخواهیم تاثیر فناوری اطلاعات در سازمانهای کوچک و متوسط بررسی کنیم.
مقدمه
توسعه کسب و کارهای کوچک، عنصری حیاتی در ایجاد بازارهای اقتصادی پویا، توسعه اقتصادی و اجتماعی کشورهای در حال توسعه است.
اکثریت این سازمانها در حال توسعه هستند. کارآفرینی و ایجاد کسب و کارهای کوچک و متوسط به عنوان موتور محرکه توسعه اقتصادی و اجتماعی، نقش اساسی در فرآیند توسعه جوامع دارند.
سازمانهای کوچک و متوسط نقش عمده ای در اقتصاد، اشتغال و محیط زیست کشور های در حال توسعه دارند . این واحد ها قسمت جدایی ناپذیر فرآیند تحول و دگرگونی هستند که در بازار رو به گسترش است. اینها در ابداع شیوههای جدید که منجر به تغییرات فناوری و افزایش توانایی تولید خواهد شد، نقش مهمی ایفا میکنند. باید گفت که چنین واحدهایی در جستجوی تغییر و تحول و رقابت هستند، چون در حال دگرگون کردن ساختار کلی بازار هستند.
با وجود اهمیت فراوان سازمانهای کوچک و متوسط در اقتصاد و اشتغال، و اهمیت استراتژیک سازمانهای کوچک و متوسط بار افزایش اشتغال به میزانی سریع تر از سازمانهای بزرگتر است. چون در تشویق و ترغیب نو آوری تاثیر بسزایی دارند . مخصوصا آنهایی که از اینترنت استفاده میکنند ُّ درصد رشدشان بیشتر از آنهایی است که استفاده نمیکنند. این فناوری مکانیزمهایی را برای دسترسی به فرصتهای بازاری جدید و خدمات اطلاعاتی ویژهای همچون مشاوره از راه دور، آموزش مستمر ، الگوهای جدید مشورتی و غیره را عرضه می نماید. زمانی که از نت استفاده می کنند، میتوانند ارتباط بیشتری با مشتریان داشته باشند و بازخورد سریع تر و مثمر ثمرتری خواهند داشت و این چنین میتوان به تقاضاهای مشتری واکنش سریع نشان داد. در این سازمان ها می توان CRM - مدیریت ارتباط با مشتری - را برقرار کرد.
در این مقاله در گام اول قابلیت های فناوری اطلاعات برای سازمانهای کوچک و متوسط، گام دوم منافع پذیرش فناوری اطلاعات برای سازمانهای کوچک و متوسط، گام چهارم عوامل موثر در اجرا و پیادهسازی فناوری اطلاعات و در نهایت در گام پنجم به بررسی چالشهای پذیرش فناوری اطلاعات در سازمانهای کوچک و متوسط پرداخته میشود.
گام اول -
· قابلیتهای فناوری اطلاعات در سازمانهای کوچک و متوسط
فناوری اطلاعات از دو واژه تکنولوژی ارتباطات - ICT - و تکنولوژی اطلاعات - IT - تشکیل شده که متشکل از تجهیزات سخت افزاری ساختارهای سازمانی و ارزش های اجتماعی به منظور جمع آوری، پردازش و مبادله اطلاعات با دیگر افراد است . یعنی فناوری ارتباطات، و در مقابل فناوری اطلاعات تا حد زیادی به کامپیوتر و فناوری الکترونیکی باز میگردد و توسعه ، نصب و پیاده سازی سیستم و برنامههای کامپیوتری را در بر میگیرد که حاصل این دو ، فناوری اطلاعات و ارتباطات ش د ه است که مبادله اطلاعات را به ویژه از طریق کامپیوتر و سیستمهای ارتباطی الکترونیک محور تسهیل میسازد.
فناوری اطلاعات میتواند بزرگترین توانمندسازی برای سازمانهای کوچک و متوسط باشد وقتی که با ارزیابی دقیق و پیاده سازی صحیح به کار برده شود.
توانمندی اصلی فناوری و اطلاعات در سازمانهای کوچک و متوسط میتواند در حوزههای زیر طبقه بندی شود.
اتوماسیون اداری
کاربرد وسایل الکترونیکی در فعالیتهای دفتری به منظور افزایش کارایی است . امروزه ارتباطات و مکاتبات اداری در سازمان ها و موسسات اقتصادی به کلی متحول شده است و دیگر فرآیندهای کند و زمانبر اداری پذیرفتنی نیست . بر این اساس، ضرورت دارد تاابزاری در دست باشد که با بهره جویی از آن بتوان با سرعت و دقت به انجام فرآیندهای اداری و پاسخ گویی ب موقع به آنها پرداخت.
بسیاری از اداره ها، سازمانهای کوچک و متوسط به منظور پشتیبانی از عملیات روزمره از این ابزار استفاده می کنند . به منظور مکانیزه نمودن امور مربوط به ثبت، ارجاع، گردش و پیگیری نامهها و دیگر مدارک سازمان خود از سیستم های معرو ف به اتوماسیون اداری استفاده مینمایند. اتوماسیون اداری مفهوم و ابزاری جدید در دست مدیران، جهت افزایش بهره وری سازمانها می باشد. سیستمهای اتوماسیون اداری علاوه بر معماری، تکنولوژی مورد استفاده در توسعه، پروسه توسعه و ... از لحاظ امکانات کاربری دارای قابلیتهای گوناگونی هستند ولی اگر تعریف اتوماسیون اداری پشتیبانی از ارتباطات به معنای عام کلمه در یک سازمان باشد می توان گفت دارای امکانات زیر میباشد:
· پشتیبانی از انواع مکاتبات و مراودات درون و بین سازمانی بصورت الکترونیک
· امکان به اشتراک گذاری وظایف و اطلاعات سازمانی و توانایی پیگیری امور با هدف تحقق کار تیمی
· امکان تعریف فرمهای سازمانی به صورت الکترونیک
· موتور گردش کار جهت محقق سازی فرآیندهای سازمانی
· بهرهگیری از سیستم مدیریت اسناد الکترونیک جهت پشتیبانی از انواع مستندات سازمانی
· بهرهگیری از سیستم بایگانی متمرکز سازمانی
· پشتیبانی از سازمانهای متمرکز و توزیع شده
· امکان تبادل اطلاعات با سایر سیستمهای اتوماسیون اداری
· امکان تبادل اطلاعات با بیرون سازمان از طریق انواع استاندارد داده های ارتباطی نظیر ایمیل، فکس و اس ام اس
کسب و کار الکترونیک
- کسب و کار الکترونیکی کاربرد فناوری دیجیتال و اینترنت برای اجرای فرآیندهای کسب و کار در سازمان است . -
-کسب و کار الکترونیکی شامل فعالیت هایی برای مدیریت داخلی شرکت و هماهنگسازی با تامینکنندگان و سایر شرکای کسب و کار است
