بخشی از مقاله
چکیده
طراحی و ایجاد یک سیستم اطلاعات مدیریت همواره بهعنوان یکی از اصلیترین دغدغههای سازمانهای بزرگ بهویژه سازمانهای پروژه محور مطرح بوده است. در چند دهه اخیر در سازمانها و شرکتها سیستمهای اطلاعاتی بر مبنای فرآیندهای مدیریتی بهشدت رشد نمودهاند و از طرفی برخی شرکتهای پیمانکاری کشور را در پشتیبانی اطلاعاتی جهت تصمیمسازی و تصمیمگیری از این ابزار استفاده نمودهاند. شرکت پترو ایران توانا بهعنوان یک سازمان بزرگ فنی و مهندسی کشور که نقش بسیار مهمی در سازندگی در حوزه نفت، گاز و پتروشیمی کشور در راستای توسعه فرهنگ اقتصاد مقاومتی دارد، در راستای رسالت خود و مأموریتهای واگذارشده، توانسته است با توجه به نیاز جدی کشور از سال 1389 حضور مؤثری را در حوزه نفت و گاز و پتروشیمی آغاز نماید.
در این شرکت با توجه به وجود سیستمهای اطلاعاتی گسترده نیاز به یک سیستم اطلاعات مدیریت - MIS - برای رفع چالشهای موجود در زمینه تأمین اطلاعات موردنیاز مدیران آن در تصمیمگیری بهینه و بهموقع بهویژه مدیران نواحی احساس میشد.
در این تحقیق تلاش شده است با بهرهگیری از روش چرخه عمر سیستم - - SDLC و با انجام مصاحبه با مدیران و کارشناسان شرکت و مشاهده گردش اطلاعات و بررسی فرمهایی که برای گردآوری دادهها و انعکاس اطلاعات به مدیران مورد بهرهبرداری قرار میگرفت، یک سیستم اطلاعات مدیریت برای مدیریت نواحی شرکت پترو ایران توانا تا فاز طراحی مفهومی با بهرهگیری از استاندارد مدیریت پروژه - PMBOK - طراحی شود تا بتواند پس از پیادهسازی، مدیران نواحی را در ارائه اطلاعات مناسب و تصمیم-گیری یاری نماید؛ مطالعه موردی هم در ناحیه ششم این شرکت انجام پذیرفت. بخشی از نتایج این تحقیق شامل ساختارهای پیشنهادی ، سطوح مختلف DFD ، درخت منو - پنجره دسترسی - ، فرمهای ورودی و خروجی در تطابق با حوزههای دانشی استاندارد مدیریت پروژه میشود.
-1 مقدمه
هر سازمان رسمی از لایههای گوناگون کارشناسی تشکیل شده است و کارشناسان برای به عهده گرفتن وظیفههای گوناگون استخدام شده و آموزش میبینند. سازمانها بر اساس هرم ساختاری و رویههای استاندارد و رسمی، بخشهای مختلف کاری را هماهنگ مینمایند. ساختار رسمی، کارکنان را هرم گونه و بر پایه توزیع اختیار و مسئولیت، سازمان میدهد و بر اساس آن در لایههای بالا مدیران و خبرگان و افراد فنی و کارشناسان ارشد و لایههای زیرین را کارمندان عملیاتی اشغال مینمایند.
هر سازمانی دارای فرهنگی ویژه و پارهای دیدگاهها، ارزشها و روشهای انجام کار است که کارکنان آن را پذیرفتهاند. با توجه به این مسئله که سیستمهای اطلاعاتی بخشی از هر سازمان میباشد و مدیران نیز بهعنوان لایهای اصلی از هر سازمان، تصمیمگیری در کلیه موارد را عهدهدار میباشند و با توجه به لزوم امکان دسترسی به کلیه اطلاعات مربوط به تمامی فعالیتها و سطوح سازمانی برای دستیابی به تصمیمات مناسب و پیشبرنده مدیریتی، استقرار یک سیستم اطلاعات مدیریت 1 - MIS - در هر سازمان به شکل نیازی الزامی احساس میشود. بنابراین مدیران سازمان راهکارهایی برای پاسخ به چالش-های رو در روی خود در محیط پیرامون و درون سازمان در نظر میگیرند که یکی از این راهها طراحی و استقرار سیستمهای اطلاعات مدیریتی میباشد.
در این مقاله ابتدا به بیان مسئله و ضرورت و اهمیت تحقیق اشاره گردید و در ادامه با بیان ادبیات موضوع شرح کاملی از اصطلاحات متداول در سیستمهای اطلاعات مدیریت بیان گردید و در انتهای مقاله کاربرد سیستم اطلاعات مدیریت نواحی در شرکت پترو ایران توانا به صورت مطالعه موردی در ناحیه ششم ارائه گردید.
-2 بیان مسئله
شرکت پترو ایران توانا بهعنوان یک سازمان بزرگ فنی و مهندسی کشور که نقش بسیار مهمی در سازندگی حوزه نفت و گاز و پتروشیمی کشور دارد، در راستای رسالت خود و مأموریتهای واگذار شده، توانسته است با توجه به نیاز جدی کشور از سال 1389 حضور جدی را در حوزه نفت و گاز و پتروشیمی آغاز نماید.
وجود پروژههای بسیار بزرگ گازی و نفتی در مقیاس بینالمللی که به صورت طرح و ساخت و اجرا 2 - EPC - برای اولین بار به یک شرکت ایرانی واگذار گردیده بود و همچنین پیچیدگی این نوع پروژهها و از طرفی فقدان سابقه اجرای آن توسط شرکتهای ایرانی تاکنون، ضرورت ایجاد و توسعه بخشهای مهندسی،کالا، اجرا و برنامهریزی و کنترل پروژه را در این شرکتها امری ضروری نمود و آنها را بر آن داشت تا نسبت به سازماندهی شرکت با ساختار ماتریسی و با ایجاد واحدهای سازمانی همچون مدیریتهای مهندسی، کالا، اجرا، برنامهریزی،کنترل پروژه و امور پیمانها اقدام نمایند.
این شرکت با توجه به بزرگی و پیچیدگیهای این نوع پروژههای ملّی و برای اجرای مطلوبتر آنها در بخش خشکی، پروژهها را بر اساس راهبرد اجرایی پروژه به نواحی چندگانه تقسیم و مدیریت هر ناحیه را مسئول کلیه مسائل و موضوعات ناحیه مربوطه نموده است.
در هر ناحیه که در این تحقیق مورد مطالعه قرار گرفته است، با توجه به نوع کار در این بخش از پروژهها، از پیمانکاران بصورت EPCC1 استفاده شده است بنابراین طراحی یک سیستم اطلاعات مدیریت در هر ناحیه میتواند به ابعاد مختلف تأمین اطلاعات مورد نیاز مدیریت آن برای طراحی، تأمین کالا، اجرا و راهاندازی توجه نماید و یک الگوی جامع را شامل گردد. از طرفی با رشد سریع کارپذیری در شرکت، ایجاد و رشد سیستمهای اطلاعاتی بر مبنای فرآیندهای مدیریتی و تحقق محصول و پشتیبانی بهطور کامل صورت نگرفته است و مدیران و مسئولان مربوطه را در تأمین اطلاعات برای مدیریت و تصمیمگیری به گونه مناسبی پشتیبانی ننموده و بهواسطه کمبود یا نقص اطلاعات با چالشهایی در اخذ تصمیم بهینه و بهموقع مواجه نموده است. بنابراین طراحی و استقرار یک سیستم اطلاعات مدیریت برای مدیران ارشد نواحی شرکت که در آن نظام اطلاعاتی مدیران و پروژهها پیشبینی شده باشد از ضرورتهای شرکت محسوب میگردید. بنابراین مسئله اصلی این تحقیق عبارت است از طراحی یک سیستم اطلاعات - - MIS برای تأمین اطلاعات مورد نیاز مدیران نواحی شرکت پترو ایران توان که در حوزه نفت، گاز و پتروشیمی فعالیت مینماید.
-3 ضرورت و اهمیت تحقیق
شرکت پترو ایران توانا - پات - بهعنوان مجری بزرگترین پروژههای نفت و گازی کشور، سهم به سزایی در توسعه صنعت نفت، گاز و پتروشیمی دارد و با اجرای این پروژهها میتواند موجب رونق کسبوکار این حوزه و افزایش تولید داخلی در راستای اقتصاد مقاومتی گردد.
توسعه ساختاری شرکت به لحاظ رشد کارپذیری در سالهای اخیر اتفاق افتاده است و سازمان طی سالهای گذشته به دنبال کارپذیری انجام شده، مطالعه و برنامهریزی وسیعی را در خصوص توسعه ساختار سازمانی خود به عمل آورده است، لیکن هنوز نتوانسته است نسبت به ایجاد زیرساختهای سیستمی و اطلاعاتی خود اقدام شایسته و منطبق با نیاز مدیران خود به عمل آورد بهگونهای که یک خلأ بین کلیه لایههای سازمانی فوق، در حوزه وظایف، اختیارات، روابط و ارتباطات سازمانی، سیستمهای گزارشگیری و مدیریت پروژههای سازمانی و... وجود دارد.
از طرفی همزمان با رشد سریع کارپذیری در شرکت، ایجاد و رشد سیستمهای اطلاعاتی بر مبنای فرآیندهای مدیریتی و تحقق محصول و پشتیبانی به میزان کافی و مورد نیاز صورت نگرفته است و مدیران و مسئولان مربوطه را در مدیریت و تصمیمگیری بواسطه کمبود یا نقص اطلاعات با چالشهایی در تصمیمهای بهینه و بهموقع مواجه نموده است. به همین منظور نیاز به یک سیستم اطلاعات مدیریت برای رفع چالشهایی موجود در زمینه تصمیمگیری بهینه و بهموقع احساس میشود.
روشن است که با توجه به گستردگی شرکت پترو ایران توانا - پات - وظایف و مسئولیتهای محوله را میبایست با در اختیار داشتن یک سیستم اطلاعاتی مناسب انجام داد، بهگونهای که اطلاعات با یک رویه مشخص وارد سیستم و بروزآوری گردیده، تحت نظارت بوده و قابلیت ارائه به ذینفعان جهت پاسخگویی به نیازهای اطلاعاتی آنان را داشته است.
