بخشی از مقاله
چکیده
امروزه رشد روز افزون فناوری اطلاعات1 و تأثیر چشمگیر آن درافزایش بهره وری سازمانهای دولتی و خصوصی در سطح جهان، حرکت جهانی را به سمت بهره گیری از انواع مختلف سیستم های اطلاعاتی به ویژه سیستم اطلاعات مدیریت - MIS - ، موجب شده است که کشور مانیز در مسیر این حرکت قرار گیرد. این حرکت در داخل کشور در پیش روی خود با تحولات، موفقیت ها، شکست ها، چالش ها و مقاومتهای فراوانی مواجه بوده است.
سازمانهای دولتی و خصوصی زیادی از - MIS - به عنوان یک ابزار خوب مدیریتی و مؤثر در امر تصمیم گیری بهره گیری نموده اند و سازمانهای بیشتری هم دراین فرایند از مزایای آن بی بهره مانده اند. در این این مقاله سیستمهای اطلاعات مدیریت MIS را از آنجا که ترکیبی از سه پدیده سیستم ، اطلاعات و مدیریت میباشد ابتدا این موارد را بررسی می کند. به علت تأثیرات قابل توجه سیستمهای اطلاعاتی بر روی MIS میباشد .متخصصان اطلاعاتی شامل تحلیلگر سیستمها، مدیران پایگاههای داده، متخصصان شبکه، برنامهنویس ها و اپراتورها در قسمت بعدی بررسی شده است.
بعد از بررسی اجزای MIS به سیستمهای اطلاعات مدیریت در حالت کلی پرداخته میشود.سیستمهای پشتیبانی تصمیم - DSS - ، تأثیرات هوش مصنوعی و سیستمهای خبره بر روی این سیستمها دیگر مبحث مقاله می باشند. آخرین قسمت نتیجه گیری، همراه با ذکر بعضی نظرات در باب مزایا و معایب کنترل از طریق نرم افزار و گسترش آن در عصر اینفوکراسی یا اطلاعسالاری می باشد.
مقدمه
یکی از نامهای دوره کنونی زندگی بشر، عصر اطلاعات و یا عصر اطلاعات و ارتباطات است. علت این نامگذاری در واقع به خاطر توجه بسیار زیاد و فعالیتهای گسترده ای است که در این دوران در زمینه جمع آوری، پردازش و انتقال اطلاعات انجام گرفته و می گیرد.
درعصر حاضر ، مدیران نیاز پیدا کرده اند که اطلاعات 2 مربوط به اموری را که با آن سروکار دارند بشناسند، گردآوری و تحلیل کنند، سازمان بدهند و با مراعات سه عامل مهم سرعت، دقت و هزینه که در همه فعالیتهای سازمانهای عصر حاضر بدون استثناء دیده می شود، آنرا مبادله کنند.
برخی از صاحبنظران مدیریت را مترادف با تصمیم گیری می دانند.3 لذا مدیر برای آنکه قادر باشد تصمیم خردمندانه ای برای سازمان اتخاذ نماید باید از همه اطلاعات ، راجع به وضعیت یا مشکلات مربوط به موضوعی که می خواهد درباره آن تصمیم گیری نماید، آگاه باشد.اگر تعریف مدیریت تصمیم گیری در نظرگرفته شود، آنگاه برخی از صاحب نظران معتقدند که یک تصمیم خوب، تصمیمی است که 80 تا 90 درصد متکی به اطلاعات و 10 تا 20 درصد متکی به مهارت، توان و تجربه مدیر باشد. بدین ترتیب ارزش و اهمیت اطلاعات مشخص می گردد. یعنی اگر به مدیر اطلاعات غلط و نامربوط داده شود، تصمیمات او به طور قطع دارای اشتباه خواهد بود. ولی اگر به مدیر اطلاعات صحیح و مربوط داده شود، تصمیمات او به طور قطعی نه، ولی به احتمال زیاد دارای صحت و تناسب لازم برای سازمان، خواهد بود، البته به شرط آنکه توان تصمیم گیری و بکارگیری اطلاعات در مدیر وجود داشته باشد.
اطلاعات درون هر سیستم در هر لحظه از زمان دارای ساختی است که دانش و آگاهی1 آن سیستم را تشکیل می دهد. این دانش به طور تدریجی و در طول زمان از طریق جذب پاره های مختلف اطلاعات یا داده2 و تبدیل آن به اطلاعات پدید آمده است. اگر سیستم پیوسته از محیط پیرامون خود اطلاعات کسب کند، دانش آن پیوسته درحال افزایش و گسترش بوده و از حالت بسیط و ساده به حالت پیچیده و متنوع تغییر می نماید.
رمز موفقیت هر مدیر ونظام مدیریت در هر سازمان این است که بتواند گام به گام داده های جدید را با دانش پیشین سازمان پیوند دهد و مقدمات دریافت و آماده سازی اطلاعات نوین را فراهم آورد. بکوشد تا به فراخور وضع سازمان و با توجه به مراتب مختلف زیرمجموعه آن سازمان، توان دریافت اطلاعات جدید را در سازمان بالا ببرد . دقت نماید که از یک طرف، سازمان با هجوم داده های جدید، در حالی که آمادگی درک یا پذیرش آنها را ندارد، مواجه نشود و از طرف دیگر، بین پیش داشته ها و یافته های جدید ، شکاف عمیقی به وجود نیاید. چرا که اگر جز این شود، نظام مدیریت نه تنها به دلیل حضور حلقه های مفقوده فراوان، قادر به پیوند اطلاعات جدید بر پیکر سازمان نخواهد بود بلکه به لحاظ بیگانگی سازمان با اطلاعات جدید ، توان هرگونه تصمیم گیری صحیح برای پیشرفت و توسعه را نیز از دست خواهد داد.
فقر و ضعف اطلاعات موجب می شود که مدیریت سازمان نه تنها تصویر درست و کاملی از آینده نداشته باشد، بلکه حتی نتواند نقاط قوت وضعف وضع گذشته و موجود سازمان را درست و کامل بشناسد. در نتیجه نه می تواند هدف گذاری صحیح بکند و نه قادر است فعالیتهای مناسبی را برای سازمان طراحی نماید و پیرو این امر از منابع سازمان استفاده بهینه نخواهد کرد.
لذا می توان یکی از عمده ترین دلایل عدم کارآیی و عدم موفقیت سازمانها را تصمیم گیری ضعیف یا غلط یابی موقع مدیریت سازمان به علت عدم وجود اطلاعات کافی و مناسب دانست و این می تواند به دلیل اهمیت کافی قایل نشدن برای اطلاعات، تأمین نکردن زیربناهای مناسب، و ضعف در تولید ، سازماندهی، ذخیره سازی و اشاعه اطلاعات مناسب، دقیق، صحیح، قابل اعتماد ، به هنگام و کامل باشد.
اداره امور سازمانها به شیوه ای کارآمد، به ویژه در دنیای پیچیده امروز، مستلزم جمع آوری و پردازش انبوهی از اطلاعات گوناگون است که با آهنگی سریع در حال رشد است. کمیت و کیفیت اطلاعات مورد نیاز سازمان و مدیریت آن، در فرآیند تصمیم گیری به عوامل متعددی بستگی دارد و لیکن ویژگیهای خود اطلاعات همچون دقت، صحت، تازگی ، تکرار، خلاصه بودن، جامع و کامل بودن، مناسب بودن و قابل اعتماد بودن و .... عوامل مهمی هستند که شدت و ضعف آنها متأثر از تفاوت وظایف در سطوح مختلف مدیریت و همچنین تفاوت عملیات اجرایی ونوع سازمان می باشد.
روشن است که برنامه ریزی و کنترل از یکدیگر تفکیک ناپذیرند. برای تحقق فرایند برنامه ریزی و کنترل اجرای برنامه در هر سازمان ، می باید داده های متنوعی را از درون و بیرون سازمان گردآوری و از طریق مجاری ارتباطی و ارتباطات مناسب به سیستمی که پردازش اطلاعات را انجام می دهد، منتقل نمود. پردازش اطلاعات نیزبایستی به گونه ای باشد که سیستم بتواند اطلاعات ضروری ، به هنگام و در عین حال کافی و مناسب برای تصمیم گیری را تولید و به تصمیم گیرندگان ارایه نماید. چرا که از یک طرف داشتن اطلاعات اضافی و غیر ضرور ، صرف نظر از اتلاف وقت و هدر دادن منابع ، خطر درگیر شدن مدیران با انبوهی از اطلاعات مربوط به جزییات غیر لازم را پیش می آورد و موجب بروز آلودگی اطلاعات گردیده و خطرغرق شدن مدیر در انبوه اطلاعات و سردرگمی وی را، به دنبال دارد و ادامه فعالیت برخی فعالیتهای سازمان را مختل و چه بسا متوقف می کند. و ازطرف دیگر اطلاعات کم و ناقص نیز برنامه ریزی ، کنترل و تصمیم گیری را از اعتبار انداخته ویا مشکل نموده و از نظرعلمی و عملی هم، آن را کم اثر یا بی پایه می سازد.
مدیریت امروز در مواجهه با افزایش حجم و پیچیدگی تصمیم گیریها در یافته است که سیستم های دستی گسترده ، پراکنده و در برخی موارد غیر مرتبط موجود، با توجه به اهمیتی که برای اطلاعات در فوق بر شمرده شد، قادر به تامین اطلاعات مورد نیاز و ارایه آنها در زمان مناسب، نمی باشند. اغلب مدیران با انبوهی از داده ها و یا طوماری از سوابق اطلاعاتی روبرو هستند که تاثیر چندانی برای آنها در تصمیم گیری،برنامه ریزی، سازمان دهی و کنترل و هدایت صحیح و مطلوب در سازمان ندارد.
شکاف بین سیستم های اطلاعاتی ثابت و محیط و ساختارهای سازمانی متغیر به ویژه در سازمانهای پویا، نیز مشکل بنیادی دیگری است که موجبات ضعف اطلاعاتی را فراهم می سازد زیرا هر تغییری در ساختار سازمان، تغییراتی را در مشاغل ، مسوولیت ها، حیطه اختیارات،سلسله مراتب مدیریت و... به وجود می آورد و این تغییرات به نوبه خود موجب بروز نیازهای اطلاعاتی جدیدی می شود که به طور معمول سیستم های ثابت اطلاعاتی موجود فاقد این اطلاعات جدید هستند و می بایستی تغییرات لازم در آنها ایجاد گردد.
مجموعه این عوامل وابسته به هم، موجب می شوند که سازمانها همواره از بحران اطلاعاتی به وجود آمده با مشکل مواجه باشند و این در حالی است که خود نیز دربرخی مواقع متوجه این فقدان و مشکل نیستند. رفع نقایص مذکور و فراهم کردن موجبات دسترسی مدیریت به یک مجموعه اطلاعاتی منظم، کامل، صحیح و قابل انعطاف در گرو تهیه مجموعه ای جامع، کامل و به هم پیوسته از سیستم ها و ساز و کارهایی است که به آن سیستم اطلاعات مدیریت گفته می شود.
سیستم اطلاعات مدیریت، سامانه سازمان یافته و ابزار مناسبی است که اطلاعات به هنگام، صحیح و خلاصه شده را در موقع مناسب به تصمیم گیرندگان سازمان ارایه داده و امکان تصمیم گیری صحیح و دقیق را برای مدیران سازمان فراهم می سازد. هدف نهایی ازایجاد سیستم ها گردآوری، پالایش، تجزیه و تحلیل، پردازش، فشرده و تلخیص کردن، ذخیره کردن و سرانجام انتقال تمامی اطلاعات گذشته و حال سازمانها و پدیده های مرتبط با آنها، در یک بانک اطلاعاتی متمرکز با امکان دسترسی سریع برای مدیران آنها است.
سیستم اطلاعات مدیریت سیستم اطلاعات مدیریت گونه ای از سیستم های اطلاعاتی رایانه ای است که میتواند اطلاعات را از منابع مختلفی در موسسه برای تصمیم گیری در رده مدیریتی جمع آوری و پردازش کند. کنترل مدیریتی نیازمند اطلاعاتی است که بخش از آن توسط سیستمهای پردازشِ مبادلات تولید می شوند. سیستم های اطلاعاتی پشتیبان کنترل مدیریتی، اطلاعات تولید شده توسط سیستمهای پردازش مبادلات را پردازش کرده و آنها را در شکل جدیدِ معنی داری به مدیر ارائه می کنند. چنین سیستم های اطلاعاتی، سیستم های اطلاعات مدیریتی نامیده می شوند.
سیستم اطلاعات مدیریت سیستمی است یکپارچه که از کاربر و ماشین برای ارائه اطلاعات در پشتیبانی از عملیات، مدیریت و تصمیم گیری در سازمان تشکیل شده است. این سیستم از نرم افزار و سخت افزار رایانه ای، راهنماها و دستورالعملها، مدلهایی برای تحلیل، برنامه ریزی، کنترل و تصمیم گیری و یک پایگاه اطلاعات بهره می گیرد
