بخشی از مقاله
تبيين الگوي خلاقانه تصميم گيري سطل زباله اي
چکيده :
امروزه سازمان ها با ويژگي هايي همچون آشفتگي، ترديد، عدم قطعيت ، نامعلومي، عدم ثبات ، غيرقابل پيش بيني بودن و پيچيدگي روبرو هستند که اثرات آن رادر تمامي زمينه هاو فعاليت هاي سازمان از جمله در فرايند تصميم گيـري و حـل مسـاله مـي تـوان مشاهده نمود،بر اين اساس مايکل کهن ، جيمز مارچ و يوهان آليسن الگويي خلاقانه براي تصميم گيـري در سـازمان هـاي مـبهم ارايه نموده اند که به عنوان سطل زباله يا نظام ناشناخته شناخته مي شود. از ويژگي هاي اين الگوي خلاقانه اين است کـه فراينـد تصميم گيري به عنوان يک سلسله مراحل پياپي نيست که با مساله يا مشکلي شروع شودو با يک راه حل به پايان برسـد. در واقـع ، امکان دارد فرايند شناسايي مساله و ارايه راه حل هيچ رابطه اي با هم نداشته باشند. امکان دارددر حالي يک راه حل ارايه شـود کـه هيچ مساله خاصي وجود ندارد. از سوي ديگر، چه بسا مساله اي وجود داشته باشدو هيچ گاه راه حلـي ارايـه نشـود. بـه بيـان ديگـر مسايل ، راه حلها، مشارکت کنندگان ، فرصت هاي انتخاب راه حل هاشبيه انتخاب تصادفي مواد زايد درون سطل زباله است کـه بـا هم ترکيب شده باشند. هدف مقاله حاضر بيان ويژگيهاي اين الگوو نحوه استفاده از آن در حل خلاقانه مسايل سازماني است .
واژه هاي کليدي :
تصميم گيري سطل زباله اي، خلاقيت ، سازمان .
مقدمه :
توجه و تمرکز بر تصميم گيري و اهميت آن در مديريت در نيمه دوم قرن حاضراز سوي هربرت سايمون صورت پذيرفت . بـه نظـر وي، تصميم گيري جوهر اصلي مديريت است . نيومن معتقد است که کيفيت مديريت ، تابع کيفيت تصميم گيري است . تصميم گيـري به تنهايي، مهمترين وظيفه مدير است زيرا کيفيت طرح و برنامه ها،اثربخشي و کارآمدي استراتژي و کيفيت نتايجي کـه از اعمـال آنها به دست ميآيد، همگي تابع کيفيت تصميماتي است که مدير اتخاذميکند. چستر بارنارد معتقد است که ، تصميم گيري اساس وظايف مدير را تشکيل ميدهدو مهارت مديردر تصميم گيري،در کارايي وظايف و در کيفيت خدماتي که او ارايه ميدهد، نمايـان ميگردد. از اينرو مي توان اينگونه بيان نمودکه :مديريت در نهايت همان تصميم گيري است زيرا مهارت لازم بـراي مـدير همـان مهارت تصميم گيري است . زيرا تصميم گيري در هر وظيفه مديريت ، متجلي است : در تعيين خط مشي سازمان ،در تدوين هـدف هـا، طراحي سازمان ، گزينش ، ارزيابي و در تمام افعال و اعمال مديريت و سازمان ، تصميم گيريجزء اصلي و رکن اساسي است .
تصميم گيري چيست :
شرمرهورن و ديگران ؛ کريتنرو کينيکي؛ ايوانسويچ و ديگران برچ و نيتزگي همگي بر اين باورند که تصميم گيـري فراينـدي اسـت شامل شناسايي، تعريف و تشخيص مسائل ، يافتن شقوق گوناگون براي حل مسائل ، ارزيابي راه حل هاي ارايه شده و انتخاب بهترين شق يا راه حل (شرمرهورن ، هانت و ازبورن ،٢٠٠٨،ص ٢٩٩ ؛کريتنرو کينيکي ، ٢٠٠٨، ص ٣٣٦؛ايوانسويچ ، کونوپسـکه و ماتيسـون ، ٢٠٠٨، ص ٢٨٤)
عوامل موثر در تصميم گيري :
در يک تقسيم بندي کلي مي توان موارد زير رادر تصميم گيري موثر دانست عادي يا غيرعادي بودن تصميمات ، فرصت زماني موجود، ريسک مربوط به تصميم ، حساس بودن ماهيـت کـار، دسـتورالعمل هـاي کتبي و نوشته شده ، روش و رفتار شرکت نسبت به تصميم گيري، ميزان و نوع اطلاعات موجود، ميزان پذيرش و حمايـت از طـرف مديران ديگرو زيردستان ، توانايي شخصي تصميم گيرنده ، کوته نگري (ديد محدودـ ديد تـونلي )، تعهـدات قبلـي، علائـق نهفتـه ، فقدان خلاقيت (ايوانسويچ ، کونوپسکه و ماتيسون ، ٢٠٠٨، ص .ص ٣٩٥-٣٩١)
محيط يا شرايط تصميم گيري :
محيط يا شرايط تصميم گيري را به ٣دسته مطمئن ، ريسـکي و نـامطمئن تقسـيم کـرده انـد کـه در ذيـل بـه توضـيح آنهـا مـي پردازيم (شرمرهورن ، هانت و ازبورن ،٢٠٠٨،ص ٣٠١).
١-شرايط مطمئن :
اطلاعات براي پيش بيني نتايج هر راه حل قبل ازاجرا وجود دارد. پس راه حل رضايت بخش يا مطلوب برگزيده مي شـود. از اينـرو اطمينان يک شرط مطلوب براي و تصميم گيري است .
٢- شرايط ريسکي :
عدم اطمينان کامل در خصوص نتايج اقدامات وجود دارد اما در خصوص احتمالات حوادث مختلف قدري آگاهي وجود دارد. احتمال امکان وقوع يک رويداد است که آن را مي توان بوسيله روشهاي آماري يااز طريق بصيرت مديريت تعيين نمود.
بصيرت : توانايي شناختن يا تشخيص دادن سريع امکانات در يک موقعيت مشخص است .
عوامل موثر در بهبود قوه بصيرت :
. فنون تمدد اعصاب : براي مدتي مسئله را کنار بگذاريد، فضاي آرامي براي خود فراهم سازيد، سعي کنيد ذهنتان را روشن سازيد.
. تمرينات ذهني : از تصورات براي هدايت فکرتان استفاده کنيد، بدون هدف مشخصي بگذاريد ذهنتان سير کند.
فنون تحليلي: درباره مسئله با افرادي که نقطه نظر دارند بحث کنيد، مشئله را در زماني که حداکثر هوشياري را داريد مطـرح کنيـد، قبل از تصميم آخر تامل خلاقي داشته باشيد(شرمرهورن ، هانت و ازبورن ،٢٠٠٨،ص ٣٠٦؛کريتنرو کينيکـي ، ٢٠٠٨، ص .ص ٣٤٩- .(347
٣-شرايط نامطمئن :
هنگامي است که نتوان احتمالات مربوط به نتايج راه حل هاي گوناگون مشکل گشايي را تعيين کرد. عدم اطمينان باعث مي شـود براي تصميم گيري به خلاقيت متوسل شد(شرمرهورن ، هانت و ازبورن ،٢٠٠٨،ص ٣٠١)
انواع مراجع تصميم گيري :
١-تصميم گيري فردي (مدير):
تصميم گيريهاي انفرادي در سازمان ها با عـدم آشـنايي کامـل فـرد بـه کليـه حقـائق و روش هـاي موجـودو محـدوديت داشـتن دانستيهاي فردي و فکري همراه است .
ممکن است اين فرايند تحت تاثير صفاتي چون ، تشويق ، اضطراب ، دردو رنج ، خشم و خستگي،تعصب ، خودخواهي، سوابق فـردي و غيره صورت گرفته و زيان اين تصميم گيري سال ها ادامه يابد.
از اينرو بديهي است که همه تصميم گيريهاي فردي نمي تواند داراي دقت و کارايي کامل باشد.
٢- تصميم گيري گروهي (گروه کوچک ):
در اينجا تصميمات فقط تراوش فکري و انديشه و نتيجه تجزيه و تحليل فردو يا گروه هاي فشار نيسـت ، بلکـه مـديران از گـروه متخصصان و کارشناسان کمک ميگيرندو تصميم گيريميکنند. شک نيست که تحصيلات و تجـارب اعضـاي گـروه منجـر بـه تصميم گيري بهتر مي شود، به شرطي که مدير بتواند در تصميمات گروهي، مهره ها را به دلخواه کنار هم قرار دهدو در وادار کردن اعضاي گروه به اظهار نظر از تکنيک هاو روش هاي علمي و فني رهبري استفاده کند(کريتنرو کينيکي ، ٢٠٠٨، ص ٣٥٢).
٣-تصميم گيري سازماني (گروه بزرگ ):
بي ترديد در يک مراجعه به آراءو يا انتخاب عمومي، به کارگيري اين روش معقول و شايد تنهـاراه اتخـاذ تصـميم باشـدو يـادر مجالس قانونگذاري اين نوع تصميم گيري مفيد واقع گردد ولي در يک موسسه اداري يا يک شرکت صنعتي که در هرم سازمان آن هم مسئوليت هاو اختيارات معين شده ، به کارگيري اين روش دشوار است .
انواع مدل هاي تصميم گيري :
١-مدل هاي کلامي يا تشريحي :
به صورت نوشتار و در قالب عبارات و جملات بيان ميشوند. در اين نوع مدل ها روابط بين متغيرهـا بـه کمـک جمـلات و عبـارات تشريح ميشوند.
٢-مدل هاي شماتيک :
روابط بين متغيرها را در قالب نمودار يا اشکال مختلف نشان ميدهند. بطور کلي مـدل هـاي شـماتيک مثـل نمـودارهـا،نقشـه هـا، دياگرام هاو جداول براي نشان دادن روابط بين متغيرها، وسيله بسيار ساده و سودمندي ميباشند که در آن روابط به صورت واضح و روشن بيان ميشوند. مثل درخت تصميم گيري
٣-مدل هاي فيزيکي يا تجسمي :
وضعيت فيزيکي موضوع مورد بررسي رادر مقياس تجسم ميسازند. ماکت يک کشتي يا هواپيما نوعي مدل فيزيکيميباشند.
٤-مدل هاي رياضي :
روابط رياضي بين متغيرها را نشان ميدهند. نمونه ساده مدل رياضي معادلاتي هستند که روابط تابعي بين متغيرها را بيان ميکنند.
در اين مدل ميتوان احتمال و اميد رياضي، ماتريس بازيافت را نام برد.
الگوهاي تصميم گيري :
الگوهاي تصميم گيري را مي توان در ٣کلي دسته فردي، گروهي و سازماني قرار داد که در ذيل هر يک نيز الگوهـايي بـه شـرح
آنچه در جدول (١)آمده ارايه نمود:
الف -الگوي تصميم گيري فردي :
١-الگوي تصميم گيري عقلائي :
اگر شخصي بتواند نتيجه حاصل از تصميم گيري را به حداکثر يا ميزان مطلوب برساند او را فردي معقول مينامندو نوع تصميم او را عقلائي و بخردانه تعريف مينمايند(انسان اقتصادي ). يعني او حالت و مسيري را انتخاب ميکند کـه ارزش مـورد نظـر بـه حـداکثر ميرسد.اين الگو که از نوع تجويزي اسـت در صـدد بهينـه سـازي در تصـميم گيـري اسـت (کريتنـرو کينيکـي ، ٢٠٠٨، ص ٣٣٦؛ ايوانسويچ ، کونوپسکه و ماتيسون ، ٢٠٠٨، ص ٣٨٤)
مراحل الگوي تصميم گيري عقلائي :
گام اول : اطمينان داشتن به ضرورت يک تصميم و تعريف مساله گام دوم : شناسايي شاخص هاي تصميم گيري گام سوم : تعيين ضرايب شاخص ها
گام چهارم : کشف و ايجاد راه حل هاي پيشنهادي گام پنجم : ارزيابي راه حل ها گام ششم : انتخاب بهترين راه حل
گام هفتم :اجراو ارزيابي راه حل انتخابي (کريتنرو کينيکـي ، ٢٠٠٨، ص .ص ٣٣٨-٣٣٦؛ ايوانسـويچ ، کونوپسـکه و ماتيسـون ، ٢٠٠٨، ص .ص ٣٣٨-٣٣٦).
٢-الگوي تصميم گيري عقلائي محدود شده :
عقلانيت محدود در تصميم گيري به جهت مواردي همچون : ظرفيت محدود فکر انسان ، پيچيدگي و عـدم قطعيـت مسـئله ، حجـم اطلاعات و دسترسي به آنها، درجه حساسيت تصميم ، زمان مورد نياز براي تصميم گيري است . محدود بودن توانـايي هـاي فـرددر پردازش اطلاعات باعث مي شود که او نتواند همه اطلاعات را که براي به حداکثر رسانيدن بـازده تصـميم گيـري لازم اسـت درک نمايد. بنابراين فردميکوشد تا خود را قانع و راضي سازد، يعني در پي راه حل هاي برمي آيد که کافي، بسـنده و رضـايتبخش باشـد.
بنابراين فرددر يک محدوده مشخص و بادر دست داشتن يک الگوي ساده ، رفتاري عقلايي محدود شده در پيش ميگيـرد(انسـان اداري). از اينرو وقتي که فرد به نخستين راه حل قابل قبول برسد به بقيه راه حل ها توجه نخواهدکرد. بنابراين راه نهايي آن اسـت که ارضا کننده و رضايت بخش باشدو به هيچ وجه راه حلي که داراي بالاترين بازده باشد مطلوب نخواهد بـود(کريتنـرو کينيکـي ،
٢٠٠٨، ص ٣٣٩)
٣-الگوي تصميم گيري هنجاري سايمون و مارچ :
آنها ٣روش را براي تصميم گيري توصيف مي کنند:
. پردازش اطلاعات محدود
. قضاوت ذهني يا شهودي
. رضايت مندي (کريتنرو کينيکي ، ٢٠٠٨، ص ٣٣٩؛ ايوانسويچ ، کونوپسکه و ماتيسون ، ٢٠٠٨، ص ٣٨٩)
. پردازش اطلاعات محدود:
محدوديتهاي قوه تعقل براي پردازش اطلاعات سبب مي گردد که به جاي اطلاعات بهينه اطلاعات قابل کنترل جمـع آوري شـود.
به اين ترتيب تعيين تمام راه حلهاي ممکن پيشنهادي براي مديران دشوار خواهد بود(کريتنرو کينيکي ، ٢٠٠٨، ص ٣٣٩)
. قضاوت ذهني يا شهودي :
بيانگر راه هاي ميان بر يا تجاربي است که حاصل تجربيات گذشته فرد است وافراد بدون آگاهي هوشيارانه براي کاهش نيازشان به پردازش اطلاعات از آنها استفاده مي کنند.
. قضاوت مبني بر اطلاعات موجود:
گرايش فرد به تصميم گيري بر اساس اطلاعات موجود در حافظه است .
. قياس به نمونه :
نشانگر تمايل يک فردبه تشخيص وقوع يک رويدادبر مبناي عقايد شخصي پيرامـون رويـدادهاي مشـابه اسـت .(اسـتخدام فـارغ التحصيلان بهشتي در اولويت نسبت به ساير دانشگاهها(کريتنرو کينيکي ، ٢٠٠٨، ص ٣٤١)
. رضايت مندي :
به دليل کمبود وقت ، اطلاعات و قدرت پردازش اطلاعات افراد به انتخاب راه حلي(داراي حداقل صـلاحيت ) کـه در آنهـا احسـاس رضايت ايجاد کندو به انداازه کافي خوب و مناسب باشد، قانع مي شوند.
تمايل به گوش کردن به راديو، اولين ايستگاه خوب ، عدم جستجوي ساير ايستگاهها(کريتنرو کينيکي ، ٢٠٠٨، ص ٣٣٩)
٤-الگوي تصميم گيري احساي و شهودي :
تصميم گيري به اين صورت فرايندي است ناآگاهانه که در واقع در سايه تجربه حاصل ميشود. به بيـان ديگـر تصـميم گيرنـده نـه منطقي عمل ميکندو نه قضاوتش عيني است ، بلکه از همان نخست با توجه به نوع سليقه و اعمال نظر شخصي، يک راه حل بهتر را انتخاب ميکند.در نتيجه تصميم ، چيزي جز قضاوتي يا احساسي نخواهد بود که در سايه اطلاعات محدود اتخاذميگردد.
ب -الگوهاي تصميم گيري گروهي :
مديران ميتوانند براي بهبود بخشيدن به فرايند تصميم گيري يکي از چهار الگـوي طوفـان مغـزي، گـروه اسـمي، دلفـي، الگـوي اکتشافي و ابداعي و کامپيوتري را براي برانگيختن تواناييهاي گروه در حل مشکلات بـه کـار بگيرنـد(کريتنـرو کينيکـي ، ٢٠٠٨، ص ٣٥٤)
١-الگوي تصميم گيري طوفان مغزي :
اين الگو توسط اسبورن شکل گرفته است ، روش بيان عقيده اي است که در آن افراد زيادي راه هاي انجام دادن کاري را بدون توجه به عملي بودن آن ارايه ميدهند. منظوراز بکارگيري اين الگو ايجاد نظريه هاو راه حل هاي جديـداز طريـق بـرانگيختن خلاقيـت اعضاء گروه و ترغيب آنها به افزون نظرهايشان به آنچه ديگران در قبل ارايه داده اند،ميباشد. در طوفان مغزي بايد فهرسـتي از راه کارها ارايه شود که در مقايسه با راهکارهاي پيشنهادي يک گروه معمولي، حاوي نوآوري و جامعت بيشتري باشد(کريتنرو کينيکي ،
٢٠٠٨، ص ٣٥٥)
اين تکنيک براي ارايه و ايجاد نظرات جديد است ولي براي ارزيابي پيشنهادات و انتخاب راه حلها مناسب نيست
مراحل الگوي تصميم گيري طوفان مغزي :
ابتدا گروه دورهم جمع مي شوند، سپس مساله مطرح و مورد بررسي قرار مي گيرد، افراد نظرات خـود را بـراي انجـام دادن کـاري بدون توجه به جنبه عملي بودن آنها مطرح ساخته و اين نظرات روي تخته سياه يـا نمـودار نوشـته مـي شـودو در انتهـا بـر روي پيشنهادات بحث مي شود.
٤اصل مهم درطوفان فکري :
. تاکيدبر کميت نظرات ارايه شده باشد
. تشويق چرخش آزاد انديشه ها
. در مورد ايده ها قضاوت نکنيد
از مسئله ارشديت چشم پوشي کنيد(کريتنرو کينيکي ، ٢٠٠٨، ص ٣٥٥؛ ايوانسويچ ، کونوپسکه و ماتيسون ، ٢٠٠٨، ص ٣٩٩)
٢-الگوي تصميم گيري دلفي :
در اين روش براي تصميم گيري در يک مورد خاص گروه کارشناسي بـه صـورت ناشـناس انتخـاب مـي کننـد و نظـر آنهـا را طـي پرسشنامه اي جوياميشوند سپس نظرها را طبقه بنديميکنندو براي تمام اعضاي گروه ميفرستند. اعضاي گـروه نظرهـاي ابـراز شده را مورد بررسي و ارزيابي قرار داده و به آنها امتياز ميدهند. بدين ترتيب راه حلي که امتياز بيشتري را به دست آورده ، به عنوان بهترين تصميم انتخاب ميشود.
دلايل استفاده از تکنيک دلفي :
. بحث رودررو امکان پذير نباشد
. مخالفت و تعارض به ارتباطات صدمات جدي وارد کند
افرادي در بحث حضوري ديگران را تحت نفوذ قرار دهند(کريتنرو کينيکـي ، ٢٠٠٨، ص ٣٥٦؛ ايوانسـويچ ، کونوپسـکه و ماتيسـون ،
٢٠٠٨، ص ٤٠٠)
٣-الگوي تصميم گيري گروه اسمي :
در اين روش گروهي که در موضوع مورد تصميم صاحب نظر ميباشنددر جلسه اي گرد هم مياينـد(گـروه سـاختار يافتـه ) و سـپس مساله اي که بايد راجع به آن تصميم گرفته شود، مطرح ميشود. اعضاي جلسه در ابتدا حق سخن گفتن با يکديگر را ندارندو بايـد مستقلا نظرهاي خود را به صورت کتبي بنويسند. هر فرد يک نظر از مجموع فهرستي نظراتش را انتخاب و ارايه مي نمايد. پس از آن نظرها جمع آوري وطبقه بندي شده و در تابلويي در معرض ديد همگان قرار ميگيرد بدون اين که مشخص باشد متعلق بـه چـه
