بخشی از مقاله
توسعه موثر و مفید ساختار شکست کار (wbs) نیاز مدیریت اثربخش پروژه ها
چکیده
ساختار شکست کار (WbS)، شکست سلسله مراتبی کل محدوده پروژه در قالب کارهایی که تیم پروژه به منظور دستیابی به اهداف پروژه انجام می دهد را شامل می شود. هیچ سازمان پروژه محوری بدون تدوین الگوها و چارچوب های تعریف شده، صحیح، مشخص و البته جامع (به طریقی که همه فعالیت های پروژه ها و برنامه ها در داخل سازمان و همچنین فعالیتهای برون سپاری شده سازمان را در برگیرد) و انعطاف پذیر (برای تمامی پروژه ها و برنامه های سازمان چه در حال و چه در آینده) برای توسعه ساختار شکست کار نمی تواند بصورت موثری پروژه های خود را مدیریت نماید. لذا در این مقاله نویسندگان با بررسی منابع و مراجع مختلف و همچنین تجربه های کاری خود در این زمینه اقدام به ارایه اصول و مبانی طراحی صحیح و کاربردی یک WbS با در نظر گرفتن کلیه ابعاد مطرح در این مساله مانند تعاریف مختلف WbS، انواع کارکردها، انواع تکنیک های سازماندهی، انواع تکنیک های ایجاد، قوانین توسعه WbS، روش های ارزیابی یک WbS و... پرداخته اند. نتایج ارائه شده به صورت موثری می تواند به سازمان های پروژه محور در ساختار سازی و الگوسازی توسعه WbS کمک نماید.
مقدمه
ساختار شکست کار (WbS) فرآیندی برای تعریف محصولات نهایی و میانی یک پروژه و ارتباطات فی مابین می باشد. عموما ساختار از یک دیاگرام یا ساختار درختی برای نشان دادن تجزیه همه نیازمندیها استفاده می نماید. هر سطح پایینتر در این ساختار نمایانگر جزیئات بیشتری از پروژه می باشد.
اولین وظیفه تیم پروژه در فاز برنامه ریزی پروژه تفسیر ماموریت بیان شده توسط مدیریت ارشد سازمان و یا مشتری خارجی برای پروژه و در قالب مجموعه ای از اهداف که جفت محدودیت ها و الزامات را برای تیم پروژه فراهم می نماید، می باشد. نقطه شروع می تواند هر سند نشاندهنده نیازمندی ها و انتظارات مشتری مانند یک بیانیه کار SOW۴)، یک تفاهم نامه (MOU)، یک قرارداد و یا هر سند دیگری که ممکن است بنیاد پروژه در خود داشته باشد و دربرگیرنده راهنمایی هایی برای تلاشهای برنامه ریزی باشد. ساختار شکست کار یک عنصر ابتدایی و اساسی در برنامه ریزی و مدیریت پروژه و معمولا تعریف آن اولین قدم در خلق چارچوب یک پروژه به جهت مدون کردن اصولی اهداف و محدوده پروژه (نتیجه تفسیر ماموریت پروژه) در قالب فعالیت های قالب اجرا می باشد. اگر شما نتوانید محدوده کار پروژه را تعریف نمایید، پس قطعا نخواهید توانست طرح زمانبندی، برنامه ریزی منابع یا بودجه بندی را برای پروژه خود تعریف و تعیین نمایید. WbS ابتدا در تعریف محدوده کار پروژه به شما کمک می کند و سپس به عنوان چارچوبی برای تعریف جزیئات پروژه در برنامه ریزی، زمانبندی، تخمین، بودجه بندی، تفویض کار، تجمیع هزینه و... عمل می نماید. این چارچوب که توسط مدیر و تیم پروژه در عملیات های لازم جهت دستیابی به اهداف پروژه توسعه پیدا می کند. به مدیر پروژه اجازه می دهد طرح پروژه را تفسیر نماید.
همانطور که در بالا بیان شد توسعه WbS هم یکی از گامهای اساسی و حیاتی برنامه ریزی پروژه بوده بطوریکه در ابتدای راه پروژه تدوین شده ولی اثرات ماندگار خود را در طول کل چرخه عمر پروژه نشان می دهد و هم کار آسانی نمی باشد به جهت اینکه بایستی یک نگاه جامع و دقیق به محدوده پروژه که در بیانیه کار در یک سطح مفهومی تعریف می شود داشته باشد تا جزیئات گویایی از آن را در قالب تعداد مشخص و دقیقی از فعالیت های قابل اجرا (کم و یا زیاد بودن فعالیت ها در WbS نشان از تعریف نامناسب محدوده پروژه داشته و می تواند بسیار چالش بر انگیز باشد.) فراهم نماید. به همین دلیل شناخت کلیه ابعاد مطرح شده در تهیه یک WbS مانند تعداد سطوح، تعریف سطوح و... و همچنین انواع روشهای توسعه، انواع روش های نمایش و ... از اهمیت بالایی برخوردار بوده که نویسندگان در این مقاله به آن خواهند پرداخت.
1. تعریف ساختار شکست کار
محققان و نهادهای علمی مختلف تعاریف مختلفی از WbS را ارائه نموده اند که در ذیل تعدادی از آنها آورده می شود. اما بطور ساده می توان گفت یک ساختار شکست کار یک تکنیک اساسی و ابتدایی مدیریت پروژه برای تعریف، سازماندهی و تجزیه کل محدوده پروژه، در یک ساختار سلسله مراتبی درختی به قسمت های کوچکتری که قابل مدیریت بوده و بتوان آنها را زمانبندی، بودجه بندی، مانیتور و کنترل نمود.
1 .1 موسسه مديريت پروژه(PMI)
یک ساختار شکست کار یک تجزیه سلسله مراتبی قابل تحویل گرا یا محصولی از کارهایی است که بایستی توسط تیم پروژه انجام شود تا اهداف پروژه به انجام برسد و تحویل شدنی های مورد نیاز ایجاد گردند.(1)
2.1 سازمان فضایی آمریکا (NASA)
یک ساختار شکست کار یک ساختار درختی از تقسیم کل کار یک پروژه ابرنامه به جهت دستیابی به هدف نهایی می باشد. توسعه یک WbS در شروع با هدف نهایی مورد نیاز و سپس با تقسیمات پی در پی تا رسیدن به اجزا کنترل پذیری از کار تا برنامه ریزی و کنترل هزینه، زمان و مضامین فنی آسان گردد(2)
3.1 وزارت دفاع آمریکا (MIL-HDKB-881A)
ساختار شکست کار یک نمودار درختی شامل سخت افزار، خدمات و اطلاعات می باشد که در جریان پیشرفت تولید یک آیتم نظامی، از فعالیتهای مهندسی پروژه بدست می آیند و می توانند بطور کامل پروژه را مشخص کنند. یک WbS محصول (محصولاتی) که باید تولید یا تهیه شوند را نمایش داده و تعریف می کند. همچنین ارتباط عناصر کار، جهت تکمیل یکدیگر و تکمیل محصول در آن مشخص می گردد.(3)
2. کاربردها و کار کردهای اصلی یک ساختار شکست کار
یک ساختار شکست کار موارد زیر را تسهیل و در توسعه آنها مورد استفاده قرار می گیرد(17 2.4)
• ساده سازی یک پروژه و درک کار
• یک گرافیک یا نقشه مناسب برای مشاهده همه محدوده پروژه فراهم نماید.
• برنامه ریزی همه کارها
• تعریف محصولات نهایی و تحویل شدنی ها
• تعریف کار بصورت پی در پی و در جزئیات بیشتر
• شرح محصولات نهایی مطابق با اهداف
• فراهم کردن پایه ای برای تخصیص مسئولیت به همه کارها
• فراهم شدن پایه ای برای توسعه زمانبندی
• فراهم شدن پایه ای برای تخمین هزینه
• برنامه ریزی و تخصیص منابع
• یکپارچگی محدوده، زمان و هزینه
• مانیتورینگ هزینه، زمان و عملکرد فنی
• خلاصه سازی اطلاعات برای مدیریت و گزارش دهی
• فراهم کردن قابلیت پیگیری سطح پایینی از جزیئات
• فراهم شدن یک مرجع عمومی برای ارتباطات
• کنترل تغییرات
• فراهم کردن پایه ای برای مدیریت پیکره بندی پروژه، مدیریت ریسک پروژه، مدیریت عملکرد پروژه
• ساخت تيم پروژه
• پشتیبانی لجستیک و تامین و تدارکات ساختار شکست کار ۶ کارکرد اصلی دارد که در این قسمت به آنها پرداخته می شود (۱۲)
۱. منعکس کننده اهداف است. نشان دهنده همه فعالیتهای اصلی مورد نیاز برای به انجام رسیدن اهداف می باشد. اگر جزئی در WbS نباشد در آن صورت ممکن است انجام نشود. زیرا نه مسئولیت و نه منبعی برای اجرای این فعالیت تخصیص نمی یابد.
۲. یک چارت سازمانی از پروژه می باشد. بطوری که نشان دهنده واحدهای داخلی، شرکا و تامین کنندگان خارجی مسئول تحویل بسته های کاری می باشد. این مساله اهمیت ویژه دارد هنگامی که محدوده پروژه چند سازمانی است. در آن صورت ساختار سازمانی پروژه متفاوت از ساختار سازمان داخلی می باشد.
3. جهت پیگیری هزینه، زمان و عملکرد برای هر عنصر در هر سطح پروژه مورد استفاده واقع می گردد و در اغلب مواقع پایه ای است برای ساختار کدینگ حسابهای مالی تا هزینه های پروژه را تحت سیستم حسابداری پروژه جمع آوری کند.
4. جهت مخابره وضعیت پروژه مورد استفاده قرار می گیرد. بویژه هنگامی که در ترکیب با ماتریس تخصیص وظایف مورد استفاده قرار می گیرد، مسئولیت های سازمانی برای تحویل هر بسته کاری در WBS و RAM مستند می گردد.
۵. برای تعریف موضوع ارتباطات مورد استفاده قرار می گیرد و جهت تخصیص اعتبار مناسب برای هزینه ارتباطات به تیم پروژه اجازه می دهد. تیم پروژه بایستی طرحی برای ارتباطات میان واحدهای مختلف انجام دهنده کار پروژه تدوین نماید. بدون تعریف روشن ارتباطات میان منابع اجرایی پروژه پیگیری و کنترل موثر پروژه غیر ممکن می باشد.
۶. نشان دهنده چگونگی کنترل پروژه می باشد. ساختار عمومی پروژه و هر چه که بایستی کنترل شود در یک چشم انداز تحویل شدنی یا چشم اندازه کارکردی را دیکته کردند
3. انواع روش های سازماندهی ساختار شکست کار
هرچند از کلمه WbS به عنوان یک برچسب برای دیاگرام سلسله مراتبی محدوده پروژه استفاده می شود. اما در عمل تعداد زیادی ساختار شکست محصولی وجود دارد(۵)
فقط یک راه صحیح برای خلق یک ساختار شکست کار وجود ندارد. فرضا اگر ما هر عضو از اعضای تیم برنامه ریزی پروژه را در یک اتاق متمایز قرار داده و از آنها بخواهیم WBS ای را برای پروژه توسعه دهند، ممکن است همه آنها با تفسیرهای متفاوتی شکست کار را توسعه دهند، در صورتی که همه توسعه ها صحیح بوده و بهترین جواب نیز وجود ندارد. انتخاب نوع ساختار سابجکتیو بوده و بر اساس ترجیحات تصمیم گیرنده نسبت به نیازمندی هایش می باشد. در انتخاب نوع ساختار بایستی استفاده هایی را که در طول عمر پروژه از WIBS می بریم، لحاظ نموده و مدنظر قرار دهیم، چراکه ممکن است بهترین انتخاب برای تعریف کاری که بایستی انجام شود بهترین انتخاب برای گزارشگیری وضعیت پروژه نباشد. بهتر است روش تهیه ساختار شکست کار به مدیر پروژه واگذار شود زیرا او برنامه ریزی را به گونه ای انجام می دهد که کار به ساده ترین شکل ممکن صورت پذیرد، ولی متاسفانه در بسیاری از موارد این اختیار داده نمی شود(۱۳) نهادها و سازمان های مختلف بسته به نوع نیاز خود از روش های متفاوتی جهت سازماندهی ساختار شکست کار در پروژه و برنامه های خود بهره می برند(انتخاب روش به ماهیت پروژه، بودجه و زمان پروژه، ساختار سازمانی و... بستگی دارد). آنچه مسلم است این است که نمی توان حکم به بهترین رویکرد برای یک پروژه معین را صادر نمود (هر چند مراجع مهمی مثل PMI و NASA ساختار شکست محصولی را بهترین نوع ساختار شکست می دانند)، به همین دلیل لازم است سازمان ها خروجی جلسات برنامه ریزی مشترک پروژه را مورد بررسی قرار داده و رویکردی را که به نظر می رسد موجب تعریف روشنی از کار پروژه می شود را برای سازماندهی شکست کار پروژه خود برگزینند. در این بخش روشهای عمومی و رایج جهت سازماندهی ساختار شکست کارها به همراه ویژگی ها، شرایط، کاربردها و مزایا، معایب هر روش که یکی از موارد مهم جهت توسعه مفید یک WbS می باشد مورد بررسی واقع می گردد. لازم به ذکر است که علاوه بر روش های مرسوم ذیل روشهای دیگری نیز وجود دارد که استفاده از آنها یا بسیار اندک بوده و یا در کنار یکی از روش های ذیل می باشد، مانند شکست بر مبنای واحدهای مدیریتی ، شکست هزینه این شکست منابع و... که به جهت تمرکز کافی بر روی روش های اصلی از ذکر آن ها در این بخش خودداری می گردد.
1.3 ساختار شکست کار فعل گرا یا وظیفه گرا
یک WbS وظیفه گرا تحویل شدنی های پروژه را در قالب اقدامات و عملیات هایی که بایستی انجام شود تا محصول نهایی تولید شود تعریف می کند. اولین کلمه در عناصر این گونه از WbS ها معمولا یک فعل می باشد، مانند طراحی، توسعه، بهینه سازی، انتقال، تست و...(۶). این رویکرد در گذشته توسط PMI پیشنهاد شده بود. به خاطر داشته باشید که فعالیتهای WBS در پایینترین سطح بایستی همیشه در فرم فعل گرا بیان شود. رویکردهای فعل گرا بر دو نوعند:
۱. رویکرد طراحی، ساخت، تست، اجرا
این رویکرد عموما در پروژه هایی که توسعه یک متدولوژی را در بر می گیرند مورد استفاده واقع می گردند. استفاده در توسعه سیستم ها یک موقعیت کاملا واضح جهت استفاده از این رویکرد می باشد. دسته بندی بیان شده سنتی بوده و شما می تواند بر حسب نیاز دسته بندی فوق را تعدیل نمایید. (۱۳). در شکل ۱ ساختار شکست وظیفه ای پروژه ساخت یک ردیابت آمده است، عناصر سطح ۱ این پروژه طراحی، توسعه و... می باشد.
۲. رویکرد اهداف
رویکرد اهداف شبیه به رویکرد طراحی، ساخت، تست، اجرا بوده و هنگامی مورد استفاده واقع می گردد که گزارشات پیشرفت در مراحل گوناگون تکمیل پروژه برای مدیریت ارشد تهیه گردد. ارائه گزارشات پیشرفت پروژه بوسیله اهداف اشاره خوبی به تحویل شدنی هایی که بایستی توسط تیم پروژه تولید شوند دارد. اهداف تقریبا همیشه ارزش های تجاری را بازگو می کنند و از مدیران ارشد و مشتری ها دریافت می شوند. این رویکرد باعث دشواری های زیادی می شود زیرا اهداف اغلب همپوشانی دارند و محدوده آنها می تواند فازی باشد.
2.3 ساختار شکست کار اسم گرا" یا تحویل شدنی گرا" یا محصولی
این گونه از ساختار شکست ها ها بهترین و در عین حال دشوارترین تکنیک توسعه ساختار شکست کار می باشند. یک WbS تحویل شدنی گرا کارهای پروژه را بر حسب اجزا (فیزیکی یا کارکردی)" که تشکیل دهنده تحویل شدنی ها هستند تعریف می کند(۵) این نوع از ساختار شکست ها عناصری را که وابسته به محصول نیستند شامل نمی شوند و همچنین نیازمندی های محصول را و نه هزینه یا کارکردهای آن را نشان می دهد.(۴) اولین کلمه در عناصر این گونه از WBS ها معمولا یک اسم می باشد مانند: ماژول A، زیر سیستم A، موتور اتومبیل، آنتن، و .... به علت اینکه اسم ها معمولا قسمتی از یک محصول می باشند این نوع از ساختار شکست ها را گاها ساختار a X A. 16 K * شکست محصولی )PBS( می نامند. برای پروژه های توسعه محصولات جدید ، معمولترین ساختار برای تضمین wbs SK حشر وحشی محور استفاده از یک PBS می باشد.(۵) مدیران پروژه با استفاده از این نوع WbS ها تحویل شدنی ها را به مدیران وظیفه ای تخصیص می دهند(۱۰) ساختارهای شکست محصولی نوع پیشنهادی جاری ساختار شکست طبق تعریف PMI می باشند. ناسا نیز این نوع از ساختار شکست را جهت پروژه های خود مورد استفاده قرار داده و پیشنهاد می کند. J. ROdney Turner توسعه PBS را ضروری می داند و بیان می دارد که بایستی در ابتدا ساختار شکست محصولی تهیه شود، زیرا پس از آن است که شما می توانید کلیه کارهایی را که بایستی برای ساختن و مونتاژ محصول نهایی انجام شوند تعریف نمایید.(۱۱) او همچنین اعتقاد دارد که تفاوتی بین سطوح سلسله مراتبی اجزا در یک pbS و عناصر کاری در یک WOS وجود دارد(هرچند در بسیاری از پروژه ها این اختلاف ناچیز است) و سطوح یک p[0S و WOS استاندارد را بصورت شکل 2 بیان می دارد(18)
به این رویکرد گاهی اوقات رویکرد جریان" یا رویکرد سخت افزار نیز می گویند زیرا تمرکز اصلی رویکرد بر روی اجزاء محصول می باشد. یکی از امتیازهای اصلی این رویکرد این است که امکان تجمیع هزینه ها را بر پایه محصول فراهم می نماید و همچنین پیگیری هزینه های هر جز از محصول و توسعه تخمینی برای هزینه تولید واقعی هر جز را نیز برای مدیر پروژه فراهم می نماید و باعث می شود طرحریزی هزینه بوسیله جداکردن هزینه های طراحی، توسعه و ساخت هر جز در سیستم آسان گردد.(۱۲) از دیگر مزایای این روش آسان بودن تعیین خروجی ها می باشد، زیرا خروجی ها مطلوبیت های انتهای پروژه می باشند. ولی اقدامات و عملیات ها ممکن است پیش بینی دقیق و صحیحشان خیلی مشکل باشد.(۵) ساختارهای شکست محصولی بر دو نوعند:
۱. تجزیه فیزیکی
این رویکرد، رویکرد غالب در پروژه های ساخت محصول می باشد. به عنوان مثال پروژه ساخت دوچرخه کوهستانی را در نظر بگیرید، اجزا فیزیکی این محصول شامل تنه دوچرخه، چرخها، محورهای تعلیق، چرخ دنده ها و ترمزها می باشد. این نوع از WBS ها جذاب می باشند وآن هم به خاطر این حقیقت که می توانند شبیه چارت حسابهای مالی (COA) یک کمپانی باشند. CoA ها اسم گونه هستند زیرا آنها هزینه های توسعه چیزهایی مثل ترمزها و چرخ دنده ها را محاسبه می کنند. یک COA نبایستی با یک WBS مخلوط شود WBS یک ساختار شکست کار می باشد، در صورتی که COA یک ساختار شکست هزینه می باشد. اکثر نرم افزارهای معروف مدیریت پروژه می توانند فیلدهای کدینگی را به جهت استفاده برای لینک هزینه کار پروژه با دسته بندی حساب های مالی سازمان فراهم نمایند. (۱۳) مثال ردیاب قسمت قبل را در نظر بگیرید شکل " ساختار شکست همان پروژه را ولی با ساختار تحویل شدنی گرانشان می دهد.
۲. تجزیه کارکردی
با استفاده از مثال دوچرخه قسمت قبل، می توان WBS را با استفاده از اجزا کارکردی دوچرخه تولید نمود. اجزا کارکردی شامل: سیستم فرمان، سیستم انتقال (چرخ دنده)، سیستم ترمز و سیستم پدال می باشد. دلایل مطرح شده قسمت قبل جهت استفاده از رویکرد تجزیه فیزیکی در این قسمت نیز صادق است. (۱۳)
3.3 ساختار شکست کار سازمانی"
این ساختار تحویل شدنی های پروژه را در قالب واحدهای سازمانی که کار پروژه را انجام می دهند تعریف می نماید.(۹) این ساختار بهترین ساختار برای پروژه های کوچک می باشد، جایی که یکپارچگی وظیفه ای نیاز کلیدی پروژه می باشد. (۱۲) اغلب جهت موازی کردن WDS با سازمان، توسعه کار پروژه سرتاسر محدوده سازمانی یا جغرافیایی پیشنهاد می شود. مدیران پروژه تمایل به انتخاب این رویکرد را به علت عدم آزادی در استفاده از منابع را نداشته، بلکه تمایل به خارج شدن از این الزامات و محدوده های سازمانی را دارند. این ساختار، ساختارهای مکان جغرافیایی، فرآیندهای کسب و کار و دپارتمانی را به عنوان ساختارهای زیر مجموعه خود شامل می شود. (13) در برخی سازمان ها این ساختار با ساختار شکست فعل گرا یا وظیفه گرا یکسان می باشد در این سازمان ها ساختار سازمانی به گونه است که واحدهای مختلف یا مکان های جغرافیایی مختلف متولیان انجام عملیات های اصلی می باشند، به عنوان مثال واحد طراحی، واحد توسعه، واحد انتقال، واحد تست، واحد ساخت و... در ادامه این بخش انواع رویکردهای ساختار شکست سازمانی بررسی می گردد.
۱. ساختار جغرافیایی
اگر کارهای پروژه از لحاظ جغرافیایی پراکنده باشند (مثل برنامه های فضایی) ممکن است این احساس ایجاد شود که برای ترسیم چشم انداز ارتباطات و هماهنگی ها جهت تفکیک کار پروژه ابتدا ساختار مکانهای جغرافیایی توسعه و سپس بوسیله دیگر رویکردهای ساختار شکست WBS در هر مکان ترسیم شود.
۲.ساختار اداری
