بخشی از مقاله
چکیده
یکی از مشکلات رایج در هر پروژه تأخیر در اجراي آن است. تأخیر در یک پروژه میتواند ناشی از عوامل متعددي باشد که به نوع پروژه نیز بستگی دارد. در پروژههایی مثل پروژه هاي عمرانی مطالعات زیادي راجع به تأخیر انجام شده و از اینرو عوامل تأخیر شناخته شده میباشد درحالیکه در پروژه هاي بهره وري چنین نیست. در این مقاله عوامل ایجاد تأخیر در پروژه جمع آوري و تحلیل شاخصهاي بهره وري استان کرمان مورد بررسی قرار گرفته است. در این پروژه دادههاي موردنیاز براي محاسبه بیش از 600 شاخص بهرهوري جمع آوري و سپس شاخصها محاسبه و تحلیل شده اند. بر اساس بررسیهاي انجام شده سه عامل مهم در بروز تأخیر این پروژه عبارتند از: عدم پشتیبانی مدیریت عالی سازمان، پایین بودن میزان آمادگی پیشبرد حرکت بهرهوري در سازمان و عدم دسترسی به دادههاي مورد نیاز.
-1مقدمه
بشر همواره براي ایجاد امکانات بهبود زندگی و دسترسی به شرایط فرهنگی و اجتماعی بهتر تلاش نموده و براي دستیابی به آن، تولید بیشتر و بهتر را هدف اساسی خود قرار داده است که به معناي تولید بهرهور است. از نظر محققان، بهرهوري معیاري کلیدي براي ارزیابی عملکرد فعالیتها و نظامهاي اقتصادي و اجتماعی است که افزایش آن ضمن افزایش کیفیت محصول و کاهش قیمت تمام شده، بازدهی سرمایه را نیز افزایش داده و توان پرداخت دستمزدهاي بیشتر را براي شرکتها فراهم میکند.
بنابراین میتوان گفت افزایش بهرهوري بهترین ابزار براي بهبود سطح زندگی مردم و ایجاد ثروت ملی است. با گسترش این تفکر میتوان چنین نتیجه گرفت که افزایش بهرهوري در سازمانها موجب افزایش بهرهوري ملی شده که موجب بالا رفتن قدرت خرید مردم، رونق اقتصادي، افزایش درآمد ملی، کاهش تورم و افزایش اشتغال در بلند مدت میشود 2]،.[1 رشد بهرهوري ملی نه تنها استفاده بهینه از منابع است بلکه به ایجاد توازن بین ساختارهاي اقتصادي، اجتماعی و سیاسی در جامعه کمک میکند.
با کارایی و اثربخشی منابع موجود و ارتقاء کیفیت نیروي انسانی به جاي افزودن به منابع، میتوان رشد قابل توجهی در درآمد ملی ایجاد نمود و با توجه به اینکه اهداف و سیاست هاي اجتماعی اصولا بر مبناي توزیع و استفاده از درآمدهاي ملی میچرخد اگر در این اهداف بهبودي ایجاد شود به شرایط کاري و انگیزه مردم اثر گذاشته و به توسعه جامعه کمک خواهد کرد. بهبود بهرهوري همچنین به عنوان یک عامل موثر در پدیدههاي اقتصادي و اجتماعی از جمله رشد اقتصادي، کنترل تورم، سرمایه گذاريهاي جدید و اشتغال شناخته شده است.
برنامهریزي بهبود بهرهوري در سطح کلان نیازمند اندازه گیري و تحلیل شاخصهاي بهرهوري در سطح بخشهاي مختلف اقتصادي و اجتماعی است و در قالب برنامههاي گسترده دولتی به انجام میرسد. هدف این برنامهها که در بازههاي زمانی معینی تکرار میشوند گردآوري و محاسبه شاخصهاي بهرهوري در سطح بخشها و زیربخشها میباشد. در زمان اجراي این برنامهها عوامل متعددي وجود دارند که بر نتایج و فرایند اجراي آنها مشتمل بر کیفیت دادههاي گردآوري شده، شاخصهاي محاسبه شده و همچنین میزان زمان و منابع لازم تاثیرگذارند.
از دیدگاه مدیریت پروژه، میزان موفقیت یک پروژه مفهومی است که از زوایاي مختلف میتوان آن را بررسی نمود به همین خاطر ممکن است انجام پروژه اي از نظر کارفرما موفق تلقی شود در حالیکه از دید مشتري و کاربر، پروژه موفقی نباشد .[9] بنابراین میزان موفقیت یک پروژه را میتوان با روشها و معیارهاي مختلف ارزیابی نمود .[10] سه معیار اولیه ارزیابی میزان موفقیت پروژهها عبارتند از: زمان، بودجه و کیفیت .[11] بر اساس مطالعات انجام شده [12] تاخیر در انجام پروژههاي مختلف یکی از متداولترین دلایل عدم موفقیت آنهاست.
دلایل تاخیر در انواع پروژهها مشتمل بر پروژههاي عمرانی، نرم افزاري و تکنولوژي اطلاعات و ... مورد بررسی قرار گرفته است که شرح مفصلی از آن را می توان در مرجع 12 مشاهده نمود. آنچه تاکنون در بررسیهاي به عمل آمده کمتر مورد توجه قرار گرفته است دلایل و عوامل تاثیرگذار در تاخیر پروژههاي مرتبط با جمع آوري، اندازه گیري و تحلیل بهرهوري در سطح کلان میباشد. در این مقاله قصد داریم عوامل مرتبط با عدم موفقیت زمانی در یک پروژه جمع آوري، اندازه گیري و تحلیل بهره وري را مورد بررسی قرار داده و عوامل موثر بر آن را شناسایی کنیم. در بندهاي 2 و 3 مقاله به ترتیب تعریف پروژه و تعریف مساله آورده شده است. بند 4 و 5 به ترتیب به متغیرهاي تحقیق و فرضیههاي تحقیق پرداخته است. در بند 6 متدولوژي پژوهش توجیه شده است. دو بند آخر مقاله نیز نتایج پژوهش و بحث و بررسی را شامل میشود.
-2تعریف پروژه
سازمان ملی بهرهوري ایران -به عنوان مرجع رسمی فعالیتهاي بهرهوري کشور- به منظور محاسبه و تحلیل شاخصهاي بهرهوري در سطوح مختلف خرد و کلان و تحلیل روند بهرهوري کلان، در سال 1387 اقدام به جمع آوري دادههاي بهرهوري در 30 استان کشور نمود. در این پروژهها، تمامی سازمانهاي دولتی و حکومتی، اقلام داده مورد نیاز براي محاسبه شاخصهاي از قبل تعریف شده را جمع آوري نموده و شاخصهاي بهرهوري مرتبط با حوزه کاري خود را محاسبه نمودند. این شاخصها در اختیار دفتر پروژه مستقر در هر استان قرار گرفته و جهت تجمیع و پردازش نهایی به سازمان ملی بهرهوري ارسال گردید.در این پروژه تمامی دستگاههاي مرتبط با بخشهاي مختلف اقتصادي و اجتماعی مشارکت داشتند که با سیستم کدگذاري ISIC 3 تفکیک شدند. تعداد شاخصهاي مرتبط با این سازمانها بالغ بر 628 شاخص میباشد.
در این پروژه دادههاي مربوط به شاخصهاي بهرهوري بخشهاي مختلف اقتصادي و اجتماعی به دو بخش اصلی - 1 اقلام داده و شاخصهاي مربوط به سالهاي 1379 تا 1386 و - 2 پیش بینی اقلام داده و شاخصهاي مربوط به سالهاي 1387 الی 1393 تقسیم بندي شده است. تعداد کل شاخصهاي بهرهوري که در بازههاي زمانی مذکور باید محاسبه و یا پیش بینی میگردید، بالغ بر 10000 شاخص میباشد. به منظور انجام راهبري و هماهنگیهاي لازم، دفتر پروژه تشکیل گردید. این دفتر متشکل از متخصصین دانشگاهی و اجرایی بوده و وظیفه آموزش، اطلاع رسانی، ارسال دستور العملها و شاخصها، ابهام زدایی، انجام هماهنگی با مرکز و همچنین پیگیري، دریافت و ثبت دادهها و شاخصهاي بهرهوري را در تعامل با 79 سازمان در سطح استان کرمان بر عهده داشت.
-3تعریف مساله
بر اساس برنامه زمانبندي پروژه، دستگاههاي اجرایی و سازمانهاي مرتبط باید دادهها و شاخصهاي بهرهوري خود را در بازه زمانی تعیین شده در مدت زمان معین 3 ماه تهیه و به دفتر پروژه ارسال مینمودند. چهار گروه متشکل از 12 کارشناس با تخصصهاي اقتصاد و مهندسی صنایع و همچنین کمیته علمی پروژه متشکل از اساتید دانشگاهی در رشتههاي اقتصاد و مهندسی صنایع و کمیته اجرایی مسؤولیت پشتیبانی سازمانها در این حرکت را بر عهده داشتند. در پایان مهلت تعیین شده، درصد قابل توجهی از سازمانها موفق به ارسال دادهها و شاخصهاي بهرهوري خود نشدند. دفتر پروژه با هماهنگی مسئولین اجرایی استان فرجه ارسال داده و شاخصها را به مدت 15 روز دیگر تمدید نمود.
با این حال تعدادي از سازمانها شاخصهاي خود را در زمان جدید نیز ارسال ننمودند. در مرحله بعد مسئولین اجرایی استان اقدام به صدور اخطار کتبی به سازمانهاي داراي تاخیر نموده و ضرب العجلی را براي ارسال دادهها تعیین نمودند. بسیاري از سازمانها دادههاي خود را در ضرب العجل تعیین شده ارسال نمودند ولی به دلیل تعجیل درکار، این امر موجب تعامل زیادي از طرف دفتر پروژه و سازمانها در ارتباط با رفع نقص و بهبود صحت دادهها گردید و درصدي از زمان افراد دفتر پروژه صرف اعتبارسنجی دادههاي ارسالی از طرف سازمانها شد. در نهایت پس از 5 ماه اقلام مذکور نهایی شده و از طرف سازمانها به دفتر پروژه ارسال گردید.
به طور خلاصه مشکلات بوجود آمده در زمان اجراي این پروژه را می توان به صورت زیر تقسیم بندي نمود: - 1 تاخیر در ارسال اقلام داده و شاخصهاي بهرهوري - 2 اشتباه در محاسبه و عدم دقت در برآورد اقلام داده و شاخصهاي بهرهوري - 3 صرف زمان قابل توجه براي اعتبارسنجی اقلام دادههاي ارسالی از طرف سازمانها توسط کارشناسان دفتر پروژه و - 4 وجود نقص در دادههاي ارسال شده.با توجه به تکرار شدن پروژه گردآوري داده و محاسبه شاخصهاي بهرهوري در سالهاي متوالی، لازم است دلایل بروز مشکلات مذکور مورد بررسی قرار گیرند. این مقاله سعی دارد عوامل موثر در بروز تاخیر پروژه را شناسایی و تحلیل نماید.
-4متغیرهاي تحقیق
بر اساس مشاهدات نویسندگان مقاله در زمان اجراي پروژه و محتواي گزارشات پیشرفت کار و نتایج مصاحبههایی که با گروههاي هماهنگی و رابطین مستقیم و همچنین کمیتههاي اجرایی و علمی پروژه انجام شده است، مهمترین عواملی که میتواند در زمان اجراي پروژه، باعث تاخیر در ارسال دادهها و شاخصهاي بهرهوري از طرف سازمانهاي متولی در استان شده باشد به صورت زیر میباشد: عدم دسترسی به دادههاي مورد نیاز: برخی از سازمانها به دلیل فقدان سیستمهاي اطلاعاتی مناسب براي گردآوري، ثبت و پردازش دادههاي خود و یا سازمانها و شرکتهاي زیر مجموعه خود، دادهها را در مکانهاي مختلف و در قالبهاي نامناسب نگهداري میکنند. این موضوع انجام هماهنگی و گردآوري آنها در زمانهاي تعیین شده را مشکل و یا امکان ناپذیر مینماید.
پشتیبانی مدیریت عالی سازمان: حرکتهاي بهبود کیفیت و بهرهوري نیازمند پشتیبانی مدیران عالی سازمان میباشد. حمایت مدیران عالی در قالب انجام هماهنگیها، الزام سایرین به همکاري، تخصیص منابع مورد نیاز، اعطاي اختیارات لازم و مانند آن میتواند در انجام به موقع کار بسیار تاثیرگذار باشد. در این پروژه تعدادي از سازمانها وجود داشتند که به دلیل عدم تمایل مدیران عالی آنها به همکاري، دفتر پروژه مجبور به حذف سازمان آنها از فهرست سازمانهاي مشارکت کننده در پروژه گردید. آموزش بهرهوري: فرآیند شناسایی، گردآوري و محاسبه شاخصهاي بهرهوري امري تخصصی است و لازم است افراد مرتبط با این فرآیند در سازمانها آموزشهاي لازم را گذرانده باشند. آموزش ناکافی و غیر موثر میتواند باعث بروز سردرگمی، ابهام، نقص و عدم صحت در دادههاي بهرهوري گردد و تلاش براي شناسایی و رفع این موارد خود از عوامل طولانی شدن زمان پروژه است.
