بخشی از مقاله
چکیده
دستاوردهای حاصل از پروژه های مختلف، نشان دهنده این واقعیت است که اجرای موفقیت آمیز پروژه ها در گرو عملکرد مناسب سیستم مدیریت پروژه است، بنابراین ارزیابی عملکرد و سنجش وضعیت موجود و شناسایی عوامل بحرانی موفقیت این سیستم، ضروری به نظر می رسد. از طرفی هیچ سازمانی دارای منابع نامحدود نمی باشد، لذا ارایه راهکارهای صحیح و مطابق با نیاز سازمان از بیشترین اهمیت برخوردار است.
این پژوهش در نظر دارد راهکارهای لازم جهت ایجاد بهبود در عملکرد سیستم مدیریت پروژه سازمان مورد مطالعه را تدوین نماید. روش تحقیق از نوع توصیفی است و جامعه آماری شامل کارکنان و مدیران سازمان می باشد. داده ها با استفاده از پرسشنامه - برمبنای شاخصهای - EFQM، گردآوری شده و سپس بر اساس امتیاز کسب شده شاخصها، عوامل بحرانی موفقیت سیستم مدیریت پروژه شناسایی شده است.
در ادامه، جهت تقویت عوامل بحرانی موفقیت عملکرد سیستم مدیریت پروژه راهکارهای ارائه گردیده است. نتایج پژوهش نشان میدهد تدوین نظام عملکرد پیمانکاران، ایجاد شورای عالی مدیریت و برنامه ریزی فرآیندها، مهندسی مجدد فرآیندها و نظارت دوره ای به منظور بهبود، مستند سازی تصمیمات کارکنان به منظور شناخت کارکنان قوی و پویا، جزو راهکارهای مهم جهت بهبود عملکرد سیستم مدیریت پروژه سازمان مورد مطالعه می باشند.
-1 مقدمه
با توجه به روند رو به توسعه گسترش صنایع در کشور و افزایش تدریجی طرحها و پروژههای عمرانی و صنعتی، برنامهریزی و مدیریت پروژه صحیح جهت موفقیت هرچه بیشتر پروژه ها ضروری است؛ موفقیت و کامیابی در مدیریت پروژه، نیازمند ارزیابی عملکرد سیستم مدیریت پروژه و ارایه راهکارهای صحیح در راستای بهبود می باشد .[1] دستیابی به بهبود مستمر و سرآمدی در همه ابعاد سازمان از جایگاه ویژه ای برخوردار است؛ در این راستا، الگوی بنیاد اروپایی مدیریت کیفیت - EFQM1 - سازمان ها را در جهت حرکت به سمت سرآمدی کمک می کند .
[2] مدل های تعالی سازمانی یا سرآمدی کسب و کار، به عنوان ابزاری قوی برای سنجش میزان استقرار سیستم ها در سازمان های مختلف به کار گرفته می شوند. با به کارگیری این مدل ها، ضمن این که یک سازمان میتواند میزان موفقیت خود را در اجرای برنامه های بهبود در مقاطع زمانی مختلف مورد ارزیابی قرار دهد، امکان مقایسه عملکرد خود با سایر سازمان ها و به ویژه با بهترین آنها را خواهد داشت. مدل های سرآمدی - تعالی - کسب و کار، پاسخی است به این سوال که سازمان برتر چگونه سازمانی است، چه اهداف و مفاهیمی را دنبال می کند و معیارهایی که بر رفتار آن حاکم هستند، چیست؟ امروزه اکثر کشورهای دنیا با تکیه بر این مدل ها، جوایزی را در سطح ملی و منطقه ای ایجاد کرده اند که محرک سازمان ها و کسب و کارها در تعالی، رشد و ثروت آفرینی است.
جایزه دمینگ در ژاپن، جایزه بالدریج در ایالات متحده آمریکا و جایزه اروپایی کیفیت که توسط بنیاد اروپایی مدیریت کیفیت ایجاد شده و به مدل EFQM معروف است، در سه قطب اقتصادی بزرگ سده اخیر یعنی ژاپن، آمریکا و اروپا، اصلی ترین نمونه از این جوایز هستند. در بین این مدل ها، مدل EFQM عمومیت و استقبال بیشتری در سطح جهان یافته است و الگویی برای بسیاری کشورهای دیگر در طراحی این جوایز بوده است .[3] با بهکارگیری مدلهای تعالی سازمانی برای خود ارزیابی، سازمانها میتوانند از مزایای خودارزیابی تعالی بهره مند شوند.
در فرآیند خودارزیابی EFQM، سازمان تصویر واقعی خود را ارزیابی نموده و نقاط قوت و فرصتهای بهبود را مشخص می نماید. لذا می توان نتیجه گرفت که در مدل سرآمدی سازمان به استناد الگوی اروپایی آن، سازمان ها با ارزیابی خود - کنترل خود - ضمن اخذ بازخور مناسب و شناسایی نقاط قوت و ضعف، راه های بهبود و اصلاح - شناسایی نقاط قابل بهبود - مستمر را ارائه خواهند داد. این چرخه در مطالعات مدیریتی همانند فرآیند دمینگ یک اقدام کنترلی و بهبود مستمر تلقی می شود.
بنابراین باید گفت: ماموریت EFQM بر اساس شناخت وضع موجود سازمان و مقایسه آن با اهداف، شاخص و استانداردهای عملکرد، بهبود مستمر عملکرد سازمان است .[4] از طرفی جهت دستیابی به بهبود مستمر و ارتقاء وضعیت موجود باید خط مشی ها و راهکارهایی تبیین گردد. شنهار، در تحقیق خود با موضوع رهبری استراتژیک پروژه، به نقاط ضعف و کاستی های مدیریت پروژه پرداخته و به لزوم هدایت استراتژیک سیستم مدیریت پروژه می پردازد. وی بیان می کند که در رویکردهای سنتی مدیریت پروژه صرفا تلاقی سه عامل زمان، بودجه و اهداف عملکردی - کیفیت - مطرح بود اما امروزه برای تضمین موفقیت پروژه ها علاوه بر عوامل فوق به وجود دیدگاه رهبری و خط مشی گذاری در مدیریت پروژه، نیاز است.
همچنین بیان می کند که هر سیستم مدیریت پروژه ای خط مشی ها و راهکارهای مخصوص به خود را می طلبد .[5] پاتاناکول، در تحقیق خود به بررسی نقش مدیر پروژه در موفقیت یک پروژه می پردازد. به عقیده وی موفقیت سازمان به موفقیت پروژه های اجرا شده آن بستگی دارد؛ از طرفی عامل اصلی موفقیت و یا شکست پروژه ها، سیستم مدیریت پروژه و به تبع آن تصمیمات استراتژیک و رویکردهای اتخاذ شده در راستای اجرای پروژه می باشد. وی بیان می کند که با وجود این اهمیت، ادبیات منتسب به مدیریت پروژه بسیار محدود است.
وی همچنین به بیان شاخصهای انتساب یک مدیر پروژه موفق پرداخته است که یکی از مهمترین این شاخصها، توانایی مدیر پروژه در ارایه راهکارهایی متناسب با توجه به سنجش وضعیت فعلی و در راستای بهبود عملکرد سیستم مدیریت پروژه می باشد، طوری که سبک مدیریتی خود را با شرایط محیطی و واقعی پروژه انطباق دهند .[6] داویس فاکتورهایی از قبیل ارتباط، همکاری، مشاوره، زمان و دست یابی به اهداف و منافع استراتژیک را جزو فاکتورهای اصلی موفقیت پروژه می داند .[7] وی همچنین بر اساس مطالعات خود، اینگونه بیان کرد که تحقیقات انجامشده تا سال 2014 سه عامل زیر را بهطور همزمان در نظر نگرفته است :[8]
الف - عوامل بحرانی در موفقیت سیستم مدیریت پروژه ب - مدیریت تعالی سازمان پ - خط مشی ها و استراتژیهای کلان سازمان
اوسوریو و همکارانش نیز تاکید دارند که لیست عوامل موفقیت برای پروژه های مختلف با توجه به شرایط پروژه ها متفاوت است .[9] میتوان ادعا نمود که جامعترین لیست عوامل بحرانی موفقیت پروژه را پینتو و همکارانش، بهصورت ده عامل مهم: مأموریت پروژه، پشتیبانی مدیریت اصلی، برنامهریزی و طرحها، همفکری مشتریان، کارکنان - انتخاب، تغییر و آموزش - ، فعالیتهای تکنیکی، پذیرش مشتریان، کنترل و بازخورد - نظارت دوره ای - ، ارتباطات، اداره مشکلات غیر منتظره بیان کردند .
[10] از دیدگاه جانسون در دهه ی گذشته، رشد سریع رقابت در بازارها که منتج از تغییرات تکنولوژی وفزونی تنوع محصولات است، موجب شده تا سازمان ها نیاز به بهبود مستمر عملکرد را بیش از پیش دریابند. امروزه سازمان ها به منظور حفظ و بهبود مزایای رقابتی خود به طور گسترده ای از اندازه گیری عملکرد برای ارزیابی، کنترل و بهبود فرآیند های تجاری خود استفاده می کنند .[11] دلاوری و همکارانش در مقاله خود به اهمیت نقش مدیریت پروژه در موفقیت پروژه پرداخته اند. به نظر ایشان کیفیت انجام فعالیتهای مدیریت پروژه، نقشی غیرقابل انکار در موفقیت یا شکست پروژه ها دارد.
بخصوص در سازمانهای پروژه محور با پروژه های بزرگ، این موفقیت یا شکست بسیار بحرانی خواهد بود؛ زیرا موفقیت این شرکتها در گرو موفقیت پروژه های آنها است. ایشان بیان کرده اند که یکی از ابزارهای مناسب برای کسب اطمینان از صحت و کیفیت انجام فعالیتهای مدیریت پروژه، ارزیابی مستمر نحوه انجام این فعالیتها می باشد. با توجه به اهمیت موفقیت در پروژههای بزرگ تحقیقاتی و در راستای بهبود عملکرد مدیریت این پروژه ها، تدوین مدلی خاص برای ارزیابی آنها بسیار حیاتی می باشد .[12] عزیزپور و همکارانش نقش کاربردی مدل تعالی سازمانی EFQM در مدیریت پروژه صادرات انرژی برق به کشور عراق توسط شرکت برق منطقه ای غرب را مورد بررسی قرار داده اند .[13]
با مطالعه مقالات مختلف و جمعبندی مطالب، این نتیجه حاصل می گردد که موفقیت سیستم مدیریت پروژه مرهون ارزیابی دقیق عملکرد آن، یافتن عوال بحرانی موفقیت پروژه ها و در نهایت تدوین و انتخاب راهکارهای مناسب می باشد؛ در این پژوهش، ابتدا به ارزیابی عملکرد - بر مبنای شاخصهای - EFQM سیستم مدیریت پروژه سازمان تحت مطالعه پرداخته شده و بر اساس نتایج حاصل از ارزیابی، عوامل بحرانی2 موفقیت سیستم مدیریت پروژه شناسایی شدند. سپس جهت بهبود عملکرد سیستم مدیریت پروژه راهکارهایی ارائه گردید تا سازمان بتواند با غلبه بر عوامل بحرانی وضعیت موجود، به موفقیت دست یابد.
-2 ادبیات تحقیق
-1-2 پروژه
یک پروژه مجموعهای از فعالیتهاست که برای دستیابی بهمنظور یا هدف خاصی انجام میگیرد. پروژهها شامل فعالیتهایی هستند که باید در تاریخهای معین، با هزینههایی معین و کیفیت تعیینشده ای به انجام رسند. لازمه موفقیت هر پروژه، دستیابی توأم به هر سه عامل زمان، هزینه و کیفیت معین است و خارج شدن هر یک از سه عامل مذکور از حدود تعیینشده، میتواند به انجام پروژهای ناموفق و غیراقتصادی منجر شود .[14]
-2-2 مدیریت پروژه
مدیریت پروژه، برنامهریزی و هدایت پروژه در چهارچوب زمان، هزینه و کیفیت مشخص به سوی ایجاد نتایج مشخص آن است. مدیریت پروژه فعالیتهای برنامهریزی، سازماندهی، نظارت بر اجرا و هدایت اجرا را در برمیگیرد و سعی دارد تا با استفاده درست از منابع، نتایج مشخص و مورد انتظار را با هزینه توافق شده قبلی در موعد درست خود تحویل دهد. بهبیاندیگر مدیریت پروژه بکار گیری دانش، مهارتها، ابزار و فنهای لازم در اداره جریان اجرای فعالیتها، بهمنظور رفع نیازها و انتظارات متولیان از اجرای پروژه است. مدیریت پروژه در اجرای این مهم از دو بازوی قدرتمند برنامهریزی و کنترل پروژه بهره میگیرد .[15]
-3-2 ارزیابی عملکرد
-2 عوامل بحرانی، عواملی هستند که بر اساس مدل ارزیابی عملکرد در سازمان تحت مطالعه، امتیاز پایین داشته و در صورت ارتقاء آنها، سازمان می تواند به بهبود در عملکرد سیستم مدیریت پروژه دست یابد.
