بخشی از مقاله
چکیده:
اندازه گیری عملکرد غیر مالی، تلاشی است نظاممند برای دانستن اینکه خدمات دولتی تا چه حد جوابگوی نیازهای مردم بوده و توانایی دولت در برآورده نمودن آن تا چه اندازه است .فرایند سنجش جامع عملکرد غیر مالی دستگاههای اجرایی در قالب عباراتی نظیر کارایی، اثربخشی، توانمند سازی و قابلیت پاسخگویی، در چارچوب اصول و مفاهیم مدیریت برای تحقق اهداف و وظایف سازمان و در قالب برنامههای اجرایی بیان میگردد. الگوهای ارزیابی عملکرد غیر مالی که در کشورهای مختلف مورد استفاده قرار می گیرند ، الگوهای متفاوتی می باشند . این الگوها جهت ارزیابی عملکرد در دستگاههای دولتی نظیر شرکتهای دولتی ، سازمانها و وزارتخانهها مورد استفاده قرار میگیرند و متفاوت میباشند .نکته قابل توجه این است که در برخی از کشورها از الگوی مشخص بینالمللی جهت ارزیابی عملکرد استفاده نشده و سیستم ارزیابی در سازمانهای این کشورها، سیستم منحصر به فردی میباشد. با این حال در ادبیات مدیریت جهت ارزیابی عملکرد غیر مالی دستگاههای دولتی الگوهای مختلفی ارائه شده است.
واژه های کلیدی:عملکرد غیر مالی ، سنجش عملکرد، سنجش عملکرد غیر مالی دستگاههای دولتی واجرایی، ارزیابی عملکرد
مقدمه:
در عصر کنونی تحولات شگرف دانش مدیریت وجود نظام ارزیابی را اجتنابناپذیر نموده است؛ به گونهای که فقدان نظام ارزیابی در ابعاد مختلف سازمان را، اعم از ارزیابی در استفاده از منابع و امکانات، کارکنان، اهداف و استراتژی ها؛ به عنوان یکی از علائم بیماریهای سازمان قلمداد مینمایند.هر سازمان به منظور آگاهی از میزان مطلوبیت و مرغوبیت فعالیت های خود بالاخص در محیط های پیچیده و پویا نیاز مبرم به نظام ارزیابی دارد. از سوی دیگر فقدان وجود نظام ارزیابی و کنترل در یک سیستم به معنای عدم برقراری ارتباط با محیط درون و برون سازمان تلقی میگردد که پیامدهای آن کهولت و نهایتاً مرگ سازمان است. ممکن است بروز پدیده مرگ سازمانی به علت عدم وقوع یکباره آن، از سوی مدیران عالی سازمان ها احساس نشود. لکن مطالعات نشان میدهد فقدان نظام کسب بازخورد امکان انجام اصلاحات لازم برای رشد، توسعه و بهبود فعالیت های سازمان را غیر ممکن مینماید، سرانجام این پدیده مرگ سازمانی است. - عادلی، 1384، ص - 125
مسئله ارزیابی عملکرد سالیان زیادی است که محققان و کاربران را به چالش واداشته است. سازمان های تجاری در گذشته تنها از شاخص های مالی به عنوان ابزار ارزیابی عملکرد استفاده می کردند؛ تا اینکه »کاپلن و نورتن« در اوایل دهه 1980 پس از بررسی و ارزیابی سیستم های حسابداری مدیریت، بسیاری از ناکارایی های این اطلاعات را برای ارزیابی عملکرد سازمان ها نمایان ساختند که این ناکارایی ناشی از افزایش پیچیدگی سازمان ها، پویایی محیط و رقابت بازار بود - . - Norton Kaplan,1992لذا استفاده از سیستم های ارزیابی عملکرد ٌ که تنها بر شاخصهای مالی متکی هستند می تواند موجب بروز مشکلاتی برای سازمان شود که برخی از این مشکلات به شرح زیر است:
B از آنجا که شاخص های مالی با استراتژیهای سازمان ارتباط پیدا نمی کنند ممکن است با اهداف استراتژیک سازمان تضاد داشته باشند و موجب پدید آمدن مشکلاتی در تدوین استراتژی شوند . به عنوان مثال افراط در استفاده از »نرخ برگشت سرمایه« می تواند تنها به بهبودهای کوتاه مدت منجر شود.
B معیارهای سنتی نظیر کارایی هزینه و مطلوبیت، ممکن است باعث فشار آمدن به مدیران در جهت توجه به نتایج کوتاه مدت شده و در نتیجه هیچگونه حرکتی به سمت بهبود صورت نگیرد.
B شاخص های مالی گزارش دقیقی درباره هزینه ی فرایندها ، محصولات و مشتریان نمی دهند و تنها بر فرایند کنترل بخشی به جای کل سیستم تاکید دارند.
B شاخصهای مالی قادر به تشخیص هزینه های کیفی به شکل دقیق و مناسب نیستند و تنها تولید بیشتر را تشویق می کنند. . - Ghalayini Noblea & Crowe,1997 -
نواقص و کمبودهای سیستم های سنتی ارزیابی عملکرد به انقلابی در مدیریت عملکرد منجر شد به طوری که محققان و کاربران به سمت خلق سیستم های نوین ارزیابی عملکرد حرکت کردند که اهداف و محیط فعلی را مورد توجه قرار دهند و بدین ترتیب فرایندهای ارزیابی متعددی برای استفاده سازمانهای مختلف ایجاد گردید.
هدف از ارزیابی عملکرد غیر مالی در دستگاههای دولتی:
-کنترل مداوم جریان امور در سازمان و استقرار چرخه بهرهوری
-شناسایی نقاط ضعف و قوت و مشکلات سازمان و تلاش در جهت شکوفایی و افزایش قابلیتها و اصلاح فعالیتها به منظور استفاده از فرصتها و خنثیسازی تهدید های محیطی
-بهبود تصمیمگیری در مورد حوزه و عمق فعالیتها، برنامهها و اهداف آینده دولت -بهبود تخصیص منابع و استفاده بهتر از امکانات و منابع انسانی در جهت اجرای برنامههای مصوب -ارتقای پاسخگویی در مورد عملکرد
-ارتقاء توانمندی سازمان در ارایه کمی و کیفی خدمات و رقابت پذیری در فضای ملی و بینالمللی بهبود مستمر عملکرد سازمان ها، نیروی عظیم همافزاییٌ ایجاد میکند که این نیروها می تواند پشتیبان برنامه رشد و توسعه وایجاد فرصتهای تعالی سازمانی شود. دولت ها و سازمان ها و مؤسسات تلاش جلو برندهای را در این مورد اعمال میکنند. بدون بررسی و کسب آگاهی از میزان پیشرفت و دستیابی به اهداف و بدون شناسایی چالش های پیش روی سازمان و کسب بازخور و اطلاع از میزان اجرای سیاست های تدوین شده و شناسایی مواردی که به بهبود جدی نیاز دارند، بهبود مستمر عملکرد میسر نخواهد شد. تمامی موارد مذکور بدون اندازهگیری و ارزیابی امکانپذیر نیست.لرد کلوین فیزیکدان انگلیسی در مورد ضرورت اندازهگیری میگوید: »هرگاه توانستیم آنچه درباره آن صحبت میکنیم اندازه گرفته و در قالب اعداد و ارقام بیان نماییم میتوانیم ادعا کنیم درباره موضوع مورد بحث چیزهایی می دانیم.
در غیر این صورت آگاهی و دانش ما ناقص بوده و هرگز به مرحله بلوغ نخواهد رسید« - رحیمی، 1385، ص - 36علم مدیریت نیز مبین مطالب مذکور است. هرچه را که نتوانیم اندازهگیری کنیم نمی توانیم کنترل کنیم و هرچه را که نتوانیم کنترل کنیم مدیریت آن امکانپذیر نخواهد بود. موضوع اصلی در تمام تجزیه و تحلیل های سازمانی، عملکرد است و بهبود آن مستلزم اندازهگیری است و از این رو سازمانی بدون سیستم ارزیابی عملکرد قابل تصور نمیباشد.همچنین صاحبنظران و محققین معتقدند که ارزیابی عملکرد غیر مالی در سازمانها، موضوعی اصلی در تمامی تجزیه و تحلیل های سازمانی است و تصور سازمانی که شامل ارزیابی و اندازهگیری عملکرد غیر مالی نباشد، مشکل است. ارزیابی و اندازهگیری عملکرد غیر مالی موجب هوشمندی سیستم و برا نگیختن افراد در جهت رفتار مطلوب میشود و بخش اصلی تدوین و اجرای سیاست سازمانی است.
