بخشی از مقاله
چکیده
در محیط پر چالش هزاره جدید و در عرصه رقابت میان سازمانها و شرکتها، یکی از مولفه هاي افزایش دهنده موفقیت براي سازمانها ، متمرکز شدن بر وظیفه مدیریت منابع انسانی است . کنترل منابع - مانند: منابع فیزیکی ، سازمانی ، اطلاعاتی و انسانی - ، مزیت رقابتی را نصیب سازمان می کند . در این میان منابع انسانی به دلیل محدودیت آن و منابع اطلاعاتی به دلیل اهمیت آن در تصمیم گیري درست، از اهمیت بیشتري برخوردار هستند. هدف اصلی این مقاله ، معرفی ابزاري است که فرایند تصمیم گیري درباره منابع انسانی را مورد حمایت قرار میدهد. سازمان مقاله از سه بخش تشکیل شده است: دریک بخش مفاهیم مربوط به مدیریت منابع انسانی ، در بخش دیگر مفاهیم مربوط به سیستم اطلاعات مدیریت - MIS - و در بخش سوم کاربردهاي سیستم اطلاعات مدیریت در مدیریت منابع انسانی بیان خواهد شد.
کلیدواژگان:مدیریت منابع انسانی ،سیستم اطلاعات مدیریت،فناوري اطلاعات
مقدمه
برنامه ریزي نیروي انسانی امروزه یکی از مهمترین وظایف مدیریت منابع انسانی به شمار می آید که تاثیر عمیقی بر سایر فعالیتهاي مدیریت دارد. اگر ازطریق برنامه ریزي کارا بتوانیم افراد شایسته را جذب سازمان کنیم به علت کاربرد روش علمی و نگرش سیستمی که در برنامه ریزي نیروي انسانی وجود دارد بسیاري از مشکلات مدیریتی در سازمانها رفع خواهدشد. کاهش هزینه ها، آموزش مستمر کارکنان و همگام شدن با تحولات محیطی و فناوري روز را از جمله مزایاي کاربرد برنامه ریزي اثربخش و کاراي نیروي انسانی باید دانست.
ارتباط تنگاتنگ برنامه ریزي و اطلاعات سبب ایجاد و بکارگیري سیستم هاي اطلاعاتی موردنیاز باتوجه به اندازه، نوع و فناوري موجود سازمانها شده است. بکارگیري کامپیوتر و شبکه هاي اطلاع رسانی را باید به عنوان عامل پیوند دهنده برنامه ریزي و سیستم هاي اطلاعاتی دانست. در این مقاله سعی شده به طور مختصر تعاریفی از برنامه ریزي نیروي انسانی و سیستم هاي اطلاعاتی منابع انسانی و کاربرد آن و درنهایت طراحی شود. سیستم اطلاعاتی مدیریت منابع انسانی " قادر است تا با تولید، سازماندهی ،نگهداري ، و توزیع اطلاعات نیروي انسانی به مدیران سازمان در سطوح مختلف تصمیم گیري ،به عنوان یک ابزار بسیار ارزشمند مورداستفاده قرار گیرد. - علوي، - 1385
تعریف سیستم اطلاعات مدیریت
سیستم اطلاعات مدیریت سیستمی یکپارچه متشکل از کاربر و ماشین براي ارائه اطلاعات در پشتیبانی از عملیات، مدیریت و تصمیمگیري در سازمان است. این سیستم از نرمافزار و سختافزار رایانهاي، راهنماها و دستورالعملها، مدلهایی براي تحلیل، برنامهریزي، کنترل و تصمیمگیري و یک پایگاه اطلاعات بهره میگیرد سیستم اطلاعات مدیریت سیستمی است که دادههاي محیطی را جمعآوري و دادههاي تبادلات و عملیات سازمانی را ثبت میکند و سپس آنها را فیلتر، سازماندهی و انتخاب کرده و به عنوان اطلاعات به مدیران ارائه مینماید ابزاري براي مدیران فراهم میآورد که اطلاعات مورد نیاز خود را تولید نمایند سیستم اطلاعات مدیریت سیستمی یکپارچه، رایانهاي و کاربر ماشین است که اطلاعات لازم براي حمایت از عملیات و تصمیمگیري فراهم میکند.
مفهوم سیستم اطلاعات مدیریت
سیستم اطلاعات مدیریت سازمان یک چیز متمایز و جدا از دیگر سیستمهاي اطلاعات نیست بلکه چارچوبی کلی ارائه میکند که دیگر سیستمهاي اطلاعات بر مبناي آن با یکدیگر همخوان میشوند. در طول زمان مشخص شد که مفهوم پیادهسازي یک سیستم کاملاً یکپارچه واحد بسیار مشکل است. واقعیت این است که یک سیستم یکپارچه، به معنی یک ساختار واحد و همگن نیست بلکه بدین معنی است که اجزاء آن منطبق بر یک طرح کلی هستند. اکنون سیستم اطلاعات مدیریت به منزله فدراسیونی از زیرسیستمها در نظر گرفته میشوند که در صورت نیاز طراحی و اجرا میشوند اما منطبق بر طرح کلی، استانداردها و رویههاي سیستم اطلاعات مدیریت هستند.
بنابراین به جاي یک سیستم اطلاعات مدیریت واحد و کلی، سازمان میتواند تعداد زیادي سیستم اطلاعات مرتبط داشته باشد که نیازهاي مدیریتی را در سطوح مختلف به شکلهاي مختلف تأمین میکنند. تجربه نشان میدهد که یک سیستم کاملاً یکپارچه غیر ممکن است. عوامل زیادي وجود دارند که باید همزمان و توأم در نظر گرفته شوند و نگهداري چنین سیستمی مشکل است.به همین دلیل، سیستمهاي اطلاعات مدیریت بیشتر به صورت بخش بخش طراحی میشوند و یکپارچهسازي تنها در مواردي که ضروري باشد اعمال میشود. - امیدوار، - 1388
نقش سیستم اطلاعات مدیریت در سازمان
سیستمهاي اطلاعات مدیریت ، با برخورداري از یک نقش استراتژیک در زندگی سازمانها میتوانند به طور مستقیم اثرگذار باشند، بر:
-چگونگی تصمیمگیري توسط مدیران،
-چگونگی برنامه ریزي توسط مدیران ارشد،
-کنترل و اعتباربخشی به فرآوردهها و خدماتی که تولید شدهاند.
نقش این سیستم در سازمان را میتوان به گونه کار قلب در بدن انسان دانست. اطلاعات، خون و سیستم اطلاعاتی، قلب است.سیستم هاي اطلاعات مدیریت تضمین میکنند که دادههاي مناسب از منابع مختلف جمعآوري و پردازش شده، و به تمام مقاصدي که به آن دادهها نیاز است، ارسال شوند. انتظار میرود این سیستمها، نیازهاي اطلاعاتی فرد، گروهی از افراد، کارکردهاي مدیریتی، مدیران و مدیریت ارشد یک سازمان را برآورده سازند.سیستم اطلاعات مدیریت ، به مدیران رده میانی در برنامه ریزي کوتاه مدت کمک میکند و به پرسشهاي آنها دربارة دادههاي مربوط به کارها، وضعیت اطلاعات ویژه ثبت شده و ارجاع به اسناد متعدد پاسخ میدهد. همچنین به مدیران رده پایین با ارائه دادههاي عملیاتی در برنامه ریزي، زمانبندي و کنترل دادهها – هر چند در محیط کاري محدودشان – یاري میدهد و در زمان تصمیمگیري در سطح عملیاتی و در اصلاح وضعیت خارج از کنترل نیز به آنها کمک میکند. - ضیایی، - 1390
سیستم اطلاعات منابع انسانی
مقصود از مدیریت منابع انسانی، سیاست ها و اقدامات مورد نیاز براي اجراي بخشی از وظیفه مدیریت است که با جنبه هایی از فعالیت کارکنان بستگی دارد، به ویژه براي کارمندیابی، آموزش دادن به کارکنان، ارزیابی عملکرد، دادن پاداش و ایجاد محیطی سالم و منصفانه براي کارکنان شرکت. - عبداالله پور، - 1389براي سیستم اطلاعات منابع انسانی تعاریف زیرنیز آمده است:یک سیستم رایانهاي فقط براي جمعآوري، ذخیره، نگهداري، بازیابی دادههاي مورد نیاز یک سازمان از کارکنانش.علاوه بر استفاده فوق براي کمک به برنامهریزي، امور اداري، تصمیمگیري و کنترل فعالیتهاي مدیریت منابع انسانی طراحی میشود.یک سیستم اطلاعات منابع انسانی باید رویکردي یکپارچه براي جمعآوري، ذخیره، تحلیل و کنترل جریان اطلاعات منابع انسانی در داخل یک سازمان تعریف شود.
سیستم اطلاعات منابع انسانی را سیستمی تعریف میکنند که اطلاعات جاري و دقیق براي مقاصد کنترل و تصمیمگیري فراهم کندبه. گفته آنها طبق یک پیمایشی که اخیراً انجام شده است بیشتر فناوري اطلاعات استفاده شده، براي نگهداري اطلاعات کارکنان، نظارت بر عملیات حقوق و دستمزد، نگاهداري اطلاعات مربوط به غیبتها و مرخصیها و انجام امور اداري و استخدام و برنامههاي آموزشی بوده است.اسکارپلو و لدوینکا سیستم اطلاعات منابع انسانی را بخشی از سیستم اطلاعاتی سازمان میدانند که اطلاعات لازم را براي تصمیمگیري در امور منابع انسانی ارائه میدهد.تفاوت در سطح استفاده از سیستم اطلاعات منابع انسانی در تعاریف فوق، اشاره به این مطلب دارد که میتوان سیستم اطلاعات منابع انسانی را در قالب یکی از سیستمهاي اطلاعاتی مانند سیستم پردازش عملیات، سیستم اطلاعات مدیریت، سیستم پشتیبان تصمیمگیري یا دیگر انواع سیستمهاي اطلاعات سازمانی طراحی کرد. - امیدوار، - 1384
نقش فناوري اطلاعات در عملکردها - وظایف - مدیریت منابع انسانی
امروزه فناوري اطلاعات به عنوان یکی از فناوري هاي نوین بشري، نه تنها خود دستخوش تغییراتی ژرف شده است بلکه در حال تاثیرگذاري بر روي تمام جنبه هاي مختلف زندگی اجتماعی، اقتصادي و سیاسی می باشد. بالطبع از مهمترین قسمت هایی که فناوري اطلاعات با ورود خود به سازمان در آن تاثیر گذار خواهد بود منابع انسانی و عملکردهاي مدیریت منابع انسانی می باشدلذا باید ابتدا عملکردهاي مدیریت منابع انسانی و سپس نقش فناوري اطلاعات در هر یک از عملکردها را بررسی نماییم .براساس مطالعات انجام شده و بررسی در منابع علمی معتبر مدیریت منابع انسانی در هر یک از مراحل جذب، به کارگیري، نگهداشت و جبران خدمت وظایفی را انجام می دهد که اهم عبارتند:
نظارت بر استخدام، تجزیه و تحلیل شغل، برنامه ریزي جهت تامین نیروي انسانی مورد نیاز سازمان ،کارمندیابی، انتخاب و استخدام بهترین و شایسته ترین نیروها براي تصدي مشاغل سازمان، طراحی و تنظیم برنامه هایی که ورود کارکنان جدید به سازمان را تسهیل و به ایشان کمک کند تا جایگاه صحیح سازمانی و اجتماعی خود را در آن بیابند .آموزش کارکنان،تربیت مدیر،طراحی سیستم هاي ارزیابی عملکرد، پاداش، حقوق و دستمزد، شکایات، ایمنی و بهداشت و سیستم انضباط
نقش هاي فناوري اطلاعات در هر یک از عملکردهاي مدیریت منابع انسانی:
ورود و به کارگیري فناوري اطلاعات در سازمان در حوزه هاي مختلف کارکردهاي خاص خود را خواهد داشت و از جمله در حوزه منابع انسانی و عملکردهاي آن می تواند نقش هاي زیادي را در جهت انجام بهتر وظایف مدیریت منابع انسانی ایفا نماید.سعی گردید تا مهمترین نقش هاي فناوري اطلاعات در هر یک از عملکردهاي مدیریت منابع انسانی نشان داده شود. همانطوري که مشخص است با به کارگیري فناوري اطلاعات در هر یک از
