مقاله متدولوژفری مهندسی مجدد ایندهای کسب و کاربرمبنای چابکی سازمان

بخشی از مقاله

متدولوژفري مهندسی مجدد ایندهاي کسب و کاربرمبناي چابکی سازمان

چکیده سازمانها در محیط متلاطم کسب و کار در تلاشند تا خود را چابک سازند و بـراي ایـن منظـور لازم مـیداننـد نـسبت بـه
بازمهندسی فرآیندهاي کسب و کار خودمهنداقدازمینمایند. استفاده س مجدد فرآیندهاي کسب و کار راهی بـراي بازمهندسـی اثربخش فرآیندهاست. در این راه انتخاب صح ح فرایند جهت مهندسی مجدد، مـیتوانـد موضـوع درخـوري باشـد. بـه عبـارتی انتخاب فرایند مستعد براي بازمهندسی میتواند در زمان کم و سرعت بالا امکان بهبود بیشتري را براي سازمان میسر نماید. این بدین معنی است که سازمان فرایندهائی را باید براي مهندسی مجدد انتخاب کند که ب شترین پتانـس ل را بـراي تغییـر داشـته و همچن ن ب شترین نت جه را در جهت چابکی سازمان ایجاد کند. رسیدن به این اهداف تنها زمانی محقق می شود که سازمان به درك واقعی از مهندسی مجدد فرایندهاي کسب و کار و نیل بهسوي چابکی رسیده باشد. در این مقاله بر مبناي ادبیات مهندسی مهندسی مجدو چابکی سازمان، یک متدولوژي پیشنهادي براي مهندسی مجدد با اتکا به سنجش چـابکی سـازمان ارایـه شـده است.

این متدولوژي به نحوي روش بهبودیافته الگوریتم سیستماتیک P3IEI است (اکبرپور شیرازي، مهـدیار، (1384، کـه در آن با افزودن معیاري براي انتخاب فرآیند مبتنی بر چابکی سازمان، امکان انجام فعالیتهاي مهندسی مجـدد روي فرآینـد شایـسته میسر شده است.

١. مقدمه
امروزه باتوجه به قابليت هاي مهندسي مجدد فرايندهاي کسب و کار در به ارمغان آوردن ارزش و ايجاد مزيت هـاي رقـابتي در سازمان ، اين مقوله طرفداران بسياري پيدا کرده است . مهندسي مجدد فرايندهاي کسب و کار، با نام هاي متفـاوتي مـي تـوان شناخت ، نام هايي از قبيل طراحي مجدد فرآيندهاي اصلي (کاپلان ١ و مورداک ٢ ١٩٩١) [١] نوآوري فرآيندي (داونپـورت ١٩٩٣٣)
[٢]، طراحي مجدد فرآيندهاي کسب و کار (داونپورت و شورت ١٩٩٠٤[٣]، ابلنسکي ٥ ١٩٩٤[٤])، مهندسي مجـدد سـازمان
(لوونتال ٦[٥] ١٩٩٤ ،هامر و چمپي١٩٩٣[٦])، طراحي مجدد ريشه اي (جوهانسون ٧ ١٩٩٣ [٧]) و معماري مجـدد سـازمان (تالوار٨ ١٩٩٣[٨] ) همگي از نام هايي هستند که مقوله مهندسي مجدد فرايندهاي کسب و کار را معرفي ميکنند.
هنگامي که از ما خواسته ميشود تعريف کوتاهي از مهندسي مجدد فرايندهاي کسب و کار به عمل آوريم پاسخ ميدهيم که بـه معناي همه چيز را از نو آغازکردن است .
موضوعي که مهندسي مجدد را موضوع درخوربراي مطالعه مينماياند، تغييرات شگرفي است که در شاريط کسب وکار طـي سال هاي گذشته به وجود آمده است . شرايط صنعتي در ١٥ تا ٢٠ سال گذشته به طور اساسي تغييـر کـرده اسـت . در ايـن دوره ، تکنولوژي، شرايط بازار و خواسته هاي مشتري با سرعت و درجهت هاي مختلف تغيير پيدا کرده درحالي که ايـن تغييـرات سـابقاً
کمتر موردتوجه بوده است . براي نمونه چند مورد از اين چالش ها عبارتند از:
بخش بندي بازارهاي پويا، کاهش زمان رسيدن به بازار، افزايش تنوع محصول ، توليد براي مشتريان مشخص ، کاهش طول عمر محصول ، جهاني سازي توليد و غيره .
در عصر رقابت جهاني ، اقتصاد جهاني هم به سرعت جايگزين بازارهاي محلي ميشود. ظهور بازارهاي باز، کـاهش موانـع تجاري ، بهبود در حمل و نقل و پيوندهاي ارتباطي منجر به ايجاد موقعيتي شده است که بازارها و رقابت هاي محلي بـه صـورت استاندارد جهاني عمل ميکنند. درنتيجه بنگاه هاي صنعتي امروز با چالش ها و فشارهاي رقابتي جديدي روبه رو شده اند.
از اين رو سازمان ها براي بقاء و حفظ موقعيت خود، اشکالي متفاوتي به خود ميگيرند. يکي از جديدترين اشـکال سـازماني ، فرم سازمان هاي چابک ٩ است . سازمان هاي چابک فراتر از انطباق با تغييرات مي انديشند و متمايل بـه اسـتفاده از فرصـت هـاي بالقوه در يک محيط متلاطم و کسب يک موقعيت ثابت به خاطر نوآوري ها و شايستگي هاي خود ميباشند.

مقاله حاضر با درنظرگرفتن معیار چابکی، در صدد ارایه یک متدولوژي بهبود یافته مهندسی مجدد است کـه در آن انتخـاب فرآیند براي اعمال مهندسی مجدد بر مبناي میزان تاثیر آن در افزایش چابکی سازمان صورت میگیرد.

تعاریفی از چابکی

باتوجه به جدید بودن بحث چابکی،ریتعا ف متنوعی از چابکی وچود دارد. از سال 1991 به بعد محققان بسیاري در این زمینه فعالیت کردهاند و هرکدام تعریفی از چابکی ارائه کردهاند که تعدادي از آنها بدین شرح است:

- تواناییهاي تولیدکننده براي واکنش سریع به تغییـرات ناگهـانی و غیرقابیـلنـیپـیش (نـواکر1، 1994[9]؛ گلـدمن2 و همکارانش، [10]1995؛ پوتنیک3، [11]2001؛ ریچاردز1996[12] 4؛ ون اسن5 و همکارانش، .(2001 [13]

- پاسخ پیش کنشی به تغییرات (گلدمن و ناجل6، 1993[10]؛ بسانت7، .(2001[14]
- سودآوري از محیط (نواکر، 1994[9]؛ گلدمن و ناجل، .[10]1993
- قابلیت سازگاري و شکلدهی مجدد سریع (پوتنیک، 2001[11]؛ بسانت، 2001[14]؛ ماسکل8، 2001[15]؛ هرمـزي،
.(2001[16]
- بهرهگیري از تغییرات به عنوان فرصتهاي ذاتی نهفته در محیطهاي آشفته (ماسکل، [15]2001؛ نیلـور9، 1999[17]؛ شریفی10 و ژانگ11، 2000، .(1999[18]

- ایجاد سازمان مجازي و استفاده از دانش بازار (نیلور،.1999[17]
- توانـایی پاسـخ مـوثر بـه مـشتري (سـوبا12، 2001[19]؛ ابـراهیم پـور و یـاگوب13، 2001[20]؛ کاتایامـا14 و بنـت15،
.(1999[21]

- توانایی بقا و پیشرفت در محیطی با تغییرات مداوم و غیرقابل پیشبینی (داو، [22]1999؛ ماسکل، [15]2001؛ ریچاردز، 1996[12]؛ ریگ باي16 و همکارانش، .(2001[23]

چابکی در واقع براي مهندسی بنگاههاي رقابتی یک پارادایم جدید شده است، نیاز به این پارادایم جدید، مبتنـی بـر افـزایش نرخ تغییر در محیط است که موسسات را وادار به پاسخ پیشکنشی17 به تغییرات میکند. بازارها و مشتریان خواهان محصولات ارزان، متناسب با سلایق خود و دسترسی سریع به آن هستند (گلدمن و ناجل، .([10]1993

چابکی پویا، در برگیرنده تغییرات، تهاجمی و رشدگراست. چابکی به دنبال پیروزي و موفقیت در سود، سهم بازار و به دست آوردن مشتریان در بازارهاي رقابتی است که بسیاري از کمپانیها به علت اینکه این بازارها مراکز متلاطمی هـستند از ورود بـه آن بازارها هراســان هستند. براي چابکی نهایتی فرض نمیشود، و نقطهاي وجود ندارد که کمپانی یـا یـک شـخص سـفر بـه چابکی را کامل کرده باشد.

تشریح مدلهاي مفهومی18 چابکی

در اینجا به تشریح چند مدل مفهومی براي تولید چابک میپردازیم.

مدل اول

مدل شارپ1 و همکارانش([24](1999 است. ایشان یک مدل نظري براي تولید چابک ارائه کردهاند که داراي سه جزء است. جزء اول پایههاي مدل بوده که از نوشتههاي داو[22](1999)2 و کید(1994)[25]3 گرفته شده است، جزء دوم توانمندسازهاي مدل که از نوشتههاي گلدمن4 و همکارانش([10](1991 و جزء سوم خروجیهاي مدل که از گانسکاران[26] 1997)5اقتباس شده است.

توانمندسازهاي مدل عبارتند از -1 شایستگیهاي اساسی6 -2 بنگاه مجازي7 -3 ساخت سریع نمونه اولیه8 -4 مهندسی همزمان9
-5 افراد منعطف10 و چندمهارته11
-6 بهبود مدوام12
-7 کار تیمی13
-8 مدیریت تغییر و ریسک14
-9 فنآوري اطلاعات15

مدل دوم

توسط یوسف16 و همکارانش([27](1999 ارائه شده است. این مدل چهار مفهوم اساسی را براي تولید چابک ارائه کرده که در زیر به تشریح آن میپردازیم:

مدیریت شایستگیهاي اساسی 17
شایستگیهاي اساسی نیروي انسانی عبارت است از مهارتها18، دانش19، رفتارها20 و تجربیات.21
شایستگی محوري به دلیل اهمیت استراتژیک و منافع بلند مدت آن، باید منجر به ایجاد شرایط سه گانه زیر گردد:
1. قابلیتپذیرش ریسک زیاد
2. رسیدن به بینش وسیعی از بازارها

.3 غنیسازي ارزشهاي مشتري درمحصولات نهایی، بهطوریکه اقتباس و کپی برداري از محصولات براي رقبا مشکل باشد.
سازمان مجازي1

در تولید چابک عبارت بنگاه مجازي با معانی متفاوتی بهکار میرود. در اینجا منظور، سرمایهگذاري مشترك با دیگر شرکتهایی است که شایستگیهاي اساسی مکمل و مشخص دارند، است. یعنی شایستگیهاي اساسی از چند کمپانی انتخاب شده و سپس در داخل یک پدیده مجرد ترکیب میشوند.

قابلیت تجدید ساختار2

سازمانهاي چابک به آسانی میتوانند تغییر قابل توجهی را در تمرکز، متنوعسازي و شکلدهی تجارتشان براي تسریع در رسیدن به یک هدف مخصوص را ایجاد کنند، به گونهاي که این امر میتواند فرصتهایی را براي سازمان بهوجود آورد.

سازمان دانش گرا3

اطلاعات و دانش در چنین سازمانی در اختیار نیروي کار بوده و بهطور خلاصه میتوان گفت که تفکر "دانش قدرت است" بر چنین سازمانهایی حاکم است.

مدل سوم

مدل شریفی4 و ژانگ2001)5،[18](1999 است که به تشریح آن میپردازیم. در اینجا یک مدل مفهومی جهت استقرار چابکی در صنعت ارائه میشود که شامل سه بخش است.
-1 محركهاي چابکی6
-2 قابلیت چابکی 7
-3فراهمکنندگان چابکی8

محركهاي چابکی9

این محركها میتواند از سازمانی به سازمان دیگر و از موقعیتی به موقعیت دیگر فرق کند. بنابراین طریقه تاثیر آنها بر سازمان میتواند متفاوت باشد. این مسئله براي مکانیزم کشف و تشخیص تغییرات در محیط تجاري ضروري است.

قابلیتهاي چابکی10

قابلیتهاي چابکی، عبارت است از تواناییهایی که باید در سازمان ایجاد شود، تا سازمان از قدرت مورد نیاز براي پاسخگویی به تغییرات برخوردار باشد.

قدرت پاسخگویی11

شایستگی1 عبارتست از مجموعه وسیعی از تواناییها، که بهرهوري فعالیت ها را در جهت رسیدن به اهداف سازمان تامین میکند. این فاکتور شامل موارد زیر است:

- داشتن دیدگاه استراتژیک

- تکنولوژيهاي مناسب سختافزاري و نرمافزاري
- کیفیت محصول

- اثربخشی هزینه
- بالا بودن معرفی محصولات جدید
- مدیریت تغییر

- قابلیت دانش و شایستگی افراد
- اثربخشی و کارایی عملیات

- هماهنگی داخلی و خارجی
- یکپارچهسازي

انعطافپذیري2 سرعت3 عبارتست از توانایی انجام دادن عملیات در کوتاهترین زمان ممکن، که شامل:
- سرعت عرضه محصولات جدید به بازار
- تحویل سریع و به هنگام محصولات

- سرعت در زمان عملیات، است.
æ در نهایت

فراهم کنندههاي چابکی4

عبارتند از سازمان، نیروي انسانی، تکنولوژي و نوآوري، که در واقع بهعنوان عوامل ایجاد کننده چابکی در سازمان به حساب میآیند.

مدل چهارم

مدل مفهومی سوم براي تولید چابک به طور کاملتري توسط "شریفی"5 و همکارانش در سال 2001 مجددا تشریح شد که در زیر آمده و شامل چهار مفهوم کلیدي است.[28]

-1 محركهاي چابکی: به افزایش آشفتگی محیط تجاري، تغییرات غیر قابل پیشبینی و بدون سابقه قبلی در محیط تجاري گویند.
-2 تواناییهاي استراتژیک: به طور وسیع به عنوان ویژگیهاي سازمانهاي چابک در نظر گرفته میشوند.

-3 فراهمکنندگان چابکی: شامل یکپارچگی فراهم کنندگان چابکی به انضمام تکنولوژي/سیستمهاي اطلاعات است. -4 توانمنديهاي چابکی: شامل توانمنديهاي مورد نیاز براي چابک شدن است.

مدل پنجم

مدل "هویت" 1 است. ادبیات تحقیق سازمان چابک بیان میکند که وجود توانسامند زهاي معین به طور مستقیم در توانایی سازمان جهت پاسخ به تغییرات پویا و غیر قابل پیشبینی در محیط سازمانی نفوذ دارد (داو2،[22](1994 "هویت" پنج عامل را مورد بررسی قرار داده است که عبارتند از:

- نگاه اجمالی به محیط

- برنامهریزي تاکتیکی و عملیاتی
- زیرساختارهاي تولیدي منعطف

- مکانیزمهاي نظارتی تامین کننده که همکاري را ارتقاء میبخشند
- نیروي کار چندمهارته

-1 نگاه اجمالی به محیط سازمان را از تغییرات تهدیدکننده در محیط آگاه میکند. سازمانهایی که از قبل(پیشاپیش) از تغییرات محیطیشان آگاهند، خود را براي مقابله با تهدیدات و یا استفاده از فرصتها بهتر آماده می کنند. -2 سیستمهاي برنامهریزي بر موضوعات تاکتیکی و عملیاتی متمرکز هستند تا توانایی سازمان را در مقابله با عدم اطمینان محیطی، بهبود(افزایش) بخشند. تحقیقات نشان داده که فرایند برنامهریزي غیررسمی در محیط پویا با عملکرد همبستگی مثبت و فرایند برنامهریزي غیر رسمی در محیط پویا با عملکرد همبستگی منفی دارد.

-3 مکانیزمهاي نظارتی زنجیره تامین، سطح همکاري و اعتماد موجود بین سازمان و تامینکنندگانش را تحت تاثیر قرار میدهد( تحت نفوذ قرار میدهد). سازمان چابک روابط بین خریدار و تامینکننده را مبتنی بر اعتماد و احترام متقابل فرض میکند و آنها را منعطف میداند.

-4 زیرساختار تولیدي منعطف، توانایی کمپانی را جهت پاسخ به تقاضاي بازار، در حوزه تولید، کیفیت محصول و قیمت پایین را مورد پشتیبانی قرار داده و براي عملیات چابک، اساسی است. تکنولوژي ساخت و فرایندهاي اداري که سیستمهاي موجودي کارا، ماژولهاي پردازش با قابلیت استفاده مجدد، زمان راهاندازي کوتاه، سیکل زمانی کوتاه و تغییر طراحی را پشتیبانی میکنند براي این توانمنديها مهم هستند.

-5 آموزش چندگانه و کارمندان همکاريکننده بهوسیله "گلدمن"3 و "ناجل"4 به عنوان یکی از مهمترینهايدارایی بنگاههاي چابک در نظر گرفته شدند. آنها بر این عقیدهاند که توانمندسازي کارکنان بیشتر در تصمیمات سطوح عملیاتی بوده و سطوح کمتري از مدیریت را در بر میگیرد.[10]

یافتههاي مدلهاي مفهومی

با توجه به مطالعه انجام شده در ادبیات مدلهاي مفهومی چابکی، مفاه م زیر به عنوان موضوعات با اهمیت در چابکی انتخاب می شوند که در جدول شماره1 آورده شده است.

متدولوژيهاي گوناگون مهندسی مجدد فرایندهاي کسب و کار

از آنجا که نظریه مهندسی مجدد فرایندهاي کسب و کار، نظریه نسبتا جدیدي بـراي بهبـود کـسبوکـار اسـت، روشهـا و رویکردهاي آن همچنان در حال توسعهاند و از آنجا که کاربرد مفاهیم مهندسی مجدد فرایندهاي کسب و کار میتواند فرمهـاي مختلفی به خود بگیرد، متدولوژيهاي آن نیز از یکدیگر متمایزند، زیرا تاکید بر روي برخـی فاکتورهـا در یـک پـروژه مهندسـی مجدد تا پروژه دیگر فرق خواهد داشت.

رویکردها و متدولوژيهاي متفاوتی توسط محققان براي مهندسی مجدد فرایندهاي کسب و کار ارائه شده است که میتوان دستهبنديهاي مختلفی براي آنها در نظر گرفت.

متدولوژي چيست ؟
مجموعه روش ها (متدولوژي) خط مشي هاي گام به گام موسسه ها وشرکت هاست که براي تکميل يـک يـا چنـد مرحلـه از مراحل يک چرخه تکاملي به کار گرفته ميشود. هر روش تکنيک ها و استانداردهاي خاص خود را بـه چرخـه تکـاملي تحميـل ميکند.
يک مجموعه روش ، مرکب است از مراحلي که هر يک به نوبه خود از مراحل فرعي تشکيل شده اند. با کمک اين مراحـل ، توسعه دهندگان سيستم ميتوانند در هر مرحله ابزارها و روش هاي مناسب آن مرحله را انتخاب و پروژه هاي توسعه سيستم ها ي اطلاعاتي را برنامه ريزي ، مديريت ، کنترل و ارزيابي کنند.
بر اساس مفاهيم و تئوري عمومي سيستم ها نگرشي شکل ميگيرد که نگرش يا رويکرد سيستمي ناميده ميشود. از طرفي اين نگرش يک طــرز تفکر است و از طرف ديگر روشي بـراي برخورد با مسئله اسـت کـه قابليـت استفـــاده در حـل مـسائل سازماني را به خوبي داراست . هر گاه اين رويکرد در حل مسائل ســـازماني به کار گرفته شود به عنوان روش کلي حـل مـسئله ناميده ميشود.
و هر گاه که براي تحليل ، طراحي، بهبود سيستم هاي اطلاعاتي مورد استفاده قرار گيرد، به عنوان متدولوژي يا روش تجزيه و تحليل و طراحي سيستم ناميده ميشود.

دلایل نیاز به متدولوژي

افزایش هزینههاي پروژه نسبت به سقف پیشبینی شده.

- افزایش مدت انجام پروژه نسبت به زمان برنامهریزي شده.

- تولید سیستمهایی که نیاز واقعی کاربران را برآورده نمیکنند.

- ناتوانی در توسعه آتی و یا پشتیبانی مناسب سیستم.

- حجم زیاد دوباره کاريها وفعالیتهاي موازي و ناهماهنگ.

- وجود نداشتن ساختاري مناسب براي سازماندهی اطلاعات جمع آوري شده.

یک روشپروژه براي دستهبندي هاي مهندسی مجدد فرایندهاي کـسب و کـار، چگـونگی تاکیـد و تمرکـز آنهـا بـر روي فاکتورهایی از قبیل فناوري اطلاعات1، استراتژي2، مدیریت کیفیت3، عملیات4 و منابع انسانی5 است.

یک روش دیگر، چگونگی نگرش متدولوژيها به ماهیت ابداعی مهندسی مجدد فرایندهاي کسب و کـار و ذاتـیبـودن آن است؛ به عنوان مثالهامر6 و چمپی7 درجه وابستگی مهندسی مجدد فرایندهاي کسب و کار به خلاقیت، ابداع و تفکر نو را بسیار بیشتر از وابستگی به تجربیات جاري و گذشته میدانند؛ چنانکه معتقدند براي مهندسی مجدد فرایندهاي کسب و کـار، سـازمان میبایست با یک صفحه سفید،آغازي دوباره داشته باشد.[6] با چنین نگاهی تعریف یک رویکرد سـاختیافتـه بـراي مهندسـی فرامجدد یندهاي کسب و کارغیرممکن است. از طرف دیگـر افـرادي چـون داونپـورت(1993) [29] 8، شـورت(1992) 9 [30]،هاریسون[31](1992) 10و فیـوري(1993) 11[32]معتقـد بـه تعریـف چـارچوبی مـشخص بـراي مهندسـی مجـدد فرایندهاي کسب و کار هستند و استفـاده از تجربیات در مهندسی مجددفرایندهاي کسب و کار را لازم دانسته و معتقدنـد بـراي

بـراي انجام پروژه مهندسي مجددفرايندهاي کسب و کار، ارائه طرح ها و برنامه هاي کاري به همراه آمـوزش و انگيـزش افـراد الزامـي است ؛ در اين گام تلاش ميشود تا بعضي متدولوژيهاي ساخت يافته به طور خلاصه شرح داده شود.
به طور کلي ، متدولوژي مجموع هاي سازمان يافته از روش ها، تکنيک ها و ابزارهاست که به منظـور دسـتيابي بـه اهـداف از پيش تعيين شده ، توسعه يافته است .
براي اجراي مهندسي مجددفرايندهاي کسب و کار متدولوژيهاي ساخت يافته بسياري پيشنهاد شده است که اغلب آن ها اجـزاء مشترکي داشته و اجراي مهندسي مجدد را به عنوان پروژه اي که در سازمان از بالا به پايين تعريف مـي شـود نـشان مـي دهنـد. متدولوژيهاي معروف مهندسي مجدد جدول شماره ٢ آورده شده اند.