مقاله مدلی برای مستندسازی سیستم های اطلاعاتی حسابداری

بخشی از مقاله

مدلی براي مستندسازي سیستم هاي اطلاعاتی حسابداري

خلاصه

این مقاله برخی از مسائل مستندسازي سیستم هاي اطلاعاتی حسابداري را آزمون و بررسی می کند. همچنین این مقاله، به عنوان مقده توسعه یک مدل مسـتند سـازي سیستم هاي اطلاعاتی حسابداري نتایج بررسی حسابدارانی که مستند سازي را در کارهایشان استفاده می کنند ،گزارش می کند.این بررسی نشـان داد ، تعـدادي از پاسـخ گویان اعتقاد داشتند که شامل شدن در نمونه هاي مستند سازي مهم هست. این موارد روي قسمتهاي پایگاه اطلاعاتی، تجزیه و تحلیل و طراحی و کنترل و امنیت تمرکـز کردند. مقاله با مبناي یافته هاي بررسی مستندسازي ، با پیشنهاد یک مدلی که مستندسازي اساسی براي یک بررسی سیستم هـاي اطلاعـاتی حسـابداري عمـومی ، پایگـاه اطلاعاتی، تجزیه و تحلیل و طراحی، آموزشهاي استفاده کنندگان و اجزاي کنترل(حسابرسی، امنیت) را تهیـه مـی کنـد ، نتیجـه مـی گیـرد. نیازهـا و تقـدم هـاي اسـتفاده کنندگان با محیط سیستم مرتبط هستند که نشان دهنده مواردي است که با مستندسازي اساسی پیشنهادي همگام می شود.

کلمات کلیدي: مستندسازي، سیستمهاي اطلاعاتی ، سیسـتمهاي اطلاعـاتی حسـابدار، مسـتند سـازي سیسـتمهاي اطلاعـاتی ، مسـتند سـازي

سیستمهاي اطلاعاتی حسابداري و بسته نرم افزاري.

-1 مقدمه

تجربه نشان داده است که مستندسازي خوب براي اداره هر سیستم نـرم افـزاري و سیسـتم اطلاعـاتی بسـیار لازم و ضـروري اسـت.کیفیت

مستندات در بیشتر سیستم ها بسیار ضعیف و ناکارآمد است.با توجه به توصیه هاي مکرر افراد مطلع در ایـن رشـته، بـاز هـم مستندسـازي توسـط برخـی از تحلیل گران، برنامه نویسان و مدیران نادیده گرفته می شود.شاید علل عدیده اي مانند فشار کار روي تولیدکنندگان نرم افزار، زمان کـم و یـا هزینـه هـاي زیادي که مستندسازي در بر دارد، باعث شده است که مدیران در این زمینه سهل انگار گردند.(مرآت نیا،احمد،(1377

معمولامشکلات نرم افزار یا مستندسازي سیسـتم اطلاعـاتی (از جملـه سیسـتم اطلاعـاتی حسـابداري) در اصـطلاحاتی از قبیـل بـه روز بـودن، صحت، اثربخشی هزینه و قابل فهم بودن نرم افزار یا مستندات سیستم هاي اطلاعاتی شرح داده مـی شـود. همچنـین شـکل هـاي دیگـري از مشـکلات در قالب روش هاي نمایش ناکافی مورد نیاز براي شرح سیستم به صورت یکنواخت ،کامل و دقیق بیان می شود و سرانجام عواملی همانند آمـوزش ضـعیف، ارتباطات اشتباه، ابهام مستندات یا روش هاي ناقص سیستم هاي اطلاعاتی، زاویه دیگري از این مشکلات را بیان می کند.

باید توجه داشت که براي اعمال مدیریت موثر در روند تولید یک محصول، لازم است فرآیند تولید کاملا قابل رویت باشد، امـا بـه دلیـل آن که فرایند تولید نرم افزار نامحسوس می باشد و با کارهاي فیزیکی و به ظاهر آشنا تفاوت زیادي دارد، تنها راه مناسب بـراي مـدیریت نـرم افـزار و ارتبـاط افراد درگیر در پروژه، مستندسازي دقیق تمام مراحل تولید نرم افزار می باشد. ضمن آنکه مستندسازي ،مسـائل و مشـکلاتی را کـه ممکـن اسـت در حـین مراحل تحلیل، طراحی، اجرا و نگهداري یک سیستم پیش آید، به حداقل می رساند و همچنین ابزارهایی که قابلیـت پیگیـري، اسـتاندارد کـردن، ثبـات و توسعه مستندات را تسهیل می کند، ترفیع می بخشد.(رابرت تنا نت،1(1993

-2 تعریف مستندسازي و سیستم هاي اطلاعاتی حسابداري

مستندسازي: شرح وقایع، نمودارهاي گردش عملیات، شکل ها و دیگر موارد مکتوب مهمی است که توضیح می دهد یک سیستم چگونـه کار می کند. این اطلاعات بیان می کند که چه کسی،چه کاري را، در چه زمانی،کجا و چرا انجام مـی دهد،چگونـه اطلاعـات ثبـت، پـردازش، ذخیـره و گزارش می شود و چگونه کنترل هاي سیستم رعایت می شود.یکی از ابزارهـاي متـداول مستندسـازي سیسـتم، اسـتفاده از شـکل ها،نمودارهـاي گـردش عملیات،جدول ها و دیگر روش هاي نمایش ترسیمی اطلاعات است که با توصیف وقایع سیستم، شرح مکتوب فعالیت مرحله به مرحله اجـزاي سیسـتم و تعامل آنها با یکدیگر را ممکن می سازد.

سیستم: عبارتست از مجموعه اي از دو یا چند جز مرتبط به هم که به منظـور دسـتیابی بـه یـک هـدف بـا هـم در تعاملنـد. سیسـتم اطلاعـاتی حسابداري شامل افراد، روشها و شیوه هاي فن آوري اطلاعات است .(مارشال بی رامنی،2(1947

مستندات نرم افزار: به هر مطلبی که به اطلاعاتی در باره ایجاد، عملیـات یـا اسـتفاده از نـرم افـزار اشـاره دارد،گفتـه مـی شـود.(مرآت نیـا احمد،(1377

-3 توسعه و پیشرفت مستند سازي

توسعه سیستمهاي اطلاعاتی حسابداري جدید، به طور مستقیم با سرعت تکامل تکنولوژي اطلاعات از طریق تمرکـز روي چـارچوب اصـلی، سیستم هاي به جا مانده از سال هاي اولیه با سرویس دهندگان مشتري و کامپیوترهاي شبکه شده مبنی بر محیط امروزي، همسان شده اسـت. در حـالی کـه "عمر اطلاعات" حسابداري به وسیله بعضی از استفاده کنندگان سیستم هاي حسابداري بیان شده است، اما همیشه پیشرفت هایی هماهنـگ و مـوازي در مستندسازي سیستم هاي اطلاعاتی حسابداري وجود نداشته است. در واقع یک مشـکل در توسـعه سیسـتم هـا، فقـدان روش مستندسـازي اسـتاندارد بـراي وجود سیستم هاي جدید و یا با درجه بالا بوده است. از پیشرفت هاي مزبور می توان به سیستم ارزیابی بدون کاغذ3 و همچنـین تهیـه مسـتندات بـا کیفیـت بالا اشاره کرد.

هنگامی که مستندات به صورت کاغذي تهیه می شوند، مسائل و مشکلاتی در بر خواهد داشت که ممکن است باعث کـاهش کـارآیی آنهـا شود. این مسائل و مشکلات به صورت خلاصه عبارتند از:

حجم زیاد مستندات کاغذي.

مشکل گردآوري، دسته بندي سازماندهی، تکثیر و نگهداري مستندات کاغذي.(همواره خطراتی از قبیل آتش سوزي، حفظ و نگهداري آنها را بـه خطـر می اندازد)

مشکل به هنگام سازي مستندات.

سرعت پایین و زمان زیاد براي بررسی و مطالعه مستندات.

بنابراین به نظر می رسد که می توان تمام مستندات را به صورت مستندسازي حین انجام کار طراحی کرد و با طراحی آنها به صـورت سیسـتم فرامتن، ساختاري جامع ایجاد کرد تا بتوان ارتباط بین مستندات را به سادگی فراهم کرد. مسلما این روش مزایاي بسیاري در بر خواهد داشت، از جمله:

سهولت دسترسی به مستندات هر مرحله از تولید نرم افزار.

امکان دسترسی سریع به مستندات مرتبط به هم.

تکثیر سریع با هزینه بسیار کم.

امنیت بالا در نگهداري مستندات.

به هنگام سازي سریع مستندات.

سهولت در نقل و انتقال مستندات.

قابلیت بالا در جهت آموزش سریع به کاربران و علاقه مندان.(وایتینگ متیو،1(2001

طی تحقیقی، در مورد سیستم هاي مستندسازي جدیدي که قسمتی از سیستم مدیریت کیفیت جامع2 است و به بهبود عملکرد سازمان کمـک می کند، بحث می شود. این روش جهت تهیه مستندات حسابرسی، استفاده می شود و شرحی از فرآیند آگاهی از سیستم ارزیابی بدون کاغذ را تهیه مـی کند. یکی از مواردي که در این باره باید توجه داشت، بهبود اثربخشی نظارت حسابرسان است، حتی در زمان استفاده مبادله اطلاعات بـدون کاغـذ. یـک سیستم ارزیابی بدون کاغذ، منافع سیستم کیفیت بدون کاغذ و آنی (در دسترس) را با مزایاي مبادلات اطلاعاتی بدون کاغذ ترکیب می کنـد. راهنماهـاي

٣

سیستم ارزیابی بدون کاغذ به راهنمایی تیم ارزیاب و افزایش مستندات پیش نویس کمک خواهند کرد. براي اولین بار که پیش نویس تکمیـل شـد، آنهـا در صنعت دوري می زنند تا اطمینان یابند که شرایط صنعت را درك کرده و از این رو پیشنهاد نهایی را به عنوان استاندارد بین المللی می دهند.

اما علی رغم این استانداردها و ابزارها، سیستم هاي محاسبه(تخمین زن) سازمان ها، هنوز با وجود مستندات استفاده نشده یا غیر قابـل اسـتفاده به پایان نرسیده اند. مستندات سیستم هاي اطلاعاتی معمولا تا زمانی ادامه می یابد که:

.1

وقتی که مورد نیاز باشند، در دسترس نباشند.

.2 ثبات نداشته باشد.

.3

قابل ردیابی طی انتقالات چرخه عمر یک سیستم نباشند.

.4
به سختی به روز شوند.

.5
بر مبناي اثربخشی هزینه و به هنگام، به مقدار ناکافی تولید شود.(والت اسکاچی،1(2002

یکی دیگر از نشانه هاي پیشرفت مستندسازي،کیفیت بالاي آن است. همـان طـوري کـه در مقدمـه هـم بیـان شـد،کیفیت مسـتندات در اکثـر سیستم ها ضعیف و ناکارآمد است در حالی که براي رسیدن به یک مستندسازي ایده آل، مستندات با یک کیفیت عاملی اجتناب ناپـذیر اسـت. همچنـین مستندات با کیفیت پایین ممکن است موجب افزایش نرخ خرابی نرم افزارها و حتی شکست آنها شود. مستندسازي کامل، صحیح و با کیفیـت باعـث مـی شود که کلیه عوامل داخلی و خارجی موثر، مورد تحلیل و بررسی قرار گیرد و مدیر پروژه در حین مراحل تولید نـرم افـزار از سـلامت آن اطمینـان یابـد. عوامل موثر در کیفیت مستندات عبارتند از : تعریف و حفظ استانداردهاي تهیه و تولید ، سازماندهی مناسب و نگارش فنی و خوب . مستندسـازي سیسـتم هاي اطلاعاتی علاوه بر آن که نیازمند نوعی علم و آگاهی در زمینه تولید نرم افزار می -باشـد ، نیازمنـد نـوعی هنـر در نحـوه نگـارش و بیـان موضـوعات است.

با توجه به تاثیر مستندات با کیفیت بر مدیریت پروژه که در پاراگراف بالا ذکر شد ، بد نیست که به این نکته اشاره شود که مستندسازي سیسـتم هاي اطلاعاتی ، مشکلی دیگر براي مدیریت پروژه است.

سیستم هاي اطلاعاتی که اثر توسعه آنها شامل مستندسازي خاص است،از اهمیت برخوردار است.در نتیجه ي یک مطالعه انجـام شـده، راه هـاي دستیابی به سیستم ها از لحاظ مدیریت پروژه تکنولوژي اطلاعات، مسئولیت ها و منابع تخصیص و همچنین از لحاظ اهمیت مستندسازي اطمینـان موفقیـت یک پروژه توسعه را تغییر می دهد. مستندسازي سیستم هاي اطلاعاتی ترکیبی است از ارتباط،کنترل شرح(نمایش)توسعه،عملیات و پـروژه نگهـداري. بـه طور همزمان مستندسازي باید به عنوان یکی از نتایح مراحل سیستم چرخه عمـر بایـد مـورد توجـه قـرار گیـرد. ایـن امـر بـه ایـن خـاطر اسـت کـه سیسـتم مستندسازي از نقطه نظر مدیریت پروژه و توسعه و عملیـات آن مهـم اسـت. متأسـفانه در اغلـب مـوارد هنگـام عمـل مـی تـوان بـه ایـن نتیجـه رسـید کـه مستندسازي ناقص است یا کلا از بین رفته است. البته باید این نکته را هم در نظر داشت که تهیه مستندات پیشرفته شاید نیاز بـه هزینـه زیـادي باشـد. همـان طور که یکی از عوامل موثر که باعث شده در بعضی کشورها کمتر به مستندسازي توجه شود، همین عامل است. با توحـه بـه مصـاحبه و تحقیقـات انحـام شده از چند شرکت و سازمان بزرگ تولید کننده نرم افزار در این کشورها دلایل عمده عدم توجه به مستندسازي در عبارتند از : فقدان استاندارد مناسـب براي مستندسازي سیستم هاي اطلاعاتی، هزینه سنگین مستندسازي، رمان مورد نیاز براي مستندسازي و فشار کاربران بر روي تولیدکنندگان نرم افزاربـراي تحویل نرم افزار.کاربران و درخواست کنندگان سیستم هاي اطلاعاتی، آن را به عنوان یک کالاي لوکس مـی شناسـندکه بایـد از آن اسـتفاده کـرد ولـی هزینه چندانی براي آن پرداخت نکرد.(دومیترو اپرا و گابریل مسنیتا،1(2006

"تشکیل دهندگان" مستندسازي خوب تعداد زیادي هستند و شامل استفاده کنندگانی که هر روز از سیستم اسـتفاده مـی کننـد، افـرادي کـه سیستم ها را توسعه می دهند و نگهداري می کنند و همچنین افرادي که باید سیستم ها را آزمون و حسابرسی کنند، مـی باشـد. بنـابراین نیـاز بـه اسـتاندارد مستندسازي سیستم هاي اطلاعاتی حسابداري با کیفیت بالا به طور ملموس احساس می شود و زمان براي توسعه یک مدل استاندارد جهـت مستندسـازي سیستم هاي اطلاعاتی حسابداري مناسب است.

هدف این مقاله، بررسی وجود نمونه هاي مستندسازي است و یک بسته نرم افزاري مدل مستندسازي پیشنهاد می- کند کـه بتوانـد بـه عنـوان یک مبنا براي جلب توجه گروه هاي تشکیل دهنده که از مستندسازي بهتري بهره می برند، مورد استفاده قرار می گیرد.

مستندسازي ممکن است یکی از خطرناك ترین جنبه هاي سیستم هاي حسابداري باشد. در واقـع ادبیـات سیسـتم هـا بـا انتقادهـایی در مـورد مستندسازي از قبیل فقدان آن، کیفیت ضـعیف و ماهیـت غیـر اسـتاندارد مستندسـازي آنـی (در- دسـترس) همـراه مـی شـود. بـراي مثـال، مشـاور یانـگ 2(1989)درباره یک درك عادي و معمولی از مستندسازي نوشت : "مستندسازي مشابه غذاي کافه تریا است، بدون توجه به محتـوا و ظـاهر آن بیـان مـی شود که آن کالا چه قدر خوب است." انتقاد معمول دیگر این است که توسعه دهندگان سیستم بـراي اسـتفاده کننـدگان مستندسـازي توضـیح کـافی را نمی دهند، حتی زمانی که مستندسازي به صورت آنی(در دسترس) است.(نوبل،3 (1984 کلینر و فرایدي((1998 نوشتند کـه فقـدان زمـان اغلـب منجـر بـه مستندسازي ضعیف می شود: "تحلیل گران سیستم معمولا براي آوردن یک سیستم آنی(در دسـترس) تحـت تـاثیر قـرار مـی گیرنـد و پـروژه دیگـري را شروع می کنند. در محیط تجاري عادي، مستندسازي به صورت تجملی بررسی می شود تا در تاریخ هاي بعدي انجام گیرد."

در یک مطالعه (تحقیق) پوسکاس 4(1989)دریافت که اغلب استفاده کنندگان احساس می کنند که دسـتورالعمل هـاي مستندسـازي معمـولا براي استفاده خوب آسان نیست و شاخص کردن و ارجاع ناقص آن براي پیـدا کـردن اطلاعـات مشـکل اسـت. همچنـین مستندسـازي بـا ایـن عقایـد کـه "استفاده کننده قادر به مجسم کردن ان است" یا این که"استفاده کننده به اندازه کافی براي فهمیدن آن،آگاه خواهد بود" به وجود مـی آیـد، درحـالی که این مورد به طور واضح همیشه وجود ندارد.

-4 اهمیت مستندسازي

تمام تجربیات حسابداران، به عنوان استفاده کنندگان اصلی سیستم، نشان می دهد که مستندسازي کافی براي عملیات موثر و کارآمد سیسـتم هاي آنها کاملا ضروري است. گالگاس(5(1987 اهمیت مستندسازي را به صورت زیر خلاصه کرد:

"به طور ساده ، مستندسازي، سیستم اطلاعاتی کامپیوتري است که آن را شرح می دهد. آن یک سیستم کارآمد است که به وجود نمی آیـد مگر این که به طور کامل مستند شود. اعتماد به مستندسازي ممکن است لازم باشد، چون مردم اشتباهاتی می کنند و یا این که در زمینه سیسـتم اطلاعـاتی کامپیوتري6، اغلب کارها را تغییر می دهند. بنابراین در یک بخش سیستم اطلاعاتی کامپیوتري با گـردش خـوب، مستندسـازي رویـه اطمینـانی اسـت کـه ادامه خدمات را تضمین می کند."(صفحه (190
وان و کاچینگ( 1996) 1 بحث گالگاس را تقویت می کند. شرکت ها همیشه باید مستندسازي را به صورت کامپیوتري نگهـداري کننـد، چـون کارمندانی که اساسا سیستم ها را برقرار می کنند، ممکن اسـت آن را تـرك کننـد،علاوه بـر ایـن توسـعه سیسـتم هـا، خـودش بایـد تحـت کنتـرل خـوب مستندسازي به عنوان یادداشت هاي گالگاس باشد:خود مستندسازي یک کنترل اساسی در فرآیند توسعه است بـه طـوري کـه بایـد قـادر بـه راهنمـایی و هدایت فعالیت هاي تیم پروژه باشد.(صفحه(260 سرانجام گالگاس بیان می کند که آزمـون سیسـتم هـاي کنتـرل داخلـی بـه وسـیله حسابرسـان داخلـی و خارجی ، با دسترسی به مستندسازي کافی، به طور وسیع می تواند مهیا شود. در این جا لازم است که نتیجه یـک تحقیقـی کـه در مـورد اثـر مستندسـازي حسابرسی بر جمع آوري اطلاعات است، بیان شود. در این مطالعه اثر سه روش متفاوت مستندسازي سیستم هاي کنترل حسـابداري داخلـی (پرسـش نامـه کنترل داخلی، نمودگر و حساب هاي انتظامی) بر مقدار و نوع اطلاعات بررسی می شود، طی بررسی کنترل داخلی اولیه حسابرسان شـرح داده مـی شـود. همچنین اثر تجربه بر جمع آوري اطلاعات مورد توجه قرار می گیرد.55 حسابرس در یک آزمون کتابخانه اي که اطلاعاتی در مورد یک سیسـتم کنتـرل صاحبکار جمع آوري شده و در یکی از این سه روش ثبت شده شرکت کردند. نتایج نشان داد کـه موضـوع هـاي مـورد اسـتفاده در پرسـش نامـه کنتـرل داخلی بعد از اطلاعات دیگر موضوعات جمع آوري شد. در صورت استفاده از پرسش نامه یا نمودگر، اطلاعات بیشتري بدون توجه به تجربه حسابرسـان جمع آوري شد. نوع اطلاعات جمع- آوري شده نشان داد که به شکل مستندسازي وابستگی شدید دارد نه به تجربه.تعصب حسـابرس معمـولا بـا بررسـی وجود مستندسازي شروع می شود، اگر نقایصی وجود داشته باشد، حسابرس به آن ها اشاره می کند.(صفحه(260 این اظهار به وسیله بیانه هاي حسابرسـی شماره55و78 که به حسابرسان اختیار بازرسی ثبت ها و اسناد واحد تجاري ، به منظور حصول روش هاي مناسب کنتـرل داخلـی را مـی دهـد،حمایت مـی شود.کار وسیع والانس(1991)2که به کتاب راهنماي کنترل حسابدار داخلی مشـهور اسـت، اهمیـت مستندسـازي بـراي حسابرسـان و مشـتریان آنهـا را بـه صورت زیر خلاصه کرده است: "همان طور که گفته شد، مستندسازي یک بخش لازم کنترل هاي عمومی است و براي یک سیستم خـوب کنتـرل شـده پردازش الکترونیکی داده ها3 لازم است. شما باید پیشنهاد کنید که مشتریان استانداردهاي مستندسـازي یـک بخـش لازم را طراحـی و کاربردسیسـتم هـا، آزمون و تغییرات برنامه، عملیات و ارتباط با استفاده کنندگان پردازش الکترونیکی داده را بیان کنند."

در نهایت قطعی ترین کار در زمینه سیستم ها، کنترل ها و کنترل داخلی که به وسیله کمیسیون تردواي(کوپرز و لایبرند،4(1992منتشر شـده، اهمیت مستندسازي را در رابطه با وظیفه تایید حسابرسان چنین شرح می دهد:

" ماهیت و اندازه مستندسازي معمولا زمانی که بیانیه ها درباره سیستم یا ارزیابی، قسمت هاي اضافی را انجام می دهد، واقعی تر می شـود. وقتی که مدیریت ساختن یک بیانیه را براي قسمت هاي خارجی در مـورد اثربخشـی سیسـتم کنتـرل داخلـی مـورد توجـه قـرار مـی دهـد، بایـد توسـعه و نگهداري مستندسازي هم، جهـت حمایـت بیانیـه، ملاحظـه شـود. ایـن زبـان در ادبیـات حسابرسـی حرفـه اي و اداري در بیانیـه اسـتانداردهاي حسابرسـی شماره(1995)78که استاندارد حسابرسی شماره(1998)55 قبلی را اصلاح کرده، آمده است."

متاسفانه، ادبیات حرفه اي درباره آن چه موارد مستندسازي بایـد شـامل شـود،خیلی خـاص نیسـت. بنـابراین چـون اسـتاندارد واحـدي جهـت راهنمایی توسعه دهندگان در مستندسازي سیستم هاي جدید یا موجود وجود ندارد، براي استفاده کنندگان و حسابرسان می تواند باعث ایجـاد مشـکلاتی شود. استفاده کنندگان می توانند از به کاربردن یک سیستم کارآمد جلوگیري کنند. به طور همزمان از شرکت هاي حسـابداران مسـتقل جهـت پوشـاندن هزینه هاي حسابرسی و انجام خدمات با سـاعات قابـل احتسـاب کمتـر، دعـوت بـه عمـل مـی آیـد.گوناگونی زیـاد نتـایج انـواع مستندسـازي موجـود در مستندسازي سیستم هایی که معمولا غیر موثر هستند، نیازهاي تشکیل دهنده یک سیستم را می طلبد. در حالی که بیشـتر انـواع مستندسـازي بـراي اسـتفاده کننــدگان و حسابرســان در دســترس هســتند، ولــی ممکــن اســت بهتــر نباشــد. در واقــع یــک روش کمینــه اي بــه وســیله اکتــی و کــاوود(1997)5 و منینگ(6(1998بیان می شود که شرحی از وظایف عملی را به جاي اطلاعات ذهنی در مورد سیستم تهیه می کند.