بخشی از مقاله
نقش مدیریت دانش و مستندسازی پروژه ها در مدیریت موفق کارهای عمرانی
چکیده
کلیه آموزه های تولید شده حین فرآیندهای کاری که دانستن آن به وسیله دیگران برای سازمان ایجاد ارزش افزوده نماید، دانش نام دارد. با این تعریف و تعمیم دادن آن در پروژه های عمرانی می توان به این نتیجه رسید که ما به عنوان مدیران پروژه در کارهای عمرانی، می توانیم با ثبت و مستندسازی اطلاعات و تجارب و دانش های کسب شده در هر یک از پروژه ها به موفقیت و پویایی و نیز سرعت عمل در پروژه های مشابه بعدی کمک کنیم، که این پروسه تحت عنوان "مدیریت دانش" معرفی می گردد. تعبیر و تعریف دیگری که می توان از مدیریت دانش داشت، جمع آوری تجارب و اطلاعات ضروری پروژه هاست که به خوبی به اهمیت آن در کارهای عمرانی به دلیل تشابه در فازهای مختلف چندین پروژه واقف هستیم. در این مقاله سعی شده به معرفی و اهمیت بکارگیری مدیریت دانش در پروژه های عمرانی و نیز لزوم توجه مدیران کارگاه ها و پروژه های عمرانی به آن گردد. بطوریکه در ابتدا به معرفی کامل و صریح مدیریت دانش و نیز سپس به مدیریت کارگاه های عمرانی و در پایان نیز روشهایی جامع برای دانش نویسی و مستندسازی اطلاعات پدید آمده شده از پروژه ها را بیان می کنیم.
مدیریت دانش، مستندسازی، پروژه های عمرانی، .Knowledge Management
-1 مقدمه
مستندات یکی از اصلی ترین اقلام قابل توجه پروژه می باشد. معمولا تمرکز ویژه ای بر مستندات صورت می گیرد اما این تمرکز بیشتر معطوف به مستندات فنی بوده و مستندات مدیریتی پروژه مورد غفلت قرار می گیرد (مهدی دلاوری - عبدالمهدی صالحی زاده - محمود حسنی تبار. (1387 با توجه به اینکه عملیات ساخت و ساز و پروژه های عمرانی به دلیل پیشرفت روز افزون این صنعت با اقبال عمومی بالایی مواجه گردیده و نیز چه از سمت دولت و همچنین بخشهای خصوصی در اقصی نقاط دنیا حمایتها و سرمایه گذاری های بسیاری صورت پذیرفته است، حال با این حجم انبوه فعالیتها؛ طبیعتا کارهای مشابه و نیز تجارب جدید و همچنین راه حل بسیاری در هنگام مواجه با مشکلات و مسائل پدید می آیند که با جمع آوری و دسته بندی کردن و نیز در اختیار قراردادن برای دست اندرکاران این صنعت، کمک و پیشبرد شایان توجهی صورت خواهد گرفت.
در عصر حاضر که عصر دانش می باشد و به تازگی عصر اطلاعات را پشت سر گذاشتیم، تولید و استخراج دانش از اهمیت بسیاری برخوردار است در واقع آن چه در سازمان ها دارای ارزش اعتبارمی باشد، دانش است. برای انجام پروژه هایی
1
که نو و بدیع هستند، هدایت و مدیریت دانش از اهمیت خاصی برخوردار است .همانطور که می دانیمتقریباً تمام پروژه های ملی دارای تاخیر در برنامه زمانبندی می باشند و از آنجاییکه تاخیر در انجام پروژه باعث مشکلات عدیده ای برای کارفرما و پیمانکار و تحمیل هزینه و فشار مضاعف به آنها می شود، ثبت، نگهداری و آموختن درس از علل تاخیر در پروژه های انجام شده و یا در حال انجام می تواند به کاهش تاخیرات در پروژه های مشابه کمک کند (محمدامیر نیکجو - مجید کیانی - امیر نورنگ. (1388
-2 تعریف مدیریت دانش
دانش چیست؟ این سوالی است که پیش از اینکه به بحث مد یریت دانش بپردازیم، باید به وضوح پاسخ داده شود. برخی دانش را صرفا اطلاعات می دانند. در نظر این افراد، دانش، ارزیابی ما از دنیای واقعی است. مثلا اینکه سرمایه شرکتهای رقیب ما چقدر است؟ چه استراتژیهایی را اتخاذ کرده اند را جزو دانش به شمار می آورند برخی دیگر، دانش را تنها محدود به مهارتها و تخصص های کاربردی می دانند. در نظر اینها، مهارت تراشکاری یک استاد تراشکار و یا مهارت تدریس یک استاد دانشگاه، مصادیق واقعی دانش هستند
اما واقع امر این است که همه این موارد، مصادیقی از دانش هستند به طور خلاصه، هر گونه اطلاعات پردازش شده ای که در جهت تحقق اهداف سازمان ما، مفید باشد، به نوعی دانش است. برای اینکه این تعریف دقیق تر شود، برخی از متخصصین، دانش را به چهاردسته تقسیم میکنند
-1 دانش چه چیزی (know what)
-2 دانش چرایی (know why)
-3 دانش چگونگی (know who)
-4 دانش چه کسی (know who) (شرکت مشاوران توسعه آینده. .(1385
برای اینکه بتوانیم به نحوی صحیح مبحث مدیریت دانش را در سازمان و پروژه های خود استقرار دهیم، در گام نخست باید نحوه صحیحی از ماهیت آن آشنا شده و مفاهیم مربوطه را فراگرفت و سپس راهکارهای نوین را با آن عجین نمود. به همین دلیل تصمیم به ذکر تعریفهای متداول این بخش گرفتیم.
کلیه آموزه های تولید شده حین فرآیندهای کاری که دانستن آن به وسیله دیگران برای سازمان ایجاد ارزش افزوده نماید، مدیریت دانش نامیده می شود (شرکت مشاوران توسعه آینده. .(1392 سرمایه فکری یکی از عناوینی است که اغلب برای دانش بکار برده میشود و بیانگر آن است که دانش دارای یک ارزش مالی است (ماندانا جزائری - احمد فراهی - مهدی نوروزی. تابستان .(1389
شکل -1 روند خلق دانش [4]
شکل -2 پیوند مدیریت دانش با مدیریت داده ها [7]
2
-3 تاریخچه مدیریت دانش
مدیریت دانش از اواخر دهه 1970 مطرح گردید و با نزدیک شدن به اواسط دهه 1980 و آشکار شدن اهمیت دانش و تاثیر آن بر حفظ قدرت رقابتی در بازارهای اقتصادی، اهمیت ویژه ای یافت .در این دهه بود که نظامهای مبتنی بر هوش مصنوعی و نظامهای هوشمند برای مدیریت دانش به کار گرفته شد و مفاهیمی چون فراهم آوری دانش، مهندسی دانش، نظامهای دانش محور و مانند آن رواج پیدا کرد (ماندانا جزائری - احمد فراهی - مهدی نوروزی. تابستان .(1389
کارل اریک سیو بی، حسابدار سوئدی در دهه 90 میلادی زمانی که مشغول ارزیابی ترازنامه مالی چند شرکت بزرگ سوئدی بود، متوجه نکته جالبی شد. بسیاری از این شرکتها پس از انجام عملیات طولانی حسابداری، ارزشی در حدود چند کرون سوئد و حتی یک کرون نشان می دادند. حال آنکه قیمت واقعی این شرکتها که سهامداران حاضر به فروش آن بودند، بسیار بیشتر از قیمتهایی بود که سرمایه حسابداری نشان می داد سیوبی پس از بررسی های مختلف متوجه گردید که بخش اعظم از این اختلاف (اختلاف بین ارزش شرکتها در بازار سهام و قیمت دارایی های مشهود این سازمانها) به سرمایه های دانشی درون سازمان بر میگردد و برخاسته از توان دانشی این سازمان در حل مسائل تخصصی شان است. اما نکته جالب وارد نشدن این سرمایه های ناملموس داراییها در ترازنامه های حسابداری بود، چرا که اساسا چیزی تحت عنوان مفهوم "سرمایه های ناملموس" وجود نداشت. از سال ها پیش(تقریباً از جنگ جهانی دوم) محدود بودن سرمایه های ناملموس و فیزیکی و نیاز به افزایش برنامه ریزی شده آنها، منجر به خلق شاخه های علمی مختلف شده بود. به عنوان مثال، برنامه ریزی خطی و پژوهش عملیاتی، مکان یابی و تخصیص، طراحی کارخانه، تعمیرات و نگهداری، بهره وری ماشین آلات، برنامه ریزی تولید و همگی در جهت مدیریت سرمایه های ملموس ایجاد شده بود اما سرمایه های ناملموس تا آن زمان مورد توجه قرار نگرفته بود فعالیت سیوبی و پس از آن بکمن، نوناکا، ویگ و … باعث گردید، توجه صنعتگران و عالمان علوم صنعتی به سرمایه ای بس عظیم، یعنی سرمایه ای که با وجود تولید اکثریت ارزش افزوده کالا، کمتر مورد مدیریت و ساماندهی و برنامه ریزی افزایشی قرار می گرفت، جلب شود. شکل زیر نشانگر تلاش های علمی پس از این دوره است(شرکت مشاوران توسعه آینده. (1385
شکل -3 تلاشهای علمی در جهت توسعه مدیریت دانش [5]
-4 دسته بندی دانش و چرخه و فرآیند مرتبط با مدیریت دانش
در دسته بندی کلی دانش، دانش ها به دو دسته عینی (سیال) و ضمنی (نهفته یا مستتر) تقسیم می شوند. دانش عینی دانشی است ملموس، عقلانی و فنی (داده ها، سیاستها، رویه ها، نرم افزارها، مستندات و غیره) دانش عینی، دانش سیال نیز نامیده می شود، زیرا پس از مستند شدن به راحتی می تواند از دست افراد، مستندات یا سازمان جدا شود. دانش ضمنی
3
مجموعه ای از تجربیات، نقشه های ذهنی، بینش، فراست، تخصص، اطلاعات، رموز تجاری، مجموعه های مهارتی، درک و آموخته های یک سازمان و فرهنگ سازمانی که تجربیات گذشته و حال افراد، فرآیندها و ارزش های سازمان را در خود نهفته است، می باشد. دانش ضمنی که با عنوان دانش نهفته نیز شناخته می شودمعمولاً. یا در ذهن افراد قرار میگیرد یا در تعاملات گروهی داخل یک بخش یا شعبه سازمان، جای دارد. دانش ضمنی،معمولاً سطوح بالای تخصص یا مهارت را در بر میگیرد معمولاً انتقال آنکُند و پر هزینه است و ممکن است با موارد مبهم، مخدوش گردد. گاهی اوقات دانش ضمنی، می تواند به راحتی مستند شود، اما به دلیل آنکه صاحب آن، از ارزش بالقوه این دانش برای سایرین با خبر نیست، مستتر باقی می ماند. بعضی اوقات دانش ضمنی، ساختار مشخص و ملموسی ندارد، بنابراین تدوین آن دشوار است. دانش مستتر، دانش مانا نیز نامیده می شود، زیرا آزاد کردن آن از منبعش تقریبا دشوار است (شرکت مشاوران توسعه آینده. .(1385
شکل -4 انواع دانش موجود در پروژه ها [6]
کشف دانش و فراگیری آن فرایندی تکراری می باشد که شامل مجموعه ای از تکنیکهای داده کاوی در چهارچوب مدیریت دانش است. اگرچه تکنیک های داده کاوی معمولا به پایگاه داده ای کامل اعمال میگردد اما ممکن است به استخراج نمونه آماری نماینده ای از داده ها بپردازد. از این رو، اولین گام در این فرآیند تصمیم به نمونه برداری یا استفاده از بانک اطلاعاتی کامل برای استخراج می باشد. هنگامیکه این تصمیم گرفته شد، گام بعدی بررسی داده ها بر اساس وظایف می باشد، مثلا: تجسم داده ها. هدف از این مرحله این است که احساس شود برای اولین دفعه از این داده ها به منظور انتخاب متغیرهای مناسب و وظایف داده کاوی استفاده شده است (سید علی اکبر احمدی - علی صالحی).
شکل -5 فرآیند مدیریت دانش [7]
