بخشی از مقاله
نظام آراستگی در سازمان(5S)
چکیده:
نظم و ترتیب و ایمنی از مهمترین عوامل دستیابی به موفقیت در سازمانهاست. نقش نظم و ترتیب به گونهای است که در تمامی الگوها و استانداردهای مدیریتی و تعالی سازمانی در نظر قرار گرفته است. با توجه به منافع نظم و انضباط، سازمانهای سرآمد اقدامات جدی و
موثری در این باره انجام دادهاند. امروزه اجرا و بومی سازی الگوهای تعالی در سازمانها به طور چشمگیری باعث افزایش توانایی حوزه-
های مختلف در سازمانها شده است. افزایش بهرهوری و تعالی سازمانی از جمله مفاهیمی است که همواره تمامی سازمانها به دنبال آن بوده و در هر مرحله از تاریخ به گونهای آن را بیان نمودهاند. هفت سین از جمله سیستمهایی است که سنگ بنای سایر سیستمهای کیفیت و بهرهوری به شمار میرود. کاهش خطاها، اشتباهات، حوادث و افزایش راندمان کاری، افزایش روحیه و انگیزه کارکنان و عملکرد مدیریت، به دلیل قابل رویت شدن مشکلات، کاهش هزینهها و کاهش مصرف انرژی و دوباره کاریها از آثار اجرای نظام آراستگی است. در این مقاله، با معرفی اصول و مفاهیم نظام آراستگی و همچنین الگوی تعالی، اجزا، ساختار و نیز اهمیت آن، الگویی تلفیقی برای افزایش بهرهوری و نظم در سازمانها معرفی شده است. در این تحقیق روش اجرایی مناسبی برای اجرای نظام آراستگی و الگوی تعالی طرحریزی شده است، تا، ضمن معرفی این الگوها و فنون، چگونگی به کارگیری و نهادینه کردن آن با توجه به شرایط سازمانها تبیین شود.
کلید واژه: نظام آراستگی، نظم، سازمان
مقدمه
آشنایی با نظام آراستگی در واقع آشنایی با چگونگی مدیریت مطلوب محیط کاراست این نظام در سازمانهای تولیدی و خدماتی بسیاری از کشورهای جهان استقرار یافته و نتایج با ارزشی در ساماندهی و مرتب کردن محیطهای کاری و ایجاد عادتهای مطلوب و فرهنگ مشتریگرایی داشته است. این سیستم در برخی از سازمانهای تولیدی و خدماتی کشور ما به اجرا در آمده است.
آثار روانی آراستگی محیط کار
عوامل اثرگذار بر محیطهای کار که تعیین کننده میزان بهرهوری در یک سازمان است به دو دسته عوامل نرم و عوامل سخت تقسیم می-
شوند. سبک رهبری و مدیریت در یک سازمان از ویژگیهای نرم و تکنولوژی از ویژگیهای سخت یک سازمان است (کورمن، (1370 ویژگیهای فیزیکی نیز، از جنبههای سخت محیط کار به شمار میروند و بر روی کسانی که در محیط کار میکنند آثار زیادی دارد. کورمن (1370) با مرور تحقیقات گوناگونی که درباره ویژگیهای محیطهای کار صورت گرفته مینویسد: »محیطهای فیزیکی میتوانند به عنوان محدودیتهایی عمل کنند. پیدایش عقاید درباره خود و دیگران را ترغیب سازند و به عنوان منبعی از تحریک یا تامین عمل کنند یا فینفسه منبعی از سرور و لذت باشند... صدا، موسیقی، روشنایی ، و درجه حرارت متغیرهای فیزیکی دیگری هستند که در بعضی از شرایط، رفتار کار را تحت تاثیر قرار میدهند. رفتار بهینه کار مستلزم این است که صدا مستمر و مورد انتظار و موسیقی متناوب باشد. روشنایی و درجه حرارت باید با تقاضاهای ویژه متناسب باشد تا اثرات مثبت از آنها حاصل شود. در جمعبندی کورمن از تحقیقات مربوط به ویژگیهای فیزیکی محیطهای کار چهار نکته مهم قابل توجه است. اول این که ویژگیهای
فیزیکی ماهیت محدود کننده روی کارکرد افراد دارد و میتواند بر کاهش بهرهوری تاثیر بگذارد. دیگر این که ویژگیهای سخت محیط-
های کار عقاید درباره خود و دیگران را رقم میزند. شاید بتوان از نوشته کورمن این گونه برداشت کرد که محیطهای کاری کمکم دیدگاههای مثبت یا منفی را درباره خود و انسانهای دیگر ایجاد میکنند. محیطهای آراسته در شکل دادن عقاید و دیدگاههای مثبت درباره کارکنان نقش دارند و به عکس محیطهای کاری درهم ریخته و ناایمن دیدگاه منفی را نسبت به خود و دیگران رقم میزنند. نکته سوم این که ویژگیهای سخت محیط کار عاملی برای تحریک و انگیزش به شمار میروند و نکته مهم و ارجمند دیگر این است که محیطهای کاری میتوانند منبعی از »سرور و لذت« باشند. میتوانیم محیطهای کاری را به گونهای طراحی کنیم که احساس سرور و لذت و شادکامی را برانگیزند.
نظام آراستگی با تاکید بر آراستگی جنبههای سخت و نرم محیطهای کاری، روحیه، نشاط، ایمنی و کیفیت را به ارمغان میآورد و باحذف محدودیتهای محیطی، کارآیی و سلامت کارکنان را افزایش میدهد. نگاهی به اهداف و مفاهیم و نظام آراستگی و مراحل اجرای آن و بررسی تاریخچه و نسبتش با فرهنگ ملی و دینی و آثار و نتایج آن، نشان میدهدکه پرداختن به نظام آراستگی ضروری است. در ادامه مروری کوتاه بر موارد ذکر شده خواهیم داشت.
نظام آراستگی (S5) چیست؟
S 5 سر واژه پنج کلمه ژاپنی است. این کلمات با ترجمه مرحوم کاشانی((1382 عبارتند از:
سوا کردن غیر ضروری ها ازضروریها1
سامان دادن و مرتب چیدن2
سپیدی و پاکیزگی3
سعی در حفظ وضع مطلوب4
سازمان یافتگی و انضباط کاری5
هدفهای نظام آراستگی
اجرایS5 برای رسیدن به هدفهای متعددی اجرامیشود. برخی از مهمترین هدفها عبارتند از ایمنی و بهداشت، بهرهوری، صرفه-
جویی در هزینهها، کیفیت و پیشگیری از خرابیها. (ابوطالبی، 1381، (6 در محیطهایی که با اجرای نظام آراستگی مدیریت میشوند، اشیا زاید و غیرضروری وجود ندارد و اقلام موجود با نظمی خاص مرتب میشوند و این امر تا حد زیادی موجب صرفهجویی و ایمنی محیط خواهد شد. اجرای منظم مراحل نظام آراستگی محیطی پاکیزه و بهداشتی را فراهم میآورد و از همه مهمتر تلاش برای ایجاد عادتهای صحیح در کارکنان مهمترین عامل در تحقق محیطهای آراسته
است و این مهم در اجرای بند پنجم حاصل خواهد شد وجود محیطی سامان یافته از لوازم تولید یا ارائه خدمات با کیفیت است. بطور کلی
هدف نهایی5S پیشگیری از اتلاف است. علیرغم اینکه سیستم 5S به ظاهر خیلی ساده و قابل فهم است و انجام اصول آن نیز خیلی ساده به نظر میآید ولی عموماً سازمانها و واحدها برای پیاده کردن آن در عمل با مشکلات فراوان روبرو هستند. دلیل این امر در ظاهر ساده و
پیچیدگیهای اجرایی آن نهفته است. معادل فارسی و انگلیسی 5S در جدول زیر نشان داده شده است(تسوچیا، 1384، (10
جدول -1 معادل فارسی و انگلیسی و ژاپنی 5S
تاریخچه
S5 برای اولین بار بعد از جنگ جهانی دوم در ژاپن شکل گرفت، اصولی که حاصل نبوغ و استعداد ژاپنیها نیست، بلکه ایده اولیه این
سیستم از روش Keeping House آمریکایی گرفته شده است. ژاپنیها ایده اولیه را از آمریکاییها گرفته و بر اساس فرهنگ خود آن
را در قالب پنج اصل -1 سامان دهی-2 6 نظم و ترتیب-3 7 پاکیزه سازی-4 8 استاندارد سازی9 یا به عبارتیS5 و به قول ژاپنیها -»
گواس« ارائه کردند(عربیان، .(1386
ژاپنیها دامنه کاربرد 5S را به همه صنایع و بنگاههای اقتصادی تسری دادند و آن را نه تنها در حفظ ایمنی و بهداشت محصول بلکه در آراستگی محیط کار و کارکنان در زیبا سازی محیط و صرفهجویی در فضا و مکان و نقل و انتقال و جابهجایی مواد و کاهش ضایعات و
دوبارهکاریها و... به کار گرفتند
S5 به شیوه ژاپنیها و به صورت یک رشته خاص با ادبیات نوشتاری از سال 1985 مطرح شد و در آغاز در قالب 3S ارائه شد. نخستین
متن در باب S5 در سال 1986 نوشته شد. در اواخر همین دهه سوزوکی کتاب »دیباچهای بر رویکرد جامع ارتقاء بهرهوری بهپویی عملی«
را تالیف کرد که فصل هشتم از ده فصل کتاب، به S5 کاربردی اختصاص یافته بود. اما یکی از مهمترین متون مربوط به S5 تحت عنوان S5» پنج کلید برای دستیابی به کیفیت عالی در محیط کار« توسط تاکاشی اوسادا تالیف و منتشر شد.(خان مختاری، (1383 این سیستم به لحاظ دستاوردهای بسیار ارزشمندی که دارد به سرعت به بنگاههای اقتصادی کشورهای جهان همچون سنگاپور، مالزی،
چین، تایلند، انگلیس، اسپانیا و پرتقال و... راه یافت و مورد بهرهبرداری قرار گرفت. (عربیان، )(1386حقی، 1385، (3
در ایران آغازگر S5 سازمان نوسازی صنایع در صنایع خودروسازی است. فعالیتهای عملی در این زمینه از سال 74 آغاز شد و شرکت سایپا و ایران خودرو پیشگامان این حرکتاند.
مرحوم مجتبی کاشانی این نظام را در صنعت خودرو سازی رواج داد و کار بزرگ از »گاراژ تا کلینیک« را به انجام رساند و به همین لحاظ
از او با عنوان پدر S5 در ایران یاد میکنند (همان). آن مرحوم در کتاب نقش دل در مدیریت (1382) به منظور بومی سازی مفاهیم S5 و
ارتباط دادن آن با مفاهیم فرهنگی بحث هفت سین صنعتی را مطرح کرد. ایشان با توجه به کار ژاپنیها که مفهوم House Keeping را
از فرهنگ آمریکایی گرفته و در قالب فرهنگ ژاپنی ارائه دادند، مفهوم S7 را از شرکت های ژاپنی اخذ کرد و آن را با مفهوم هفت سین نوروز ایرانی درهم آمیخت و با نام »هفت سین نظام صنعتی« مطرح کرد.از نظر ایشان هفت سین صنعتی چنین است(بمانی، 1386، (10
1 -سوا کردن -2 سرو سامان دادن -3 سپیدی و پاکیزگی -4 سعی در حفظ وضع مطلوب -5 سازمان یافتگی و انضباط -6 سخت کوشی و
با تمام نیرو کار کردن 7 -سماجت در انجام یک کار خوب تا مرز عادت.
نظام آراستگی (S5) در بخش صنعت و خدمات تا حدودی جای خود را باز کرده است اما در آموزش و پرورش و واحدهای آموزشی اقدام قابل توجهی صورت نگرفته است.
نظام آراستگی در فرهنگ ایران
پذیرش اجتماعی و فرهنگی یک سیستم و همخوانی آن با فرهنگ میزبان شرط اساسی ماندگاری آن سیستم است. برای اجرای موفق نظام آراستگی باید بتوان عناصر موجود در آن را با عناصری از فرهنگ ملی و دینی پیوند زد.
نظام آراستگی در غرب پایهگذاری شدو در ژاپن تکامل یافت و سپس به اقصی نقاط جهان راه یافت. گسترش و پذیرش نظام آراستگی در کشورهای مختلف، باداشتن فرهنگهای متفاوت، نشان میدهد که مفاهیم نظام آراستگی با فرهنگهای گوناگون سازگار است.
در فرهنگ دینی و ملی ما ایرانیان آموزههایی وجود دارد که نظام آراستگی با آن عناصر سازگار است و پذیرش آن را ساده میسازد. تعالیم دینی ما مشحون از دستورات ظریف و دقیقی است که بر پاکیزگی تاکید دارد و آن را نشانه ایمان به مکتب میداند. سفارش
حضرت علی (ع)به نظم پس از سفارش به تقوا اهمیت نظم در زندگی را نشان میدهد. نظم و ترتیب و وقت شناسی در اجرای برنامههای عبادی و دستورات دینی از جمله نماز به حدی روشن است که نیاز به توضیح ندارد. رسالههای عملیه که بیانگر بخشی از دستورات اسلام
است تحت عناوین مطهرات و نجاسات مفاهیمی برجستهتر و عالیتر از پاکیزگی در 5S رامطرح میکنند. رهنمودهای پیشوایان دین در مورد لباس، مسکن، ظاهر فردی، بهداشت و نظافت، روشنگر توجه اسلام به آراستگی است.
اصلاح روابط بین فردی و اجتماعی و تقویت بنیانهای برادری و وحدت در جامعه اسلامی از طریق زدودن موانع فرهنگی و اخلاقی بخش عظیمی از تعالیم اسلام است و بسیار فراتر از مفاهیم و روشهای طرح شده در نظام آراستگی است.
در فرهنگ ملی ما ایرانیان جشن نوروز از جایگاه و اهمیت ویژهای برخوردار است. خانه تکانی قبل از عید و توجه به زیبا سازی محیط زندگی و ظاهر فردی و پوشیدن لباس نو و رفتن به دیدار خویشان و دوستان و رعایت ادب و احترام و خلاصه نو شدن انسان و محیط زندگی همگام با نو شدن طبیعت و دور شدن ازپلیدیها و پلشتیهای درونی و بیرونی از هدفهای برگزاری آیین نوروز است.
با نگاهی گذرا به دستورات انسان ساز اسلام و فرهنگ ملی خویش درمییابیم که عناصر متعددی در آنها وجود دارد که پذیرش نظام آراستگی را آسان میسازد. افزوده بر این به مفاهیمی برمیخوریم که میتوانیم در تکمیل و ارتقا نظام آراستگی و بومیسازی از آنها استفاده کنیم. نظام آراستگی سیستمی است که انعطاف لازم برای پذیرش عناصر دیگر فرهنگها را دارد.
شرح کوتاهی پیرامون S5 نظام آراستگی
Seiri -1 سوا کردن غیرضروریها از ضروریها
هدف سواکردن، مدیریت اولویتها و مبارزه با علل مسائل و مشکلات است.
در این مرحله، تشخیص اقلام ضروری از غیرضروری و دور کردن غیرضروریها از محیط کار و تعمیرات جزیی و برطرف ساختن نواقص صورت میگیرد. اشیاء غیر ضروری لزوما اشیاء بیفایده و بیمصرفی نیستند اما دلیل و ضرورتی برای نگه داشتن آنها در محیط وجود ندارد. بنابراین برای هر کدام بر حسب فایدهای که دارند، تصمیمگیری میشود. تصمیم ممکن است بخشیدن به دیگران، فروختن، بازیافت، دور انداختن یا ذخیره کردن در مکانی دورتر باشد. برای تشخیص اقلام ضروری از غیرضروری باید ملاکهایی در نظر گرفته شود و بر اساس آنها تفکیک صورت گیرد.
