مقاله نقش سیستم های اطلاعاتی مدیریت ( MIS ) در توسعه کسب

بخشی از مقاله

نقش سیستم هاي اطلاعاتی مدیریت (MIS) در توسعه کسب

چکیده:

امروزه تجارت ثانیه به ثانیه دگرگون میشود و ساختاري پیچیده تر به خود میگیرد.در این شرایط، مدیران با انبوهی از اطلاعات مواجه هستند که این اطلاعات باید تحلیل، قابل فهم، نگهداري و بازیابی گردد.وقتی مدیر یک سازمان می خواهد تصمیم بگیرد، داده هاي فراوانی که اغلب مفید نیستند، در اختیارش قرار میگیرد. این داده ها باید پالایش و معنیدار شوند و به اطلاعات مفید تبدیل شوند. اینجا است که نیاز به سیستمهاي اطلاعات مدیریت احساس می شود .سیستمهاي اطلاعات مدیریت، اطلاعات مربوط به زمان گذشته و حال را گردآوري میکند، امکان پیشبینی آینده را فراهم میآورد و اطلاعات مورد نیاز مدیران را در اختیار آنها قرار میدهد تا بتوانند تصمیمات مقتضی را اتخاذ کنند. از طرفی کسب وکاربه شدت به بسترهاي فراهم شده توسط سیستم هاي اطلاعاتی مدیریت وابسته بوده و از آن بهره زیادي می گیرد . سیستم هاي اطلاعاتی مدیریت از طریق"ثبت وذخیره داده هاي فروش ، داده هاي خرید و سایر داده هاي حسابداري ، ثبت وذخیره سازي داده هاي کارکنان ، سوابق کارکنان وسایر اطلاعات منابع انسانی، ثبت وذخیره سازي داده هاي بازار، مشخصات مشتري، تاریخچه خرید مشتري، داده ها تحقیق بازار ، و سایر داده هاي بازاریابی و... "باعث توسعه کسب و کار می شود .در این مقاله ابتدا مفاهیم سیستم اطلاعات مدیریت و بعد کسب و کار را مورد بررسی قرار داده ایم .

کلید واژه ها:
سیستم هاي اطلاعات مدیریت((MIS ، مدیریت ، کسب و کار

مقدمه:

مــدیریت ســیتمهاي اطلاعــاتی (MIS) درواقــع کــاربرد تکنولــوژي اطلاعــات اســت در پشــتیبانی از فعالیتهــاي تجاري . چـرا کـه تجـارت روز بـه روز متحـول مـی گـردد ودر ایـن میـان همـواره افـرادي بـا قـدرت تحلیـل بالاوزاویـه دیدوپیشینه تجـاري مـورد نیـاز هسـتند تـا فراینـدهاي تجـاري را بـارورتر کننـد. سیسـتمهـاي اطلاعـاتی مـدیریت از طریــق تعریــف فراینــدها و رویــههــا و پــردازش اطلاعــات، انجــام و کنتــرل عملیــات ســازمان را بــه عهــده مــیگیرنــد.

سیســتمهــاي انبــارداري، کــارگزینی، حســابداري، تــدارکات، مــدیریت قراردادهــا، فــروش، کنتــرل موجــودي، امــوال، پشنهادات داخلی، مدیریت نظرات مشتریان، آموزش و . . . سیستمهاي پردازش عملیات هستند.

مفاهیم سیستم ها :

سیستم، گروهی از عناصر می باشـد کـه بـه خـاطر خواسـته مشـترك رسـیدن بـه یـک هـدف بـا هـم ترکیـب شـوند . هــر سیســتمی مــی توانــد عملیــات خــود را کنتــرل کنــد. یــک سیســتم بــدون مکانیســم کنتــرل، حلقــه بــازخورد وعناصر اهداف یک سیستم حلقـه بازنامیـده مـیشـود. یـک سیسـتم بـا سـه عنصـر کنتـرل (اهـداف، مکانیسـم کنتـرل وحلقـه بـازخورد) یـک سیسـتم حلقـه بسـته نامیـده مـی شـود وهمانطورکـه مـی دانـیم حلقـهاي کـه بازباشـد، حلقـه نیست. حال سیسـتم هـا رااز جهـت ارتبـاط بـا محـیط پیرامـون خـود بـه دودسـته تقسـیم مـی کننـد: سیسـتمی کـه بــا محــیط پیرامــون خــود ارتبــاط داشــته باشــد را سیســتم بــاز گفتــه وسیســتمی کــه بــا محــیط پیرامــون خودارتبــاط نداشته باشد یک سیستم بسـته اسـتالبتـه. قابـل ذکراسـت کـه سیسـتم کـاملاً بسـته وجـود نـدارد. یـک زیرسیسـتم بطـور سـاده، سیسـتمی درون سیسـتم دیگـر مـی باشـد.. بـراي مثـال سیسـتم دولتـی یـک شـهر یـک سیسـتم اســت، امادرعین حال قسمتی ازیک سیستم بزرگتـر بنـام سیسـتم دولتـی یـک اسـتان یـا ایالـت مـی باشـد کـه آن هـم خـود یک زیرسیسـتم دولـت ملـی مـی باشـد. یـک شـرکت تجـاري یـک سیسـتم فیزیکـی مـی باشـد. ایـن شـرکت ازمنـابع فیزیکـی تشــکیل یافتـه اســت. یـک سیســتم ادراکـی، سیســتمی اسـت کــه از منـابع ادراکــی (فکـري) چــون اطلاعــات وداده ها براي نشان دادن یـک سیسـتم فیزیکـی اسـتفاده مـی کنـدیـک. سیسـتم ادراکـی عمومـاً یـک تصـویر ذهنـی درذهـن مـدیر مـی باشــد ماننـد تصـاویر یــا خطـوطی کـه بـرروي یــک برگـه کاغـذ یــا درشـکل الکترونیکـی ذخیــره شده دررایانه.(.(Mcleod ,1998:23

اطلاعات:

براي فهـم واقعـی معنـی اطلاعـات وعـدم اخـتلاط آن بـاداده هـا ماابتـدا تعریفـی ازایـن دو را ارائـه مـی نمـاییم : داده ها شامل واقعیتها واشـکالی هسـتند کـه بـراي کـاربر، بـیمعنـی مـی باشـند. وقتـی کـه ایـن داده هـا پـردازش شـدند تبدیل به اطلاعـات مـی شـوند. پـس اطلاعـات، داده هـاي پـردازش شـده یـا داده هـایی بـا معنـی مـی باشـند.تبـدیل داده هــا بــه اطلاعــات توســط یــک پردازنــده اطلاعــات انجــام مــی شــود.پردازنــده اطلاعــات یکــی از عناصــر کلیــدي سیســتم ادراکــی اســت. پردازنــده اطلاعــات مــی توانــد شــامل عناصــر رایانــهاي، عناصــر غیررایانــهاي یــا ترکیبــی ازآن دوباشد .

اطلاعــات درسیســتم هــاي ســازمانی مخــتلط انســان وماشــین ازمنــابع زیرتغذیــه مــی شــود:-1دســتیابی اطلاعــات محیط عملکـرد مـدیریت -2روشـهاي ذخیـره اطلاعـات جهـت عملکـرد سیسـتم هـاي هـاي عامـل-3روشـهاي انتقـال اطلاعات ونحوه ایجاد ارتباط وذخیرهسازي وبازیابی.

امــروزه اطلاعــات بــرگبرنــده شــرکتهاي بــزرگ تجــاري مــی باشــد. ازآنجــا کــه گــردآوري اطلاعــات بــه روش دســتی ومعمـولی بــراي شـرکتهاي چتــد ملیتـی بــزرگ غیـرممکن مــی باشـد پــس از آنهـا بــه سیسـتم هــاي اطلاعـاتی بــراي پرکـردن ایــن خـلاء روي آورده انــد. اطلاعـات لازمــه تصــمیم گیـري اســت وامـروزه پدیــده اي چـون انفجــار اطلاعــات ،آلـودگی اطلاعـات وآنارشـی اطلاعـات مطـرح اسـت کـه لازمـه اسـتفاده مفیـداز اطلاعـات درایـن آشـفته بـازار، وجـود سیســتم هــاي اطلاعــاتی یکپارچــه ومنســجم بــراي تنظــیم ومــنظم کــردن اطلاعــات بــراي اســتفاده کاوشــگران اطلاعات مـی باشـد. مـدیران، همچنـین بـه یکـی از دوسـبک متفـاوت اسـتفاده از اطلاعـات بـه عنـوان راههـایی بـراي اســتفاده از اطلاعــات بــراي حــل مشــکل اســتفاده مــی کننــد. ســبک سیســتماتیک (systematic): مدیرتوجــه خاصــی بــراي پیگیــري روش از پــیش توصــیه شــده حــل مشــکل ،ماننــد روش سیســتمها دارد. ســبک حســی (intuitive)مــدیر بــه هــیچ روش قطعــی تــوجهی نداشــته امــا روشــی رابــراي وضــعیت خــاص، تغییــر مــی دهد.(.(Mcleod , 1998:179

سیستمهاي اطلاعاتی:

همــانطور کــه ذکرشــد بــه علــت گســتردگی وپیچیــدگی موجوددرسیســتمها، مــدیران اطلاعــات ومتخصصــان اطلاعــاتی از سیســتمهاي اطلاعــاتی یعنــی سیســتمهایی کــه بــه کمــک ابزارهــاي رایانــهاي وفــن آوري اطلاعــات بــه گــردآوري اطلاعــات وپــردازش سیســتم هــاي مــی پردازنــد روآورده انــد. البتــه سیســتم هــاي اطلاعــاتی بــه آن نقطــه نرسـیده انـد کـه بتواننـد فکرکننـد، برنامـه ریـزي کننـد وبـه چگـونگی تغییـرات واکـنش دهنـد .هنـوز چنـدین اتـاق بـراي افـراد کــه ایـن سیسـتم هــارا اداره مـی کننــد وجـود دارد .وبایــد توجـه داشــت کـه فقـط یــک اقلیـت کــوچکی ازاین افراد عمـلاً سیسـتم هـاي رایانـهاي یـا سیسـتم هـاي فـنآوري اطلاعـات را طراحـی مـی کننـد. تعـداد زیـادي از ایــن افــراد کــاربر نهــایی هســتند ماننــد مــدیران، کارکنــان اداري ودیگــران کــه از رایانــه در زمینــه هــاي شــغلی خــود

اســتفاده مــی کننــدانبــوه. اطلاعــاتی کــه درپایگاههــاي داده شــرکتها ذخیــره مــی شــود اکثــراً آنقدرزیادهســتند کــه براي مدیران، بـی معنـی (وغیرقابـل اسـتفاده ) مـی شـوند .ایـن آنارشـی وهـرج ومـرج درحجـم انبـوه اطلاعـات نیازبـه یـــک سیســـتم اطلاعـــاتی بـــراي رده بنـــدي وتقســـیم بنـــدي آن بـــراي اســـتفاده هرچـــه بیشـــتر ازآن مـــی باشد.سیستمهاي اطلاعـاتی ریشـه درتصـاویر غارهـا دارنـد واعضـاي یـک قبیلـه بـا اسـتفاده ازایـن سیسـتمهاي بسـیار اولیـه دادوسـتدهاي خـود را انجـام مـی دادنـد. وقتـی میـزان دادوسـتدها انـدك وتعـداد افـرادي کـه بایکـدیگر ارتبــاط برقرارمــی کننــد، انگشــت شمارباشــد، مــی تــوان کارهارابــا اســتفاده ازایــن سیســتمها انجــام داد، اماچنانچــه میــزان معــاملات افــزایش پیداکنــد وافــراد بیشــتري نیــزدراین فعالیتهــا درگیــر شــوند سیســتمهاي مــورد اســتفاده بایــد بــه مراتب پیشرفته ترباشد (بهان، .(6 :1377

باید توجـه داشـت کـه سیسـتم هـاي اطلاعـاتی بامـدیریت اطلاعـات تفـاوت دارنـد بطوریکـه سیسـتم هـاي اطلاعـاتی درخــدمت مــدیریت اطلاعــات تحــت عنــوان سیســتم هــاي اطلاعــات مــدیریت قرارگرفتــه وازآن اســتفاده مــی کنــد. امــروز اســتفاده از سیســتمهاي اطلاعــاتی (IS) دربیشــتر شــرکتهاي جهــان رایــج اســت. طبــق آمــاري، بــیش از 70 درصد شـرکتهاي آمریکـایی وکـره اي یـک طـرح سیسـتم اطلاعـاتی دارنـد ایـن مـورد درشـرکتهاي مکزیکـی بـیش از 90 درصــد مــی باشــد. بــیش از 60 درصــد شــرکتهاي مکزیکــی وبــیش از 80 درصــد شــرکتهاي آمریکــایی وکــره اي شخصی به عنوان رئیس کارکنان اطلاعات داشته اند. .(دیویس و اولسون ، .(92:1985

انواع معمول سیستمهاي اطلاعات سازمانی :

انــواع معمــول سیســتمهــاي اطلاعــات ســازمانی عبارتنــد از، سیســتمهــاي انبــارداري، کــارگزینی، حســابداري، تــدارکات، مــدیریت قراردادهــا، فــروش، کنتــرل موجــودي، امــوال، پشــنهادات داخلــی، مــدیریت نظــرات مشــتریان، آموزش و . . . سیستمهاي پردازش عملیات هستند.(. (Mcleod , 1998:583-584

تعریف سیستم اطلاعات مدیریت :

سیستمی که کنترل وبازسازي اطلاعات رااز دنیاي محیطی وعملیات بازرگانی داخل سازمان بعهده دارد، بطریقی که باسازماندهی وانتخاب داده ها اطلاعات لازم را جهت اتخاذ تصمیم، برنامه ریزي وکنترل براي مدیران آماده سازد سیستم اطلاعاتی مدیریت نامیده می شود.سیستم اطلاعات مدیریت سیستمی یکپارچه متشکل از کاربر و ماشین براي ارائه اطلاعات در پشتیبانی از عملیات، مدیریت و تصمیمگیري در سازمان است. این سیستم از نرمافزار و سخت افزار رایانهاي، راهنماها و دستورالعملها، مدلهایی براي تحلیل، برنامهریزي، کنترل و تصمیمگیري و یک پایگاه اطلاعات بهره میگیرد. (دیویس و اولسون، .(6 :1985

سیستم اطلاعات مدیریت سیستمی است که دادههاي محیطی را جمعآوري و دادههاي تبادلات و عملیات سازمانی را ثبت میکند و سپس آنها را فیلتر، سازماندهی و انتخاب کرده و به عنوان اطلاعات به مدیران ارائه مینماید و ابزاري براي مدیران فراهم میآورد که اطلاعات مورد نیاز خود را تولید نمایند. (موردیک و مانسون، .(75 :1986

عناصر اصلی این سیستم عبارتند -1ازسیستمی یکپارچه براي خدمت به تعداد زیادي کاربر-2 سیستمی رایانهاي که تعدادي نرمافزار اطلاعاتی را از طریق یک پایگاه اطلاعات به هم مرتبط میکند،-3 رابط کاربر- ماشین که به جستجوهاي فوري و موقتی پاسخ میدهد، -4ارائه اطلاعات به تمام سطوح مدیریتی و-5 پشتیبانی از عملیات و تصمیمگیري. (آواد، .(36 :1988

مفهوم سیستم اطلاعات مدیریت:

سیستم اطلاعات مدیریت سازمان یک چیز متمایز و جدا از دیگر سیستمهاي اطلاعات نیست بلکه چارچوبی کلی ارائه میکند که دیگر سیستمهاي اطلاعات بر مبناي آن با یکدیگر همخوان میشوند. در طول زمان مشخص شد که مفهوم پیادهسازي یک سیستم کاملاً یکپارچه واحد بسیار مشکل است. واقعیت این است که یک سیستم یکپارچه، به معنی یک ساختار واحد و همگن نیست بلکه بدین معنی است که اجزاء آن منطبق بر یک طرح کلی هستند. اکنون سیستم اطلاعات مدیریت به منزله فدراسیونی از زیرسیستمها در نظر گرفته میشوند که در صورت نیاز طراحی و اجرا می شوند اما منطبق بر طرح کلی، استانداردها و رویههاي سیستم اطلاعات مدیریت هستند.. به طور خلاصه سیستمهاي اطلاعات مدیریت مبنایی براي یکپارچهسازي پردازشهاي اطلاعات سازمانی ارائه میدهند. (دیویس و اولسون، .( 6-8 :1985

سیسـتم اطلاعــات مــدیریت پــس از تکامــل تــدریجی در طــول پـنج دهــه اخیــر دیگــر داراي تعریــف، مفهــوم، شــکل و قالــب تقریبــاً مشــخص و پذیرفتــه شــدهاي اســت و آنچــه در حــال توســعه اســت بیشــتر شــامل فنــاوري پیــادهســازي، مــدلهــاي تصــمیمگیــري و سیســتمهــاي پشــتیبان تصــمیمگیــري هســتندیکی از المانهــاي بســیار مهــم در زمینــه کـاري یــک متخصــص MIS توانــایی تحلیــل نیازمنــدیها اســت کــه شــامل مصــاحبه بــا مشــتریان بــه منظــور تعیــین اهداف سازمانی مـیباشـد. .سیسـتم هـاي اطلاعـات مـدیریت بـراي انطبـاق بیشـتر بانیازهـاي مـدیران اصـلاح وتوسـعه یافـت. عاقبــت جایگــاه سیســتم اطلاعــات مــدیریت بــه عنــوان یـک زمینــه عمــده اســتفاده ازرایانــه مســتحکم شــد . سیستم اطلاعات مـدیریت بـه دوطریـق عمـده درحـل مسـاله کمـک مـی کنـد: یـک منبـع اطلاعـات درپهنـه سـازمان فــراهم مــی نمایــد ونیــز بــه شناســایی ودرك مســاله کمــک مــیکنــد. نورســاطع از سیســتم اطلاعــات مــدیریت بــااین هـدف اســت کــه بـراي مــدیران علائــم مسـاله یــا متحمــل الوقـوع بــودن مســائل را اعـلام دارد. ضــعف عمــده سیســتم اطلاعــات مــدیریت آن اســت کــه نمــیتوانــدنیازهاي خــاص هرفــرد را برطــرف کنــد، مســاله رابــرآورد ســازد. اغلــب اوقــات سیســتم اطلاعــات مــدیریت اطلاعــات دقیــق موردنیــاز رافــراهم نمــی کنــد مفهــوم سیســتم پشــتیبان تصــمیم درپاسخ به چنین نیازي بوجود آمد.(مک لوید، .(434 :1378
انواع سیستم اطلاعاتی مدیریت:

سیســتمهــاي اطلاعــات یکــی از اجــزاي سیســتم کنترلــی حلقــه بســته محســوب مــیشــوند. بنــابراین هــدف چنــین سیســتمهــایی کمــک بــه کنتــرل سیســتم اســت. در هــر ســازمان دو نــوع کنتــرل وجــود دارد؛ کنتــرل عملیــاتی و کنترل مدیریتی. عملیـات مختلـف سـازمان در قالـب فراینـدها و زیرسیسـتم هـاي صـف و سـتاد انجـام مـیشـوند. هـر یــک از ایــن عملیــات نیازمنــد کنتــرلهــاي خــاص خــود هســتند و سیســتمهــاي اطلاعــاتی خــاص خــود را طلــب می کنند. چنین سیسـتمهـاي اطلاعـاتی کـه عملیـات مختلـف سـازمان را کنتـرل و پشـتیبانی مـیکننـد سیسـتمهـاي پـردازش مبـادلات نامیـده مـیشـوند .کنتـرل مـدیریتی نیازمنـد اطلاعـاتی اسـت کـه بخـش قابـل ملاحظـهاي از آنهـا توسط سیستمهاي پردازش مبادلات تولید میشوند.(دیویس و اولسون ، .(86:1985
بررسی سیستم هاي اطلاعات مدیریت:

در بررسی دلون و مک لین 1 از یکصد مورد مطالعه مربوط به سنجش موفقیت سیستم هاي اطلاعات که از سالهاي 1981 تا 1987 در مجلات معروف در مورد سیستمهاي اطلاعات مدیریت چاپ شده بود، مشخص گردید 41 مورد از معیار ارزیابی استفاده کنندگان در مورد سیستم اطلاعات ساختار درختی مدل دلون و مکلین که به سال 2003 مورد ارزیابی و بازنگري توسط خود این دو محقق قرار گرفته است در شکل قابل مشاهده است

مدل سیستمی سازمان و نقش سیستم اطلاعات در مدیریت آن :

سازمان را به عنوان یک سیستم باز و یک سیستم کنترلی حلقه بسته میتوان به صورت زیر نمایش داد

عنصر کنترلی سیستم سازمان متشکل از دو بخش مدیریت و پردازشگر اطلاعات است . پردازشگر اطلاعات به مجموعه تمام افراد و سیستمهاي اطلاعاتی و پشتیبان تصمیمگیري گفته میشود که به مدیریت در اتخاذ تصمیم کمک میکنندعلاوه بر این نقش اصلی براي پردازشگر اطلاعات، میتوان آن را تولیدکننده اطلاعات سازمان (به عنوان یک فرایند یا زیرسیستم از یک سیستم بزرگتر) براي ارائه به سازمانهاي بالادست یا موجودیت هاي بیرونی دانست. گاهی اوقات ممکن است نقش فرعی پردازشگر اطلاعات به نقش اصلی تبدیل شود. این تغییر نقش در شرایطی اتفاق میافتد که مدیریت به دلایل مختلف از پردازشگر اطلاعات در تصمیمگیري استفاده نمیکند و در عوض به دلایل مختلف به موجودیتهاي مهم در محیط سازمان توجه بیشتري نشان می دهد. هر یک از نقشهاي اصلی و فرعی پردازشگر اطلاعات نیازمند ویژگیها، توانایی و مشخصات خاص خود است و اجزاي پردازشگر اطلاعات باید مطابق با ایفاي نقش غالب، طراحی شده و تطبیق داده شوند . (مک لئود، (103 :1994