بخشی از مقاله
چکیده
سیستمهای اطلاعاتی مدیریت یا MIS، اساساً به معنای سیستم های اطلاعاتی برای مدیریت است که به مدیران امکان می دهد اطلاعات مورد نیاز خود را تولید و در شرایط مبهم و حساس کاری به درستی تصمیم گیری نمایند . در این مقاله ، سعی شده با مطالعه و استفاده از منابع متعدد این اصطلاح از زوایای مختلف اعم از تعاریف ، مفاهیم ، تاریخچه ، ویژگیها ، اجزاء ، ساختار ، طبقه بندی ، انواع ، رویکردها و ارتباط MIS با سطوح ، نقشها ، مهارتها ، دانش و برخی کارکردهای مدیریت و راهبرد کسب و کار ، و چالشها ، مورد بحث و بررسی قرار گیرد . علت انتخاب موضوع نیز این بوده که در کشور ما ، که یکی از کشورهای در حال توسعه است ، متأسفانه تا کنون به این مقوله کمتر توجه شده و هرچند حضور فیزیکی سیستم های اطلاعاتی در مؤسسات و سازمانها مشهود است ، اما اقدامات جدی تر مسئولین و مدیران رده بالا را به لحاظ تحلیل ، طراحی و اجرایی شدن می طلبد و دستیابی به این قابلیتها به منظور حفظ حیات و استقلال سیاسی و اقتصادی خود بیش از پیش احساس می شود
و لازم است هم در راستای ایجاد و گسترش سیستمهای اطلاعات مدیریت متناسب با فناوریهای روز دنیا و هم زمینه سازی برای ارائه ی آموزشهای تخصصی به کارکنان و کاربران سیستم ، به منظور نگهداری و بهره برداری صحیح ، اقدامات جدی تر صورت پذیرد چرا که ، اگر در دو و یا سه دهه ی گذشته مدیران در اداره ی سازمان خود نیاز چندانی به اطلاعات ، چگونگی جمع آوری ، پردازش و پخش اطلاعات در سازمان نداشتند و مدیریت موفق تنها در تسلط بر دانش نظری مدیریت شناخته می شد ، اما امروزه ، هجوم سیل آسای فناوری های اطلاعاتی و ارتباطی و همچنین نفوذ و گسترش سیاستهای جهانی شدن ، به اقصی نقاط جهان را تحت الشعاع قرار داده و نفوذ آن در بطن زندگی انسانها و فراتر از مرزهای جغرافیایی ، در جزئی ترین فعالیتهای بشری ملموس و غیر قابل کنترل است و در این بین ، مسلماً محیط کسب و کار نیز بی نصیب نمانده است . در شرایط متغیر و متحول کنونی و برای مقابله و رویارویی با اقتصاد جهانی و اقتصاد مبتنی بر دانش و اطلاعات دیگر روشهای دستی و سنتی قلم - کاغذی کارساز نیست .
کلید واژه ها : سیستم های اطلاعاتی مدیریت - سیستم های اطلاعاتی - سیستم - مدیریت - اطلاعات -فناوری
مقدمه
» سازمانهای بدون اطلاعات درست مانند کشتی بی سکانی در دریایی از عدم اطمینان ، دست و پا خواهند زد - برچ و نیتزکی ، 1371 ، ص - 57 سیستم های اطلاعاتی مدیریت - - MIS یکی از مفاهیم جدید در عرصه ی مدیریت نوین بوده که تحت عناوین مختلفی بکار برده شده است ، از جمله ؛ » سیستم اطلاعاتی ، سیستم اطلاعات و تصمیم گیری ، سیستم اطلاعات کامپیوتری - « جواد کار ، . 1382 ص - 5 سیستم پردازش اطلاعات ، سیستم تصمیم گیری و اطلاعاتی سازمانی - مد هوشی ، 1379 ، ص - 8 اما واژه سیستم های اطلاعاتی مدیریت عمومیت بیشتری داشته ، و در بررسی زیر مجموعه های آن سیستمی فرعی تر نیز تحت همین عنوان وجود دارد .
این مفهوم بین رشته ای با تبدیل یافته ها و تئوریهای علوم مختلف همچون مدیریت ، فناوری ، اطلاعات و ارتباطات به عمل ، بعنوان یک علم کاربردی در زمینه های مختلف ، در دهه های اخیر مطرح و کشور های توسعه یافته ، بویژه در توسعه ی اقتصادی خود از آن بهره های فراوان برده اند و امروزه ، استناد به همین سوابق ، آنرا برای مدیران سازمانها بیش از پیش الزامی ساخته ، و نیز مسبب نگارش این مقاله گردید تا شاید تلاشی هر چند ناچیز در جهت تبیین و توجیه بکار گیری آن توسط مدیران ، بویژه مدیران ارشد ما باشد . و نکته قابل ذکر اینکه ، این مقاله از نوع توصیفی بوده و به شیوه ی کتابخانه ای و با مطالعه و بررسی کتب و مقالات مرتبط تحت هفده عنوان به بحث ، بررسی و نتیجه گیری پیرامون سیستم های اطلاعاتی مدیریت می پردازد . ضمناً در ارجاع مطالب سعی شده است ، حقوق نویسندگان و مترجمین محترم رعایت شود و اگر بعضا مطالبی با اندکی تلخیص و تغییر نقل گردیده ، ناشی از ظرفیت محدود مقاله مورد نظر می باشد .
1 -تعریف سیستم های اطلاعاتی مدیریت
در طول سالهای گذشته ، نویسندگان متعددی به مطالعه و بررسی مفهوم سیستم های اطلاعاتی مدیریت از زوایای مختلف پرداخته ، که ما حصل تلاشهای آنان ، ارائه تعاریف متعدد و گوناگونی است از جمله ، ریموندمک لوید ، سیستم اطلاعات مدیریت را . » بصورت سیستم های رسمی و غیر رسمی تعریف می کند که اطلاعات گذشته ، حال و آینده عملیات داخل مؤسسه و محیط آنرا به صورت کتبی و شفاهی فراهم می نمایند ، ] وی در ادامه می افزاید : [ این سیستم مدیران ، کارکنان و عواملی اصلی و محیطی را با تهیه ی اطلاعات در زمان مناسب برای کمک در تصمیم گیری حمایت می کند - « مک لوید 1378 ، ص - 412
لاودن ولاودن واژه نظام اطلاعاتی را بکار برده و می گوید » نظام اطلاعات را می توان از نظر فنی به عنوان مجموعه ای از مولفه های مرتبط بهم تعریف کرد که برای حمایت از تصمیم گیری ، هماهنگی و کنترل در یک سازمان به گرآوری - یا بازیابی - ، پردازش ، ذخیره سازی و توزیع اطلاعات می پردازد . افزون بر حمایت از تصمیم گیری ، هماهنگی و کنترل ، ممکن است نظامهای اطلاعاتی به مدیران و کارکنان نیز کمک کنند تا به تجزیه و تحلیل مشکلات بپردازند ، موضوعات پیچیده را تجسم و کالاهای جدیدی خلق کنند - « لاودن و لاودن ، 1384 ، ص - 8 و در جایی دیگر مد هوشی می نویسد : » با توجه به مفهومی که عموماً از عبارت » سیستم های اطلاعات مدیریت « استنباط می شود
MIS عبارتست از یک سیستم جامع ماشین - کاربر ، که برای آماده سازی اطلاعات ، جهت پشتیبانی عملیات و وظایف تصمیم گیری در یک سازمان به کار می رود ، این سیستم از سخت افزار و نرم افزار کامپیوتری و رویه های کاری و پایگاه اطلاعاتی و مدلهایی جهت تجزیه تحلیل ، برنامه ریزی و تصمیم گیری استفاده می کند - « مد هوشی ، 1379 ، ص - 19 همچنین ، صرافی زاده و علی پناهی به این نتیجه رسیده اند که : - سیستم اطلاعات مدیریت ، سیستمی است جامع و یک پارچه - - Integrated کامپیوتری - - camputer - based ، یا کاربر ماشین - - user - machine که نتیجه عملکرد آن ارائه اطلاعات جهت پشتیبانی به مدیران در سازمان است « - صرافی زاده و علی پناهی ، 1381 ، ص - 189 و باز در جایی دیگر آمده است که : » سیستم اطلاعاتی مدیریت سازمان ، مجموعه ی وظایف و عملکردهایی است که در لیست عملیات مسئول اطلاعات سازمان ، گنجانده می شود - « انواری رستمی ، 1375 ، ص 21 - از تعاریف فوق و تعاریف مشابه ، چنین بر می آید که ، سیستم های اطلاعات مدیریت ، سیستم هایی هستند :
- جامع که اطلاعات بسیار گسترده و کامل که یک سازمان در ابعاد و زمانهای مختلف به آنها نیاز دارد را ، در خود دارند .
- مبتنی بر رایانه که با استفاده از انواع سخت افزار و نرم افزار به جمع آوری ، پردازش ، بایگانی و ارائه ی اطلاعات می پردازند .
- حاوی جدیدترین و وسیعترین اطلاعات مورد نیاز کاربران یک سازمان در سطوح مختلف و با هدفهای متفاوت .
- که همچون یک مشاور عالی و برجسته ، مدیران را در عرصه های پیچیده ی تصمیم گیری و مشکل کاری ، یاری می رسانند . بنابراین ، می توان سیستم های اطلاعاتی مدیریت را ، مجموعه ای جامع و نظام یافته از اطلاعات و دانش تخصصی مورد نیاز مدیران در هر سازمان و در رده های مختلف دانست که با تکیه بر فناوری روز ، آنان را در انجام وظایف سازمانی خود متبحر می سازند .
-3 مفهوم سیستمهای اطلاعاتی مدیریت
در تشریح مفهوم MIS ، لازم است به تفاوت داده ها و اطلاعات اشاره داشت . جوادکار در توضیح این تفاوت »مفهوم اولیه ی ] MIS را عبارت می داند [ از پردازش داده های سازمان و ارائه آن به شکل گزارش هایی در فواصل زمانی معین که با مشخص شدن تمایز بین داده ها و اطلاعات ، این مفهوم اصلاح ]شده و در واقع می توان گفت : [ اطلاعات محصول تحلیل داده هاست این مفهوم به مواد خام و محصول نهایی شبیه است و مشخص شد آنچه نیاز است اطلاعات است و نه انبوهی از داده هایی که به شکلی شسته و رفته گزارش شده اند . به هر حال می توان داده ها را به طریق مختلفی تحلیل نمود تا اطلاعاتی با مشخصه ها و شکل های گوناگون حاصل شود - « جو ادکار ، 1382 ، ص - 7
مؤمنی نیز ضمن اینکه ، تمایز بین داده ها و اطلاعات را ، برای طراحی نظام های اطلاعاتی مدیریت MIS بسیار مهم می داند ، آورده است که »در علوم رفتاری ، اطلاعات پرورده به علائم یا مجموعه علائمی اطلاق می شود که فرد را آماده عمل می کند . از این رو ، این علائم بایستی از داده های خام متمایز شوند ، زیرا داده ها انگیزه ای برای عملکرد هستند و می توان آنها را محرکی برای ایجاد خصوصیات یا الگوهای رفتاری تلقی کرد . فی المثل در نظامهای دستی ، داده های خام بایگانی نمی شوند ، در حالی که در رایانه ها داده های خام نیز نگهداری می شوند تا در هر زمانی که لازم باشد به اطلاعات پرورده تبدیل و به کار گرفته شوند - « مؤمنی ، 1380 ، ص - 7
لاودن و لاودن ، به شکلی دیگر و با پرداختن به تفاوت میان رایانه و نظامهای اطلاعاتی می گوید : » هر چند نظام اطلاعات رایانه ای از دانش فنی رایانه برای فرآورش داده ها و تبدیل آنها به اطلاعات معنی دار بهره می گیرد ، ولی میان یک رایانه و برنامه آن و یک نظام اطلاعات ، تفاوتی چشمگیر وجود دارد . رایانه های الکترونیکی و نرم افزارها و برنامه های آنها ، ابزار کار و یاری گران فنی نظام اطلاعات نوین هستند ، رایانه وسیله انبارش و پردازش اطلاعات را فراهم می آورد . برنامه نرم افزار وسیله ای برای پایش - کنترل - عملیات رایانه است . دانستن کار با رایانه و نرم افزارها در طراحی راه حل های مشکلات سازمانی ، بسیار و ضروری است ، ولی راهنمایی و دلیل استفاده از اینها را نظام اطلاعات می دهد که رایانه تنها بخشی از آن است - لاودن ولاودن ، 1384 ، ص - 27 بنابراین MIS چیزی بیش از داده های ساده و خام رایانه ای است .
-4 اطلاعات مورد نیاز سازمان چگونه فراهم می آید :
پیشتر گفته شد که ، سیستمهای اطلاعاتی مدیریت ، نیازهای اطلاعاتی مدیران و کاربران یک سازمان را تأمین می کنند و مسلماً باید آنقدر انعطاف پذیر باشند تا بتوانند نیازهای مختلف آنان را در رده های مختلف سازمانی پاسخ گویند ، اما اینکه این اطلاعات چگونه فراهم می شود و یا اینکه به منظور دستیابی به آنها چه مراحلی طی می شود ، می توان گفت ؛ »سه فعالیت پیوسته در نظام - یک سیستم - ، اطلاعات مورد نیاز سازمان در زمینه های گوناگون را فراهم می آورد . این فعالیت ها را در درونداد ، فرآیند و برونداد می گوییم . درونداد ، داده های خام را از درون سازمان و یا محیط پیرامون آن گردآوری و دریافت می کند . فرایند ، این داده های خام را به گونه معنی داری درآورده و برونداد ، آنها را در شکل اطلاعات پرورده و به افراد و یا فعالیتهایی که باید آنها را بکار گیرند می رساند . هر نظام دارای یک عامل بازخورد نیز می باشد و آن نمونه برونداد است که به افراد ویژه ای در سازمان می فرستند تا به منظور ارزیابی و یا اصلاح برونداد به کار گرفته شوند« - لاودن و لاودن ، 1384 ، ص - 25
به عبارتی سیستم تهیه اطلاعات دارای فرآیندی است که طی آن »داده ها با استفاده از یک تخته کلید یا بارکد خوان یا انواع دیگر دستگاه های ورودی ، وارد کامپیوتر سیستم اطلاعاتی می شود . داده ها در کامپیوتر ذخیره شده آماده پردازش می گردد . پردازش بسته به نوع کاربرد می تواند فوری انجام شود یا بعداً صورت گیرد . پردازش ، داده ها را به شکل اطلاعات مفید برای مدیریت تبدیل می کند . اطلاعاتی که توسط این سیستم تولید می شود بصورت گزارش ، گراف ، تصویر ، صدا و غیره ارائه می شود . ] این فرآیند [ فرایند مفهومی سیستم پردازش معاملات نام دارد« - مدهوشی ، 1379 ، ص - 32 و ذکر این نکته لازم به
