بخشی از مقاله
سيستمهاي اطلاعات مديريت MIS
چكيده
اين مقاله سيستمهاي اطلاعات مديريت MIS را پوشش مي‌دهد. از آنجا كه MIS تركيبي از سه پديده سيستم، اطلاعات و مديريت مي‌باشد ابتدا اين موارد را بررسي ميكند. به علت تأثيرات قابل توجه سيستمهاي اطلاعاتي بر روي MIS مبحث ديگر مقاله، درباره آن مي‌باشد. متخصصان اطلاعاتي شامل تحليل‌گر سيستمها، مديران پايگاههاي داده، متخصصان شبكه، برنامه‌نويس‌ها و اپراتورها در قسمت بعدي بررسي شده است. بعد از بررسي اجزاي MIS به سيستمهاي اطلاعات مديريت در حالت كلي پرداخته مي‌شود.سيستمهاي پشتيباني تصميم(DSS)، تأثيرات هوش مصنوعي و سيستمهاي خبره بر روي اين سيستمها ديگر مبحث مقاله مي‌باشند. آخرين قسمت نتيجه گيري، همراه با ذكر بعضي نظرات در باب مزايا و معايب كنترل از طريق نرم افزار و گسترش آن در عصر اينفوكراسي يا اطلاع‌سالاري مي‌باشد.
مقدمه
موضوع اين بحث مقاله سيستم اطلاعات مديريت مي‌باشد سيستم اطلاعت مديريت به معني مديريت برپايه اطلاعات مي‌باشد همانطور كه مي‌دانيم براي مديريت درقرن 21 نمي دانيم از دوعامل چشم پوشي كنيم:
1-استراتژي رقابت؛ و 2-كاهش هزينه ها، كه خوديك سياست رقابت صادراتي مي‌باشد.براي لحاظ كردن اين دواستراتژي به كاربردن سيستمهاي اطلاعات مبني برفن آوريهاي اطلاعت وارتباطات ضروري مي‌نمايد.
مديران امروز، باانبوهي اطلاعات روبرو هستند. اطلاعاتي كه به عنوان داده‌هاي سيستم بايستي پردازش گرديده وقابل فهم وتميرو نگهداري وبازيابي گردد. از طرف ديگرسيستم‌هاي مديريت وابزارهاي كنترل درطول زمان تغييرات زيادي پيدا كرده اند اين تغييرات رامي توان درچهارزمينه كلي عنوان كرد:1-كنترل سنتي 2-كنترل بروكراتيك 3-كنترل كاريزماتيك 4-كنترل اينفورماتيك.
درساختاهاي سنتي فئودالي، كنترل ازطريق سنت، ادراك واعمال مي‌شد، مقامات كنترلي به طورسنتي وموروثي به نسلهاي بعدمنتقل مي‌گرديد وجامعه نيزاين نوع ساختار كنترلي راچون سنت بود مي‌پذيرفت وبدان گردن مي‌نهاد. دروضعيت كاريزماتيك، كنترل از طريق رابطه بين رهبرو پيروان اعمال مي‌گرديد. دراين حالت، رهبران كاريزما، شيوه عمل را انتخاب مي‌كردند وپيروان نيزازآنها تبعيت مي‌كردند زيرا آنها را قبول داشتند. دربروكراسي، كنترل درساختارسازماني تعبيه مي‌شد، ساختاري كه برقانون ومقررات استوار بود وجنبه غيرشخصي داشت وتبعيت از آن الزامي بود. دراينفوكراسي، كنترل ازطريق نرم افزارها اعمال مي‌شود. مجموعه دانشها وآگاهيهاي تخصصي، بسياررشد كرده است واينفوكراسي مي‌تواند هرنوع اطلاعاتي راازطريق شبكه‌هاي الكترونيكي بدست آورد. ازسيستم‌هاي خبره، استفاده كند وبه تمامي دانشهاي تخصصي وحرفه اي مجهز شود (زاهدي 1380،123).
باتوجه به ويژگي خطيرسيستم‌هاي اطلاعاتي مديريت، مديراين سيستمها هم ارزش بسيار زيادي برخوردارند. دامنه حقوق پراختي به اين افراد درآمريكا ساليانه 100000تا 300000 دلاراست (مومني 1372،32). عملاً كارمدير سيستم اطلاعات مديريت ارائه گزارشات روزآمد واطلاعات مفيد به مديرشركت يا موسسه براي برنامه ريزي‌هاي آينده وتصميم گيري مي‌باشد اين مدير براي گردآوري داده‌ها وپردازش آنها نياز به سيستمهاي اطلاعاتي ورايانه‌اي وحتي سيستمهاي خبره مي‌باشد پس مديريت سيستم هم بايد ديد مديريتي وسيستمي داشته واز امكانات سيستمهاي اطلاعاتي وفن آوري اطلاعات استفاده كند كه لازمه اين استفاده، دانش سوادرايانه‌اي وسواد اطلاعاتي مي‌باشد.
درباره بوجود آوردن چارچوب برنامه‌ريزي مديريت كتابخانه كه بر اساس مفهوم سيستمهاي اطلاعات مديريت پي‌ريزي شده باشد، كارهايي توسط همبرگ و ديگران[1](1978) انجام گرفته است. آنها چارچوبي بر خدمات و مفاهيم كتابخانه ارائه دادند كه بر اساس مسائل تصميم گيري ممكن در كتابخانه و بحث درباره عناصر داده‌هاي مورد نياز براي پشتيباني از چنين تصميماتي شكل گرفته بود. بومر و كروبا (1983) شش حوزه كليدي اخذ داده‌هاي مورد لزوم براي تصميم‌گيري مديريت را شناسايي كرده‌اند. اين حوزه‌ها عبارتند از: مجموعه‌گستري خدمات فني، خدمات مرجع و كتابشناختي، دسترسي مجموعه، دسترسي امانت بين كتابخانه‌اي و امكانات فيزيكي. بطوركلي مي‌توان گفت كه گزينش عناصر داده‌ها و انتخاب روشي بر گردآوري آنها هسته سيستم اطلاعات مديريت كتابخانه مي‌باشد(Kraft,Boyce 1991, 138,144 (.
مفاهيم سيستمها
سيستم، گروهي از عناصر مي‌باشد كه به خاطر خواسته مشترك رسيدن به يك هدف با هم تركيب شوند (Mcleod 1998,12).مثلاً دريك مركز اطلاعاتي، منابع انساني، رايانه‌اي واطلاعاتي براي رسيدن به هدف مشترك كه همان ارائه اطلاعات به كاركنان يا مديران آن موسسه مي‌باشد باهم تركيب مي‌شوند. درهرسيستمي پنج عنصر درونداد، برونداد، تبديل، مكانيسم كنترل ودرنهايت اهداف وجود دارند. بطوريكه حركت سيستم بطوري است كه درونداد به برونداد، تبديل مي‌شود. دراين ميان مكانيسم كنترل، فرايند تبديل رابراي اطمينان از رسيدن به اهداف سيستم، زيرنظر قرار مي‌دهد. مكانيسم كنترل توسط حلقه بازخود به جريان منابع متصل مي‌شود. بطوريكه حلقه بازخورد اطلاعات رااز برونداد سيستم كسب ميكند وآن رابراي مكانيسم كنترل قابل دسترسي قرار مي‌دهد. مكانيسم كنترل، علائم بازخورد را با اهداف تطبيق داده ومنجر به علائمي به عنصر دررونداد مي‌شود تا وقتي كه سيستم لازم است
عملياتش راتغيير دهد (Mcleod l998,12). وقتي سيستم ما يك مركز اطلاعاتي چون كتابخانه مي‌باشد دروندادها، كتابها، مجلات، منابع الكترونيك و….مي باشند وفرايند خدمات فني، منابع كتابخانه اي مذكور را به برونداد كه همان موادقابل دسترسي براي ارائه خدمات بهتر وكارآمدتر به مراجعان وكاربران مي‌باشد، تبديل ميكند.مكانيسم كنترل دراينجا رئيس يا شخصي است كه آن ارتباط ميان اين مراكز خدمات فني ومجموعه سازي و خدمات عمومي را به عهده دارد وحلقه بازخورد دراينجا ارتباطات وروابطي است كه شخص رئيس رابا قسمتهاي مختلف كتابخانه مذكور مرتبط ميكند.
هر سيستمي مي‌تواند عمليات خود را كنترل كند. يك سيستم بدون مكانيسم كنترل، حلقه بازخورد وعناصر اهداف يك سيستم حلقه بازناميده مي‌شود. يك سيستم با سه عنصر كنترل (اهداف، مكانيسم كنترل وحلقه بازخورد) يك سيستم حلقه بسته ناميده مي‌شود (Mcleod 1998,12-13) وهمانطوركه مي‌دانيم حلقه‌اي كه بازباشد، حلقه نيست. حال سيستمها رااز جهت ارتباط با محيط پيرامون خود به دودسته تقسيم مي‌كنند: سيستمي كه با محيط پيرامون خود ارتباط داشته باشد را سيستم باز گفته وسيستمي كه با محيط پيرامون خودارتباط نداشته باشد يك سيستم بسته است. البته قابل ذكراست كه سيستم كاملاً بسته وجود ندارد. يك زيرسيستم بطور ساده، سيستمي درون سيستم ديگر مي‌باشد. مثلاً دريك اتومبيل يك سيستم كلي وجود داردبنام اتومبيل وچندين سيستم فرعي وشايد درون آن سيستمهاي فرعي،
سيستمهاي فرعي تري وجودداشته باشند مثلاً موتور خودرو يك سيستم ديگر است كه درون آن هم سيستم ديگري بنام كاربراتور قرار دارد. وقتي كه يك سيستمي، جزء سيستم بزرگتر مي‌باشد، سيستم بزرگتر سوپرسيستم يا فوق سيستم ناميده مي‌شود. براي مثال سيستم دولتي يك شهر يك سيستم است، امادرعين حال قسمتي ازيك سيستم بزرگتر بنام سيستم دولتي يك استان يا ايالت مي‌باشد كه آن هم خود يك زيرسيستم دولت ملي مي‌باشد. يك شركت تجاري يك سيستم فيزيكي مي‌باشد. اين شركت ازمنابع فيزيكي تشكيل يافته است. يك سيستم ادراكي، سيستمي است كه از منابع ادراكي (فكري) چون اطلاعات وداده‌ها براي نشان دادن يك سيستم فيزيكي استفاده ميكند. يك سيستم ادراكي عموماً يك تصوير ذهني درذهن مدير مي‌باشد مانند تصاوير يا خطوطي كه برروي يك برگه كاغذ يا درشكل الكترونيكي ذخيره شده دررايانه (Mcleod 1998,23-24).
روش سيستمها وديدگاه سيستمي
بطوركلي هرموسسه اي براي تداوم جريان كاري خود نيازبه يك ديد سيستمي دارد. ديدسيستمي كه همه بخشهاي درونداد وبرونداد وفرآيند تبديل را ازطريق مكانيسم كنترل وحلقه بازخورد، زيرنظرداشته ويك نوع يكپارچگي درتصميم‌گيري، كه لازمه موفقيت يك مؤسسه مي‌باشد، بوجود مي‌آورد كه اثرات هرتصميم رادرديگر بخشهاي به ظاهر غيرمرتبط هم درنظرداشته باشد. افراد ماهر درحل مسائل كساني هستند كه محيط خودرا شناخته وسيستم‌هاي موثر جمع آوري اطلاعات رابوجود آورند آنان لزوم معيارهاي عملكرد وشبكه‌هاي ارتباطي خوب را با كارمندان خودتشخيص داده اند. تمام اينها اجزاء پذيرش يك تفكرسيستمي است. اصطلاح مفهوم سيستمي براي نشان دادن اين ديدگاه استفاده مي‌شود. (مك لويد 1378، 136).
حل كنندگان مسائل بازرگاني جزواولين كساني نبودند كه به بررسي فرآيند حل مسأله پرداختند. اين افتخار به دانشمندان علوم فيزيكي چون فيزيك‌دانان وشيمي‌دانان ودانشمند علوم رفتاري چون روانشناسان وجامعه شناسان باز مي‌گردد. اين دانشمندان حل نمودن مسأله رابه عنوان ابزاري جهت انجام آزمايشات كنترل شده مطالعه كردند (مك لويد 1378،200). مديران براي حل مسائل مربوطه به موسسات نيازمند نوع نگرش وديده سيستمي مي‌باشند كه به روش سيستمي مشهوراست دراين روش اولين اقدام مديردرشكل گرفتن موسسه به عنوان يك سيستم مي‌باشد درمرحله دوم بايد ازآنجا كه هرسيستمي با محيط خود ارتباط دارد،
محيط موسسه درك شود. درمرحله سوم سيستمهاي فرعي وزيرسيستمهاي موسسه بايد شناسايي شوند بعدازاين مراحل يافاز تجزيه وتحليل مسأله مي‌رسيم يعني درمراحل قبلي شناخت كلي وداده‌هاي موردنياز به دست آمد وهرحال بايد آنها راپردازش كرد. اولين مرحله از اين فاز گذراز سيستم به سطح زيرسيستم مي‌باشد. دومين مرحله تحليل ترتيبي اجزاء سيستم مي‌باشد وحال به سومين فاز يعني فاز طراحي وتركيب مي‌رسيم. اولين مرحله اين فاز شناسايي راه‌حل‌هاي گوناگون، دومين مرحله ارزيابي راه حل‌هاي شناخته شده، سومين مرحله انتخاب بهترين راه حل، مرحله بعدي اجراي راه حل وآخرين مرحله هم پيگيري جهت حصول اطمينان از تاثير گذاري راه حل مي‌باشد كه همان مكانيسم كنترل در روش سيستمي مي‌باشد. متخصصان مديريت اغلب معتقدند كه اگريك مديرسازمان خودرابه عنوان يك سيستم درنظرگيرد، مكانيسم حل مسأله آنها آسانتر وكارآمدتر خواهدبود (Mcleod1998,11). بايد متذكر شد كه ايده مشاهده هرچيري به عنوان يك سيستم، منحصر به اقتصاد نيست. درواقع يك نهضتي براي استفاده از مفهوم سيستم به عنوان يك وسيله فهم بهتر هرپديده اي بوجودآمده است.
اين ايده اولين باردرسال 1937 توسط لودويگ وان برتالانفي( Ludwig von Bertallanffy) يك زيست شناس آلماني ارائه شد. او اين روش جديد راكه اشاره به فرماليته كردن اصولي كه درسيستم‌ها عموماً بكارمي روند،چه ماهيت عناصر شكل دهنده يا روابط يا نيروهاي بين آنها، تئوري عمومي سيستم ها، نامگذاري كرد. بعدها درسال 1956 كنث بولدينق (Kenneth boulding) تئوري عمومي سيستمها را به يك روش ديگر ارائه كرد. بولدينق دورويكرد درتوصيف تئوري عمومي سيستمها درنظرگرفت(Mcleod1998,152).حاصل نگرش سيستمي استفاده از مدلهابراي توصيف پديده هامي باشد. يك مدل چكيده چيزي است كه يك موجود (entity) ناميده مي‌شود. چهارنوع مدل وجوددارند. فيزيكي، داستان وار، گرافيكي ورياضي، همه اين مدلها به كاربر اجازه فهم بهتر وارتباط برقرار كردن با «موجود» رامي دهد، كه ازاين طريق،ديگر عناصرهم درك مي‌شوند. يك مدل عمومي سيستمهاي شركت مي‌تواند براي تحليل هرنوع سازماني بكاررود
، اما نمي‌توان انتظارداشت كه يك مدل براي يك سازمان خاصي ساخته شود. ارزش واقعي مدل عمومي سيستم ها، وقتي كه فردتازه فارغ التحصيل شده وكارش را شروع كند، آشكار مي‌شود. مدل به فردبراي تنظيم شركتش كمك خواهد نمود. درآغاز، هرچيزي تازه خواهدبود:چهره‌هاي جديد، تسهيلات جديد، واژگان (ترمينولوژي) جديد، هيچ فرد را شگفت زده نخواهد كرد،به اين علت كه مدل يك تصوير ذهني ازآنچه مورد انتظاراست رابراي فرد، فراهم خواهدكرد (Mcleod1998,155-154). بايد به يادداشته باشيم كه بهترين سيستمها درصورتيكه كاربران آن را بكارنبرند توفيقي نخواهد داشت. وامروز سيستم هاومدلها با ابزارهاي وسيستم‌هاي رايانه‌اي طرح ريزي شده وبه ندرت ازروشهاي دستي براي يك سيستم يا مدل استفاده مي‌شود.
چرخه حيات سيستم
هرزيرسيستمي در سيستم‌هاي‌هاي اطلاعاتي رايانه‌محور مانند يك ارگانيسم زنده مي‌باشد:آن متولد مي‌شود، رشدمي كند، تا به بلوغ مي‌رسد، عمل ميكند ونهايت مي‌ميرد. اين فرآيند تحول چرخه حيات سيستم[2] (SLC) ناميده مي‌شود وشامل مراحل ذيل مي‌باشد: برنامه ريزي، تحليل، طراحي، اجرا، به كاربردن.دوره حيات يك سيستم مستلزم گذراز مراحل استانداردي است كه هريك به فعاليتهاي مديريتي نيازدارد. سيستم ممكن است به دلايل فني يا ساير اشتباهات ياعدم مطابقت با تغيير محيط كمترمفيد وموثر واقع شود. همچنين احتمال دارد زماني كه براي يك سيستم جديد برنامه ريزي مي‌شود، نقايص زيادترگردد. مرحله نهايي دوره حيات يك سيستم، جايگزيني آن است. طول حيات هريك ازاين مراحل درسيستم‌ها متفاوت است
(رولي 1380،9-198). البته قابل ذكراست چون كه امروزه اكثرسيستم‌ها بصورت رايانه‌اي طرح ريزي مي‌شوند ورشد رايانه وفن‌آوريها واطلاعات وارتباطات زياداست دوره حيات سيستمهاي رايانه‌اي نسبتاً كوتاه مي‌باشد. اصل اساسي تجزيه وتحليل يك سيستم وطراحي، عبارت است ازتشخيص نيازيك سيستم به تجديد نظرويا جانشيني آن واصل دوم سلسله مراتب واولويت وآمادگي جانشين سازي سيستم قبلي است (مومني1370،313). امروز براي نشان دادن چرخه حيات يك سيستم ازمنحني‌ها استفاده مي‌كنند وبه آن منحني عمومي حيات يك سيستم مي‌گويند اين مدل داراي چهارجزء ومرحله متفاوت است كه دركارآيي هرسيستمي تأثير بسزايي دارد:1-بسط وگسترش (development) 2-رشد (growth) 3-اشباع(Saturation) 4-استهلاك (deterbation) (مومني 72-314)
اطلاعات
براي فهم واقعي معني اطلاعات وعدم اختلاط آن باداده‌ها ماابتدا تعريفي ازاين دوراارائه مي‌نماييم:داده‌ها شامل واقعيتها واشكالي هستند كه براي كاربر، بي‌معني مي‌باشند. وقتي كه اين داده‌ها پردازش شدند تبديل به اطلاعات مي‌شوند. پس اطلاعات، داده‌هاي پردازش شده يا داده هايي با معني مي‌باشند. تبديل داده‌ها به اطلاعات توسط يك پردازنده اطلاعات انجام مي‌شود. پردازنده اطلاعات يكي از عناصر كليدي سيستم ادراكي است. پردازنده اطلاعات مي‌تواند شامل عناصر رايانه‌اي، عناصر غيررايانه‌اي يا تركيبي ازآن دوباشد (Mcleod1998,15-16). اطلاعات درسيستم‌هاي سازماني مختلط انسان وماشين ازمنابع زيرتغذيه مي‌شود:1-دستيابي اطلاعات محيط عملكرد مديريت2-روشهاي ذخيره اطلاعات جهت عملكرد سيستم‌هاي‌هاي عامل3-روشهاي انتقال اطلاعات ونحوه ايجاد ارتباط وذخيره‌سازي وبازيابي.
امروزه اطلاعات برگ‌برنده شركتهاي بزرگ تجاري مي‌باشد. ازآنجا كه گردآوري اطلاعات به روش دستي ومعمولي براي شركتهاي چتد مليتي بزرگ غيرممكن مي‌باشد پس از آنها به سيستمهاي اطلاعاتي براي پركردن اين خلاء روي آورده اند. اطلاعات لازمه تصميم گيري است وامروزه پديده اي چون انفجار اطلاعات،آلودگي اطلاعات وآنارشي اطلاعات مطرح است كه لازمه استفاده مفيداز اطلاعات دراين آشفته بازار وجود سيستمهاي اطلاعاتي يكپارچه ومنسجم براي تنظيم ومنظم كردن اطلاعات براي استفاده كاوشگران اطلاعات مي‌باشد. مديران، همچنين به يكي از دوسبك متفاوت استفاده از اطلاعات به عنوان راههايي براي استفاده از اطلاعات براي حل مشكل استفاده مي‌كنند. سبك سيستماتيك (systematic): مديرتوجه خاصي براي پيگيري روش از پيش توصيه شده حل مشكل،مانند روش سيستمها دارد. سبك حسي (intuitive) مدير به هيچ روش قطعي توجهي نداشته اما روشي رابراي وضعيت خاص،
تغيير مي‌دهد (Mcleod 1998,179). ازآنجا كه نياز مادر اختراع است ابتدابايد نيازهاي اطلاعاتي سازمان يا موسسه رايافته سپس به فراهم آوري وجمع آوري اطلاعات بپردازيم. مديرآشنابه اطلاعات مي‌داند كه اطلاعات بايد قبل از استفاده تأييد شود، يعني درستي ودقت آن كنترل شود. اطلاعات به صرف اينكه بوسيله رايانه چاپ شده است درست نيست. آشنايي يك مدير به اطلاعات ودانستن ارزش اطلاعات درحل مسأله باعث تشويق مديران درتقسيم اطلاعات با ديگران مي‌شود زماني كه مديري داراي اطلاعات با ارزش براي ديگران مي‌باشد اين اطلاعات بايد منتقل شود. آشنايي با اطلاعات درنهايت منجر به استفاده ازاطلاعات درحل مسائل است. دانش اطلاعات ماوراي دانش رايانه‌اي واستفاده ازاطلاعات ايجاد شده ازطريق رايانه است (مك لويد 1378،34).
افزونگي بطور اجمال عبارت است از اطلاعات اضافي كه درمورد داده‌ها وجود دارد، ليكن افزونگي درفرايند ارتباطات مانعي درمقابل بروز خطاست. يك نكته مهم درطراحي سيستمهاي اطلاعات مديريت يا بهره وري اطلاعات قطعي يا احتمالي درتصميم گيري است. ارزيابي عنصراطلاعات، كارمشكلي است اما طراحي سيستمها بهترين وسيله در ارزيابي واقعي عنصراطلاعات دريك مجموعه است.
سيستمهاي اطلاعاتي
همانطور كه ذكرشد به علت گستردگي وپيچيدگي موجوددرسيستمها، مديران اطلاعات ومتخصصان اطلاعاتي از سيستمهاي اطلاعاتي يعني سيستمهايي كه به كمك ابزارهاي رايانه‌اي وفن آوري اطلاعات به گردآوري اطلاعات وپردازش سيستمهاي مي‌پردازند روآورده اند. البته سيستمهاي اطلاعاتي به آن نقطه نرسيده اند كه بتوانند فكركنند،
برنامه ريزي كنند وبه چگونگي تغييرات واكنش دهند. هنوز چندين اتاق براي افراد كه اين سيستم هارا اداره مي‌كنند وجود دارد. وبايد توجه داشت كه فقط يك اقليت كوچكي ازاين افراد عملاً سيستمهاي رايانه‌اي يا سيستمهاي فن‌آوري اطلاعات را طراحي مي‌كنند. تعداد زيادي از اين افراد كاربر نهايي هستند مانند مديران، كاركنان اداري وديگران كه از رايانه در زمينه‌هاي شغلي خود استفاده مي‌كنند (Curtin et al 1998,23). انبوه اطلاعاتي كه درپايگاههاي داده شركتها ذخيره مي‌شود اكثراً آنقدرزيادهستند كه براي مديران، بي معني (وغيرقابل استفاده ) مي‌شوند. اين آنارشي وهرج ومرج درحجم انبوه اطلاعات نيازبه يك سيستم اطلاعاتي براي رده بندي وتقسيم بندي آن براي استفاده هرچه بيشتر ازآن مي‌باشد.
سيستمهاي اطلاعاتي ريشه درتصاوير غارها دارند واعضاي يك قبيله با استفاده ازاين سيستمهاي بسيار اوليه دادوستدهاي خود را انجام مي‌دادند. وقتي ميزان دادوستدها اندك وتعداد افرادي كه بايكديگر ارتباط برقرارمي كنند، انگشت شمارباشد، مي‌توان كارهارابا استفاده ازاين سيستمها انجام داد، اماچنانچه ميزان معاملات افزايش پيداكند وافراد بيشتري نيزدراين فعاليتها درگير شوند سيستمهاي مورد استفاده بايد به مراتب پيشرفته ترباشد (بهان 1377،6).
باتوجه داشت كه سيستمهاي اطلاعاتي بامديريت اطلاعات تفاوت دارند بطوريكه سيستمهاي اطلاعاتي درخدمت مديريت اطلاعات تحت عنوان سيستمهاي اطلاعات مديريت قرارگرفته وازآن استفاده ميكند. سيستمهاي اطلاعاتي به معني گردآوري، ذخيره، پردازش اشاعه و استفاده ازاطلاعات است اين مسأله به نرم افزارويا سخت افزار محدود نمي شود بلكه اهميت انسان وهدفهايش را در استفاده از فن‌آوري، ارزشها ومعيارهايي كه دراين انتخاب به كار مي‌رود، همچنين ارزيابي نهايي از اينكه اين ابزار وسيله اي براي رسيدن به هدفهايش بوده اند ياخير رادربرمي گيرد. درصورتي كه هدف ازمديريت اطلاعات ارتقاي كارآيي سازمان ازطريق تقويت تواناييهاي آن براي برآورد نيازهاي دروني وبروني آن در يك وضعيت فعال وپويا، تثبيت شده است.
امروزه مديران ارزش رقابتي واستراتژيكي سيستمهاي اطلاعاتي رابه خوبي تشخيص مي‌دهند. درميان سرمايه‌هاي يك سازمان اعم از نيروي انساني، سرمايه‌هاي مالي، ماشين آلات و تجهيزات، اطلاعات، باارزشترين آنهاست واين مساله به اين دليل است كه تمام امكانات فيزيكي ومحيطي ازطريق اطلاعات توجيه مي‌شوند. اطلاعات ممكن است بصورت استراتژيكي مورد استفاده قرارگيرد وامتيازات قابل رقابت براي سازمان كسب كند
يا زمينه‌هاي رقابت را بين سازمانها تغيير دهد وامتيازات قابل‌توجهي براي سازمان كسب كند يا زمينه‌هاي رقابت را بين سازمانها گسترش دهد يا صنايع رامتحول سازد وفرصتهاي جديد بازرگاني براي آنها پديد آورد. يك سازمان بايد بتواند سيستم اطلاعاتي ايجاد كند كه قادرباشد نيازهاي اطلاعاتي اكثريت رادردرون سازمان برآورد، سازد. چنين سيستم اشتراكي فوايد زيررا داراست:
كاهش كارهاي تكراري درنگهداري پايگاههاي اطلاعاتي، ارائه داده‌هاي دقيقتر، (زيراداده‌ها دريك محل نگهداري مي‌شوند وفقط نيازاست كه روز آمد شوند)؛ ايجاد ارتباطات بهتردردرون سازمان به طوري كه هرفرد به اطلاعات موردنياز دسترسي داشته باشد؛ برخورد هماهنگ بانيازهاي اطلاعاتي داخل سازمان (رولي 1380، 11-9،7)
امروز استفاده از سيستمهاي اطلاعاتي (IS) دربيشتر شركتهاي جهان رايج است. طبق آماري، بيش از 70 درصد شركتهاي آمريكايي وكره اي يك طرح سيستم اطلاعاتي دارند اين مورد درشركتهاي مكزيكي بيش از 90 درصد مي‌باشد. بيش از 60 درصد شركتهاي مكزيكي وبيش از 80 درصد شركتهاي آمريكايي وكره اي شخصي به عنوان رئيس كاركنان اطلاعات داشته اند (Mcleod 1998,583-584).
سيستمهاي اطلاعاتي ورايانه‌ها
همانطور كه ذكرشد توسعه رايانه‌ها چه از بعدسخت افزاري وچه ازبعدنرم‌افزاري نقش بسزايي درتوسعه سيستمهاي اطلاعاتي براي پردازش اطلاعات فراهم ساخت. براي بررسي چگونگي گسترش سيستمهاي اطلاعاتي بايدنسلهاي ودوره‌هاي پيشرفت رايانه‌ها را بشناسيم:
بطوركلي عموماً‌رايانه‌هارابه 5نسل تقسيم بندي كرده اند:
سه نسل اول رايانه از طريق شناخت بخشهاي الكترونيكي آن كه داراي قدرت محاسبه ومنطق هستند بررسي مي‌گردد. اين تقسيم بندي به شرح زيراست:
1-رايانه‌هاي نسل اول: دريچه‌هاي الكترونيكي (كه بيشترمكانيكي بوده اند) 2-رايانه‌هاي نسل دوم: ترانزيستور 3-رايانه‌هاي نسل سوم: مدارهاي مجتمع (ياهمان ICها)
تحول رايانه ازيك نسل به نسل بعدي از نظرهاي زيرسودمند است:
1-كوچك شدن اندازه رايانه 2-بالارفتن ضريب اطمينان 3-كاهش مصرف برق 4-بالارفتن سرعت كار 5-پايين آمدن قدرت خريد وهزينه‌هاي كاركردن آن.
به نظر بعضي متخصصان رايانه‌هاي نسل چهارم وپنجم آنهايي هستند كه براساس مجتمع سازي با تراكم بسيار بالا (VLSI) شكل گرفته اند. رايانه‌هاي نسل پنجم احتمالاً به آن دسته رايانه‌هاي اطلاق مي‌شود كه ازرابطهاي توسعه يافته ازهوش مصنوعي بهره گرفته اند (رولي 1380، 92-91). رايانه‌هاي امروزه پيشرفت كنوني خود را مديون تراشه‌ها هستند كه قابليت ذخيره وپردازش زيادتري نسبت به نسلهاي قبلي دارند.
امروزه ابررايانه‌هايي اختراع شده اند كه توانايي انجام چندين ميليون عمل رادريك ميليون ثانيه دارا مي‌باشند كه ازاينها درمسائلي چون پيش بيني زلزله وبيش بيني سكته تمامي مغزي وقلبي وژنتيك انساني استفاده مي‌شود.
مدارالكتريكي اصلي اكثرميكرورايانه‌ها به شكل ذره ريزسيليسيوم است كه ازناخن انگشت هم كوچكتراست. رايانه شخصي يك ميكرورايانه است كه فقط توسط يك نفر، يا شايد چند نفري كه درهمان محل كار مي‌كنند مورد استفاده قرار مي‌گيرد. رايانه‌هاي شخصي رادرهرمكان مانند سازمانهاي بزرگ، سازمانهاي كوچك وحتي منازل مي‌توان يافت.
دستگاههاي منگنه كارت كه با اولين رايانه به صورت انبوه توليد شده بنام رمينگون رنديونيوك I درسال 1951 كارگذاشته شدواستقرار يونيوك I، توسط جنرال الكتريك درسال 1954 شروع استفاده رايانه براي پردازش اطلاعات بازرگاني بود كه قابل ذكراست كه استفاده ازرايانه دراين دوره تنها به سازمانهاي بزرگتر دولتي وموسسات تجاري محدود مي‌شد. سيستمها با معيارهاي امروزي بسيارگران بودند. ميني رايانه‌ها وسپس ميكرورايانه‌ها تاثيرات عميقي رابرهزينه محاسبات برجاي نهاند. امروزه يك سازمان درهراندازه اي مي‌تواند از عهده تامين يك رايانه برآيد (مك لويد1378،241،24،19).
اولين كاربرداصلي رايانه، پردازش داده‌هاي حسابداري بود آن كاربرد با چهار عمل ديگرهمراه بود: سيستمهاي اطلاعات مديريت، سيستمهاي پشتيباني تصميم، ادارهمجازي، وسيستم‌هاي دانش محور؛ همه اين 5كاربرد، سيستم اطلاعاتي رايانه‌محور را تشكيل مي‌دهند.
روشي كه همه سيستمها درطول ده 1950، 1960، واوايل 1970 توسعه دادند روش سنتي بود. دراواخر دهه 1970 يك گرايش جديدي كه بيشترين تاثيرراروي استفاده ازرايانه گذاشت ديده نشد. اين گرايش افزايش علاقه بعضي از كاربران درتوسعه كاربردهاي رايانه‌يشان بود. نامي كه به اين گرايش اطلاق شد كاربا رايانه استفاده گرنهايي است. كاربرنهايي مترادف با كاربر مي‌باشد بايد درنظرداشته باشيم كه كاربا رايانه استفاده گرنهايي به خاطرچهار عامل متحول شد:
1-افزايش سوادرايانه‌اي 2-عقب افتادن خدمات اطلاعاتي 3-قيمت كم سخت‌افزار 4-نرم افزارهاي از پيش نوشته شده.
رايانه تاثير مثبتي برروي ملتهاي بزرگ وكوچك گذاشته است. دركشورهاي كوچكتر، محدوديتهاي دولتي كاربرد فن‌آوري راكند ميكند. وقتي كه دولت حامي باشد مانند اسرائيل مصر وتونس استفاده از رايانه مي‌تواند شكوفا مي‌شود. ملل كوچك تر علاوه براستفاده از رايانه براي رفع نيازهاي خود صنايع نرم‌افزاررابراي صادرات محصولات خودبه كاربران بازارجهاني، توسعه داده اند. دراكثر موارد، ايالات متحده رهبرجهاني دراستفاده از رايانه مي‌باشد (Mcleod1998,4,22,23,28). متخصصان اطلاعاتي باراصلي خدمات اطلاعاتي رابه دوش مي‌كشند حال مي‌خواهيم متخصصان اطلاعاتي رابيشتر بشناسيم.
متخصصان اطلاعاتي
متخصص اطلاعات مي‌توانند مساعدتهايي را درهرمرحله از فرآيند حل مسأله انجام دهند. وقتي مسائل شناسايي شدند متخصصين اطلاعات مي‌توانند براي درك آنها به استفاده گران كمك نمايند. درطي بيست وپنج سال اول پيدايش رايانه تنها مسئوليت متخصصين اطلاعات، پياده سازي سيستمها براي استفاده گران بود. متخصصين، دانش فني را ارائه مي‌كردند كه استفاده كنندگان يا فاقد آن ويا به دلايل گوناگون قادربه تأمين آن نبودند. اين نوع فعاليت هنوزبه عنوان وقت‌گيرترين بخش كارمتخصصين اطلاعات به شمار مي‌رود. متخصصين، تمام سيستمهاي داده پردازي، طراحي‌هاي بزرگتر وپيچيده تر سيستم اطلاعات مديريت وسيستم پشتيباني تصميم سيستمهاي اتوماسيون اداري مبتني بررايانه وكليه سيستمهاي خبره رااجرا مي‌نمايند (مك لويد 1378، 188)
متخصصان اطلاعاتي كه كارآنها ارائه خدمات اطلاعاتي است شامل واحدهايي چون تحليل گر سيستم ها، مديران پايگاه، داده متخصصان شبكه، برنامه‌نويس‌ها واپراتورها مي‌باشند:
1-تحليل گرسيستم ها: شخصي كه با استفاده گر، كارمي كند تحليل گر سيستمها است. تحليل گرسيستم‌ها به استفاده گر درشناساييي ودرك مساله كمك نموده وسپس راههاي مختلف حل مسائل رامورد توجه قرارمي دهد. هرروش مقدمتاً با استفاده از نمودارهاي ترسيمي مستند وروشي كه بهترين حالت به نظر مي‌رسد، پيشنهاد مي‌گردد استفاده گر درمورد اجراي نظريه تحليل گر سيستمها تصميم گيري ميكند (مك لويد1378-6-185). تحليل گران سيستمها درتعريف مسائل وآماده كردن اسناد نوشته شده درمورد چگونگي كمك رايانه درحل مسائل مهارت دارند (Mcleod 1998,19-21). البته بايد درنظرداشت كه كارتحليل گرسيستم تحليل سيستم نيست. تحليل سيستم بررسي سيستم موجود براي طراحي يك سيستم جديد يا كمبود يافته مي‌باشد (Mcleod1998,194).
2-مديران پايگاه داده (DBAS): دراوايل سالهاي دهه 1970 توجه به پايگاههاي اطلاعاتي بقدري زيادشد كه شغل جديدي بنام مدير پايگاه اطلاعات به وجود آمد مدير پايگاه اطلاعات مسئول ايجاد حفظ پايگاه اطلاعات است. هرموسسه اي داراي يك مدير پايگاه اطلاعات نبوده بلكه دريك سازمان بزرگ چند شخص مي‌توانند اين عنوان راداشته باشند (مك لويد 1378،187).
بطوركلي كارباكاربران وتحليل گران سيستم هادرايجاد پايگاههاي داده‌اي كه شامل داده‌هاي موردنياز براي توليد اطلاعات كاربران مي‌باشد جزء وظايف مديران پايگاههاي داده مي‌باشد. يك پايگاه داده يك مجموعه يكپارچه از داده‌هاي رايانه‌اي است كه طوري سازماندهي وذخيره شده اند كه عمل بازيابي را تسهيل كند. اين يكپارچگي منطقي ركوردهادرچندين فايل، مفهوم پايگاه داده ناميده مي‌شود. دوهدف عمده مفهوم پايگاه داده كاهش داده‌هاي
زايد ودستيابي به استقلال داده‌ها مي‌باشند. داده‌هاي زايد به اين معني است كه داده‌هاي يكسان درچندپرونده ذخيره شوند. استقلال داده‌ها توانايي تغييردادن درساختار داده‌ها بدون تغييردربرنامه هايي كه داده‌ها راپردازش مي‌كنند، مي‌باشد. استقلال داده‌ها با جاي دادن جزئيات داده‌ها درجداول وفرهنگهايي كه ازنظر فيزيكي از برنامه‌ها جداهستند، انجام مي‌گيرد. وقتي كه شركتي از مفهوم پايگاه داه‌ها پيروي ميكند سلسله مراتب داده‌ها چنين مي‌شود:
پايگاه داده -پرونده(فايل)-سند(ركورد)-عنصرداده
نرم افزاري كه يكپارچگي منطقي رادرپرونده‌ها ايجاد وحفظ ميكند چه بصورت آشكار ياپنهان، سيستم مديريت پايگاه داده ناميده مي‌شود. نمونه هايي ازسيستم‌هاي مديريت پايگاه داده كه دريك ساختار سلسله مراتبي بكار مي‌روند عبارتند از سيستم مديريت اطلاعات (IMS)، آ بي بي ام (IBM) وسيستم 2000اينتل (Intel) موج دوم نوآوري درسيستم‌هاي مديريت پايگاه داده براساس نرم افزار ارتباطي طرح ريزي شد واولين بسته به منظور ارائه به كاربران رايانه‌هاي اصلي (mainframe) ارائه شد. مانند زبان پرسش ساختار/سيستم داده‌ها (SQL/DS) وپرسش بامثال (QBE) از IBM ونرم افزاراراكل (Oracle) از شركت نرم افزاري ارتباطي، بوجود آمدند.
تقريباً‌درهمان زمان( حدود 1980) تهيه كنندگان نرم‌افزارها شروع به توسعه بسته‌هاي نرم افزاري سيستمهاي مديريت پايگاه داده درمقياس كوچك براي بازار ريزرايانه‌ها كردند. درطول سالهاي اخير توسعه سيستمهاي مديريت اطلاعات بربازار ريزرايانه‌ها متمركز شده وساختار ارتباطي رابكاربرده است. مايكروساخت اكسس نمونه اي از سيستم مديريت پايگاه داده ارتباطي ريزرايانه مي‌باشد.يك كاربرد پايگاه داده مي‌تواند يك شخص يايك برنامه كاربردي باشد. شخص معمولاً پايگاه داده رااز طريق يك پايانه استفاده ميكند واطلاعات داده‌ها رااز طريق يك زبان پرسش بازيابي ميكند.
يك پرسش (query) تقاضاي اطلاعات ازپايگاه داده وزبان پرسش يك زبان مخصوص كاربرپسند مي‌باشدكه به رايانه امكان جواب به آن پرسش رافراهم مي‌سازد. بطور كلي يك متخصص اطلاعاتي كه مسئوليت پايگاه داده رابه عهده داشته باشد مديرپايگاه داده DBA ناميده مي‌شود. وظايف DBA چهارحوزه برنامه‌ريزي، اجرا، اعمال وامنيت پايگاه داده مي‌باشد (Mcleod 1998,21,264,266,270,272-3)
3-متخصصان شبكه: مدير شبكه، مديركارشناس درزمينه تخصصي ارتباطات اطلاعات است وسخت افزار ونرم افزار موردنياز را پيشنهاد مي‌دهد. مدير شبكه، اجراونگهداري سيستمها را نيز هدايت ميكند. متخصصان شبكه با تحليل‌گران سيستمها وكاربران، براي تأسيس شبكه ارتباطات داده‌ها كه منابع رايانه‌اي گسترده سازمان رابه هم وصل ميكند، كارمي كنند. مهارتهاي متخصصان شبكه، تركيبي از زمينه‌هاي رايانه وارتباط ازراه دور مي‌باشد.
همه وسايل ارتباطي ورايانه‌ي متصل به هم يك شبكه ناميده مي‌شوند. يك شبكه اساسي شامل يك پايانه ويك رايانه‌اي كه توانايي فرستادن ودريافت راداشته باشد؛ مودم هايي كه پيامها رااز حالت آنالوگ به ديجيتال واز ديجيتال به آنالوگ تبديل كنندويك مداري كه يك يا چندين كانال رافراهم مي‌آورد، مي‌باشد. انواع اصلي شبكه عبارتند از WAN براي شبكه گسترده، LAN براي شبكه محلي وMAN براي شبكه‌هاي كلان‌شهرمي باشند. پيكربندي معمولي سخت‌افزارهاي ارتباطاتي شامل چندين پايانه هستند. 5 نوع پايانه اصلي وجود دارند صفحه كليد،
تلفن دكمه اي (شستي) (push-batton)، محل فروش، مجموعه داده‌ها وپايانه هايي براي اهداف خاص، واحدهاي كنترل خوشه اي، چندين پايانه رادريك محل كنترل مي‌كنند. مودمها به جز مواردي كه از تلفن دكمه اي به عنوان پايانه استفاده مي‌شود، هميشه موردنيازند. شبكه‌ها براي اشتراك زماني، پردازش توزيع شده، يا ارتباط رايانه‌اي مراجع/سرور (خدمتگر) بكاربرده مي‌شوند. يك شبكه اشتراك زماني فقط شامل يك رايانه ويك شبكه پردازش توزيع شده شامل بيش ازيك رايانه مي‌باشند. يك شبكه مراجع/سرور امكان انجام كاربه صورت محلي مركزي رامي دهد. همه دستورات ونمونه هامي توانند از سرور به مراجعان تغييرجهت دهند.
اماقسمتي از مديريت داده‌ها هميشه در سرور باقي مي‌ماند. نوع جديدي از شبكه‌ها باآمدن اينترنت رايج شده است كه بنام اينترانت معروف مي‌باشد. به طوري كه اينترنتي كه بصورت داخلي اطلاعات فقط خواندن، انتشارات الكترونيكي براي اعضا راقابل دسترسي سازد وامكان دسترسي پايگاههاي داده وگروههاي كاري رافراهم كند، اينترانت ناميده مي‌شود (Mcleod 1998,21,301-302).
4-برنامه نويس ها:برنامه نويس شخصي است كه مستندات تحليل گر سيستمها رابه عنوان يك راهنما به كارگرفته ودستورات برنامه كه باعث انجام عمليات لازم توسط رايانه مي‌شود را تهيه مي‌نمايد (مك لويد 78، 186). اكثر شركتها كه از رايانه‌هاي بزرگتر استفاده مي‌كنند،كارمندان متخصص اطلاعاتي دارند. اكثر اين متخصصان درواحدهاي خدمات اطلاعاتي هستند امابيشتر آنها درقسمت كاربران مي‌باشند. وظيفه متخصصان طراحي سيستمهاي رايانه‌اي براي رفع نيازهاي خاص شركت مي‌باشد.
محصول تلاشهاي آنهايك كتابخانه نرم‌افزاري از برنامه‌هاي معمول درشركت مي‌باشد كه به اين كار،كاربرنامه نويسي مي‌گويند كه نرم افزار خاص براي رفع نيازهاي خاص شركت كه ممكن است درديگر نرم افزارهاي ازپيش نوشته شده لحاظ نشده باشد طراحي مي‌كنند. امروزه عموماً استقبال ازنرم افزارهاي ازپيش نوشته شده بيشتر از طراحي نرم افزارهاي خاص براي يك شركت خاص مي‌باشد.
5-اپراتورها: تجهيزات رايانه‌اي بزرگ چون رايانه‌هاي مين فريم وريزرايانه‌ها رااداره مي‌كنند. اپراتورها، تجهيزات راكنترل مي‌كنند، برگه‌هاي كاغذي چاپگرها راعوض مي‌كنند، كتابخانه‌هاي نوار وديسكها رامديريت كرد. بعضي وظايف مشابه راانجام مي‌دهند.
كاربرد سيستم اطلاعاتي رايانه‌محور
همانطور كه قبلاً ذكرشد كاربرد سيستمهاي اطلاعاتي رايانه‌محور امروز درپنج محيط مي‌باشد پردازش داده‌هاي حسابداري، سيستمهاي اطلاعات مديريت MIS،سيستمهاي پشتيباني تصميم، اداره مجازي وسيستم‌هاي دانش محور. پردازش داده‌هاي حسابداري ازاولين كاربردهاي رايانه وسيستم‌هاي اطلاعاتي بود.چهاركاربرد ذيل زمينه اينفوكراسي رادر جامعه تدارك مي‌بينند:
سيستمهاي اطلاعات مديريت MIS
دربخش‌هاي قبل نكاتي درباره نگرش سيستمي، سيستم، سيستمهاي اطلاعاتي آمد. سيستمي كه كنترل وبازسازي اطلاعات رااز دنياي محيطي وعمليات بازرگاني داخل سازمان بعهده دارد، بطريقي كه باسازماندهي وانتخاب داده‌ها اطلاعات لازم را جهت اتخاذ تصميم، برنامه ريزي وكنترل براي مديران آماده سازد سيستم اطلاعاتي مديريت ناميده مي‌شود. مديران همواره بدنبال اطلاعات هستند واتخاذ تصميمات آنان براساس داده‌هاي مرتبط وبا موضوع تصميم است. درگذشته منابع اطلاعاتي آنان اتفاقي وغيرمطمئن وبه‌طرق مختلف وگوناگون بوده واطلاعات آنان از طريق مقامات مافوق ويا مرئوسين وساير پرسنل سازمان تامين مي‌شد.
كه عدم اطمينان واتكاء به صحت اطلاعات راتشديد مي‌كرد زيرا افراد اطلاعات رابا افزايش ويا كاهش به مقامات ومسئولين منتقل مي‌كردند. لذااطميناني ازدرستي آن نبود. تجهيزمديريت به يك سيستم اطلاعاتي صحيح ومطمئن كه توانايي مديريت رادراتخاذ تصميم برنامه ريزي وكنترل سازمان ياري دهد داراي يك روند تاريخي است واين سير تاريخي بامفاهيم دفترداري دوبل كه توسط پروز لوكاپاكليلي LUCKA PAKELILY)) درسال 1494 ارائه شد آغاز گرديد. سيستمهاي اطلاعات مديريت تاقرن بيستم با تأني به حركت خودادامه دادوشايد علت آن عدم توانايي بشر درحفظ، نگهداري وبازيابي اطلاعات بود. باتوسعه رايانه‌هاي باظرفيت، سرعت ودقت بالا دراواسط قرن بيستم تكامل وكاربرد مفاهيم سيستمهاي اطلاعاتي مديريت،با روندي ديگر وباسرعت بيشتري توسعه يافت كه حاصل آن تغييرات درعمليات وفعاليتها ووظايف سازمانهاي تجاري دنيا به شرح زيرشد:
1-مديريت متمركز وتكيه برمحورهاي تمركز اطلاعات وبهره گيري ازفن‌آوري پيشرفته
2-طراحي اطلاعات وارائه گزارشات لازم موردنياز براي اتخاذ تصميم مديريت، برنامه ريزي وكنترل سازمان
3-طراحي سيستم اطلاعات مديريت باتكيه بركنترل وسيستم‌هاي اطلاعاتي مديريت كنترل پروژه ها
نتايج حاصل ازاين مفاهيم، MIS يا سيستمهاي اطلاعاتي مديريت ناميده مي‌شوند. هدف سيستمهاي اطلاعاتي مديريت افزايش روند ارائه واداره اطلاعات وكاهش حدس وگمان درحل مشكلات درسطوح مختلف سازماني ازطريق سيستمهاي بازخوراطلاعات وبازتاب بازيابي اطلاعات درجهت تكامل داده‌هاي جديد به سيستم است. MIS شامل سه جزء است:مديريت، اطلاعات وسيستم.
