بخشی از مقاله
نقش سیستم های اطلاعاتی مدیریت MIS در توسعه کسب و کار
چکیده
امروزه تجارت ثانیه به ثانیه دگرگون میشود و ساختاری پیچیده تر به خود میگیرد.در این شرایط، مدیران با انبوهی از اطلاعات مواجه هستند که این اطلاعات باید تحلیل، قابل فهم، نگهداری و بازیابی گردد.وقتی مدیر یک سازمان می خواهد تصمیم بگیرد، داده های فراوانی که اغلب مفید نیستند، در اختیارش قرار می گیرد .این داده ها باید پالایش و معنی دار شوند و به اطلاعات مفید تبدیل شوند .اینجا است که نیاز به سیستمهای اطلاعات مدیریت احساس می شود. سیستمهای اطلاعات مدیریت، اطلاعات مربوط به زمان گذشته و حال را گردآوری میکند، امکان پیشبینی آینده را فراهم میآورد و اطلاعات مورد نیاز مدیران را در اختیار آنها قرار میدهد تا بتوانند تصمیمات مقتضی را اتخاذ کنند .از طرفی کسب وکاربه شدت به بسترهای فراهم شده توسط سیستم های اطلاعاتی مدیریت وابسته بوده و از آن بهره زیادی می گیرد.
سیستم های اطلاعاتی مدیریت از طریق"ثبت وذخیره داده های فروش ، داده های خرید و سایر داده های حسابداری ، ثبت وذخیره سازی داده های کارکنان ، سوابق کارکنان وسایر اطلاعات منابع انسانی، ثبت وذخیره سازی داده های بازار، مشخصات مشتری، تاریخچه خرید مشتری، داده ها تحقیق بازار ، و سایر داده های بازاریابی و ..." باعث توسعه کسب و کار می شود.
در این مقاله ابتدا مفاهیم سیستم اطلاعات مدیریت و بعد کسب و کار را مورد بررسی قرار داده ایم.
کلید واژه ها: مدیریت ، کسب و کار ، (MIS) سیستم های اطلاعات مدیریت
مقدمه:
مدیریت سیتمهای اطلاعاتی (MIS) درواقع کاربرد تکنولوژی اطلاعات است در پشتیبانی از فعالیتهای تجاری . چرا که تجارت روز به روز متحول می گردد و در این میانه همواره افرادی با قدرت تحلیل بالاو زاویه دیدو پیشینه تجاری مورد نیاز هستند تا فرایندهای تجاری را بارورتر کنند . سیستم های اطلاعات ی مدیریت از طریق تعریف فرایندها و رویه ها و پردازش اطلاعات، انجام و کنترل عملیات سازمان را به عهده می گیرند.
سیستم های انبارداری، کارگزینی، حسابداری، تدارکات، مدیریت قراردادها، فروش، کنترل موجودی، اموال، پشنهادات داخلی، مدیریت نظرات مشتریان، آموزش و . . . سیستم های پردازش عملیات هستند.
مفاهیم سیستم ها:
سیستم، گروهی از عناصر می باشد که به خاطر خواسته مشترک رسیدن به یک هدف با هم ترکیب شوند. هر سیستمی می تواند عملیات خود را کنترل کند . یک سیستم بدون مکانیسم کنترل، حلقه بازخورد وعناصر اهداف یک سیستم حلقه بازنامیده می شود . یک سیستم با سه عنصر کنترل (اهداف، مکانیسم کنترل وحلقه بازخورد ) یک سیستم حلقه بسته نامیده می شود و همانطورکه می دانیم حلقه ای که باز باشد، حلقه نیست . حال سیستم ها را از جهت ارتباط با محیط پیرامون خود به دودسته تقسیم می کنند : سیستمی که با محیط پیرامون خود ارتباط داشته باشد را سیستم باز گفته وسیستمی که با محیط پیرامون خودارتباط نداشته باشد یک سیستم بسته است . البته قابل ذکراست که سیستمکاملاً بسته وجود ندارد . یک زیرسیستم بطور ساده، سیستمی درون سیستم دیگر می باشد .. برای مثال سیستم دولتی یک شهر یک سیستم است، امادرعین حال قسمتی ازیک سیستم بزرگتر بنام سیستم دولتی یک استان یا ایالت می باشد که آن هم خود یک زیرسیستم دولت ملی می باشد . یک شرکت تجاری یک سیستم فیزیکی می باشد . این شرکت ازمنابع فیزیکی تشکیل یافته است . یک سیستم ادراکی، سیستمی است که از منابع ادراکی(فکری ) چون اطلاعات وداده ها برای نشان دادن یک سیستم فیزیکی استفاده می کند . یک سیستم ادراکیعموماً یک تصویر ذهنی درذهن مدیر می باشد مانند تصاویر یا خطوطی که برروی یک برگه کاغذ یا درشکل الکترونیکی ذخیرهشده دررایانه .(Mcleod,1998,23)
اطلاعات:
برای فهم واقعی معنی اطلاعات وعدم اختلاط آن باداده ها ماابتدا تعریفی ازاین دو را ارائه می نماییم : داده ها شامل واقعیتها واشکالی هستند که برای کاربر، بی معنی می باشند . وقتی که این داده ها پردازش شدند تبدیل به اطلاعات می شوند . پس اطلاعات، داده های پردازش شده یا داده هایی با معنی می باشند. تبدیل داده ها به
2
اطلاعات توسط یک پردازنده اطلاعات انجام می شود. پردازنده اطلاعات یکی از عناصر کلیدی سیستم ادراکی است .پردازنده اطلاعات می تواند شامل عناصر رایانه ای، عناصر غیررایانه ای یا ترکیبی ازآن دوباشد.
اطلاعات درسیستم های سازمانی مختلط انسان وماشین ازمنابع زیرتغذیه می شود: -1دستیابی اطلاعات محیط عملکرد مدیریت -2 روشهای ذخیره اطلاعات جهت عملکرد سیستم های های عامل
-3 روشهای انتقال اطلاعات ونحوه ایجاد ارتباط وذخیره سازی وبازیابی.
امروزه اطلاعات برگ برنده شرکتهای بزرگ تجاری می باشد .ازآنجا که گردآوری اطلاعات به روش دستی ومعمولی برای شرکتهای چتد ملیتی بزرگ غیرممکن می باشد پس از آنها به سیستم های اطلاعاتی برای پرکردن این خلاء روی آورده اند . اطلاعات لازمه تصمیم گیری است وامروزه پدیده ای چون انفجار اطلاعات ،آلودگی اطلاعات وآنارشی اطلاعات مطرح است که لازمه استفاده مفیداز اطلاعات دراین آشفته بازار ، وجود سیستم های اطلاعاتی یکپارچه ومنسجم برای تنظیم ومنظم کردن اطلاعات برای استفاده کاوشگران اطلاعات می باشد . مدیران، همچنین به یکی از دوسبک متفاوت استفاده از اطلاعات به عنوان راههایی برایاستفاده از اطلاعات برای حل مشکل استفاده می کنند . سبک سیستماتیک (systematic) مدیرتوجه خاصی برای پیگیری روش از پیش توصیه شده حل مشکل ،مانند روش سیستمها دارد . سبک حسی (intuitive) مدیر به هیچ روش قطعی توجهی نداشته اما روشی رابرای وضعیت خاص، تغییر میدهد ( .(Mcleod ,1998
سیستمهای اطلاعاتی:
همانطور که ذکرشد به علت گستردگی وپیچیدگی موجود در سیستمها، مدیران اطلاعات ومتخصصان اطلاعاتی از سیستمهای اطلاعاتی یعنی سیستمهایی که به کمک ابزارهای رایانه ای وفن آوری اطلاعات به گردآوری اطلاعات وپردازش سیستم های می پردازند رو آورده اند . البته سیستم های اطلاعاتی به آن نقطه نرسیده اند که بتوانند فکرکنند، برنامه ریزی کنند وبه چگونگی تغییرات واکنش دهند. هنوز چندین اتاق برای افراد که این سیستم هارا اداره می کنند وجود دارد. وباید توجه داشت که فقط یک اقلیت کوچکی ازاین افرادعملاً سیستم های رایا نه ای یا سیستم های فن آوری اطلاعات را طراحی می کنند . تعداد زیادی از این افراد کاربر نهایی هستند مانند مدیران، کارکنان اداری ودیگران که از رایانه در زمینه های شغلی خود استفاده می کنند. انبوه اطلاعاتی که درپایگاههای داده شرکتها ذخیره می شوداکثراً آنقدر زیاد هستند که برای مدیران، بی معنی (وغیرقابل استفاده ) می شوند. این هرج و مرج درحجم انبوه اطلاعات نیازبه یک سیستم اطلاعاتی برای رده بندی وتقسیم بندی آن برای استفاده هرچه بیشتر ازآن می باشد.سیستمهای اطلاعاتی ریشه درتصاویر غارها دارند واعضای یک قبیله با استفاده ازاین سیستمهای بسیار اولیه دادو ستدهای خود را انجام می دادند . وقتی
3
میزان دادو ستدها اندک وتعداد افرادی که بایکدیگر ارتباط برقرارمی کنند، انگشت شمار باشد، می توان کارهارا با استفاده ازاین سیستمها انجام داد، اماچنانچه میزان معاملات افزایش پیداکند وافراد بیشت ری نیزدراین فعالیتها درگیر شوند سیستمهای مورد استفاده باید به مراتب پیشرفته ترباشد (بهان، .(1377:6
باید توجه داشت که سیستم های اطلاعاتی بامدیریت اطلاعات تفاوت دارند بطوریکه سیستم های اطلاعاتی درخدمت مدیریت اطلاعات تحت عنوان سیستم های اطلاعات مدیریت قرارگرفته وازآن استفاده می کند.
امروز استفاده از سیستمهای اطلاعاتی((IS دربیشتر شرکتهای جهان رایج است،بیش از 70 درصد شرکتهای آمریکایی وکره ای یک طرح سیستم اطلاعاتی دارند این مورد درشرکتهای مکزیکی بیش از 90 درصد می باشد . بیش از60 درصد شرکتهای مکزیکی وبیش از 80 درصد شرکتهای آمریکایی وکره ای شخصی به عنوان رئیس کارکنان اطلاعات داشته اند ( دیویس و اولسون .(1985:92
انواع معمول سیستم های اطلاعات سازمانی:
انواع معمول سیستم های اطلاعات سازمانی عبارتند از، سیستم های انبارداری، کارگزینی، حسابداری، تدارکات، مدیریت قراردادها، فروش، کنترل موجودی، اموال، پشنهادات داخلی، مدیریت نظرات مشتریان، آموزش و . . .
سیستم های پردازش عملیات هستند .(Mcleod , 1998:583)
تعریف سیستم اطلاعات مدیریت:
سیستمی که کنترل وبازسازی اطلاعات را از دنیای محیطی وعملیات بازرگانی داخل سازمان بعهده دارد، بطریقی که باسازماندهی وانتخاب داده ها اطلاعات لازم را جهت اتخاذ تصمیم، برنامه ریزی وکنترل برای مدیران آماده سازد سیستم اطلاعاتی مدیریت نامیده می شود.سیستم اطلاعات مدیریت سیستمی یکپارچه متشکل از کاربر و ماشین برای ارائه اطلاعات در پشتیبانی از عملیات، مدیریت و تصمیم گیری در سازمان است .این سیستم از نرم افزار و سخت افزار رایانه ای، راهنماها و دستورالعمل ها، مدل هایی برای تحلیل، برنامه ریزی، کنترل و تصمیم گیری و یک پایگاه اطلاعات بهره می گیرد (دیویس و اولسون . (1985:6
سیستم اطلاعات مدیریت سیستمی است که داده های محیطی را جمع آوری و داده های تبادلات و عملیات سازمانی را ثبت می کند و سپس آنها را فیلتر، سازمان دهی و انتخاب کرده و به عنوان اطلاعات به مدیران ارائه می نماید و ابزاری برای مدیران فراهم می آورد که اطلاعات مورد نیاز خود را تولید نمایند .(موردیک و مانسون . (75 :1986
عناصر اصلی این سیستم عبارتند:
-1 ازسیستمی یکپارچه برای خدمت به تعداد زیادی کاربر
4
-2 سیستمی رایانه ای که تعدادی نرم افزار اطلاعاتی را از طریق یک پایگاه اطلاعات به هم مرتبط می کند، -3 رابط کاربر ماشین که به جستجوهای فوری و موقتی پاسخ می دهد، -4 ارائه اطلاعات به تمام سطوح مدیریتی و -5 پشتیبانی از عملیات و تصمیم گیری .(آواد،.(1988:36
مفهوم سیستم اطلاعات مدیریت:
سیستم اطلاعات مدیریت سازمان یک چیز متمایز و جدا از دیگر سیستم های اطلاعات نیست بلکه چارچوبی کلی ارائه می کند که دیگر سیستم های اطلاعات بر مبنای آن با یکدیگر همخوان می شوند .در طول زمان مشخص شد که مفهوم پیاده سازی یک سیستمکاملاً یکپارچه واحد بسیار مشکل است .واقعیت این است که یک سیستم یکپارچه، به معنی یک ساختار واحد و همگن نیست بلکه بدین معنی است که اجزاء آن منطبق بر یک طرح کلی هستند .اکنون سیستم اطلاعات مدیریت به منزله فدراسیونی از زیرسیستم ها در نظر گرفته می شوند که در صورت نیاز طراحی و اجرا می شوند اما منطبق بر طرح کلی، استانداردها و رویه های سیستم اطلاعات مدیریت هستند ..به طور خلاصه سیستم های اطلاعات مدیریت مبنایی برای یکپارچه سازی پردازش های اطلاعات سازمانی ارائه می دهند(دیویس و اولسون: .(8-1985:6
سیستم اطلاعات مدیریت پس از تکامل تدریجی در طول پنج دهه اخیر دیگر دارای تعریف، مفهوم، شکل و قالب تقریباً مشخص و پذیرفته شده ای است و آنچه در حال توسعه است بیشتر شامل فناوری پیاده سازی، مدل های تصمیم گیری و سیستم های پشتیبان تصمیم گیری هستندیکی از المانهای بسیار مهم در زمینه کاری یک متخصص (MIS) توانایی تحلیل نیازمندیها است که شامل مصاحبه با مشتریان به منظور تعیین اهداف سازمانی می باشد. . سیستم های اطلاعات مدیریت برای انطباق بیشتر بانیازهای مدیران اصلاح وتوسعه یافت . عاقبت جایگاه سیستم اطلاعات مدیریت به عنوان یک زمینه عمده استفاده ازرایانه مستحکم شد.
سیستم اطلاعات مدیریت به دوطریق عمده درحل مساله کمک می کند : یک منبع اطلاعات درپهنه سازمان فراهم می نماید ونیز به شناسایی ودرک مساله کمک می کند .نورساطع از سیستم اطلاعات مدیریت بااین هدف است که برای مدیران علائم مساله یا متحمل الوقوع بودن مسائل را اعلام دارد . ضعف عمده سیستم اطلاعات مدیریت آن است که نمی تواندنیازهای خاص هرفرد را برطرف کند، مساله رابرآورد سازد . اغلب اوقات سیستم اطلاعات مدیریت اطلاعات دقیق موردنیاز رافراهم نمی کند مفهوم سیستم پشتیبان تصمیم درپاسخ به چنین نیازی بوجود آمد( مک لوید، .(474:1378
انواع سیستم اطلاعاتی مدیریت:
سیستم های اطلاعات یکی از اجزای سیستم کنترلی حلقه بسته محسوب می شوند .بنابراین هدف چنین سیستم هایی کمک به کنترل سیستم است . در هر سازمان دو نوع کنترل وجود دارد؛ کنترل عملیاتی و کنترل مدیریتی .عملیات مختلف سازمان در قالب فرایندها و زیرسی ستم های صف و ستاد انجام می شوند . هر یک از این عملیات نیازمند کنترل های خاص خود هستند و سیستم های اطلاعاتی خاص خود را طلب می کنند .چنین
5
سیستم های اطلاعاتی که عملیات مختلف سازمان را کنترل و پشتیبانی می کنند سیستم های پردازش مبادلات نامیده می شوند. کنترل مدیریتی نیازمند اطلاعاتی است که بخش قابل ملاحظه ای از آنها توسط سیستم های پردازش مبادلات تولید می شوند.(دیویس و اولسون ، .(86:1985
بررسی سیستم های اطلاعات مدیریت:
در بررسی دلون و مک لین 2 از یکصد مورد مطالعه مربوط به سنجش موفقیت سیستم های اطلاعات که از سالهای 1981 تا 1978 در مجلات معروف در مورد سیستمهای اطلاعات مدیریت چاپ شده بود، مشخص گردید 41 مورد از معیار ارزیابی استفاده کنندگان در مورد سیستم اطلاعات ساختار درختی مدل دلون و مکلین که به سال 2003 مورد ارزیابی و بازنگری توسط خود این دو محقق قرار گرفته است در شکل قابل مشاهده است.
6
مدل سیستمی سازمان و نقش سیستم اطلاعات در مدیریت آن:
"سازمان را به عنوان یک سیستم باز و یک سیستم کنترلی حلقه بسته می توان به صورت زیر نمایش داد:"
خروجی منابع
عنصر کنترلی سیستم سازمان متشکل از دو بخش مدیریت و پردازشگر اطلاعات است .پردازشگر اطلاعات به مجموعه تمام افراد و سیستم های اطلاعاتی و پشتیبان تصمیم گیری گفته می شود که به مدیریت در اتخاذ تصمیم کمک می کنند علاوه بر این نقش اصلی برای پردازشگر اطلاعات، می توان آن را تولیدکننده اطلاعات سازمان (به عنوان یک فرایند یا زیرسیستم از یک سیستم بزرگتر) برای ارائه به سازمان های بالادست یا موجودیت های بیرونی دانست .گاهی اوقات ممکن است نقش فرعی پردازشگر اطلاعات به نقش اصلی تبدیل شود .این تغییر نقش در شرایطی اتفاق می افتد که مدیریت به دلایل مختلف از پردازشگر اطلاعات در تصمیم گیری استفاده نمی کند و در عوض به دلایل مختلف به موجودیت های مهم در محیط سازمان توجه بیشتری نشان می دهد .هر یک از نقش های اصلی و فرعی پردازشگر اطلاعات نیازمند ویژگی ها، توانایی و مشخصات خاص خود است و اجزای پردازشگر اطلاعات باید مطابق با ایفای نقش غالب، طراحی شده و تطبیق داده شوند
(مک لئود .(103:1994
ابعاد طبقه بندی سیستم های اطلاعات مدیریت:
همه سیستم های اطلاعات مدیریت دارای قابلیت ها، ویژگی ها و مؤلفه های یکسان نیستند .در واقع سیستم های اطلاعات مدیریت دارای طیفی هستند که یک سر آن یک سیستم ساده گزارش گیری دستی و سر دیگر آن
